【Gipi 數位思維】談商業數據管理的重要性-以三國志為例

本篇以三國志為引,探討數據管理的重要性,並陳列了五項對數據管理的錯誤認知。
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A man holds a laptop computer as cyber code is projected on him in this illustration picture taken on May 13, 2017. Capitalizing on spying tools believed to have been developed by the U.S. National Security Agency, hackers staged a cyber assault with a self-spreading malware that has infected tens of thousands of computers in nearly 100 countries. REUTERS/Kacper Pempel/Illustration - RTX35OS0
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這些年我曾和很多的企業主,包含自己所任職的公司,討論數據管理的重要性,我發現很多的企業對於管理往往低估了數據的力量,卻又太相信過往的經驗。本文我將以三國志為例,為大家剖析一下數據管理的精妙,以及一些對數據管理的正確認知。

三國志的數據管理

不論你是否玩過三國志,我先以下面這張遊戲畫面來跟大家解構一下它所呈現的數據管理概念:

圖一:城市狀態圖

1. 現在的資金、兵糧: 這是你手中可動用的資源,你可以將它視為你的現金、資產,這些會被消耗,或者你能拿來做其他經營用途的資源。

2. 每季資金收入、兵糧收入以及支出: 從這邊你結合上述第 1 點,你可以算出這個城市的現金流,你會很清楚何時會透支?如果你手上隨時能獲得這樣的資訊,你就能知道現金是否足夠?要不要開始減少支出或尋求其他現金來源?這是很多公司常常無法隨時算得清楚的。

3. 現在的兵力: 你可以視為是戰力,這些兵的數量、訓練狀態決定你的基本戰力有多少。而回推到企業,你可以將兵力當成員工,他們是否有經過充分的訓練?因為有好好訓練的士兵,在戰場上就能以一擋十。

4. 規模、名產、特徵: 這些可以看出你的城市是否有獨特性?是否有可以仰賴的資源或先天優勢可以利用?這在遊戲的早期基本上還蠻重要的,因為有些城市能發展成巨大,有些不行,有些能生產特定的武器跟兵種,有些不行,有些時候你的武將必須要搭配騎兵才能打出戰力,但這個城市偏偏只能生產步兵與弓兵,那你在戰場上就容易居於劣勢。想想,在企業經營上,你是否也很清楚自己的強項與弱項?是否也清楚手上握有的資源?是否也知道公司即將遭遇的瓶頸點呢?

5. 然後你可以試著偵查一下其他國家的狀態,也可以看到上述的八成內容,你會清楚對方有多少兵力?有哪些厲害的武將?他的城市有什麼優、劣勢?甚至也能看到他與其他國家的外交狀態。如果,你對你競爭對手或外部環境的了解有這麼多,那你會不會更容易做決策?你會否更清楚知道該怎麼打市場?會不會知道該跟誰策略結盟比較恰當?

綜合以上兩點,不就是被很多人棄之如敝帚的 SWOT 概念嗎?其實 SWOT 並非沒有用,而是多數在做分析的人都沒有掌握足夠且關鍵的數據。當評估流於表面時,用什麼工具都是白搭。

圖二:現役武將列表
圖三:武將基礎素質與特技

6. 現役武將呈現的是你有多少員工,而實際點進去你可以看到每個武將的基本能力值,跟他所擁有的技能,連薪水跟忠誠度都看的到,有些版本的遊戲還會標示出他的個性偏好與喜好,有些武將喜好金錢,有些喜好武器,有些都不愛,只希望你常常私下拜訪他關心他,當你做了正確的事情,武將的忠誠度與你的親密度就會提升。

能力與特技你可以視為這個人的基本素質與專業能力,基本素質包含他是否聰明反應快、細心,甚至一些外貌條件,而專業能力則是他所擅長的技能,包含寫程式、專案管理、簡報、數據分析等。

這就是最典型的人才管理,我想多數的老闆手邊並沒有這麼清晰的內容。但想想,如果你有,你的管理是否會更到位?人員的選用育留會不會做的更好?身為老闆或主管,你是否試圖要去了解你的員工?知道他的能力、專長與喜好,把他擺對地方,也願意花時間跟他溝通與交流,並在管理上賞罰分明。如果你願意,我想你對員工的了解會愈來愈多,員工對公司的向心力也會愈來愈強。

7. 偵查其他城市: 在某些版本中可能還能看到敵將的忠誠度,如果你喜歡這個武將,你會不會試圖挖腳他,如果挖不過來,但他的君主智力較低,你會不會試著用離間計來離間彼此,增加你挖角成功的機率?

