最簡單的事卻最難!寫出一封有效的 E-mail,大師教你這 3 招

別囉嗦,也不要賣弄學問,一封簡單明瞭的信,可以幫助收信對象快速理解你的需求,提高回覆機率。本文雖是 Y Combinator 合夥人 Michael Seibel 站在投資人立場,教新創團隊怎麼寫封「好信」給投資人,但其原理對其他商業信件也同樣適用。
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本文來自合作媒體 創新拿鐵 ,作者 Lance,INSIDE 授權轉載。

一封好信件除了可以幫助新創團隊獲得創業資金,還可以留給投資人好印象。Y Combinator 合夥人 Michael Seibel 站在投資人的立場提出好信件應該有的內容架構,希望幫助大家寫出一封好的信件。

創新心法:別囉嗦,也不要賣弄學問,一封簡單明瞭的信,可以幫助收信對象快速理解你的需求,提高回覆機率。

Y Combinator(YC)合夥人 Michael Seibel 表示像他或是其他投資人一天都會收到上百封來自各國的信件。以 Michael 為例,他一天平均需要閱讀大約 250 封的信件,然後回覆 50 幾封。因此,Michael 不可能非常仔細閱讀那些長篇大論的信件內容,特別是剛好在他手邊又沒電腦的狀況下。所以 Michael 建議創業團隊應該學習撰寫一封精簡有重點的信件。

Michael 提供撰寫信件的 3 大重點:1. 一開始就清楚說明你所做的事。2. 提出可以吸引投資人讀下去的理由。3. 最後直接說出你想要的協助方式。

1. 一開始就清楚說明你所做的事

圖片來源:Pixabay

寄信前,你應該先調查對方是否對你的研究領域有興趣,因為這不但可以提升對方回信的成功率,還可以避免發生尷尬的狀況。舉例來說,如果你的團隊是製作醫療產品,結果你將信件寄給了一個專門投資電子商務的投資人,那就會變得很尷尬。

開始撰寫信件時,記得不要在信件中使用太專業或複雜的用詞,因為不是所有投資人在閱讀信件時頭腦都非常清醒。也許有人會認為這樣很不尊重他們的專業,但是試著思考:很多投資人一天可能要閱讀上百封各種不同技術或來自不一樣產業的信件,所以他沒辦法花費太多精力專注在一封充滿各種學術或專業用語的信件上。

因此你應該將重點放在你的請求是否有清楚傳達給對方。因為一旦你沒辦法清楚將你想要的資訊傳達給對方,他們就無法幫助你。

2. 提出可以吸引投資人讀下去的理由

如果你寫信是為了獲得協助或是推薦自己團隊給投資人,那你應清楚表明寫這封信的理由,因為這麼做可以幫助你更容易獲得對方回覆。更棒的做法是,如果你可以事先做一些調查,然後清楚告訴對方為何你選擇與他進行聯絡,這會加深投資人對你的印象。舉例來說,你可以在信件中表明自己與對方是校友關係,或是告訴對方你是透過你們彼此的共同好友推薦來聯絡他等等。

另外,若你可以提供讓投資人興奮的消息,像是廣大的市場、已推出的產品效益、公司的成長狀況或是找到創新的技術等等,將能吸引投資人的目光。記得千萬不要強調自己的經歷、輝煌的故事或是過去獲得的獎項等等,因為這些資訊對投資人而言都不重要,寫的再多只會造成投資人閱讀的困擾。

3. 最後直接說出你想要的協助方式

不要拐彎抹角,直接說出你希望可以從投資人身上獲得什麼,像是建議、投資資金或是人脈資源等等。就像前面提到說投資人沒有太多時間跟你玩文字遊戲或是揣測心思,所以明確傳達資訊變得非常重要。另外,在信件的最後也盡量不要提出希望電話溝通或是進行會面。你應該將信件重點放在如何讓彼此的對話繼續下去,而不是急著要求見面或是線上溝通。

以下是 Michael 提供一封他覺得簡潔易讀的信件範例:

嗨 Michael,

我的名字是 Tim,我正在做一個烹飪領域的 Twitch(遊戲軟體影音串流平台)。我之前在 Food Network 負責節目製作,而另一位負責技術端的共同創辦人是我大學朋友。目前,我們正在製作最小可行產品(MVP:Minimum Viable Product),想詢問關於聊天室的設計問題,我們應該在聊天室中添加私訊功能嗎?還是只需要群組聊天功能就足夠?

