修改簡報該從何下手?

靈感與創意只有一定的機率出現,要是關鍵的簡報場合它們不出現怎麼辦呢?這就是為什麼簡報設計需要有思考架構,才能每一次都能穩定、不遺漏的找出重要的修改方向。
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作者林柏儒,簡報藝術烘焙坊的設計師兼講師,亦是簡報部落格的專欄作家,擅長領域包括科技科學簡報、商務溝通簡報等等。原文刊載於 簡報藝術烘焙坊

面對不合己意的簡報,我們常在心裡嘀咕:這裡字該大一點,排版好像有點太空了,整體不夠生動專業...... 但當自己要動手修改時,腦袋又一片空白、不知從何改起才好,淪為鍵盤設計。要避免這個窘境,關鍵就是腦中要有一套簡報設計的思考架構,才能夠系統化的判斷簡報的修正方向。

馬上試試鍵盤設計

與其馬上看理論,不如親身體驗一下鍵盤設計的快感!請你想想該如何修正下面的案例呢?

想必聰明的你會從理解內容開始,但下一步會做什麼我就沒有把握了。你可能篤信一圖勝過千言萬語而開始找圖,也可能嘗試把內容換句話說,或是精簡成關鍵字,甚至動手調整版面的配置。但無論如何,這些方向都有個共同點:都不是系統化的思考,因此想到的修改方向有可能重要性不高,更可能不完備。這就是為什麼我們需要一套堅實的思考架構,讓我們在快速抓到切入點的同時,又不至於遺漏。

簡報設計的三階段

那麼,我是怎麼思考簡報的修改方向呢?首先,我依據不同的目的把簡報設計拆成三個彼此獨立的階段,分別是資訊面處理、資訊視覺化和視覺面處理。

1. 資訊面處理

這個階段的目的是規劃整體內容佈局,屬於簡報設計宏觀面的處理。我們可以把資訊面處理想像成「從發想點子到寫成講稿的過程」,在這個階段我們會考慮簡報的整體目的、觀眾特性、內容取捨、資訊架構、敘事邏輯、文案撰寫,也會實際寫出講稿而讓抽象的想法落地。這一切都可以在紙上進行,和簡報軟體關連不大。

2. 資訊視覺化

這個步驟的目的只有一個:追求讓人看懂。如果你停留在上一個階段,內容非常複雜時觀眾就容易聽不懂,而這也失去了簡報設計不同於書面報告的獨特優勢。在這裡,你可以把資訊視覺化想像成圖解,例如把 2×2 的資訊表示成矩陣、把連續的階段畫成流程圖、以長條圖呈現數值變化,這都是資訊視覺化的方式。由於這個步驟往往耗去相當的時間精力,因此可以根據上一篇文章 〈 善用「優先度分類法」讓投影片準備效率加倍!」〉 的內容,將資訊視覺化的心力優先投注在關鍵投影片上。

3. 視覺面處理

這是大家一眼望去最容易想到的階段,也就是追求頁面的美觀,屬於簡報設計微觀面的處理。比如說文字的排版方式、色彩、修圖...... 等這些一般來說被我們歸類為「設計」的各種眉角。這個階段可說是易學難精,因為這牽涉到大量簡報軟體的操作,也相當考驗美感。前者能夠快速上手,但後者只能透過大量的觀摩來慢慢累積經驗值,短時間內未必能有顯著的突破。

以上三個階段何者比較重要呢?我想與其說重要性,不如說越前面的階段越該先做,也越值得花時間做好,因為後面的階段往往奠基於前者。如果一開始內容的邏輯架構搞砸了,鐵定畫不出合理的圖解,也因此視覺面的處理再美麗也難以挽回容易看不懂的劣勢。

最後補充一下,平面設計都會同時包括資訊視覺化與視覺面處理兩個階段,但因為這兩個階段的目的並不相同,分開考慮確實有其好處。比如說,當我們時間不夠了,應該選擇優先投注心力在資訊視覺化上,最後成果未必美觀但至少觀眾理解上不會遭遇困難。

如何活用思考架構?

