【硬塞書摘】:《解決問題最簡單的方法》- 教你麥肯錫解決問題的方法

你是否曾有這樣的經驗:「面對一個突如其來的難題,可能是老闆交付的新專案,或是一個人生中重要的抉擇時刻;當下你頓時覺得龐然無助、腦袋突然變成了糨糊而完全無法思考。
評論
評論

你是否曾有這樣的經驗:「面對一個突如其來的難題,可能是老闆交付的新專案,或是一個人生中重要的抉擇時刻;當下你頓時覺得龐然無助、腦袋突然變成了糨糊而完全無法思考。就算打起精神來、強迫自己要應對,卻也因為眼前的難題範圍太廣、該考慮的因素太多,而不知道應該從何處下手…」

本書的存在,正是為了解決眾人心中如此的困惑而應運而生的。

作者渡邊健介先生出身自全球首屈一指的知名顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company),非常熟捻顧問公司用來解決難題的各種邏輯框架與思考方法。作者第一次接觸到「問題解決工具」時,年僅 22 歲,體驗到如此思考方法的助益後,便一直想將這套方法更加發揚光大。透過多年的經驗與流暢的文筆,作者歸納了自己的生涯經驗後,以淺顯易懂的文字與故事,將這套「解決問題能力」的思維方式教給讀者。

解決問題四大步驟

書中定義「何謂解決問題」的正確方法,大致上來說可以分為以下的四個步驟:

  1. 「正確地理解現狀」(認清並定義問題)
  2. 「找出問題產生的原因」(拆解問題)
  3. 「徹底思考有效的解決方案」(對各分解後的點提出針對性方針)
  4. 「執行」(操作層面)

接下來我們用書中一個簡單的例子來應用上述的四個步驟:「數學成績在最近幾次的考試成績退步」。

 

找出問題的癥結,才能對症下藥:釐清原因

不論面臨各種難題,首先應該要採取的步驟即是釐清現狀,並思考問題的可能癥結點。書本不建議讀者利用天馬行空的發想隨便解釋原因,而是引出了「分解樹」的概念,使人能夠針對「現狀」進行拆解,鉅細靡遺的分解成為不同面向的「小問題」而沒有遺漏; 以上述「數學成績退步」的現況來說,可利用「分解樹」的方式拆解成類似下圖的分支。

簡言之,「分解樹」是一套透過對實際現象的觀察,並透過一步步向下分解的方式來找出現狀發生的可能原因;反覆詢問「為什麼」(Why so?),才能確保在理解現狀、分解問題時能夠鉅細靡遺而無任何面向的遺漏。

例如數學成績退步可能是由於對於各種類型題目的不熟悉,比如說正負數、方程式、平面圖型等等的題型;也可能是因為時間根本來不及算、抑或是有算但粗心算錯。透過「分解樹」的解構,可以將上述可能的原因一步步的拆解,找出造成現狀的成因可能。

在此必須提醒,若想要完全的掌握「分解樹」的概念,則不得不引入另一個概念 -- MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhausted),亦即「相互獨立,完全窮盡」,前者指的是機率上完全沒有交集的事件,後者指的是在機率上可能出現的事件完全不遺漏;唯有把握好了 MECE 原則,才可能在進行「分解樹」時達到最完整且考慮進各種可能性,以推估出真正問題的存在緣由。

延續上述,問題成因的可能方向確定後,便可運用實際的資訊蒐集來驗證假設是否正確;比如說假設數學成績退步的主因,在於對平面圖形題目的掌握特別差,那便可拿過去幾次的小考考卷與平常的練習作業來比對,看看是不是在遇到類似題型時,真的錯誤率會比其他類型的題目高。

書中則更進一步提出「課題分析表」的應用,整合從現狀到問題假設的各個步驟:「具體的課題為何」、「現階段的假設為何」、「需要蒐集分析哪些資料才能夠證明假設」等項目寫在紙上,以確認自己想法邏輯上的縝密性。套入上述的例子:

  • 「具體的課題」為數學成績退步
  • 「現階段的假設」為對平面圖型題目的掌握度較差
  • 「需要蒐集分析哪些資料」則是比對過去的考卷中平面圖形題型的錯誤率是否較高

正確設立目標,才能一步步達成:思考解決方案

通常在了解完現狀、將其拆解成較明確具體的小問題、透過驗證假設而確立問題的確存在後,即可著手開始進行解決方案的設立。首先最重要的便是,針對問題現狀,訂出一個想要達到的目標作為解決方案的衡量基準: 比如說數學成績在下一次段考進步 20 分。

