【開放文化觀點】辦虛擬研討會的葵花寶典,給疫情下焦頭爛額的主辦者

比如遠端活動少了許多交流的「人味」,資料分析愛好者的 csv, cof 就把吉祥物「羊駝」開放與會者遠端排隊合照,延續大會傳統並維繫情感交流。
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Shutterstock/達志影像
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2020 年已經過去一大半,COVID-19(武漢肺炎、新冠肺炎)疫情在許多國家仍然未見止息。美國、巴西、印度等大國每日增加上萬名新病患,但在這麼嚴峻的時刻,仍然有一群人堅持在線上籌辦研討會,不讓知識交流被疫情影響。其中由一群資料分析同好者組成的「csv,conf」研討會,就在 5 月中旬舉辦了第一次的線上會議;其舉辦者,更在會後以 CC BY 4.0 的授權釋出一份經驗甘苦談(原文與作者署名請參考此頁),幫助其他人籌辦線上會議。

最大挑戰:人情味如何數位化?

作者指出,對於已經籌辦四屆的 csv,conf 而言,最大的挑戰是如何將大家熟悉且喜愛的實體互動經驗複製到線上會議中。例如與會者進入會議室所感受到的溫暖、場邊的閒聊,或是跟老友重聚的感覺,都不易在網路中做到。

為了讓大家覺得線上會議同樣有趣、溫馨,主辦單位特別將一個特色傳統「數位化」:實體版的 csv,conf 一向安排羊駝與大家互動,而在虛擬版的會議中,參與者同樣可以在線上排隊,讓自己跟視訊畫面中的羊駝合影。無獨有偶,今年的 Internet Freedom Festival(網路自由節)也在「組織安全村」的線上研討會活動中,利用名為「Online Town」的數位工具,幫助與會者模擬面對面交流的感覺。

除了情感交流的問題外,csv,conf 也面臨到線上會議才有的另一個挑戰:時差。線上會議不如實體,所有參與者都身處相同時區。csv,conf 籌辦經驗的作者指出,他們選擇配合多數講者的時區舉辦會議,雖然對於美國與歐洲等地的參與者較為方便,但就不適合亞太地區的參與者。作者進一步指出,除了選擇一個適合大多數人的時段外,也可以在演講頁面中將各個時區的時間標明清楚,方便與會者參考。

網路研討會節省成本、為更多人帶來機會

雖然存在挑戰,但在網路上舉辦研討會,意味著能參與的人多上許多。作者表示在過去,csv,conf 參加者大約在 250 人上下,而這次線上會議的註冊者直接突破千人大關,除了新成員,更帶回了許多老面孔。

利用網路籌辦研討會,不僅可為參與者減少實體移動所產生的交通與住宿費用,也能幫主辦單位省下場地費與各種行政支出。作者就說,線上 csv,conf 節省了上千美金,因此甚至可以退還所有報名費給參與者。

虛擬研討會帶來了龐大人潮,為了確保每個人都遵守行為準則,csv,conf 安排了兩名「安全主管」(safety officers),利用 Slack 平臺,即時對所有檢舉做出處置。作者認為,利用 Slack 的頻道功能,csv,conf 得以確保聽眾、講者、主辦單位之間的溝通管道順暢、有效。而 csv,conf 也利用 Slack 提供給非營利組織的優惠,不用花費額外預算就能建立溝通平臺。

拒當爭議軟體代言者,你應該向 Zoom 說不

在今年舉辦的大小會議中,仍有許多籌辦者選擇使用 Zoom 作為視訊會議軟體。甫落幕的人權年會 RightsCon,甚至接受 Zoom 作為其贊助商。諷刺的是,《衛報》等知名媒體早已指出 Zoom 存在著各種安全疑慮,甚至接受中國政府要求,封禁人權運動者的帳號

在 Zoom 保證不再為中國極權政府服務的日子之前,還有什麼選項?考量到 Zoom 的各種問題,csv,conf 籌辦經驗作者指出,他們最終選用「Crowdcast」作為研討會的視訊軟體。這套工具擁有直觀的介面,除了講者的影像外,參與者還能使用專用的聊天與提問區。會後,主辦者會將會議影片上傳到 YouTube 中,並在推特上分享連結,幫助更多人取用這些資源。

雖然「Crowdcast」是付費服務,但我們還有許多開源選項可以替代。其中最知名的視訊軟體就是 Jitsi,使用者可以免費使用線上版的視訊服務,或是下載開源伺服器檔案,自行架設視訊平臺,用極小成本幫助研討會安全順利舉辦。

責任編輯:Mia
核稿編輯:李柏鋒


【 MarTech Asia 】數位轉型突圍!萬里雲推出機器人寫文案服務,以 AI 加速行銷流程

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Photo Credit:CloudMile
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