講了這麼多,不如就用這套想法思考前面的案例該如何修改才好。首先從資訊面處理開始,我們可以根據案例中的文字歸納出「如何和部屬溝通」這一核心主旨,並看出這是在講兩種不同的溝通方式。既然如此,我們可以根據這個目的重新排列內容順序,第一句話先講結論,再陳述正確的溝通方式,最後陳述不推薦的溝通方式。

將上圖的三段文字整理起來,我們可以得到如下的一段講稿,如此就暫時完成了資訊面處理這個階段。

接著我們進入第二步,資訊視覺化。就概念上來說,這是兩個不同溝通方式的對照比較,因此我們可以考慮左右兩欄並陳的排版方式。接著,我們依照邏輯順序分別為兩種溝通方式摘錄出三組關鍵字句,以箭頭連結彼此以凸顯邏輯。最後,我們用打勾與打叉的圖示暗示講者偏好的方式,資訊視覺化的階段暫時告一段落。

最後一步,我們考量視覺面的處理。這裡我們有很多的考量事項,但這裡先簡單以顏色切入,將打勾與打叉分別賦予綠色與紅色,以利觀眾更快理解偏好與不偏好的方式。同時,將關鍵字也套上顏色,視覺面的處理至此就能發揮它的效益:幫助觀眾理解內容。

行文至此,你會發現這套思考架構可以一步步依循邏輯推演來找出簡報的修改方向,而不必仰賴天上掉下來的靈感或天馬行空的創意。靈感與創意只有一定的機率出現,要是關鍵的簡報場合它們不出現怎麼辦呢?這就是為什麼我們相信簡報設計需要有思考架構,才能每一次都能穩定、不遺漏的找出重要的修改方向。

分享總結

最後回顧一下今天談的內容吧!簡報設計是有一套思考架構的,這可以幫助我們每次都能找出合理的修改方向,而不必依賴靈感。我們能從資訊面處理開始把點子寫成講稿,再透過資訊視覺化的階段把內容轉化為容易理解的圖解,最後再追求美感,就能有方向、系統化地將簡報做得更好。


智慧照護新革命!AI 機器人成為智慧醫療助手

高齡化浪潮來襲, 2025 年台灣將步入超高齡社會,65 歲以上人口佔比超過 20%。高齡化加上少子化,衍生勞動力短缺不足,經濟部工業局推動「電子資訊智慧製造服務系統推動計畫」,加速服務型機器人產業發展,借鏡日本智慧長照現況,把科技導入照護場域,提升更好的生活品質。
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Photo Credit:經濟部工業局
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日本是全球高齡化程度最高的國家,而台灣高齡化的腳步愈來愈快,僅剩不到 5 年的時間準備。因應長期照顧與醫療照護需求,各單位紛紛投入 AI 應用服務,解決人口結構改變問題。綜觀以 AIoT(物聯網 + 人工智慧)為核心的智慧醫療趨勢,可輔助醫療流程、節省人力成本,更提升照護服務效率,為高齡化社會帶來了新的解方。

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台日照護機器人交流會邀請各界分享照護機器人開發與應用案例與經驗。

人工智慧產業前景看好

人類壽命越來越長,智慧醫療正逐步顛覆傳統醫療模式,從遠距醫療、機器人、物聯網到穿戴式裝置,龐大潛在商機吸引國際科技大廠投入。台灣醫療服務水準居亞洲領先地位,尤其是資通訊科技實力鏈結全世界,創新能力與解決方案屢屢獲得市場矚目。當人工智慧遇上健康醫療,擴展未來醫療的無限可能,對社會大眾都有切身影響,不僅引領新一波商業浪潮,也創造出更多的照護服務模式。

