發電子郵件需要遵循哪些禮節?

「古典」的電子郵件,依然可以算得上是當前最普遍的交流方式之一。我指的並不是即時通訊類的電子郵件,而是日常商務型的那些郵件。電子郵件已經流行了很多年,雖然科技的發展也給予我們其他與他人交流的方式,但電子郵件依然是非常普遍的。
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(Photo Credit :Amy Matthews)

本文來源:huffingtonpost,本文由創見/TECH2IPO 朱子堯編譯。電子郵件是人們進行交流的最普遍方式之一。本文給出了寫郵件時應當注意的一些禮節,相信可以幫助你更好地與你的收件人溝通。

「古典」的電子郵件,依然可以算得上是當前最普遍的交流方式之一。我指的並不是即時通訊類的電子郵件,而是日常商務型的那些郵件。電子郵件已經流行了很多年,雖然科技的發展也給予我們其他與他人交流的方式,但電子郵件依然是非常普遍的。

如果你只是有時候給親友們寫電子郵件,那麼你或許從未想過要去改變你寫電子郵件的習慣,畢竟這只是封電子郵件而已呀。是這樣嗎?當然不是。電子郵件在一定程度上代表了你個人或公司形象的外在延伸,所以現在我們就快速查驗一下我們可以做出哪些改變,從而使電子郵件寫得更漂亮。我(本文作者 Linda Coles)在文章中針對各項要素,給出了很多不同的討論,有些觀點更是完全相反的,這就要留給讀者自行判斷了。

「發件人」是誰?

當你最開始進行郵件偏好設定時,你也需要想好在「發件人」一欄中寫什麼比較合適。給自己發一封郵件,看看你當時是怎麼設定的吧。姓名都寫對了嗎?風格是不是比較正式?單位名稱是不是需要加進去?

怎麼寫主旨

主旨應當簡單明快。不要寫言之無物的主旨,因為如果有人需要就某個關鍵字搜尋你之前發出的郵件,主旨突出將很有幫助。此外,如果你還處於和收件人建立聯繫的過程中,並且希望自己的郵件能在第一時間被對方點開閱讀,那就一定得讓郵件主旨盡量簡明。

別忘了打招呼

問候對方是一個很重要的部分!不要連個「某某先生/女士,你好」都不說就直奔主題。在當面交談的時候,你肯定不會招呼不打就開始對話,那麼在電子郵件裡怎麼就做不到咧?唯一例外,不用致以問候的情況是,如果你是兩方郵件會談者的中間轉發者,而且這輪會談已經來來回回好幾遍,那就不需要加問候了。我個人比較喜歡在上午的頭幾封郵件裡加上「早上好」,因為對方也有可能會早起讀這封郵件。

長度很重要

在收件箱裡的那些未讀郵件可能是一些長郵件。我們所有人都不喜歡讀長郵件,所以如果希望對方讀你的郵件的話,就得把它寫得簡短些。如果可以,最好保持在 5 句左右,另外建議開門見山,直接說要點。這一做法也能展示你對對方時間的尊重。簡而言之,簡短明瞭的郵件可以讓你更可能得到回信。

把握好語氣

我們說了郵件要簡短,但並不意味著郵件應該語氣生硬。是的呢,應該儘早說重點,但是也要注意說話的語氣。你可以在寫完郵件後讀一遍,如果感覺語氣有些唐突,不妨加幾句舒緩語氣的話,或者來個 emoji 表情也不錯(我知道有些人不喜歡用表情符號,但是笑臉的表情可以代替肢體語言,讓收件人了解並感受到你想表達的語氣)。如果郵件內容應該用強硬態度來表達,那還是打電話說好了。

在就某話題進行討論時,千萬別在你生氣的時候發郵件。把郵件存到草稿箱裡,等鎮靜下來後再編輯發送。在發送前給其他人看看,請他們提提意見也是極好的。

除非你跟對方很熟,否則諷刺絕對不會有什麼好處。最好還是用平和的語氣寫郵件。此外,要體現出你自己的特色。如果是推銷郵件,不要單純地複製黏貼郵件內容。郵件的發件人是你自己,而非空泛的公司名稱。

