【硬塞書摘】:《解決問題最簡單的方法》- 教你麥肯錫解決問題的方法

你是否曾有這樣的經驗:「面對一個突如其來的難題,可能是老闆交付的新專案,或是一個人生中重要的抉擇時刻;當下你頓時覺得龐然無助、腦袋突然變成了糨糊而完全無法思考。
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你是否曾有這樣的經驗:「面對一個突如其來的難題,可能是老闆交付的新專案,或是一個人生中重要的抉擇時刻;當下你頓時覺得龐然無助、腦袋突然變成了糨糊而完全無法思考。就算打起精神來、強迫自己要應對,卻也因為眼前的難題範圍太廣、該考慮的因素太多,而不知道應該從何處下手…」

本書的存在,正是為了解決眾人心中如此的困惑而應運而生的。

作者渡邊健介先生出身自全球首屈一指的知名顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company),非常熟捻顧問公司用來解決難題的各種邏輯框架與思考方法。作者第一次接觸到「問題解決工具」時,年僅 22 歲,體驗到如此思考方法的助益後,便一直想將這套方法更加發揚光大。透過多年的經驗與流暢的文筆,作者歸納了自己的生涯經驗後,以淺顯易懂的文字與故事,將這套「解決問題能力」的思維方式教給讀者。

解決問題四大步驟

書中定義「何謂解決問題」的正確方法,大致上來說可以分為以下的四個步驟:

  1. 「正確地理解現狀」(認清並定義問題)
  2. 「找出問題產生的原因」(拆解問題)
  3. 「徹底思考有效的解決方案」(對各分解後的點提出針對性方針)
  4. 「執行」(操作層面)

接下來我們用書中一個簡單的例子來應用上述的四個步驟:「數學成績在最近幾次的考試成績退步」。

 

找出問題的癥結,才能對症下藥:釐清原因

不論面臨各種難題,首先應該要採取的步驟即是釐清現狀,並思考問題的可能癥結點。書本不建議讀者利用天馬行空的發想隨便解釋原因,而是引出了「分解樹」的概念,使人能夠針對「現狀」進行拆解,鉅細靡遺的分解成為不同面向的「小問題」而沒有遺漏; 以上述「數學成績退步」的現況來說,可利用「分解樹」的方式拆解成類似下圖的分支。

簡言之,「分解樹」是一套透過對實際現象的觀察,並透過一步步向下分解的方式來找出現狀發生的可能原因;反覆詢問「為什麼」(Why so?),才能確保在理解現狀、分解問題時能夠鉅細靡遺而無任何面向的遺漏。

例如數學成績退步可能是由於對於各種類型題目的不熟悉,比如說正負數、方程式、平面圖型等等的題型;也可能是因為時間根本來不及算、抑或是有算但粗心算錯。透過「分解樹」的解構,可以將上述可能的原因一步步的拆解,找出造成現狀的成因可能。

在此必須提醒,若想要完全的掌握「分解樹」的概念,則不得不引入另一個概念 -- MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhausted),亦即「相互獨立,完全窮盡」,前者指的是機率上完全沒有交集的事件,後者指的是在機率上可能出現的事件完全不遺漏;唯有把握好了 MECE 原則,才可能在進行「分解樹」時達到最完整且考慮進各種可能性,以推估出真正問題的存在緣由。

延續上述,問題成因的可能方向確定後,便可運用實際的資訊蒐集來驗證假設是否正確;比如說假設數學成績退步的主因,在於對平面圖形題目的掌握特別差,那便可拿過去幾次的小考考卷與平常的練習作業來比對,看看是不是在遇到類似題型時,真的錯誤率會比其他類型的題目高。

書中則更進一步提出「課題分析表」的應用,整合從現狀到問題假設的各個步驟:「具體的課題為何」、「現階段的假設為何」、「需要蒐集分析哪些資料才能夠證明假設」等項目寫在紙上,以確認自己想法邏輯上的縝密性。套入上述的例子:

  • 「具體的課題」為數學成績退步
  • 「現階段的假設」為對平面圖型題目的掌握度較差
  • 「需要蒐集分析哪些資料」則是比對過去的考卷中平面圖形題型的錯誤率是否較高

正確設立目標,才能一步步達成:思考解決方案

通常在了解完現狀、將其拆解成較明確具體的小問題、透過驗證假設而確立問題的確存在後,即可著手開始進行解決方案的設立。首先最重要的便是,針對問題現狀,訂出一個想要達到的目標作為解決方案的衡量基準: 比如說數學成績在下一次段考進步 20 分。

應該如何訂定一個好的目標呢?書中提到應該清楚明瞭且可衡量,在這裡引入另一個外部概念-SMART 原則,亦即:

  • Specific(明確)
  • Measurable(可衡量)
  • Attainable(可達成)
  • Relevant(有相關的)
  • Time-based(有明確的截止日期)

透過符合 SMART 原則的方式,訂出來的目標通常都可以輕易達成書中提到的要求。目標確立後,再來便該審視現狀與目標之間的差異,並跟著利用樹狀圖分析,針對這些差異來思考各種可行的解決方法。比如說想要達成數學成績進步 20 分的目標,已經知道平面圖形的題目是自己不擅長的,而正負數、方程式與機率等類型則是自己擅長的題目,那可能的解決方案就是維持正負數等題型目前的練習方式,並加強平面圖形題目的演練。

最後,透過檢視自身的成本效益以及可行性強弱來從眾多的解決方案中,挑出最能夠在時效內達成目標,且在成本面花費上最有效率的解決方案,同時需要注意預設中的「解決方案」,在實際上在執行層面上是否可行且有沒有落差。

舉例來說,雖然多花在平面圖形上的練習時間,卻發現實際情況下並不足以讓數學成績一下子進步 20 分,因此先前預設的「靠加強平面圖形題目提升數學成績 20 分」的解決方案及不太可行;因此要做相應的調整,如是否是要同比例的增加一些自己擅長題目的答對率,以期能夠從多管道、多種題型的方式來增加自己的數學成績。

確認完以上所有的事項後,就只差執行計畫的步驟。如同目標設立一般,在執行方案上也該引入時間軸的概念,在執行計畫上不但清楚確立各方案的執行人,也須在計畫進行的中設計數個檢查點以檢驗計畫的實行進度,以確保計畫執行之紀律。為山九仞而功虧一簣,唯有達成這樣完整且嚴謹的執行計畫,才能確保前面一系列從確認問題成因、設想可行的解決方案等思考是有價值的。

變動時代的安身立命之道

文明的第一次變革終結了史前時代、第二次變革顛覆了動力的存在,而身處於科技改寫歷史的第三次大變革之中,網際網路顛覆了我們所認知的傳統規則與既有典範;這樣的世代,唯有培養起自己「解決問題」的能力、時時砥礪自己「三思而後行」的習慣,用對方法與心態,才能在這樣的動盪時代站穩住腳,不被瞬息萬變的社會洪流給吞沒。

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 註:本文部分內容出自時報出版《解決問題最簡單的方法:在故事中學會麥肯錫 5 大思考工具》,INSIDE 獲授權引用。