讓工作變簡單的方法?你需要學會的是「深度工作法」!

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Photo credit: pexels

本篇編譯自 Doist 官方部落格, Doist 致力於 開發市場領先的生產力應用程式,致力於幫助人類工作與團隊組織生活。

在高度資訊匯流的社會之中,一早抵達辦公室,馬上便要打開通訊軟體回覆 Email ,甚至更早,每天被時間追著跑的生活過慣了,然而生產力有因此隨之提高嗎?這樣忙得漫無目、甚至是不知為何而忙的心情,其實普遍存在於多數群體中,但其實只要好好善用你的「專注力」,多半在工作上讓你感到困擾的因素就能迎刃而解。

除了在工作場域裡,「深度工作的養成」是人們可以學習的最有價值技能之一,這對經濟增長有更廣泛的影響外,所以何謂深度工作?如何做到深度工作?

  有沒有過一種經驗是你經常有中斷自己正在做的事情卻不自覺,例如:經常檢查電子郵件、在 Facebook 上聊天、和同事聊天,開始分心做其他的事等等…根據研究平均來說,運用在電腦上的工作大約每隔十分鐘就會分心一次。 23 % 的中斷來自電子郵件,但其實最大的中斷來源來自本身,會是自願從一項任務切換到下一項任務,而沒有完成原本的任務這項原因,佔了全部工作中斷的  44 %。

你可以「有意識的」做每一件事

  • 在可行範圍內總會議時間設置的最大配額

開始測量和設定目標,以降低團隊在會議中花費的總時間。它讓團隊有機會重新考慮哪些會議實際上是必需的,哪些會被轉移到書面溝通或完全混合在一起。

  • 讓團隊在每個人的日曆上縮短工作時間

通過讓每個人在日曆上縮短每個事項完成的最終時間,將焦點放在一個重要的任務上,從而提升團隊深度的工作狀態。

  • 讓團隊列出每天想完成最重要的事情

專注於現代知識工作場所的挑戰之一往往是工作目標不明確。當一切看起來都很重要和緊迫時,很難把重點放在那些真正有影響的事情上;尤其是讓他們確定自己認為會產生最大影響的一件事情,這個方式將有助於形成一種「總是思考什麼工作將產生最大影響」的一種習慣,並且因為一些簡易的工作成就防止其他可能產生的沮喪。

  • 在早上一定時間之前限制查看電子郵件

當我們剛起床,還沒有受到其他疲勞的衝擊時,早晨就顯得非常重要,是個努力工作的最佳時機;明早不妨可以試試,等到上午 10 點或甚至中午才能檢查電子郵件,如果多等了 4 個小時之後才回復電子郵件將會發生什麼不利的影響嗎?還是說如此就能在早上的精華時間裡做更多的工作,有效提升自己的生產力?

是什麼對深度工作造成傷害?

「每十分鐘左右快速瀏覽您的收件箱似乎是無害的」

但其實,快速檢查新產生的目標會讓你分散對原本手邊事務的注意力,更糟糕的是,若是看到目前無法處理的訊息(幾乎總是這樣),你將被迫回到主要該做的事,然而電子郵件中未完成的次要任務所留下的注意力會削弱你的表現。當工作人員不斷被中斷時,生產力不僅會帶來麻煩。於是人們試圖透過更快速的工作來彌補所有這些干擾,導致更多的壓力產生,例如:更高的沮喪、時間壓力和努力等等。

技術的便利性讓我們更容易處理許多連絡事務。它使我們更好地與世界各地的任何人立即溝通,它使得完全分散的團隊和靈活的工作成為可能。但是,如果不加以察覺與限制,所有增加的干擾可能會讓創造力、解決問題的能力和學習的重要時間成為所需付出的代價。所以,是時候察覺那些無意中消磨自己精力與體力的陷阱,並學會如何更精準的主導自己的生活工作準則能使你的工作變得容易一些。

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