三級警戒在家上班, 全球百大企業選用的 Microsoft Teams 如何實現遠端協作

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Photo Credit:TNL Brand Studio
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COVID-19 在 2021 年的春夏之際,終究還是在台灣引爆了。5 月 19 日,衛福部宣布即日起全國疫情警戒至第三級,為了嚴守社區防線、阻斷病毒傳播鏈,人們也開始練習過著足不出戶的生活。幸運的是,隨著疫苗的問世,這是一場看得見盡頭的仗;只不過如何縮短時間,在長時間的賽局中與病毒和平共處,維持上班、學習的節奏?此時,最需要的就是借助科技,讓遠端協作工具維持「人與人的連結」,持續為工作創新。

是時候走入更有彈性的遠端辦公時代了

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病毒帶來恐慌,卻也可能帶來新的改變。此刻正是時候讓企業思考該如何善用科技工具、邁入遠端辦公時代。遠端辦公擁有多項好處,除了在非常時期具有隔離防疫作用之外,也讓工作者更具備時間、空間安排的彈性;對企業而言,更是減少空間成本的好方法。

微軟 Office 365 可以說是整合一間公司所有的辦公需求於雲端,尤其是 Microsoft Teams 企業協作平台,能讓員工之間的溝通暢通無阻,無論是基本傳訊、資料傳遞、視訊會議等,皆可創造比擬面對面的討論效果。

#訊息公告功能

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Microsoft Teams 作為 Office 365 最關鍵的溝通平台,在疫情政策不斷更新的防疫期間,主管可善用 Microsoft Teams 將資訊整合於一處並即時互動交流的特性,在第一時間與員工宣達最新資訊與注意事項,如:辦公大樓管制、員工健康管理、公司防疫照顧假相關措施等。

#問卷功能

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為了更充分掌握員工的健康狀況,企業主可透過 Microsoft Forms 問卷功能進行調查,例如:旅遊史、接觸史,或是否有感冒症狀。Microsoft Forms 亦會自動將問卷回應彙整成清晰圖表,供企業主觀察、分析,並適時提出因應對策

遠端辦公所需要的工具,它都包辦了

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在防疫期間,企業除了可善用 Microsoft Teams 關懷員工之外,回到工作本身,Microsoft Teams 也能提升相當程度的工作效率。談到遠端辦公的過程中,使用者最在意的功能不外乎是:如何更有效的參與遠端協作?如何保證團隊在遠端協作中的效率和品質?怎麼保證溝通過程中的企業資料安全?以上這些問題,Office 365 都提供了實用的解決方案。

#1TB 超大雲端空間

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Photo Credit:Microsoft

遠端傳遞資料最仰賴雲端空間,微軟的 OneDrive for Business 不僅可以與同事分享共用檔案,也能共同協作編輯,工作進度不必受限拖延。企業版更是提供至少 1TB 的雲端大空間,讓企業用戶可以安心盡情地共享以及保存檔案。

#視訊黑科技

遠距會議最需要的語音/視訊通話,Microsoft Teams 當然也有。分散各地的成員,可以輕鬆發起線上會議進行專案討論及溝通協調,並體驗 Microsoft Teams 許多實用的黑科技。除了有共享畫面可以方便討論與協作之外,Microsoft Teams 也結合虛擬白板功能,讓與會者可以快速記錄會議重點。更令人眼睛為之一亮的,是模糊背景的視訊功能,讓成員不受背景因素干擾,更可維護個人空間隱私;另外在 Roadmap 上,除了基本的背景模糊,也能換上自訂的圖片,讓視訊會議更多元有趣,此外,「共聚模式(Together mode)」與「動態視窗(Dynamic View)」,讓使用者更能享受連線會議、減少疲勞感、鼓勵各種意見並陳,同時節省時間等。

  • 共聚模式(Together mode)許多人轉往遠距工作型態後,覺得與同事、團隊間的人際連結不足,甚至覺得視訊會議比面對面協作更容易令人疲憊。因此,Microsoft Teams 運用 AI 分割技術,將與會者置入相同的數位背景中,彷彿所有人都身處在同一個會議室或教室內,此模式不僅讓會議過程更親近,與會者也能看到他人的表情和肢體語言,讓互動更自然,也更容易感受到非口語資訊的人際互動感受。
  • 動態視窗(Dynamic View):將讓與會者更方便、自由地依據個人偏好與需求調整呈現方式,包括可並置共享畫面和特定與會者。能夠經由動態視窗功能增加互動和參與,透過 AI 技術動態優化共享內容和與會者畫面,符合個人化需求。
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共聚模式(Together Mode)將可新增多樣虛擬場景功能,讓與會者置身同一個場景,增加會議時互動性。/ Photo Credit:Microsoft
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Microsoft Teams 新動態視窗( Dynamic View)功能讓與會者可更方便、自由地依據個人偏好與需求調整呈現方式。/ Photo Credit:Microsoft

#串接微軟第一方及第三方工具

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Photo Credit:Microsoft

在 Office 365 的各種工具支持下,Microsoft Teams 儼然成為「一站式工作平台」,完成所有工作所需。除了使用微軟內部的功能,Microsoft Teams 也可以串接微軟第一方或其他第三方工具,例如透過 Power Apps 自訂應用程式,讓工作更加智慧化、流程更順暢。

企業版加強安全性與合規性,免費試用一個月

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隨著疫情持續擴散,防疫隔離工作不容輕忽,Microsoft Teams 不只能輕鬆完成視訊會議,還能即時錄製影音內容,並放上企業專屬的 Microsoft Stream 影音平台,讓在家工作的員工也能隨時掌握跨部門會議或任何工作進度。

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Photo Credit:Microsoft/Microsoft Stream企業專屬影音平台

事實上,Microsoft Teams 最大的優勢在於系統的完整性與安全性。在 Office 365 的多功能整合下,企業透過 Microsoft Teams 協作,不僅提升工作效率、協助企業成長以及資安管控,在抗疫期間更是不可或缺的行動辦公室。

值得一提的是,微軟具備世界級的安全性與合規性的解決方案,能協助使用者控管和保護敏感性資料,滿足數據安全的需求。為了幫助企業更加善用工具、進而帶動成長,微軟及合作夥伴也提供了 Office 365 的部署培訓,對於企業內部員工來說,也是很珍貴的一場科技教育訓練。

儘管疫情使人擔憂,但換個角度想,這不正是時候走入更有效率的遠端辦公時代嗎?微軟提供了企業版一個月的免費試用,不妨立即申請體驗。

Office 365 E5 | Microsoft