有經驗的創業者都知道,人力要不要外包應該這樣思考

今天台灣最常見的外包,就是我要花超少的錢來享受到這些服務,那反而是讓外包無效化的主要原因。試問:你一個月花 5000 元找個人來幫你管粉絲專頁、效益出得來嗎?
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Workers pack items at an Amazon Fulfillment Center, ahead of the Christmas rush, in Tracy, California, November 30, 2014. REUTERS/Noah Berger (UNITED STATES - Tags: BUSINESS SOCIETY) - RTR4G74K
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本文原刊自 作者臉書 ,INSIDE 獲授權刊登。作者小嚕,自許為行銷武士。曾任職公司端行銷、廣告設計公司及網路科技公司,執行數百件文案、數位行銷專案,撰寫之商品、品牌文案破千件。職場生涯以行銷為骨,廣告跟創意為肉,靈魂寄居於網路上。

關於專業或服務外包,其實早從 2007 年《世界是平的》這本書出版以來,就不是什麼新觀點;該書當年也是暢銷書,只是似乎很多台灣人看了之後都沒真的學到當中的精要。

規模越大越需要考量外包

關於人力外包這件事,對於某些規模還不夠大的品牌來說,似乎還無法明顯感覺出倉管、包貨外包等事務在硬體成本上的差異時,主要問題就在於時間及人力成本的消耗。這些品牌不需要思考像是「家裡神壇突然發爐」這種突發性的爆單,如果就可預期的訂單大增,如旺季、活動或刻意放大廣告推廣來說,建置鐘點人力其實是折衷的方法。

很多大企業其實也會如此,如百貨公司或是某些規模較大的購物中心,會計部門的規模都不小,因為每個樓層或每兩個樓層都需要建置一個樓面會計。但是他們也會另外規劃兼職的會計助理來幫忙盤點帳款,而不是讓這些瑣碎的事影響一個樓面會計日常作業。

但這比較偏向於非專業技術人力面,對多數企業來說:專業技術人力外包,可能會有比較多問題。

外包分兩種:非專業技術人力、專業技術人力

台灣很多企業對於專業技術人力外包都存在誤解,覺得外包就是要降低酬勞,找便宜的人來做。

但事實上,專業技術人力外包在酬勞面能做到的其實是「降低獲得專業人力的成本門檻」跟「工資運用效率最佳化」。

前者指的是一些專業門檻較高的項目,如動畫人員、拍片團隊,企業要自己養一支專業的動畫或影片製作團隊當然是可以,但真正有技術的專業人員,必須支付的酬勞是很高的。如果這些項目不是公司主力的業務,特別養團隊是很沒意義的行為。

那倘若是一般如文案、設計、靜態攝影跟網站維護這些多數電商品牌一定都需要的工作呢?外包是不是也可行?事實上外包還是可行,就會變成是有效化利用單位成本。今天養專業技術人員在公司,不管他做了多少工作,他的薪水就是固定成本,但相對如果是採取外包,一樣可以利用每一個產品、行銷專案計算酬勞的方式,平均分攤計算每一筆成本,這又回歸到毛利率的思考。

專業技術人力的外包不要只想省錢,而要能達成目標

只是今天台灣最常見的外包,就是我要花超少的錢來享受到這些服務,那反而是讓外包無效化的主要原因。試問:你一個月花 5000 元找個人來幫你管粉絲專頁、效益出得來嗎?

老實說,單就外包來說,有時候要追求品質跟成本的平衡點,可能需要多方尋找或是以長期契約的方式談較無負擔的價格。但必須要有的觀念是:找外包並不一定會比自己養員工便宜到哪裡,甚至可能單就工作酬勞來說通常是更高的。

前幾天,我跟幾個電商老闆吃飯的時候也聊到這個問題,主要問題在於:找專業技術外包真的有比較省嗎?

