發電子郵件需要遵循哪些禮節?

「古典」的電子郵件,依然可以算得上是當前最普遍的交流方式之一。我指的並不是即時通訊類的電子郵件,而是日常商務型的那些郵件。電子郵件已經流行了很多年,雖然科技的發展也給予我們其他與他人交流的方式,但電子郵件依然是非常普遍的。
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(Photo Credit :Amy Matthews)

本文來源:huffingtonpost,本文由創見/TECH2IPO 朱子堯編譯。電子郵件是人們進行交流的最普遍方式之一。本文給出了寫郵件時應當注意的一些禮節,相信可以幫助你更好地與你的收件人溝通。

「古典」的電子郵件,依然可以算得上是當前最普遍的交流方式之一。我指的並不是即時通訊類的電子郵件,而是日常商務型的那些郵件。電子郵件已經流行了很多年,雖然科技的發展也給予我們其他與他人交流的方式,但電子郵件依然是非常普遍的。

如果你只是有時候給親友們寫電子郵件,那麼你或許從未想過要去改變你寫電子郵件的習慣,畢竟這只是封電子郵件而已呀。是這樣嗎?當然不是。電子郵件在一定程度上代表了你個人或公司形象的外在延伸,所以現在我們就快速查驗一下我們可以做出哪些改變,從而使電子郵件寫得更漂亮。我(本文作者 Linda Coles)在文章中針對各項要素,給出了很多不同的討論,有些觀點更是完全相反的,這就要留給讀者自行判斷了。

「發件人」是誰?

當你最開始進行郵件偏好設定時,你也需要想好在「發件人」一欄中寫什麼比較合適。給自己發一封郵件,看看你當時是怎麼設定的吧。姓名都寫對了嗎?風格是不是比較正式?單位名稱是不是需要加進去?

怎麼寫主旨

主旨應當簡單明快。不要寫言之無物的主旨,因為如果有人需要就某個關鍵字搜尋你之前發出的郵件,主旨突出將很有幫助。此外,如果你還處於和收件人建立聯繫的過程中,並且希望自己的郵件能在第一時間被對方點開閱讀,那就一定得讓郵件主旨盡量簡明。

別忘了打招呼

問候對方是一個很重要的部分!不要連個「某某先生/女士,你好」都不說就直奔主題。在當面交談的時候,你肯定不會招呼不打就開始對話,那麼在電子郵件裡怎麼就做不到咧?唯一例外,不用致以問候的情況是,如果你是兩方郵件會談者的中間轉發者,而且這輪會談已經來來回回好幾遍,那就不需要加問候了。我個人比較喜歡在上午的頭幾封郵件裡加上「早上好」,因為對方也有可能會早起讀這封郵件。

長度很重要

在收件箱裡的那些未讀郵件可能是一些長郵件。我們所有人都不喜歡讀長郵件,所以如果希望對方讀你的郵件的話,就得把它寫得簡短些。如果可以,最好保持在 5 句左右,另外建議開門見山,直接說要點。這一做法也能展示你對對方時間的尊重。簡而言之,簡短明瞭的郵件可以讓你更可能得到回信。

把握好語氣

我們說了郵件要簡短,但並不意味著郵件應該語氣生硬。是的呢,應該儘早說重點,但是也要注意說話的語氣。你可以在寫完郵件後讀一遍,如果感覺語氣有些唐突,不妨加幾句舒緩語氣的話,或者來個 emoji 表情也不錯(我知道有些人不喜歡用表情符號,但是笑臉的表情可以代替肢體語言,讓收件人了解並感受到你想表達的語氣)。如果郵件內容應該用強硬態度來表達,那還是打電話說好了。

在就某話題進行討論時,千萬別在你生氣的時候發郵件。把郵件存到草稿箱裡,等鎮靜下來後再編輯發送。在發送前給其他人看看,請他們提提意見也是極好的。

除非你跟對方很熟,否則諷刺絕對不會有什麼好處。最好還是用平和的語氣寫郵件。此外,要體現出你自己的特色。如果是推銷郵件,不要單純地複製黏貼郵件內容。郵件的發件人是你自己,而非空泛的公司名稱。

文末標註地址

你有沒有收到過寫了一半,或者是錯字百出的郵件?不妨在寫完郵件正文後加上你的郵箱地址,這樣能提醒自己不要在還沒寫完郵件時就點了發送鍵。在發送前,再三檢查郵件內容、語氣和其他部分,直到你滿意為止。拼寫檢查功能可以在此時幫到你。

待完成事項

增加「待完成事項」,可以讓收件人明確地了解自己需要做什麼。如果你很容易寫那種長郵件(雖然我希望你戒掉這個惡習)的話,標註出「待完成事項」對你會尤有幫助。你可以把待完成事項放到郵件的最下方並高亮標出,例如:待完成事項:請在周二下午 1 點前把三月份的銷售數據給我。

