休假之前,先寫好「Out of Office Message」

很多專業人士特別是在外商工作的人,如需離開辦公室一段時間,像是請假或休假,習慣在郵件上設定好 “out of office message。” 這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一則訊息,有個人要休假,寫了一封郵件自動回覆信件。
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原文來自 世界公民文化中心 ,Inside 獲授權刊登。更多資訊請見 世界公民文化中心粉絲專頁

很多專業人士特別是在外商工作的人,如需離開辦公室一段時間,像是請假或休假,習慣在郵件上設定好 “out of office message。” 這樣的 message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一則訊息,有個人要休假,寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:

“I'm taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you. ”

(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急,就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝)

這個訊息的問題是 (1) 說了太私人的訊息: compensation leave (補休 )或 South Africa (南非 ) 這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。 (2) if it is urgent/non-urgent語意含糊, it指的到底為何,讓人摸不著頭緒?

寫專業的 out-of-office message其實不難,只要記住以下三個步驟:

Screenshot 2016-06-06 19.11.14

第1步:禮貌招呼:

  • Thank you for your email. 謝謝來信。
  • Thank you for your message. 謝謝你的訊息。
  • You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件給 Jason Wang。
Screenshot 2016-06-06 19.11.25

第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦

  • I am currently out of the office with limited access to email.

我目前不在,不方便使用郵件。

  • I will be back on Nov. 25, 2015.  Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO]. 

我將於 2015年 11月 25日回來。有急事請找陳小姐,她的郵件是 [OOO]。

  • Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible. 因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。
Screenshot 2016-06-06 19.11.33

第3步:結尾:簡單的 sign off

  • Regards, (your name)
  • Kind regards, (your name)
  • Thank you for your message. Best regards, (your name)

Regards, Kind regards和 Best regards意思都差不多, regards是致上問候,有了 kind和 best或親切的問候、最好的問候。



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