我說:「還是會節省很多成本啊!基本的就是公司不需要負擔外包人員的勞健保、增加的工作酬勞;另外,如果人力規模真的到一定量的話,能透過外包建立,少個 20 個人,公司辦公室租金就少多少了。」

不要怕貴,有時候避免浪費就是省錢

除了上述這一點,其實還有另一個關鍵:真正資深的專業人才,你請不請得起?例如今天如果有一個業界知名的設計人員,你想要找他到公司上班,要給的薪水一定不低;但是並不是每一件專案都需要他那麼威的設計功力,平時多數的工作酬勞就等同於是浪費了。這個時候透過專業外包,你可以用相對優惠或可預期的價格,獲得他的專業能力。從這邊延伸,其實也可以針對專業到一定規模的人才,建立出不進公司但是有約聘制的「外聘」,或是專門提供專業服務諮詢的「顧問」。

當然,也並非所有公司或是老闆都適合這樣的方式,還是要看屬性跟個性。專業外包還是有相對問題就在於「技術無法延續」。相對於直接養員工,員工是可以跟隨公司一起成長,員工的能力發展也跟公司發展相輔相成,專業技術人力外包比例越高,相對公司的發展業會限縮在老闆本身的策略面。

員工是品牌的一部分,什麼樣的老闆打造什麼樣的公司

這個時候一定會有人想說:「我也想養員工延續公司發展啊!但是員工都留不住怎麼辦?」那你應該要先問問自己,為什麼員工都留不住;到底是今天的員工都太草莓,還是……

之前到台北講品牌的時候,吾家小妹說了句話我很喜歡:「員工也是屬於品牌的一部分。」該如何將專業人力外包,多少比例外包,其實會隨著公司發展逐漸尋找出一個脈絡,這其實也是端看:公司創辦人準備把公司打造成什麼樣的一家公司?


重返實體辦公室,然後呢?即時彈性協作成新常態,掀起數位辦公 2.0 新浪潮

後疫情時代全球掀起數位辦公 2.0 新浪潮,集實體及數位於一身形成新常態。為此,Google Workspace 整合旗下服務打造即時彈性協作的工作環境,並舉辦六堂虛擬工作坊系列課程,帶您了解如何因應新工作模式需求提升生產力。
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全球疫情瞬息萬變,許多公司現已回歸實體辦公室上班 ,但先前居家遠端辦公時期所建立的工作模式,是否便就此解除、一切歸零?事實上,部分公司在重返辦公室後,仍沿用混合辦公模式,一方面可保持遠端工作彈性以因應多變疫情,另一方面則可保留數位辦公的優勢:即時彈性協作。現在是非常好的時機,可進一步檢視實體及數位辦公各自的優缺點,並整合最適合自己公司的工作模式。

即便團隊已回歸實體工作崗位,但過去數位辦公的影響並非全然消失,可能會適時沿用視訊會議、雲端表格協作等溝通管道,而非全然回歸原先傳統工作模式,反而較符合「混合辦公」的定義。因此,如何讓這種新常態可長期、穩定且無縫地運作,成為所謂的「新常態」,便是現今公司數位轉型所面臨的重要課題。

因應後疫情時代的工作型態需求及發展,Google Workspace 集結 Gmail、Google Meet、Google 簡報、Google 文件及 Google 試算表等眾多雲端辦公室應用程式,於今年推出許多新功能,讓團隊協作更加流暢無阻,即便在異地遠端辦公也能享有實體辦公室上班的便利性與確保資訊安全。團隊工作模式不斷改變,遂掀起數位辦公 2.0 新浪潮,Google Workspace 協助企業迎向即時彈性協作的新時代。

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從原地工作、異地遠端到原地遠端:團隊工作模式大洗牌,數位辦公其實沒有想像中遙遠

提及「數位辦公」,許多人可能會想到居家工作或遠端辦公。但若從最根本的觀念探討,數位辦公係指透過數位平台或即時協作工作環境,突破傳統辦公模式中的時間及空間隔閡,讓有權限或相關負責人員,可隨時推展及監控進度。進入後疫情時代,大家對於「數位遠端」工作的想像,也有了重大突破。