應該如何訂定一個好的目標呢?書中提到應該清楚明瞭且可衡量,在這裡引入另一個外部概念-SMART 原則,亦即:

  • Specific(明確)
  • Measurable(可衡量)
  • Attainable(可達成)
  • Relevant(有相關的)
  • Time-based(有明確的截止日期)

透過符合 SMART 原則的方式,訂出來的目標通常都可以輕易達成書中提到的要求。目標確立後,再來便該審視現狀與目標之間的差異,並跟著利用樹狀圖分析,針對這些差異來思考各種可行的解決方法。比如說想要達成數學成績進步 20 分的目標,已經知道平面圖形的題目是自己不擅長的,而正負數、方程式與機率等類型則是自己擅長的題目,那可能的解決方案就是維持正負數等題型目前的練習方式,並加強平面圖形題目的演練。

最後,透過檢視自身的成本效益以及可行性強弱來從眾多的解決方案中,挑出最能夠在時效內達成目標,且在成本面花費上最有效率的解決方案,同時需要注意預設中的「解決方案」,在實際上在執行層面上是否可行且有沒有落差。

舉例來說,雖然多花在平面圖形上的練習時間,卻發現實際情況下並不足以讓數學成績一下子進步 20 分,因此先前預設的「靠加強平面圖形題目提升數學成績 20 分」的解決方案及不太可行;因此要做相應的調整,如是否是要同比例的增加一些自己擅長題目的答對率,以期能夠從多管道、多種題型的方式來增加自己的數學成績。

確認完以上所有的事項後,就只差執行計畫的步驟。如同目標設立一般,在執行方案上也該引入時間軸的概念,在執行計畫上不但清楚確立各方案的執行人,也須在計畫進行的中設計數個檢查點以檢驗計畫的實行進度,以確保計畫執行之紀律。為山九仞而功虧一簣,唯有達成這樣完整且嚴謹的執行計畫,才能確保前面一系列從確認問題成因、設想可行的解決方案等思考是有價值的。

變動時代的安身立命之道

文明的第一次變革終結了史前時代、第二次變革顛覆了動力的存在,而身處於科技改寫歷史的第三次大變革之中,網際網路顛覆了我們所認知的傳統規則與既有典範;這樣的世代,唯有培養起自己「解決問題」的能力、時時砥礪自己「三思而後行」的習慣,用對方法與心態,才能在這樣的動盪時代站穩住腳,不被瞬息萬變的社會洪流給吞沒。

購書連結: 博客來讀冊生活

 註:本文部分內容出自時報出版《解決問題最簡單的方法:在故事中學會麥肯錫 5 大思考工具》,INSIDE 獲授權引用。

ESG 可以怎麼做?導入「點點簽」電子簽名服務,展開企業永續經營第一步

體現企業敏捷效率、展現品牌創新精神,讓點點簽為團隊夥伴創造效率、為客戶帶來友善體驗、為企業創造良好印象。企業實踐永續 ESG 的第一步,不妨就從導入點點簽開始。
評論
Photo Credit:DottedSign
評論

近年來,隨著疫情時代的時局變化、雲端科技的日新月異,「數位轉型」成為當代企業必備的思維與能力;此外,因應全球環境問題與聯合國永續發展指標(SDGs)的討論趨勢,ESG(Environment 環境、Society 社會、Governance 公司治理)也成了企業不可迴避的經營課題。

無論從何種角度來執行,例如建立線上敏捷的工作系統、減少地端成本(無紙化)等,都能讓企業在持續強化市場競爭力與環境永續兩者間獲得雙贏。回顧疫情期間遠距辦公的經驗,不少企業積極導入線上協作平台、電子簽名等服務,縮短團隊遠距辦公的距離;不過可惜的是,也有部分企業在疫情暫緩後又回到過往傳統的工作模式,其中又以「恢復紙本簽署」為最常見現象。

其實,企業若能善用電子簽名服務,不只能加速簽署流程和提高營運效率外,更能解決紙本、時間、郵寄等成本,邁向企業永續經營。本文以國內知名電子簽名品牌點點簽(Dottedsign)為例,細數電子簽名能為企業帶來的三項永續好處。

Photo Credit:DottedSign/知名電子簽名品牌「點點簽」是企業邁向無紙化、實踐永續的好幫手

更友善的簽名體驗:比傳統紙本流程快 80% 的時間

不少企業會有「紙本合約」的迷思,認為紙本簽名才正式、安全,且有實體文件可歸檔留存,較為安心;事實上,企業使用電子簽名服務不只能加速簽署流程,甚至相比於傳統合約寄送往返的方式,更加安全有保障,也更易於歸檔管理。去年國內受疫情影響,導入電子簽名服務「點點簽」的企業便大幅提升200%,顯見國內企業對電子簽名的認知度及接受度逐漸提高。

