如何寫出一篇好懂的文章以利溝通?六大技巧分享!

我今天想要和大家討論的目標:「如何用對方最好理解、最簡單直白的話語傳達艱澀的知識?或告訴他人:你產品的重要性?」
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作者 Lynn,原文發表於部落格「寫點科普,請給指教。」,INSIDE 獲授權轉載。

看完上一篇「如何快速從陌生領域整理出一套心得?」,接下來談談「如何寫出一篇好懂的文章以利溝通?」。

RD 要怎麼跟自家 PM 講清楚產品的技術?PM 要怎麼跟客戶溝通產品的效能?Start-up 要怎麼跟投資人介紹商業模式痛點?面試時要怎麼唬爛面試官…

如果你有傳播知識、向他人介紹產品或服務 … 等溝通需求,本篇是我經營網誌的個人心得,歡迎參考我是怎麼做的、也歡迎與我分享你是怎麼做的 ?

為什麼要寫文章?

——在建立品牌時,一篇好懂的文章是最有效的傳播方式之一。

藉由你所經營的文章,人們能瞭解你獨特的性格與形象;如此推及到你經營的網站、所做的產品等等,也能進一步因為你的品牌形象而受惠。

為什麼要寫好懂的文章?

——專有名詞的存在,是溝通的障礙。

全球規模最大的創投公司紅杉資本曾要求創業家,必須具備明確的創業目標:在名片背面的有限篇幅內,就能描述出公司的業務、要解決的是什麼問題?

這也是我今天想要和大家討論的目標:「如何用對方最好理解、最簡單直白的話語傳達艱澀的知識?或告訴他人:你產品的重要性?」

(為了避免部分讀者誤會,本文提到的「科普」一詞指的都是用淺白易懂的話語、來介紹一項產品/商業模式/知識/產業)

我是誰?

——為什麼能向你分享「好懂科普文」的寫作經驗?

首先來介紹一下我的背景:我是個寫產業策略分析(目前已有時尚精品/CPU/記憶體/通訊)與知識科普文的部落客。

2017 年 3 月 1 日創建網誌與粉專,三個月內的網誌流量達 16 萬人次、粉專讚數約 6,845 人、追蹤人數 7,285 人。

Photo credit: 世界公民文化中心提供

(統計與截圖時間為我撰寫本文的此刻:2017/05/23)

以上並非多傲人的成績,只是我個人小小的里程碑;本文也僅是分享到這個現在為止,我個人的經營心得。

為什麼科普文難紅、或大量快速地傳播?

一篇文章要能快速竄紅,有三個主要因素:

  • 跟隨時事發文
  • 文章類型為工具文或雞湯文
  • 作者本身知名度高

由此來看,科普文之所以難紅,是因為難以符合上述的任一點:

第一,難跟時事發文

我雖然在發一些產業概況介紹文時,全都是根據現在產業當紅的新聞去討論,比如最新型的記憶體技術、或如火如荼進展的 5G 制定、聯發科最近很慘等等。

但重點來了,這些新聞本來就是「一般大眾」不喜歡看、覺得與自身無關的東西。除非原先就是該產業的人,不然不會覺得這些時事吸引人吧?(通訊標準聽起來就很無聊)

除非紅到真的很誇張(像是機器學習),我很難去搭大眾有興趣的時事,比如古阿莫被告、全聯總裁道歉文、補教界本名教學等等。

第二,文章內容非工具或雞湯文。

「工具文」——讀者閱讀完後,能直接按表操作、提升個人工作效率。

比如教你如何做時間管理、記帳、做筆記、用 Excel VBA、商業英文、履歷寫法、面試注意事項、Photoshop 設計、攝影烹飪技巧…。

「雞湯文」——讀者在閱讀期間不需要花任何心力,閱讀完後會感到被鼓舞。

比如「促進深度思維力」、「如何用熱情超越自己」、「成功的三要素」、「理性清單」之類開頭的文章,關鍵字包括:成功、理性、思維、深度、加速、競爭力…。

「科普文」——既不容易立竿見影的實用、也很難讓人看得愉快。

(在本文定義中的科普)包括了哲學思辨類的書、經濟或政治理論或制度的書,或幫助理解抽象理論的數學或邏輯類別的書,或某個產業現況、商業模式的分析文章。

第三,作者無名氣。

當作者本身的知名度很高時,用該作者本身名氣的加值,就能創造一篇文章的吸睛度。

此處成功的案例是《正義:一場思辨之旅》。無論是課程、還是書籍內文,提到的哲學概念都相當深,然而在這個案例中,光是關鍵字中涵蓋的要素就夠讓讀者吸睛:

「哈佛大學政治哲學教授」(作者地位)、「哈佛大學歷史上最受歡迎的課程之一」(課程重要性)、「超過一萬五千名哈佛學生修習」(課程影響力)

或是若今天李開復、馬雲,或 Google 總裁施密特發布了一篇某產業現況的分析文,也會引起話題。

但… 我只是一個叫 Lynn 的人。(´-ι_-`)

結論:想針對大眾讀者,但文章卻是硬知識,作者又毫無知名度

既然搭不上時事話題,又是聽起來就頗硬的知識或產業介紹、非工具或雞湯文,作者更不是什麼麥肯錫 BCG 顧問出身、或某個超級成功的連續創業家…

那到底要怎麼讓一般大眾願意看一篇科普文章?

