近年來，隨著疫情時代的時局變化、雲端科技的日新月異，「數位轉型」成為當代企業必備的思維與能力；此外，因應全球環境問題與聯合國永續發展指標（SDGs）的討論趨勢，ESG（Environment 環境、Society 社會、Governance 公司治理）也成了企業不可迴避的經營課題。

無論從何種角度來執行，例如建立線上敏捷的工作系統、減少地端成本（無紙化）等，都能讓企業在持續強化市場競爭力與環境永續兩者間獲得雙贏。回顧疫情期間遠距辦公的經驗，不少企業積極導入線上協作平台、電子簽名等服務，縮短團隊遠距辦公的距離；不過可惜的是，也有部分企業在疫情暫緩後又回到過往傳統的工作模式，其中又以「恢復紙本簽署」為最常見現象。

其實，企業若能善用電子簽名服務，不只能加速簽署流程和提高營運效率外，更能解決紙本、時間、郵寄等成本，邁向企業永續經營。本文以國內知名電子簽名品牌點點簽（Dottedsign）為例，細數電子簽名能為企業帶來的三項永續好處。

更友善的簽名體驗：比傳統紙本流程快 80% 的時間

不少企業會有「紙本合約」的迷思，認為紙本簽名才正式、安全，且有實體文件可歸檔留存，較為安心；事實上，企業使用電子簽名服務不只能加速簽署流程，甚至相比於傳統合約寄送往返的方式，更加安全有保障，也更易於歸檔管理。去年國內受疫情影響，導入電子簽名服務「點點簽」的企業便大幅提升200%，顯見國內企業對電子簽名的認知度及接受度逐漸提高。

而能讓企業從長期培養的紙本習慣轉換成線上簽署的原因，除了疫情促成外，莫過於電子簽名能提供比傳統紙本更友善、更便捷的簽署體驗。只要有一台電子裝置（電腦、平板、或手機），就能藉由點點簽完成無論是遠端、當面或臨櫃的簽名工作，且從創建文件到指派簽署者只需不到一分鐘，簽署者更可依照簽署欄位直覺的完成簽署，大幅降低簽署錯誤率之餘，也省去傳統紙本列印合約、親簽完成後寄回，或親簽後掃描回傳的繁縟流程，有效節省人力和時間等隱性成本，將時間專注在關鍵的任務上。

此外，雙重身分驗證的保護機制，能在傳遞過程中加密嚴防駭客竄改文件，且簽署完成即壓上數位憑證（Digital certificate），能證明文件乃經由當事人線上簽名且未被他人更動。點點簽具備完整的資安守護措施，不必擔心紙本合約遭中途攔截或人為毀損，或是有偽造簽名之虞，讓簽名這件事比過去更加快速、也更加安全。

• 延伸閱讀：SOHO 族、業務、企業最適合哪一種點點簽方案？（Cool3C）

更流暢的營運效率：團隊數據分析、文件標籤歸檔一秒完成

數位轉型、永續發展不只是口號，更是推動企業前進、產業進步的力量；如何藉由合適的線上工具落實數位轉型，同時確保其營運策略能夠結合環境永續，更是企業刻不容緩的議題。而電子簽名的多元性及便利性，正在企業營運層面扮演相當重要的一環，無論何種團隊規模及企業需求，皆可藉由導入電子簽名服務「點點簽」集中控管文件權限與資源共享，為管理階層提升效率，即時掌握重要合約的相關進程。

說到點點簽的強項，就不能不提「支援多人簽署任務」的功能特色。用戶在點點簽發起簽署任務後，可指定簽署人的順序，確保流程正確不漏簽或誤簽；也可即時追蹤簽署進度，系統將會自動提醒簽署人在期限內完成簽名。

為了協助組織管理者能更有策略地管理團隊 ，點點簽也提供視覺化的團隊數據分析，組織管理者可藉由團隊數據介面中的「完成文件總數、文件拒簽率、平均簽署完成時間」等數值掌握每位團隊成員手上負責的文件簽署狀況，進而提升團隊效率；其他包含控管成員權限、共享範本等功能，則能協助管理者邁向更高效的營運模式。

尤其針對企業內業務、法務、財會等時常需要處理繁雜文件，更可善用點點簽中的標籤功能，輕而易舉地為已簽署文件標籤歸檔，利於往後即時調閱資料，不必在紙本堆中翻找。總體來說，點點簽不只能確保簽署流程不出錯，更協助企業在營運上更順暢。

更美好的永續經營：節省紙張、時間、人力，專注創新成長

據國外知名期刊 FinancesOnline 指出：

長期來看，企業從紙本轉移到線上簽署的成本可節省高達 78%，其中包含可觀的紙張、時間、營運等成本。

關於這點，點點簽的客戶實務經驗可以證明。事實上，每使用點點簽完成一次線上簽署可替公司省下新台幣 36 元的時間與材料成本，且將簽署流程數位化能大量減少紙張及碳粉的使用；據統計，每省下 10,000 張紙可以拯救一顆樹。顯然，點點簽協助企業實踐低碳目標外，更是為地球環境盡一份心力。

另一方面，企業使用線上簽署服務不只能縮短傳統文件往返的等待時間，也能為企業帶來良好的品牌形象。舉例來說，在前線如業務、商務開發人員、諮詢顧問等單位，即可使用線上簽署與客戶打造遠端簽署的情境，維繫與客戶的關係外也利企業掌握關鍵商機。同時，團隊也因導入線上簽署而省下隱性成本，讓企業騰出人力資源，專注創新成長，培育人才達成永續經營的目的。

綜合以上所述，企業須將數位轉型和永續經營納入長期營運上的考量，而導入線上簽署可視為第一步。點點簽（DottedSign）為凱鈿行動科技旗下的電子簽名服務，提供 SaaS 和 API 等解決方案供企業彈性選擇。歡迎使用點點簽，為您的企業提升簽署效率、創造營運價值和邁向永續經營。落實環境永續 ESG 的第一步，不妨就從導入點點簽開始。

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