雲端時代的整理術,讀「Google時代一定要會的整理術!」後感

在過去幾年裡,市面上常看到許多種論述工作整理術,不管是早上就可以把工作做完之類的書,或者活用某種技巧,就可以提升工作效率之類的書;依照這些書籍的熱銷程度,看起來許多忙碌的「現代人」都希望透過這些書籍獲得一點點救贖,很糟糕的,我可能偶爾會對這些書心動一下,但是還是不會買下手。
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在過去幾年裡,市面上常看到許多種論述工作整理術的書,不管是早上就可以把工作做完之類的,或者活用某種技巧,就可以提升工作效率之類的;依照這些書籍的熱銷程度,看起來許多忙碌的「現代人」都希望透過這些書籍獲得一點點救贖,很糟糕的,我可能偶爾會對這些書心動一下,但是還是不會買下手。

在因緣際會下,拿到「Google 時代一定要會的整理術!」(此為博客來連結)這本書的試閱版本,是由 Google 的前 CTO 梅瑞爾(Douglas Merill)所寫,整本書大致被歸納為 21 個重點,除了在敘述一個梅瑞爾獨家的整理術心得之外,我想就是他文中所推薦的「工具」,由於他身為 Google 的前員工,當然所有的工具大多以 Google 為主,而這些工具大多還有另一個特色,也就是「雲端科技」。

把不需要記得的事情快速丟到雲端

這個雲端可不是九霄雲外的那個雲端,而是我們最近常聽到的雲端運算。

在他的論述裡,最被強調的是,人的記憶分為短期記憶以及長期記憶,短期記憶只能記住幾件事情(我現在在手頭上沒書的狀況下,我就忘記這個數字了),長期記憶則是需要一個故事去「編碼」,幫這些短期記憶變成長久可以被記住的,所以如果短時間可以被記住的東西太少,那麼就要透過方式,快速把不重要的事項紀錄,然後快速的把他丟掉,讓較為重要的事件能夠被記住。

雖然針對某些重要且機密的東西,梅瑞爾還是會用紙本加上數位的方式留存,但梅瑞爾最常用到的方式,就是 Google 搜尋,將所有事情丟進 Gmail 等數位儲存工具裡,接著透過簡單的關鍵字或者時序找出來。

在他的書中有部份章節就透過情境,讓讀者可以試著利用 Google 搜尋、Google RSS Reader、Gmail、Google 日曆、Apple MobileMe、Dropbox、Google 文件等工具,減低人腦所需要強記的部份,讓這些雲端服務搭配手機或者電腦,可以隨時提醒你,達到事半功倍的效果。

活用雲端,讓科技工具更便利

很有趣的,這些工具事實上對於我、其他 Inside 作者甚至是一些網路重度使用者都會依賴的工具,不管是透過 Google 搜尋網路上的資訊、利用 RSS 閱讀器保存網路上值得注意的資料(之前電腦玩物有一篇文章「我如何完成一篇部落格文章?方法、流程與工具:準備篇」,就是最好範例)、用 Gmail 或者是或者 Google 日曆作為提醒自己的方式,安裝 Google 桌面搜尋,協助你更快找到電腦裡的檔案、iPhone 可以利用 MobileMe 同步備份資料(甚至可以在手機不見時提供協助)等等,全都是與我們生活息息相關的好工具,本書用更為生活化的方式,引導一般使用者一步步領略,某種程度來說是相當實用的。

舉個實例來說,在之前,筆者的老爸使用的一直是 Hinet 的信箱加上 Outlook,來作為自己小公司的收件方式,長年下來,每次電腦重灌後的 Outlook 信件與連絡人備份問題都困擾著我(因為是我要負責重灌...),而 Hinet 垃圾郵件的數量更可以說是達到每 30 秒鐘一封的可怕地步,Outlook 完全沒有抵禦之力,這無疑降低對應的工作效率與心情;在最近一次的電腦重灌後,說服老爸不再使用他慣用已久的 Outlook,而改用 Gmail 的 Webmail 收信方式,並花了點時間做了一些設定,並把舊有的廠商連絡人全部搬移過來;不僅垃圾信件量大減,而可見的未來也應該沒有所謂備份的問題。

我剛稍微查看了一下現在他的使用方式,當初他困惑不解為什麼 Gmail 沒有資料夾的概念,看來他已經利用各色的標籤順利的弄得井然有序,而對照本書裡的內容,他更符合書中所形容的模式,用各色的標籤加上篩選器自動標示,如果真的找不到,更可以利用 Google 的搜尋功能來查詢,而這個,就是最符合現代資訊作法的整理方式。

降低每天的情境轉換,以增強專注及效率

本書還提到「情境轉換」的成本,雖然他的大意主要是希望讀者可以透過工具,來減低「情境轉換」間所需要的精力;比如說兩場會議間,需要針對兩場會議有不同的前情提要、內容等等,也許是事先整理好,在會前快速讀一遍就可以快速進入狀況,這時就不會花太多精力在這上頭,進一步來說,又回到我們常說的,時常檢視自己的會議重不重要,會議不僅耗時、耗與會者的時薪成本,更耗著所有與會者的身心狀態,就是這樣的道理。

也許各位讀者最近有看過「社群網戰」這部電影,當愛爾華多淋雨進到加州的房子按著門鈴,西恩派克對著其中一名開發者喊著,「你什麼都沒聽到」;那不是一種苛刻的口語,而是希望開發者減少自己的「情境轉換」,保持一個專注的態度;一樣的,不管是開發者、管理者、計劃者或者是會計人員,如果不斷的被中斷打擾,不僅原本的專注力不見了,回復回原本狀態還需要花上許多時間,而這中間可能造成寫錯 Code、數字填錯、計劃思考不連貫的機會大增,這個就是「情境轉換」造成的成本,思考如何獲得這樣的完整工作空間,不僅是作者闡述的,也是我近來深有體悟的,身為管理者也不能不注意。

小結

本書如果對於已經習於使用網路、智慧型手機等雲端服務工具的朋友,可讀性可能會低上一些,甚至您可能還會用上像 Evernote(無所不在的筆記工具)或者像敝公司一樣在使用的 37Signals 軟體 等,但是其中一些整理後的技巧並配合作者的一些觀念,或許能夠讓你發覺原來還可以這樣子用。

但對想理解如何順利使用網路工具來增進工作效率,或者為什麼要這樣用不是非常清楚的朋友,這本書我想是一個不錯的入門觀念書籍。

後記:

  • 譯文中將 Yahoo! 不斷的翻作奇摩,其實我認為是較為不正確的,僅管台灣的 Yahoo! Kimo 稱之為雅虎奇摩,但針對全球性的服務時,翻為雅虎才會比較準確。
  • 蘋果的 MobleMe 服務 ,我似乎沒有看過中文的譯法,文中將其翻譯為「我的行動服務」,可能會使某些讀者反而找不到該服務。
  • 蘋果電腦或蘋果公司應該是比較常見的譯法,但是蘋果科技就有點少見了。


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