8. 真的上了戰場,你還可以看到敵方的軍糧狀況、每個部隊的士兵數、這個將領的基本能力與狀態、城門的防禦度、對方的陣型與佈署狀況。有了這些資訊,你是否會更加清楚要如何打這場仗?在商業環境中也是一樣的,當你知道競爭對手即將推出一個新產品跟你打對台,你會採取什麼樣的行動?但不論如何,你應該不會靜靜的挨打。

上頭我很快的用三國志當案例來說明數據對企業經營與管理的意義。如果貴公司目前還沒有一個可以每日確認經營狀況的數據管理工具,那我建議你開始整理手邊所擁有的數據,盡快建構一個能為營運帶來價值的戰略儀表板。

數據管理的錯誤認知

接下來,我另外針對一些數據管理常見的錯誤認知做補充,希望大家都能把管理重點放對,而不是做了一個又一個錯誤而代價昂貴的儀表板。

一、數據管理不是看 KPI,而是透過 PI 事先跟你說可能達不到 KPI

KPI 多數看的是結果指標,是落後的,但數據管理需要看領先指標(或稱過程指標),而這些一般只是 PI。舉例來說,KPI 是銷售額,PI 可能是成交客戶數、客單價、轉化率、推薦率。但我們知道,要達成銷售額目標,你必然要先達成這幾項 PI。

反過來說,日常營運時你已經發現這些領先指標未達到標準,那合理的猜想你最終的 KPI 也達不成。 領先指標是個警示燈,讓你不會總是等到有問題才來解決。

有些公司的管理更加完善,可能不只看一層,而會往前看,現在有多少的潛在成交機會、有多少的流量、多少的潛在推薦機會、多少的退費正在處理或醞釀,你就有機會預測出一個大概的業績數字,然後跟目標值做比對,更早找出你可以在哪一塊施力。

二、數據就像女人衣櫃裡的衣服,永遠不會齊全

數據需要養、擴展或整合,不能單單仰賴既有數據,因為數據永遠不會有備齊的一天。

當我們想要做精準行銷、差異化服務、個性化推薦,或一些比較基礎的客戶狀態檢視時,發現手邊的數據不夠,這是很正常的。就跟女人的衣櫃裡永遠少一件衣服一樣,當你想到要幹嘛時,通常才會發現不足之處。我的建議是,一些差異性的服務,有多少數據用多少,能做多少先做多少,並且要開始養數據,透過各種方法把數據收集回來,這樣你才有可能在三個月後啟動你本來的計畫。

抱著既有的數據喊著不夠,這是不會改變現狀的。

三、用戶數據有時效性,但也有時間變異性

時效性比較容易理解,有些數據會過期,例如客戶的職業、婚姻狀態、子女人數、居住地等,這些你必須要有機制能定期更新它,否則很容易就過期了,你總不好發訊給一個客人,祝他結婚紀念日快樂,但其實他最近才結束他的婚姻吧?客人不會主動告訴你他的狀態改變,你可以仰賴一些行為的改變來假設,並丟出一些訊息去驗證你的假設,持續更新用戶的資訊。

時間變異性是什麼?既然用戶的狀態會改變,那代表兩年前對你產品沒需求的客人,兩年後會不會變得有興趣呢?這樣的名單是否值得再開發一次?過去的用戶狀態,不代表他現在的狀態,近期未成交的名單,當下再次開發的成交率說不定比兩年前的舊名單來的更低,善用這個觀念,你可以更有效的運用舊數據。

四、歷史數據善加利用,價值很大

我們在做數據分析會去建立統計模型,而統計模型的建立通常是透過歷史數據,因為那些是已經發生過的事情,所以你可以更輕易的找出,根據統計,哪類型的客戶更容易成交?有哪些屬性、行為的客戶更容易推薦客人?然後可以更準的幫你找出符合這些特性的客群,營運端要如何切入就更有譜了。

並非要百分之百能衡量的數據才有意義,只要能提高價值、降低風險,這個數據就有幫助。在數據分析或者數字管理的領域裡,追求百分之百精確不是個錯誤,但卻會讓你裹足不前,什麼都不願意嘗試。

我舉個簡單的例子,如果今天要做精準行銷,你找到一群曾經在你店裡買過電鍋、吹風機、尿布的客戶,你認為這些人的背景應該是有小孩子的已婚婦女,貴公司準備上架一組超便利的廚房清潔工具,訴求極安全且無毒,不用怕小孩子調皮搗蛋去拿來玩。你會不會把廣告或促銷資訊推送給這群客人?

