新創公司第一生存要素:透明度

Rosenstein 說:「過去十年,人們從科技中榨取效率;而來接下來的十年,則是使用這些科技的人自己提高效率和生產力的十年。在人這一端,『優化』做的還不夠。而創造透明度將是秘訣所在。」
評論
評論

本文來自 First Round Review,他們準備的文章既講故事,還同時向創業者提供可操作的建議,以助力打造優秀的公司。

Justin Rosenstein 是團隊協作應用 Asana 的共同創辦人。最近他感到一頭霧水,因為公司表現最佳的工程師好像失去了工作的熱情,從專心致志變成心不在焉。直覺告訴他,一定出了問題。於是,他主動找到這位工程師,簡單直接地詢問原因。最初,工程師還毫無頭緒,隨後,他打開了話匣子:「我不確定我正在做什麼,我最近時常問自己,真的適合寫軟體程式嗎?」Rosenstein 整個人都驚呆了。

他沒有進行稀鬆平常的鼓舞士氣一類的談話,而是拋出了一串問題--「要是回到電腦前,你會馬上動手寫哪一行程式?」工程師說有一堆舊程式等著他收拾。「為什麼?」Rosenstein 接著問。得到回答後,他又問「為什麼?」...... 終於,工程師說道:「這樣網站會更快,使用者與同事交流也就更流暢了。」突破口就在這裡了。Rosenstein 緊接著問道:「能

幫助更多人實現目標?」他似乎被點醒了,準備好回去繼續工作。

「工程師這件小事」讓 Rosenstein 和 Asana 的領導層意識到他們成功的關鍵元素:透明度。

Rosenstein 說:「過去十年,人們從科技中榨取效率;而來接下來的十年,則是使用這些科技的人自己提高效率和生產力的十年。在人這一端,『優化』做的還不夠。而創造透明度將是秘訣所在。」

在理想情況下,你走到任何一位同事跟前問下面這幾個問題,你都能得到答案:

  1. 你現在在做什麼?
  2. 你確定這是當下最重要的事情嗎?
  3. 在你完事後,你知道誰在後面等著嗎?
  4. 需要支持時,你知道找誰嗎?
  5. 在大家為之努力的整個產品當中,你的工作扮演著什麼角色、起了什麼作用?
  6. 你知道為什麼這個產品很重要嗎?

即便是在最有效率的那些公司當中,上述理想情況也是少之又少。Rosenstein 援引 McKinsey 的數據--員工平均有 30% 的時間耗費在郵件上,20% 浪費在搜尋周圍同事已經清楚的訊息。

要是人們對他們正在忙碌的事情、以及他在公司扮演的角色,毫無感知,他們就勢必會瞎忙、耗費士氣,把寶貴的時間用在無用的工作上。Rosenstein 認為,攻克這一難關需要領導者按順序理清三點:目標透明度,計劃透明度,責任透明度。

目標透明度(Clarity of Purpose)

創辦人的第一要務,是要闡述清楚每件事情是如何組成、指向公司更大、更高的目標的。唯有此,你才能信任同事能做好每一次決策,從小到大的每一次決策。

「我們會讓工程師看到更多更遠:如果他們意識到自己的工作會對使用者體驗產生直接影響,他們便會更加心繫使用者,慎重抉擇。」人們都在談論每一個螺絲釘樣的工作如何影響全局,但這樣簡單的溝通往往會在逐層傳達後消失,也導致了員工的消極情緒。

Kenny Van Zant 負責 Asana 的企業策略,加強「目標透明」是他的關鍵任務之一。這一點在公司內部無處不見,尤其是在公司集體大會上,每一位員工都被要求匯報自己的專案如何促進整體工作發展。在 Van Zant 看來,當中的鼓舞是出色工作的力量源泉。

每逢週五,團隊就會聚集起來,分享自己工作中最令人興奮的地方。「這是一個好機會,每個人會反思、慶祝、收穫,亦或是一邊學習,一邊了解其他人的工作狀態。團隊也變得生機勃勃。」

計劃透明度(Clarity of Plan)

一旦確定目標,就要馬上執行。儘管領導人最重要的任務是鼓舞士氣,但選一種有序高效的方式卻是最艱難的。

有著 Facebook 共同創辦人身份的 Rosenstein 說,有時跟來自大公司和機構的人聊天,他們總提出諸如「為了實現目標,我們還需要做什麼?」之類的問題,但沒有人能給出答案。

在大公司有著豐富經驗的 Van Zant 也對這類問題見怪不怪。「當人們對組織運行不清不楚時,就容易疑惑、緊張。要是某人自認為該自己的做的事被別人做了,這個某人免不了就會感到自己的地盤被侵犯了。翻翻郵件或是在開會時觀察一下,你會發現人們總是在問:『你這週的工作安排是?』」

在 Rosenstein 看來,保障計劃透明度有如下方法。你可以認認真真地叫大家一起開會,仔細理一遍為達成目標需要每人做的每一樣事情。

或者,你直接組建一個數位化的中央知識庫,形式多種多樣--文本文件,Google Docs,或者是 Asana 的團隊協作應用。無論採用何種方式,都要保證它不會冗長乏味,動態、可擴充(dynamic and extensible)是關鍵所在。Van Zant 說,計劃不是靜止的,也不是官方記錄。當想到新主意時,領導者應該時刻加入新東西,才能做到滴水不漏。

