Crocodoc:線上共同討論文件、報告好幫手

網際網路的普及與各種相關技術的進步,在所謂的「雲端」上進行各式各樣的工作已經是許多人習以為常的行為,目前肯定也有不少人、不少組織已經捨棄需要支付授權費用的Microsoft Office系列軟體而改用Google Docs,Google Docs對於共同編輯文件、管理文件來說頗為方便,若組織沒有採用特別的解決方案、組織成員沒有使用適當的功能來追蹤文件編輯過程,文件的傳遞、編輯的效率便比較差。 除了Google Docs,另外也有不少線上的文書編輯軟體,而今天要介紹的Crocodoc則是在文件編輯完成後我們可以利用來進行討論、檢閱的好幫手。
評論
評論
image

網際網路的普及與各種相關技術的進步,在所謂的「雲端」上進行各式各樣的工作已經是許多人習以為常的行為,目前肯定也有不少人、不少組織已經捨棄需要支付授權費用的 Microsoft Office 系列軟體而改用 Google Docs,Google Docs 對於共同編輯文件、管理文件來說頗為方便,若組織沒有採用特別的解決方案、組織成員沒有使用適當的功能來追蹤文件編輯過程,文件的傳遞、編輯的效率便比較差。

除了 Google Docs,另外也有不少線上的文書編輯軟體,而今天要介紹的 Crocodoc 則是在文件編輯完成後我們可以利用來進行討論、檢閱的好幫手。

Crocodoc 的功能很簡單,使用的情境不外乎是以下幾個步驟:

  1. 上傳一份你希望可以跟夥伴們共同討論的文件,可以是 PDF、Word 文件、圖片等等,另外也可以提供網址,Crocodoc 會進行截圖
  2. Crocodoc 會將上述文件內容呈現在網頁上,接著你可以利用各種工具,包括註解、畫筆、便利貼、螢光筆等功能,針對文件內容加上註解、與其他夥伴討論(也就是平常我們用來閱讀 PDF 可以用的註解工具)
  3. 你可以將該文件的網址傳給需要共同討論的同伴,接著便可「即時協同作業」

舉例來說,筆者輸入 Inside 部落格的網址後會出現如下畫面:

image

由於筆者是第一次使用,Crocodoc 希望我先註冊,倘若不註冊也可正常使用,但你就無法刪除該文件(要是秘密不小心被別人逛到怎麼辦?),實際開始進行編輯之後就會出現以下的效果:

image

看到了嗎?呈現出來的效果非常清楚,而且每一個註解都可以有回應功能讓眾人們針對文件中、畫面中的細節進行討論,非常適合虛擬團隊或是在遠端要針對同一份文件進行溝通的需求,筆者認為利用這種協同作業方式有幾個好處:

  • 多人可同時進行作業、效果即時且清楚,無需擔心電話中的兩端在不同畫面上雞同鴨講
  • 簡單的註解與討論功能,可明確點出要討論的重點並讓他人回應
  • 完整的討論歷程記錄,可完整還原討論過程
  • 適合多種文件格式,無論是文字工作者、專欄作家、視覺設計師、室內設計師、建築師,只要能將文件輸出為 PDF、圖片,就可以丟上去進行討論

試著玩玩看吧!或許是另一種有效率的雲端工作術。


精選熱門好工作

外場服務人員

Sugar Pea
臺北市.台灣

獎勵 NT$15,000

Software Manual Test 手動測試工程師

樂購蝦皮股份有限公司
臺北市.台灣

獎勵 NT$15,000

資深前端工程師 - Solution (Senior Frontend Engineer)

iKala 愛卡拉
臺北市.台灣

獎勵 NT$15,000

評論