接下來,就是介紹我在寫作時使用到的技巧,而這些技巧都不包括「搭時事潮流」、「用我個人名聲包裝」等。不用這些,也可以寫出一篇讓人願意收看的文章。

我寫好懂的科普文常用的六大技巧

(1)用已知比較未知

用讀者已知的概念,去對比正要介紹的概念。

  • 舉例:

「一流的企業做標準、二流的企業做品牌、三流的企業做代工。對於大企業來說,一旦把自己的通訊技術寫入專利標準之內,就能位於整個通訊產也的最上游、坐收專利費用不愁吃穿。」

台灣產業以代工為主,在一般人的認知中的產業升級,最多只是「轉型做品牌」,因此把比較順位清楚寫出來:「標準 > 品牌 > 代工」,就會清楚知道今天要講的概念的重要性。

這邊要注意:比較前,必須確定讀者具備「已知的概念」。

如果讀者對於這領域一無所知,連「已知的概念」都不具備,就必須先介紹一個已知概念、再去推翻剛剛介紹的概念。

這時就要先向讀者介紹「從前這個產業是怎麼做的」,才來說「現在這個產業又是怎麼做的」,也就是先強調介紹從前的劣勢、才讓你知道這個新概念的好處在哪?

  • 舉例:

「傳統建資料中心、買伺服器、買頻寬、買空調降溫防火設備、買企業級資料庫軟體… 你還得請一票的 IT 人員進行維護管理。」

「雲端運算的概念,就是將機房設備維護、網路管理與軟體升級通通交給專人處理,改以本身需求量向人租借空間與服務。」

當讀者對「資料中心」這個產業還一無所知時,我們就不能直接比較「企業租建雲端資料中心,比傳統自建資料中心還彈性」,因為讀者可能連傳統資料中心是什麼運作的都不清楚了。

(2)用具體比喻抽象

將抽象事物具象化——用已知的具體例子,來比喻抽象的概念。

如果說在介紹 SEO:

「搜尋引擎最佳化(SEO),是一種透過了解搜尋引擎的運作規則來調整網站,以及提高目標網站在搜尋引擎內排名的方式。」

上面這句話很無聊,也不知道提高搜尋引擎排名的重要性。可以改成:

「經營一個網站,就像在虛擬世界中經營一個店鋪。而 SEO 就是在虛擬世界中幫助網站搶到黃金地段、帶來高流量」。

用「店鋪 <-> 網站」、「地段 <-> 搜尋結果排名」成功將 SEO 具象化。

(3)點出與讀者的相關性

說明這個概念與讀者本身的「相關性」,並附上相關程度的「具體數字」。

這建立在你必須首先瞭解、鎖定你的目標讀者,同時用具體的數字去加強印象。

  • 舉例:

「2012 年,台灣半導體總產值突破 2 兆台幣,躍居世界第 2 位、成為最大的產業群,就業人次高達 18 萬。電子類股也在台灣股市中佔了高達 66% 的最大產業類股權重。」

・相關性:

因為你是台灣人,而半導體是台灣最大的產業群,故作為台灣人,不可不知半導體產業。

・相關程度的具體數字:

就業人次 18 萬以上、電子類股佔比 66%。

(4)連結讀者的生活經驗

點出讀者的日常行為、或使用的產品,也就是將知識與讀者的生活經驗作連結。

  • 舉例:連結讀者的日常行為

「CTA(Call-To-Action)就是呼籲或要求使用者去做某種行為。」

只講 CTA 的定義,不但難懂、也不吸引人。因此要闡明讀者因為 CTA 受影響而做出的行為:

『當看到 Facebook 的「近況更新」欄位的「在想些什麼?」瞬間,你忍不住發了篇動態抱怨最近的爛天氣;打開 Google 首頁、一點進去只有一行搜尋欄,你馬上知道要在上面輸入關鍵字搜尋。』

一看讀者就知道 CTA 大概是什麼意思了。

  • 舉例:連結讀者每天在用的產品

「你知道你現在用的 Android 手機晶片,幾乎都是採用高通的 Snapdragon(驍龍)處理器嗎?就算不用 Android,你知道你打無線電話用的通訊標準,也有高通參一腳嗎?」

(5)打臉讀者

製造讀者在觀念上的打臉、翻盤、衝突感。可以先設個問題、再做解答。也可以用點喜劇效果。

  • 舉例:

「這是大多數人想像中的網路,頗具有雲端科技的特色:

事實上,網路是:

什麼?!線?」

推翻讀者認知中的網路符號「雲朵」、改採用衝突感的「線」,勾起讀者的驚訝和困惑,吸引讀者願意繼續往下閱讀。

(6)破題解答很多人都困惑的問題

先點出一般人都遇過、好奇很久的問題,再破題解答。目標是讓讀者產生:「哦!我困惑很久了,長知識!」的感覺。

  • 舉例:

「常常聽說 DRAM 是台灣的兩兆雙星慘業… DRAM 到底是什麼意思?」

「為什麼我硬碟容量明明有 1 TB,但電腦還是跑很慢?」

最後,在同一篇文章中,我是這麼解答硬碟和記憶體的:

「記憶體就像是你辦公時的桌面,桌面越大、你一次能放的東西和能做的事情就越多;而硬碟就像是你桌子的抽屜,抽屜容量越大、能保存的東西就越多。」

有發現我在這邊其實用到了「具體比喻抽象」的技巧嗎?把上述六大技巧交互搭配著使用,就能成功把一個困難的概念講得很簡單易懂。

結語

今天的科普寫作技巧教學就到這邊。上述技巧的適用範圍,包括了訂定文章標題、內文寫作、Facebook 發布文章時的貼文。

更進一步,如果你是一家 Start-ups、能用在商業模式 Pitch ;如果你是 Sales 、能用在產品銷售;如果你是 RD、能用在跟你家 PM 介紹技術…等眾多面向上,通通都適用。

以下是本文舉例中提到的文章,歡迎參考看看我是怎麼運用這些技巧的:

感謝您的收看。如果有什麼關於寫作上的建議或心得,也歡迎與我交流分享噢 ?


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Photo Credit:TNL BrandStudio
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