謹慎標記「重要」

不要頻繁點擊那個標了「重要」的小旗子。我的設計師把每封郵件都表上那個紅色的小旗子,所以現在我都直接無視這些郵件了,這樣一來就算標了「重要」,也沒有什麼用處。所以,請謹慎使用這個功能。

是否要副本

需要給誰電子郵件的副本呢?如果你沒那個需求,就不要副本。如果你沒有讓你的收件人參加電話會議,就不要給他們發郵件說那些無關緊要的事情。他們會感謝你的貼心地節省了他們的時間的。

結尾寫什麼

在發送郵件之前,再考慮一下最後一行寫點什麼好。諸如「謹致問候」(kind regards) 或「週末愉快」(have a great weekend) 之類的詞句都是可以的。簡而言之,需要在最後加一點表達友好的內容。另外,如果你寫的是「再見」,最好再加點其他內容舒緩下語氣。

個性化簽名檔

你之前給簽名設定的連接還能打開嗎?郵件地址和手機號碼都附在簽名上了吧?之所以要寫郵件地址,是因為你的郵件需要被轉發給其他人時,能在簽名處找到你的郵件地址。此外,如果是回覆別人的郵件,是否要寫郵件地址就可以視情況而定。另外,傳真號碼其實就沒必要寫上去了。

何時發送?

如果你在正常上班時間工作,就要計劃好你發送郵件的時間,以便對方在工作時間收到。如果你是在晚上 9 點半發送的郵件,那往往意味著你生活不規律、是個工作狂或者工作狀態一團糟。同樣,當你的團隊成員是在凌晨 5 點半收到你的郵件時,無形的壓力或許會迫使他們同樣早起工作。

何時回覆?

根據有關研究現實,如果是別人在你的網站上提問,最合適的回覆時間是在提問後的 5 分鐘內。要做到這一點並非易事,但也不是不可能。不過,應當什麼時候回覆客戶或自己團隊成員的郵件呢?我對此的回答是,於收到郵件的當天,在正常的工作時間內回覆即可。這其實暗含了處理客戶期望的道理:你不止為一位客戶工作,因此不能停下手頭上的工作回覆某一位客戶的郵件。同理也適用於團隊成員的郵件。只要你在當天的稍晚些時候,或是第二天早上回覆,那就夠了。我想,每個人的日程表都不一樣,但是下面給出的 Kevin 的日程表,還是挺有參考價值的。

外出郵件小技巧

我的熟人 Kevin,把自己處理郵件的時間寫進了「目前不在辦公室」訊息(out of office message)裡。時間通常是在上午的 10 點到 11 點,以及下午的 4 點到 5 點,取決於登入郵箱的時間。和你一樣,Kevin 也有好些個客戶,而這樣的一封自動回覆訊息就能讓 Kevin 的客戶大致了解何時會收到回信。使用這個功能,就是在告訴客戶你今天都不在,但不能讓他們覺得你是在忽視他們。曾經有人利用自動回覆訊息的功能告訴對方專案訊息、可用內容以及他們的網站——這就很好地利用了郵件的功能。

關於怎麼寫商業型郵件,或許還有其他可討論的內容,但我覺得上文已經涉及最重要的那些問題,有一些肯定是你之前沒有真正考慮過的。現在輪到你了,需要做出點什麼改變嗎?


從俄烏戰爭居安思危!智慧國家如何鞏固數位基礎建設提升韌性?

數個月過去,俄烏戰爭仍在持續中,期間也讓我們看到了許多現代戰爭的科技應用,烏克蘭又是如何透過這些新科技的應用,使俄羅斯久攻不下?又有什麼值得我們借鏡之處?
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Photo Credit:Shutter Stock/ TPG Images
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文學經典名著《雙城記》以法國大革命爲背景,開頭寫道:「那是最好的時代,那是最壞的時代;那是智慧的時代,那是愚蠢的時代…」歷史總是一再重演,當前的烏克蘭,感受一定更深。

當全世界盡可能避免第三次世界大戰開打,烏克蘭史上最年輕的數位轉型部長費多羅夫(Mykhailo Fedorov)稱此役稱為「第一次世界網路大戰」World Cyberwar I。俄烏戰爭,從跨國IT駭客攻擊、區塊鏈促成加密貨幣捐款、到上千顆星鏈衛星系統(Starlink)突破戰地邊境,解救烏克蘭斷網危機。

俄羅斯和烏克蘭的軍力差距不小,烏克蘭如何善用新型數位科技,讓俄羅斯久攻不下?