謝謝

Tim

一封好的信件最重要的是內容要精簡具體。就像 Michael 所說的,投資人每天都會收到大量信件,所以如果你希望可以獲得投資人的回覆,那就盡量將你寫信的理由和請求精簡化以及具體化。


Logitech 羅技為你打造混合辦公邏輯!參加 8/17 THE NEW LOGIC OF WORK 活動並獲得高效神器 Logi Dock

助攻混合辦公、打造高效工作模式!一向致力於透過卓越數位產品,為人們提升工作效率的 Logitech 羅技,將於 8/17 重磅推出 THE NEW LOGIC OF WORK ,跟著專家一同了解混合辦公的優勢與做法,並有機會獲得最新 Logi Dock 全功能擴充底座工作站。
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Photo Credit:Logitech
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疫情大幅改變現代人工作型態,遠端視訊、線上會議、雲端協作等從「不得不」演變成「回不去了」,當開會不再僅限於會議室,辦公場景也就變得更加多元化,必須因應不同的作息、生活型態、工作需求彈性變化。

除此之外,現代有愈來愈多的自媒體創作者、斜槓工作者,其工作也不再以「上下班」二分,而是更在意如何「有效率」的完成代辦事項。如此不受限單一辦公地點、不拘泥於朝九晚五的工作時間,正是全球邁向的混合辦公模式。

為了讓更多工作者可以親身體驗混合辦公的好處,並優化工作效率,Logitech 羅技不只於近期推出專為辦公與空間需求者打造,同時符合會議控制需求且具有話筒擴音機功能的 Logi Dock 全功能擴充底座工作站、與輕便好攜 Zone True Wireless Earbuds 商務真無線藍牙耳機,更將於 8/17 登場實體講座活動,邀請科技專家業者親身分享混合辦公的優勢與做法。

名額有限!立即免費報名 8/17 THE NEW LOGIC OF WORK 擁抱混合辦公新邏輯

市調顯示:全球已有 45% 工作者力行混合辦公,兼具彈性與效率的設備成顯學

根據市調顧問公司 Futuresourse 於 2022 年發布的最新報告,目前全球已有 45% 的工作者採用混合辦公模式。事實上,混合辦公確實擁有諸多好處。

首先,混合辦公帶來時間彈性,讓員工得以保持靈活,同時每週進辦公室至少一次,仍能保持與同事之間的聯繫;此外,混合辦公也帶來空間彈性,讓工作空間得以重塑再造;最後,綜合以上的彈性,讓人才得以留在公司,甚至減少 39% 的員工流動率。可見,混合辦公模式也可視為是「以人為本」的企業管理作法,對員工與組織都有機會創造雙贏。

而為了帶來更高效的工作成績,追求彈性、有質感的空間,亦是混合辦公哲學不可或缺的一環。因此,有愈來愈多辦公族群、高階經理人重視透過設備的升級來營造舒適簡潔的工作空間,以創造高效能作業環境。

例如:Logitech 羅技於近期推出的 Logi Dock,即是能相容於各大視訊會議系統,並可連接多設備、集中管理所有線纜,達到簡化桌面空間的工具;不只提供一鍵加入會議、快速靜音或開關鏡頭等視訊功能,Logi Dock 同時也具備降噪麥克風與揚聲器,一機多工加上優秀的音響設計,讓使用者可以享受出眾的澎湃音效。

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Logi Dock 相容於各大視訊會議系統,如 Microsoft Teams®、Google Meet™、Google Voice™ 以及 Zoom®,更可整合 Outlook 或 Google 行事曆,方便一鍵即可加入會議,使用者也能夠透過聲音及視訊控制按鈕,在會議中快速靜音或開關視訊鏡頭。
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Logi Dock 同時也是降噪揚聲器,可有效抑制回聲、免持擴音,提供身臨其境的立體聲音訊,無需使用額外的麥克風或耳機即可輕鬆對談,是在家工作的智能多工小秘書。
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Logitech Logi Dock 簡潔集線配置,搭載多樣視訊會議功能與揚聲收音器,打造高效辦公環境。

8/17 THE NEW LOGIC OF WORK,跟著羅技擁抱混合辦公新邏輯!

因應全球混合辦公時代來臨,Logitech 羅技不只以新興數位科技產品應援,也將透過實體講座活動,邀請科技專家講者蒞臨現場,親身分享混合辦公的體驗和成效。THE NEW LOGIC OF WORK 是一場帶領參加者擁抱全新工作邏輯的活動,不只提供完整的混合辦公解決方案,也是難能可貴的經驗交流平台,能為參加者放下工作束縛,並以精彩的內容為來賓充電。

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Photo Credit:Logitech

 

Logitech《THE NEW LOGIC OF WORK 》活動資訊:

  • 時間:2022/8/17(三) 13:30~16:20
  • 地點:W Hotel (台北市忠孝東路五段10號)11樓 3+4策略會議室

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