醫療與科技結合,帶來新變革也帶動數位時代轉型新契機,未來將有更多關於智慧醫療的布局,解決人口高齡化的社會問題。從另一個面向來看,人口快速老化促使長期照護需求,服務人力是建置完整體系的關鍵因素,衛福部在政策面不斷調整適當的滾動式管理。目前長照 2.0 擴增老年照護服務,以及任何年齡的失能身心障礙者,從長照人力需求來說,缺工現象嚴重,照護機器人將成為醫療、長照的主力。

台日照護機器人交流會

為提供台灣照護場域導入智慧科技之契機,在經濟部工業局指導下,服務型機器人聯盟與台灣智慧樂齡照護創新科技產業大聯盟於 5 月 6 日攜手舉辦「台日照護機器人交流會」,邀請各領域專家分享實務現況,作為研發製造與場域運用參考。經濟部工業局林青嶔簡任技正表示,隨著科技迅速發展,智慧醫療創新服務產業生態系逐漸茁壯,5G 落地、AI 應用更多元,機器人正在改革醫療世界。

圖2_經濟部工業局林青嶔簡任技正表示,超高齡社會即將來臨,透過服務型機器人創新科
Photo Credit:經濟部工業局
經濟部工業局林青嶔簡任技正表示,超高齡社會即將來臨,透過服務型機器人創新科技能解決照護人力議題。

「台灣和日本一樣,面臨急速老化的超高齡社會,因此對於熟齡及身障者的照護非常重要。呼應長照 2.0 政策,應用科技打造更多元化、人性化的服務,AI 及智慧機器人的運用更是未來顯學。」林青嶔簡任技正分享觀點,這場交流會聚焦台日相關經驗分享與討論,加速業者與國際連結。台灣具有精密機電與 ICT 產業供應體系的優勢,發展機器人科技的腳步正迎頭趕上歐美日等國家,尤其是服務型機器人產業,將是台灣製造業的明日之星!

圖3_因應疫情,透過網路視訊方式進行交流,雙邊合作討論熱烈。
Photo Credit:經濟部工業局
因應疫情,透過網路視訊方式進行交流,雙邊合作討論熱烈。

促成更多元的服務應用

透過「台日照護機器人交流會」,日本 ATA 協會五島清國部長、日方企業 Reif 與 Whill,以及台方微星科技、全智通機器人、福寶科技分享照護機器人的開發與普及應用現況,透過創新科技解決照護難題。照護機器人的開發,必須掌握使用者需求、符合未來照護趨勢,再藉由實體實驗場域的調校,完美融入生活當中。微星科技、全智通機器人、福寶科技旗下的產品已分別應用於物流、醫療、清潔等領域;因應新冠肺炎疫情的「低接觸」服務型態需求,更加快普及速度。

圖4_日本ATA協會五島清國部長強調照護機器人必須貼近使用者,幫助提升生活品質。
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日本 ATA 協會五島清國部長強調照護機器人必須貼近使用者,幫助提升生活品質。

服務型機器人的創新應用在不同領域逐漸成形,經濟部工業局透過政策資源、科專計畫等大力推動服務型機器人產業化,協助企業轉型發展機器人新事業動能或新創公司設立,包括微星、東元、佳世達、凌群等企業。另外,2018 年成立的「服務型機器人聯盟」,由資策會服創所與台灣智慧自動化與機器人協會(智動協會)合作發起,結合政府及民間力量整合產業鏈上中下游資源,共組國家隊搶攻國內外市場。

服務型機器人聯盟今年度規劃「2021 ROBO COM 蘿蔔控」創意實證競賽,延續場域實證的精神,擴大研發能量及市場化企圖。聯盟持續引入資源,推動機器人業者和學研團隊合作,展開技術及實務交流,共同激盪具市場潛力的創新方案。


 「2021 ROBO COM 蘿蔔控」服務型機器人創意實證競賽資訊

  • 報名期間:即日起至 5 月 15 日
  • 競賽期間:6 月 15 日 - 9 月 30 日
  • 報名資格:不限年齡、學生團隊、社會人士、非營利組織、地方社團乃至公司行號都可組隊報名
  • 組隊資格:接受個人挑戰或多人組隊,團體至多6人

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