發錯郵件讓你很糗嗎?試圖用些小技巧來挽救吧!

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相信大家一定都會有過這種經驗,或是在辦公室聽到此類突如其來的慘叫聲,「啊,郵件寄錯了!」,這時候,你該如何解決?裝做沒這回事、祈禱對方收件匣故障、或是趕緊補封信請對方刪掉?無論是哪種方式,都請先做一件事,那就是深呼吸、再深呼吸,等平復好心情後,冷靜找出解決方法吧!因為,信件已發出,無論你多想否認,對於企業來說傷害都已造成,所以接下來你該整頓好心情,冷靜做出最佳判斷:

首先,確認出錯的內容

已經發出去的錯誤郵件,到底錯在哪呢?究竟是發錯對象、夾帶錯誤檔案、報價有誤、還是只是寫錯字。接著依據錯誤的影響程度與損害大小,評估後續要採取的作為。面對越嚴重的損失,越要謹慎處理,避免影響到企業商務的營運,當然,若是能馬上修補的內容,也請盡快修正並更新資訊給接收者,以免對方造成誤會。

採取相對應的作為

確認錯誤的原因後,接著便要採取相對應作為,以下為一般企業常用的方式:

1. 發信提供修正內容:相信這是多數人第一個想到的方式,建議當你發了修正信後,還是撥通電話給收件者吧,確保當事人有取得你的更正信,讓雙方在資訊統一且正確的狀態下,繼續發展後續的合作。

 

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2. 郵件取消傳送機制:目前已經有不少郵件服務供應商,例如大家所熟悉的 Gmail 和適用於 Gamil、Office365 郵件服務之上的 HDE 郵件安全解決方案、以及 Outlook,均有提供郵件取消傳送功能。而這是怎麼做到的呢?簡單來說,當寄件端按了郵件送出,這封信件並不會馬上被傳送出去,而是會在郵件主機停留一些時間(時間依每家供應商而不等,從基本的 10 秒起跳到客製化設定均有),在這段期間內,寄件端若發現有任何異狀,都可以取消傳送並收回本封信件,以免錯誤資訊外流。

(以上為 HDE 郵件安全解決方案中,管理者操作平台看到的畫面,每封信件都會顯示詳細的寄件資訊,若發現有誤,在設定的時間內可以取消信件傳送。)

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(在 outlook 上也能用建立規則方式,達到信件延遲寄送,保留錯誤收回的緩衝期)

3. 收回已寄到對方收件匣的信件:若已經過了取消傳送可取回的時間怎麼辦,你只好強制收回已寄到收件端主機的信件了!不過,目前這項功能僅限雙方都是 Microsoft Exchange Server 才能執行,且還必須在對方「未讀取」的狀態下才能發揮作用。

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預防甚於治療

當然我們都不希望郵件誤發的狀況發生,因此事前都該建立防範機制,利用法律宣告或是郵件批准機制,來保障自己的權益。

1. 郵件的法律宣告:通常我們在信件底下都會有段法律宣告,用意在於聲明此封信件的隱私權,並告知非本封信件的收件端指定人,不可使用本信件內容,亦不可擅自修改、保存、複印。

 

2. 建立企業發信規則:企業內郵件管理的最高權限者,在建立企業郵件規則時,可以設定不同人員、部門的權限,透過制度化的管理減少潛在的資安漏洞。

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(用戶可以透過郵件供應商所提供的管理介面,制定發信規則)

3. 郵件批准機制:針對企業內的發信機制,制定不同人員權限,當企業員工需要發特定信件時,當內容中提到特定關鍵字,例如:成本、報價等,一定要獲得上級權限的同意,信件方可寄出。

最後,為了避免郵件誤發狀況發生,建議大家在按郵件送出的按鈕之前,多花個幾秒鐘再次確認信件內容、收件者 mail、信件主旨是否正確,都確認 ok 後,再放心地按下寄出吧!


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