而能讓企業從長期培養的紙本習慣轉換成線上簽署的原因,除了疫情促成外,莫過於電子簽名能提供比傳統紙本更友善、更便捷的簽署體驗。只要有一台電子裝置(電腦、平板、或手機),就能藉由點點簽完成無論是遠端、當面或臨櫃的簽名工作,且從創建文件到指派簽署者只需不到一分鐘,簽署者更可依照簽署欄位直覺的完成簽署,大幅降低簽署錯誤率之餘,也省去傳統紙本列印合約、親簽完成後寄回,或親簽後掃描回傳的繁縟流程,有效節省人力和時間等隱性成本,將時間專注在關鍵的任務上。

此外,雙重身分驗證的保護機制,能在傳遞過程中加密嚴防駭客竄改文件,且簽署完成即壓上數位憑證(Digital certificate),能證明文件乃經由當事人線上簽名且未被他人更動。點點簽具備完整的資安守護措施,不必擔心紙本合約遭中途攔截或人為毀損,或是有偽造簽名之虞,讓簽名這件事比過去更加快速、也更加安全。

Photo Credit:DottedSign/點點簽電子簽名有效節省時間人力與紙張成本,讓團隊能專注在重要任務上

更流暢的營運效率:團隊數據分析、文件標籤歸檔一秒完成

數位轉型、永續發展不只是口號,更是推動企業前進、產業進步的力量;如何藉由合適的線上工具落實數位轉型,同時確保其營運策略能夠結合環境永續,更是企業刻不容緩的議題。而電子簽名的多元性及便利性,正在企業營運層面扮演相當重要的一環,無論何種團隊規模及企業需求,皆可藉由導入電子簽名服務「點點簽」集中控管文件權限與資源共享,為管理階層提升效率,即時掌握重要合約的相關進程。

說到點點簽的強項,就不能不提「支援多人簽署任務」的功能特色。用戶在點點簽發起簽署任務後,可指定簽署人的順序,確保流程正確不漏簽或誤簽;也可即時追蹤簽署進度,系統將會自動提醒簽署人在期限內完成簽名。

為了協助組織管理者能更有策略地管理團隊 ,點點簽也提供視覺化的團隊數據分析,組織管理者可藉由團隊數據介面中的「完成文件總數、文件拒簽率、平均簽署完成時間」等數值掌握每位團隊成員手上負責的文件簽署狀況,進而提升團隊效率;其他包含控管成員權限、共享範本等功能,則能協助管理者邁向更高效的營運模式。

尤其針對企業內業務、法務、財會等時常需要處理繁雜文件,更可善用點點簽中的標籤功能,輕而易舉地為已簽署文件標籤歸檔,利於往後即時調閱資料,不必在紙本堆中翻找。總體來說,點點簽不只能確保簽署流程不出錯,更協助企業在營運上更順暢。

Photo Credit:DottedSign/點點簽,為企業提升簽署效率、創造營運價值和邁向永續經營

更美好的永續經營:節省紙張、時間、人力,專注創新成長

據國外知名期刊 FinancesOnline 指出:

長期來看,企業從紙本轉移到線上簽署的成本可節省高達 78%,其中包含可觀的紙張、時間、營運等成本。

關於這點,點點簽的客戶實務經驗可以證明。事實上,每使用點點簽完成一次線上簽署可替公司省下新台幣 36 元的時間與材料成本,且將簽署流程數位化能大量減少紙張及碳粉的使用;據統計,每省下 10,000 張紙可以拯救一顆樹。顯然,點點簽協助企業實踐低碳目標外,更是為地球環境盡一份心力。

另一方面,企業使用線上簽署服務不只能縮短傳統文件往返的等待時間,也能為企業帶來良好的品牌形象。舉例來說,在前線如業務、商務開發人員、諮詢顧問等單位,即可使用線上簽署與客戶打造遠端簽署的情境,維繫與客戶的關係外也利企業掌握關鍵商機。同時,團隊也因導入線上簽署而省下隱性成本,讓企業騰出人力資源,專注創新成長,培育人才達成永續經營的目的。

綜合以上所述,企業須將數位轉型和永續經營納入長期營運上的考量,而導入線上簽署可視為第一步。點點簽(DottedSign)為凱鈿行動科技旗下的電子簽名服務,提供 SaaS 和 API 等解決方案供企業彈性選擇。歡迎使用點點簽,為您的企業提升簽署效率、創造營運價值和邁向永續經營。落實環境永續 ESG 的第一步,不妨就從導入點點簽開始。