如果你的答案是「會」,我會問你:「你有百分之百把握打到正確的 TA 嗎?」不會,不管你對客戶的畫像再怎麼有信心,也不可能百分之百命中,因為人的狀態是變動的,而你對客戶的現況資料也永遠不會有備齊的一天,你只能做到盡可能的精準。

但你要記得,當你現在握有的資訊,讓你的精準率比本來高,那就值得嘗試了,而嘗試後的結果又會成為下一次修正的依據,廣告之所以會愈打愈準,就是因為不斷的嘗試與修正後的結果,但無論怎麼準, 廣告都不可能百分之百精準。

五、數據不會完全精準,但是可以比之前更好,就值得做

一樣的話題,在企業經營上,你可能時常會遭遇到一堆無法衡量的事物,例如員工忠誠度、員工工作成果、品牌價值、風險等。但我想強調的是,它們並非百分之百不可衡量,你仍然可以找到一些有幫助的指標來作為你衡量的依據,進而降低不確定性。

例如倒閉風險,你可以從資金使用狀況、現金流、銷售業績、客戶退貨狀況、競爭對手成長狀況等多方面來得出公司會否倒閉的風險值,即便只能衡量其中的 30%,但你已經把不確定性降低了三成,比本來強得多。

不要期待能百分之百的衡量一件事,也不用期待商業上的所有事物會百分之百準確,商業問題不是單純的數學題,但只要愈來愈接近,愈來愈準確就會大有幫助。

結語

本篇以三國志為引,探討數據管理的重要性,並陳列了五項對數據管理的錯誤認知,如果你對數據管理有興趣或有疑問,也歡迎你到 Facebook 上跟我交流。


【社會數位轉型】連假出門不塞車、推動漁港再生,經濟部打造永續交通生態圈

智慧運輸時代來臨,全球競相投入無人載具與數位交通研發,希望在未來行動力的佈局搶得先機。從陸地、海洋到空中,無人機以整合 AI、5G 技術為核心,應用場域超乎想像,不僅能帶動產業升級與經濟成長,在解決社會問題上也有許多可能性。
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Photo Credit:Pexels
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聯合國預估,2030 年全球將出現 43 個人口超過千萬的巨型城市,而 2050 年將有 7 成人口居住於都市。城市人口密度持續增加,為交通帶來更大考驗,需要用更有效率的方式來管理。而在臺灣常見因車流量過大造成塞車、事故頻傳,以及偏鄉交通不便、公共運輸使用吸引不足、燃油車輛帶來環境污染等問題,也可望透過發展智慧交通迎刃而解。雖然短時間內還無法真正落地、普及,但種種想像已顯現出智慧運輸系統(Intelligent Transport System,ITS)的重要性。

智慧運輸科技是一門跨領域的技術,包括 7 大關鍵新興科技 iABCDEF 中的i(IoT,物聯網)、A(AI,人工智慧)、D(數據科技,DataTech)、E(邊緣運算,Edge Computing),並涵蓋資通訊、能源與電子等產業。面對接踵而來的挑戰,經濟部技術處與工業局合作,配合交通部、科技部、工研院、資策會等跨部會單位,關注企業與民眾的需求缺口,擴大各項交通科技創新服務的實驗場域。希望加速資通訊及智慧交通應用落地,推動產業轉型與數位經濟發展,更處理公共議題,建立更好的居住環境。

交通車載設備一站式整合 為國內實現物物相聯

未來在 5G 環境下,物聯網能讓各種設備、軟體、網路服務等更快速的相互連結,透過虛實整合應用與民眾進行深度互動,達成高速運算、低延遲通訊、萬物聯網的目標,這也是目前持續發展如智慧交通、自駕車所必備的條件。

當交通與運輸更加智慧化,將為國內業者帶來新商機,相關產業鏈例如雲端軟體服務、影像辨識與人工智慧分析、路側設備業、道路安全警示以及周邊的系統整合、工程顧問、二輪車安全聯網等,都是發展智慧交通智慧系統重要的環節,而智慧交通控制服務也是相當重要的一環,當交通號誌的紅綠燈控制做最有效的安排時,將可使路網中的車流運行更加順暢,也能減少更多的廢氣與碳排放的產生。

資策會智慧系統研究所(系統所)組長黃暉慈指出,發展一站式整合的關鍵之一在於道路上的路側設備(Roadside Unit,RSU)與安裝在車內的車載裝置(On Board Unit,OBU)兩者間的跨設備溝通,過去常因各家技術及介面規格不一、各類型設備分屬不同廠商維護、跨部門協調等原因難以整合,若要產生對民眾更具價值的應用相對是一大難題。

以建立永續智慧交通環境為目標,經濟部技術處匯集各法人能量,致力於運輸資源、資訊的整合共享,提升協作效能。

「比方說像各縣市智慧公車站牌就都長得不一樣,以及路側設備分屬不同部門管理:如交通局的號誌、工務局路燈管理處的路燈、警察局的 CCTV 等等,設備跟服務多為各單位獨立運作,資源無法進行有效的整合」黃暉慈表示。因此,為提升協作效率最佳化,經濟部技術處與資策會系統所合作,發展多元資訊的智慧交通作業系統,以建立共通平台之概念,打破廠商之間的資訊串接藩籬並能協同合作,減少資料使用者、管理者必須面對不同格式資料的困擾,以達成資訊交流的通透性與共享目的。

