對的郵件服務,讓您的企業長久經營!

大家都使用什麼郵件服務呢?是使用 google mail 、 yahoo mail 等免費信箱?還是使用付費的公司網域信箱呢?如果您企業是使用免費的信箱,那要注意囉,可能會發生資安等問題而造成公司面臨風險甚至產生實質的金錢損失。
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電子郵件已成為我們工作上的重要工具,我們透過它與客戶、廠商、夥伴、內外部溝通,像是討論合作模式、報價單、詢問產品等重要資訊,而使用電子郵件最重要的目的就是確保你想傳達的訊息能即時並正確地傳送到收件者。

那大家都使用什麼郵件服務呢?是使用 google mail 、 yahoo mail 等免費信箱?還是使用付費的公司網域信箱呢?如果您企業是使用免費的信箱,那要注意囉,可能會發生以下事情而造成公司面臨風險甚至產生實質的金錢損失,但下方除了說明風險外,也會列出如何防範於未然。

  1. 資安問題

例如:公司讓內部員工直接使用各自的免費信箱來當成溝通的管道,當 A 員工調動部門或是離職,A 員工的免費信箱仍保留著先前與客戶信件往來紀錄或者公司的重要機密(例如成本),如此一來,公司、客戶的機密資料皆流露於外部,容易造成機敏性資料外洩等嚴重問題,企業則有可能因此而被申訴個資外洩,除了需要花時間找證據負舉證之責外,還可能付出高達千萬甚至上億的罰金。

  1. 企業形象問題

當您與夥伴、客戶交換名片時,名片上的電子郵件是例如 @cloudmax.com.tw 或 @wis.com.tw 這樣的公司網域,而不是 @gmail.com 或者是 @yahoo.com.tw 等其他免費信箱,客戶會直接對您公司的品牌及專業印象更加深刻,比起被認錯公司或被遺忘郵件地址、甚至信件常常收發遇到問題,是不是來得更加安心、更能保障彼此的商業往來呢!

那要如何避免以上的問題呢?我們可以使用商務郵件來預防,商務郵件對企業有以下幾個好處:

  1. 提升企業形象

將企業的信箱綁定公司的網域,當業務同仁在外交換名片,對公司的專業、形象與客戶信任度是加分的,根據報告指出,當今天發送兩封相同的信件出去,一封信件 @ 後面帶的是免費信箱,一封信件 @ 帶的是公司網域,會有 90% 的人選擇開啟有專屬網域的信件,因為他們覺得後者比較專業並值得信賴。

  1. 加密傳輸

一般來說,商務郵件都會通過 POP 與 SMTP 協定加上 SSL 數位憑證的加密來溝通,我們都知道中國大陸有長城防火牆,會針對網際網路傳遞的資訊進行監控,根據我們的用戶分享,有加密的信件除了較安全外,也比較不容易被阻擋。

  1. 郵件過濾

不斷更新的防毒軟體、過濾垃圾信件與反釣魚機制能保護企業機密資訊,為您擋住垃圾信件及病毒,讓您只收到安全且正確的信件,不讓垃圾信件塞爆您的信箱。

  1. 備份機制

將所有的來往郵件,全部備份至另外一台備份主機,若真的萬一不幸發生法律糾紛時,想要拿往來的信件作為有利的證據,這時候郵件備份就派上用場了!能幫助企業省下許多舉證責任當中的人力與時間。郵件備份就像是買保險一樣,沒有人希望自己會用到這項服務,但假設真的不幸發生了,至少你有這樣保險,可以將損失降到最低。

電子郵件是企業必備的溝通工具,選擇好的郵件服務,除了能確保正確的收發信,也要注意加密傳輸、郵件過濾、備份等功能,企業才能安穩長久的經營下去。



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