回歸實體辦公室後,若沿用「彈性即時協作」的遠端工作模式,也算是數位辦公轉型的一種,因為同事之間的溝通及工作狀態,已由傳統的「原地工作」,變成「異地遠端」,如今又轉變成「原地遠端」型態。團隊可能待在實體辦公室、同一個屋簷下工作,但採用的是視訊會議、雲端共同協作等異地遠端型態,集「實體」及「數位」於一身,形成「原地遠端」的新模式。

透過 Google 簡報、Google 文件 及 Google 試算表等協作程式,各團隊可同時在線上編輯文件或提出修改建議,不必再等待各個窗口單獨編輯並儲存檔案,然後再轉交給下一個窗口,因而省下大量等待、傳輸及溝通時間,而且沒有跨裝置、跨版本之間的相容問題。這些都是數位辦公的基本精神。因此,數位辦公並非如大家想像那般遙遠。

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而數位辦公最大的優勢之一,便是打造即時彈性協作的工作環境,現今全球局勢改變甚鉅,居家辦公、隔離、跨時間及空間協作等儼然成為日常,「上雲」或透過雲端執行跨部門任務,有助於節省工作時間及心力。即便團隊都待在實體辦公室或同一個空間工作,若採用數位辦公,亦可大幅減少等待及協調等工作時間。

Google Workspace 首重資安,確保數十億使用者帳戶安全

近年來,疫情造成的轉變對生活影響深遠。接下來,我們需要回頭檢視,最初在倉促之下打造的疫情應對工作模式,如今是否有需要調整或改善的空間。若談及數位辦公,資訊安全是極重要的一環。許多人基於資訊安全考量,一再延後數位辦公轉型時程。若要在多個時區、地點或多份文件檔案之間打造即時協作環境,便須確保有穩健資訊安全基礎。

Google Workspace 採用零信任原則、資料防護、加密及端點防護等重點措施,讓使用者可在更安全的線上環境裡工作,而 Gmail 更可阻擋超過 99.9% 的垃圾郵件及釣魚訊息。我們的系統在遇到網路攻擊時,會學習並分析每次攻擊的細節,了解攻擊方所採取的手法及行為,讓我們可以預測並阻擋新攻擊,進而保護使用我們產品的數十億名用戶。

隨著遠端及多地點協作需求量暴增,頗具創意且心意堅定的網路攻擊者,紛而鎖定可能有資安漏洞危機的共享文件檔案。我們會持續提升釣魚及惡意軟體的防護機制,並守護 Gmail、Google 簡報、 文件及試算表等共享文件的安全性。使用者在存取或編輯 Google Workspace 協作平台上的共享文件時,若檔案內含有釣魚連結或惡意軟體,使用者將會收到自動發送的警告訊息,並會提供相關指示,引導用戶確保自身帳戶安全。

Google Workspace 虛擬工作坊系列課程,以跨裝置無縫接軌體驗打造永續經營混合協作模式

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現代工作型態不斷創新,而各裝置及地點之間轉換時的無縫體驗,更是打造混合協作模式的關鍵。Google Workspace 持續探索有助於團隊互動、建立及協作的方式,在聲音、視訊會議,以及即時協作空間領域力求突破創新,支援各團隊的混合工作需求,減少不同工作模式之間的磨合時間及成本,並在維護及運用多平台協作時,將資訊安全風險降至最低,打造無縫接軌絕佳體驗,建立一致性且高相容性的溝通模式,進而創造可永續經營的混合工作模式,讓所有員工可在任何時間及地點,打破版本及裝置之間的不便及限制,享受共同協作的優勢,進而拿出最佳表現。

面對數位辦公 2.0 浪潮,Google 團隊將於 8 月 12 日至 9 月 16 日期間,舉辦六堂 Google Workspace 虛擬工作坊系列課程,帶您了解如何因應新工作模式需求及轉換,進而運用 Google Workspace 提升生產力 ,並與所有人保持密切聯繫。機會難得,千萬不要錯過!

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