Rosenstein 回憶起在 Google 的一次經歷。距離產品發表只剩一天,他們仍然還有 30 件事沒做。「這種事情真的會發生,媒體發表日期已經確定,我們沒有退路。產品不是一鳴驚人,就是一敗塗地。最後,我們不得不熬了個通宵,臨時抱佛腳。」明火熄滅,更糟糕的是隱藏的憂患:沒有人知道必要的小細節在何時被忽略了,就連 Google 和 Facebook 這種業界巨頭也會出現這種問題。

當 Rosenstein 和他的團隊反思導致他們連連熬夜的罪魁禍首時發現,是由於達成目標的步驟過於分散。它們零散分佈於多不勝數的 to-do 清單,桌子上的便籤紙,凌亂的 Google Docs,還有員工的大腦裡。沒有一個公共的平台,供所有人評論、標註、添加自己的想法,以及標明「必做事項」。而這一點對於「計劃透明度」至關重要。

為了鼓舞員工積極反思,Asana 公司打破了傳統的季度、年度計劃,取而代之以「劇集」形式。如同美劇一樣,每一「集」都是為公司的下一「篇章」做準備,從「產品」到「人才招募」不一而足。每一集都需要一整週時間討論,一旦達成方案,此後的一集都將圍繞它展開,並且後續的會議少之又少。

為了讓一「集」的計劃富有洞見,會議過程中,Asana 團隊拆分成跨功能的委員會(cross-functional committees),每個委員會都將討論公司或產品的不同部分,從商務拓展到公司價值觀,不一而足。每個小團隊集合起來,先回顧此前幾集所做的工作,再制定更加貼合公司核心價值的新目標,為公司的下一步行動提出建議。所有這些建議最後由領導層調整併 / 或最終裁決。

因此,每個員工都有了制定公司決策的參與感,並且不同團隊能夠吸納並表達新奇的觀點,最重要的是,所有文件都會歸檔,方便隨時獲取,隨工作推進適時修改。

責任透明度(Clarity of Responsibility)

當權責不明時,關鍵時刻出紕漏的發生率就會飆升。「計劃透明度」幫助列出任務,但沒有「責任透明度」,只能是紙上談兵。Rosenstein 說,「一個蘿蔔一個坑,一份工作對應一個責任人。蘋果稱之為『責任直接到人』模式,亞馬遜也有類似管理方法,而它們的核心都是--一個人獨立負責一項事務。」

「沒有責任人,不成事;太多責任人,同樣不成事。」

你需要一個富有責任感、能把專案一戰到底的負責人。不是委託任命,而是獲得員工的承諾。作為領導人,你的職責是讓人感受到這份承諾的力量。

定好做什麼,誰來做,該 deadline 登場了。員工承諾了任務和完結時間,便能夠激發動力,促進專案順利開展。培養了良好的責任文化,即便員工需要他人相助,他們也會挑選該領域的個中好手完成任務。整體效率和積極性都被帶動起來。

「你可以提醒別人,輪到你了。」這種指令不僅是自上而下,下級對上級也同樣適用,你可以直接為上級制定任務。無論是同事、老闆,你都可以理直氣壯的說--這事你來做。

在傳統模式下,責任是領導層的專有名詞。他們承擔了每個細小的決定,背上了所有的責任,承受了所有的壓力。實際上,領導人可以通過分散信息從而分散壓力。如果每個人都能獲取信息,責任便能順利分解。所以,當有人犯了錯誤,有人沒有精力做更多工作,或者產品發布前還需要哪些步驟,就一目了然。每個人都有責任、有義務統領全局。

當領導層被解放,他們便有更多精力處理其他重要的事:培養員工,為專案提供資源,升級所需工具等。如果領導已經了解你在做什麼以及工作進度,你便可以充分利用會議時間探討自己的反思、抒發對公司未來的願景等。

全方位授權(Omni-directional delegation)還有其他積極的效果。員工不再是一個人戰鬥;他們更容易充分利用自己的學識和能力;底層員工會更貼近決策,找到存在感。基於這一層面,責任透明會促進自治。當員工成為專案的主人,哪怕是分配到專案的一個部分,他們更可能用盡全力做到更好。

為了提升責任透明度,Asana 公司打造了一個 AOR 清單(Areas of Responsibility)。它詳細地列出公司內部的運作情況、每一處重點以及相關責任人,從產品安全到福利計劃,大大小小領域無一例外。該清單還有額外好處:每當公司有新人入職,他們也會被加入 AOR 清單中。新人可以從這裡獲得一系列「新人答疑」,無需再花時間向同事問這問那,而是直接融入團隊。

Rosenstein 說,為自己公司建立一個 AOR 清單越早越好。剛剛起步時,列表上可能只有 20 件事。但員工會不斷發現自己或者公司需要做的,於是便自行添加並主動認領任務。最後,你會發現清單上的事情變成了 50 件、100 件,甚至更多。

同樣令人意外的是,許多新創公司創辦人還未意識到權責分明的重要性。讓思緒紛飛是最簡單的,「時

間緊、任務重」的思想迫使年輕的公司一心求快,卻沒有停下來仔細思考「透明度」一事,最終欲速則不達。「即便你只有 5 位員工,你也要開始認真思考透明度的重要性。」

[本文編譯自:firstround.com ]

 

歡迎加入「Inside」Line 官方帳號,關注最新創業、科技、網路、工作訊息

好友人數