修改簡報該從何下手?

靈感與創意只有一定的機率出現,要是關鍵的簡報場合它們不出現怎麼辦呢?這就是為什麼簡報設計需要有思考架構,才能每一次都能穩定、不遺漏的找出重要的修改方向。
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作者林柏儒,簡報藝術烘焙坊的設計師兼講師,亦是簡報部落格的專欄作家,擅長領域包括科技科學簡報、商務溝通簡報等等。原文刊載於 簡報藝術烘焙坊

面對不合己意的簡報,我們常在心裡嘀咕:這裡字該大一點,排版好像有點太空了,整體不夠生動專業...... 但當自己要動手修改時,腦袋又一片空白、不知從何改起才好,淪為鍵盤設計。要避免這個窘境,關鍵就是腦中要有一套簡報設計的思考架構,才能夠系統化的判斷簡報的修正方向。

馬上試試鍵盤設計

與其馬上看理論,不如親身體驗一下鍵盤設計的快感!請你想想該如何修正下面的案例呢?

想必聰明的你會從理解內容開始,但下一步會做什麼我就沒有把握了。你可能篤信一圖勝過千言萬語而開始找圖,也可能嘗試把內容換句話說,或是精簡成關鍵字,甚至動手調整版面的配置。但無論如何,這些方向都有個共同點:都不是系統化的思考,因此想到的修改方向有可能重要性不高,更可能不完備。這就是為什麼我們需要一套堅實的思考架構,讓我們在快速抓到切入點的同時,又不至於遺漏。

簡報設計的三階段

那麼,我是怎麼思考簡報的修改方向呢?首先,我依據不同的目的把簡報設計拆成三個彼此獨立的階段,分別是資訊面處理、資訊視覺化和視覺面處理。

1. 資訊面處理

這個階段的目的是規劃整體內容佈局,屬於簡報設計宏觀面的處理。我們可以把資訊面處理想像成「從發想點子到寫成講稿的過程」,在這個階段我們會考慮簡報的整體目的、觀眾特性、內容取捨、資訊架構、敘事邏輯、文案撰寫,也會實際寫出講稿而讓抽象的想法落地。這一切都可以在紙上進行,和簡報軟體關連不大。

2. 資訊視覺化

這個步驟的目的只有一個:追求讓人看懂。如果你停留在上一個階段,內容非常複雜時觀眾就容易聽不懂,而這也失去了簡報設計不同於書面報告的獨特優勢。在這裡,你可以把資訊視覺化想像成圖解,例如把 2×2 的資訊表示成矩陣、把連續的階段畫成流程圖、以長條圖呈現數值變化,這都是資訊視覺化的方式。由於這個步驟往往耗去相當的時間精力,因此可以根據上一篇文章 〈 善用「優先度分類法」讓投影片準備效率加倍!」〉 的內容,將資訊視覺化的心力優先投注在關鍵投影片上。

3. 視覺面處理

這是大家一眼望去最容易想到的階段,也就是追求頁面的美觀,屬於簡報設計微觀面的處理。比如說文字的排版方式、色彩、修圖...... 等這些一般來說被我們歸類為「設計」的各種眉角。這個階段可說是易學難精,因為這牽涉到大量簡報軟體的操作,也相當考驗美感。前者能夠快速上手,但後者只能透過大量的觀摩來慢慢累積經驗值,短時間內未必能有顯著的突破。

以上三個階段何者比較重要呢?我想與其說重要性,不如說越前面的階段越該先做,也越值得花時間做好,因為後面的階段往往奠基於前者。如果一開始內容的邏輯架構搞砸了,鐵定畫不出合理的圖解,也因此視覺面的處理再美麗也難以挽回容易看不懂的劣勢。

最後補充一下,平面設計都會同時包括資訊視覺化與視覺面處理兩個階段,但因為這兩個階段的目的並不相同,分開考慮確實有其好處。比如說,當我們時間不夠了,應該選擇優先投注心力在資訊視覺化上,最後成果未必美觀但至少觀眾理解上不會遭遇困難。

如何活用思考架構?

講了這麼多,不如就用這套想法思考前面的案例該如何修改才好。首先從資訊面處理開始,我們可以根據案例中的文字歸納出「如何和部屬溝通」這一核心主旨,並看出這是在講兩種不同的溝通方式。既然如此,我們可以根據這個目的重新排列內容順序,第一句話先講結論,再陳述正確的溝通方式,最後陳述不推薦的溝通方式。

將上圖的三段文字整理起來,我們可以得到如下的一段講稿,如此就暫時完成了資訊面處理這個階段。

接著我們進入第二步,資訊視覺化。就概念上來說,這是兩個不同溝通方式的對照比較,因此我們可以考慮左右兩欄並陳的排版方式。接著,我們依照邏輯順序分別為兩種溝通方式摘錄出三組關鍵字句,以箭頭連結彼此以凸顯邏輯。最後,我們用打勾與打叉的圖示暗示講者偏好的方式,資訊視覺化的階段暫時告一段落。

最後一步,我們考量視覺面的處理。這裡我們有很多的考量事項,但這裡先簡單以顏色切入,將打勾與打叉分別賦予綠色與紅色,以利觀眾更快理解偏好與不偏好的方式。同時,將關鍵字也套上顏色,視覺面的處理至此就能發揮它的效益:幫助觀眾理解內容。

行文至此,你會發現這套思考架構可以一步步依循邏輯推演來找出簡報的修改方向,而不必仰賴天上掉下來的靈感或天馬行空的創意。靈感與創意只有一定的機率出現,要是關鍵的簡報場合它們不出現怎麼辦呢?這就是為什麼我們相信簡報設計需要有思考架構,才能每一次都能穩定、不遺漏的找出重要的修改方向。

分享總結

最後回顧一下今天談的內容吧!簡報設計是有一套思考架構的,這可以幫助我們每次都能找出合理的修改方向,而不必依賴靈感。我們能從資訊面處理開始把點子寫成講稿,再透過資訊視覺化的階段把內容轉化為容易理解的圖解,最後再追求美感,就能有方向、系統化地將簡報做得更好。


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