黃暉慈說明,智慧交通作業系統(Transport OS,TOS)是一套能整合各項遠端設備的管理平台,透過 TOS 函式庫讓程式介接、遠端佈署與應用開發都變得更簡單。「我們希望藉由一套共通的標準格式進行資料的收集,協助業者在設備管理、資料管理、資料分析上都能更加簡易有效率。」經由系統的整合,能自動化遠端監控路側設備的運行狀態,偵測錯誤並通知管理者,並以AI感測蒐集車輛、事故等應用數據。「省下開發系統和串接的功夫,業者能專注在設備功能的強化。」經濟部計畫透過整合性資訊服務,改善當今運輸走廊壅塞問題,未來國內車廠在技術發展上也能突破國外母廠的限制,打造出門無縫、用路安全、交通順暢的智慧運輸系統。

黃暉慈舉例,假如 CCTV 的監控影像出現雜訊、模糊、被遮蔽或鏡頭偏移,或工業電腦網路斷線等異常發生,系統都能即時發現問題,發出警示,「本系統具備彈性擴充功能,可協助業者介接提供更多加值應用,例如接入 RTSP 串流影像也能做到如智慧化判斷車輛是否違停的科技執法應用。」此外,TOS 的另一特色就是會將蒐集到的數據生成可視化圖表,有效地傳遞資訊,以利使用者能迅速評估狀況、做出因應。

Photo Credit:資策會

提升船舶監測效率 給予閒置港岸新生命

除了陸地的交通,海洋也是智慧運輸科技的發展重點。資策會系統所蔡政鴻組長分析,臺灣四面環海、海岸線長達 1,000 多公里,每年海洋經濟產值高達近 6 千億,「物流、漁業之外,還有觀光娛樂,光是用漁船載客出海磯釣每年就可賺超過百億,把安全性做好會很有市場。」

資策會系統所在經濟部技術處科技專案的支持下,採納百家以上產官學研機構與專家的建議,以海港數位轉型需求的高可靠邊霧協作物聯網技術為主,規劃「近岸船舶監測系統」,與相關業者、海巡隊合作,加強港岸船舶的管理效率。

蔡政鴻說,過去在智慧漁港常常做的是智慧照明,當然智慧照明在節能與管理上有很多好處,但除了漁港好像放在其他地方也很好,對於漁港的特色比較沒有凸顯出來。現在漁港面臨的問題是利用度不高,漁港資產閒置,最主要原因是來自過度捕撈,導致海裡無魚可抓,因此產生閒置問題,海洋資源的永續是主要的解決方法,除了生態保育,另一個是漁業漁港的轉型,從過去過度捕撈的抓來吃,轉型到生態體驗的旅遊價值,傳統漁業要轉型到娛樂漁業,發揮觀光旅遊的價值,從中帶來收入,魚就不用補那麼多,海洋資源才可永續。美國的漁業統計,休閒釣魚的經濟效益是商業捕魚的九倍,因此休閒釣魚的發展,其實是可以取代商業捕魚的部分經濟能量,進而減少捕撈。

以基隆市政府為例,2017 年便率先制定娛樂漁業島礁磯釣自治條例,管理認證核發與收費標準,並陸續導入科技管理工具,以船舶自動識別系統(Automatic Identification System,AIS)對磯釣船舶實施監測,採用邊霧運算技術,藉由與鄰近船舶、衛星等設備交換資料,當磯釣船訊號消失或離岸太遠,就會發出警示,建立數位治理機制,確保磯釣活動的安全戒護工作落實,保障業者與釣客的活動安全。另外磯釣證申辦,過去都要上班時間臨櫃申辦,造成不便。現在將磯釣證上網申辦,結合磯釣船出船單,送到漁港的海巡安檢流程,到磯釣船舶的海上航跡訊號勾稽,完成一套完整的服務鏈路,讓安全與方便形成基隆磯釣發展的重要後盾。使過去出海捕魚轉變成載客釣魚,減少捕撈,生態得以生息,漁民也有生計,還帶動釣具產業的發展。

其實智慧交通早已悄悄融入在日常生活,我們對數位票證的依賴度不斷增加,新零售時代的物流配送越來越快速。然而各種進步將可能衝擊原有的就業市場,該如何引導人才轉型也是重要的社會課題。

且讓我們試著想像,在交通的流動中,有出門運動、買菜的銀髮族,有通勤的白領上班族,有趕著上學的學生與接送孩子的父母,每個人的移動需求都能被滿足。經濟部技術處期望從技術專業角度,協助打造更人性化、友善的交通環境;同時,企業也能從競爭轉為合作,共同為產業創新轉型與減少污染的社會企業責任努力,創造更多就業機會;政府也能減少治理、管理的成本,持續優化交通運輸系統,形成社會美好的循環。