文末標註地址

你有沒有收到過寫了一半,或者是錯字百出的郵件?不妨在寫完郵件正文後加上你的郵箱地址,這樣能提醒自己不要在還沒寫完郵件時就點了發送鍵。在發送前,再三檢查郵件內容、語氣和其他部分,直到你滿意為止。拼寫檢查功能可以在此時幫到你。

待完成事項

增加「待完成事項」,可以讓收件人明確地了解自己需要做什麼。如果你很容易寫那種長郵件(雖然我希望你戒掉這個惡習)的話,標註出「待完成事項」對你會尤有幫助。你可以把待完成事項放到郵件的最下方並高亮標出,例如:待完成事項:請在周二下午 1 點前把三月份的銷售數據給我。

謹慎標記「重要」

不要頻繁點擊那個標了「重要」的小旗子。我的設計師把每封郵件都表上那個紅色的小旗子,所以現在我都直接無視這些郵件了,這樣一來就算標了「重要」,也沒有什麼用處。所以,請謹慎使用這個功能。

是否要副本

需要給誰電子郵件的副本呢?如果你沒那個需求,就不要副本。如果你沒有讓你的收件人參加電話會議,就不要給他們發郵件說那些無關緊要的事情。他們會感謝你的貼心地節省了他們的時間的。

結尾寫什麼

在發送郵件之前,再考慮一下最後一行寫點什麼好。諸如「謹致問候」(kind regards) 或「週末愉快」(have a great weekend) 之類的詞句都是可以的。簡而言之,需要在最後加一點表達友好的內容。另外,如果你寫的是「再見」,最好再加點其他內容舒緩下語氣。

個性化簽名檔

你之前給簽名設定的連接還能打開嗎?郵件地址和手機號碼都附在簽名上了吧?之所以要寫郵件地址,是因為你的郵件需要被轉發給其他人時,能在簽名處找到你的郵件地址。此外,如果是回覆別人的郵件,是否要寫郵件地址就可以視情況而定。另外,傳真號碼其實就沒必要寫上去了。

何時發送?

如果你在正常上班時間工作,就要計劃好你發送郵件的時間,以便對方在工作時間收到。如果你是在晚上 9 點半發送的郵件,那往往意味著你生活不規律、是個工作狂或者工作狀態一團糟。同樣,當你的團隊成員是在凌晨 5 點半收到你的郵件時,無形的壓力或許會迫使他們同樣早起工作。

何時回覆?

根據有關研究現實,如果是別人在你的網站上提問,最合適的回覆時間是在提問後的 5 分鐘內。要做到這一點並非易事,但也不是不可能。不過,應當什麼時候回覆客戶或自己團隊成員的郵件呢?我對此的回答是,於收到郵件的當天,在正常的工作時間內回覆即可。這其實暗含了處理客戶期望的道理:你不止為一位客戶工作,因此不能停下手頭上的工作回覆某一位客戶的郵件。同理也適用於團隊成員的郵件。只要你在當天的稍晚些時候,或是第二天早上回覆,那就夠了。我想,每個人的日程表都不一樣,但是下面給出的 Kevin 的日程表,還是挺有參考價值的。

外出郵件小技巧

我的熟人 Kevin,把自己處理郵件的時間寫進了「目前不在辦公室」訊息(out of office message)裡。時間通常是在上午的 10 點到 11 點,以及下午的 4 點到 5 點,取決於登入郵箱的時間。和你一樣,Kevin 也有好些個客戶,而這樣的一封自動回覆訊息就能讓 Kevin 的客戶大致了解何時會收到回信。使用這個功能,就是在告訴客戶你今天都不在,但不能讓他們覺得你是在忽視他們。曾經有人利用自動回覆訊息的功能告訴對方專案訊息、可用內容以及他們的網站——這就很好地利用了郵件的功能。

關於怎麼寫商業型郵件,或許還有其他可討論的內容,但我覺得上文已經涉及最重要的那些問題,有一些肯定是你之前沒有真正考慮過的。現在輪到你了,需要做出點什麼改變嗎?


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