俄烏戰爭新科技精銳盡出,其實烏克蘭花了兩年強健數位韌性

不同過往戰事,俄烏戰爭不再以槍枝火炮為唯一武器,數位科技可拿來防禦,更能反守為攻。有文章描述烏克蘭的背水一戰:「以網路為戰場,推特為大砲,全球駭客為軍隊,加密貨幣和NFT籌軍餉……企圖封殺俄國的網路、經濟、資金鏈。」

面對開戰,烏克蘭號召盟友取代單打獨鬥。

他們在網路徵召30萬跨國「IT軍團」以Telegram為基地,分享俄羅斯的伺服器位置,進行一波又一波阻斷服務攻擊(DDoS)。他們也向科技巨頭求援,用Starlink低軌衛星打造戰時緊急網路通訊基礎設施,甚至說服Google地圖停止顯示要道資訊,搜尋服務加入SOS警報功能。

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另外,烏克蘭還運用加密貨幣當成人民逃亡的「救命金」,募集1億美金虛擬貨幣捐款,甚至發行「元歷史:戰爭博物館」Meta History: Museum of War主題的NFT,兼得籌款用途並借助NFT不可竄改特性,紀錄戰爭真相向數位社群散播。

烏克蘭在戰爭爆發時,看似立刻做足準備,事實上,他們過去花了兩年半時間,強健國內的數位基礎建設。

烏克蘭在戰事之前喊出2024年「手機政府」轉型目標,把各類政府服務「Uber化」。原本用來取得數位護照、登記車輛牌照的政府APP,在戰時馬上轉變用來申請急難救助資金、身份證明文件、登錄財產損失等多項緊急功能。

以烏克蘭為對象居安思危,台灣其實也在強化數位建設提升韌性

俄烏戰爭爆發後,國際把焦點望向台灣,Wall Street Journal點出台灣網路的脆弱性,因95%網路流量數據仰賴海底電纜接收、發送。這份報導指出,美國模擬中國侵台會優先攻擊周邊海底電纜,一旦戰事發生,極有可能有一小時的訊息真空期,讓台灣與盟軍通訊失聯。

Photo Credit:Shutter Stock/ TPG Images

事實上,台灣近年非常重視網路基礎建設的重要性,像是行政院智慧國家推動小組提出智慧國家方案(2021~2025年),項下規劃數位基盤建設,為邁向智慧國家奠定基礎。

以衛星系統為例,數位基盤計畫就針對低軌衛星及地面設備投入驗證,建立低軌通訊衛星產業鏈。目前台灣積極投入自主研發關鍵技術與元件,籌組兩組低軌衛星旗艦團隊,放眼目標2026年前發射2枚通訊實驗衛星。

確實,目前已經有10家台灣業者組成「低軌衛星國家隊」,先後打進SpaceX、OneWeb及Kymeta國際供應鏈,有望一年賺進9,000億元商機。當低軌道衛星部署完備,擁有自主的衛星避免對外通訊失聯問題,等於一面強化軍事防禦;另一方面加速發展太空機會財。

除了空中衛星,台灣對海底纜線建設也持續加碼。

數位基盤建設針對亞太海纜及5G雲端聯網中心,完善在地光纖通道、強化安全防護,讓台灣成為國際資通中心樞紐。過去就有媒體點出,中美貿易戰之後,國際企業加碼把海底電纜連到台灣,將此視為新一代「護國圍牆」。

像是受到美國政府支持的Google,預計2024年啟用全新海底電纜APRICOT,這條總長約12,000公里的傳輸科技,將連通台灣、日本、關島、菲律賓、印尼多國,中華電信也有參與其中。未來幾年,預計有其他海纜通向台灣,其中一條是東南亞日本二號(SJC2),採用雙點登陸方式,也就是如果海纜被斷線,還能以陸纜方式備援,有效降低單一海纜站的事故風險。

資訊攻防成未來戰事重中之重,國家網路資安防護迫在眉睫

現代戰爭除了攻擊基礎建設,還會以細膩的AI科技進行攻防,對人民進行認知作戰。俄烏戰爭就曾以「Deepfake」仿臉AI技術,假冒烏克蘭總統宣布投降,迫使烏國政府急於闢謠。過去台灣就曾有影片示範如何快速「假冒」行政院政務委員唐鳳,三兩下功夫就能散播假訊息。

資訊烏賊戰,台灣與烏克蘭的處境,如出一轍。

調查指出,台灣連續9年奪得假訊息攻擊冠軍;至於烏克蘭,則是8年來頻繁受到俄羅斯的網路攻擊。身為假訊息最大受害國,台灣如何加以反擊?

民間成立的非營利組織「台灣事實查核中心」主動蒐集與公共事務有關的可能假訊息,啟動訊息事實查核,也加入國際事實查核聯盟(International Fact-Checking Network, IFCN)依循全球共同原則執行查核工作,甚至因應台灣人口超過9成有使用LINE通訊軟體,特別讓民眾能透過LINE訊息查證官方帳號,闢謠各種假訊息。

面對防不勝防的假訊息,被動防守不如主動攻擊!國內法人單位借助文字及影音圖形AI分析技術,針對社群帳號的行為進行鑑識、溯源,分析背後不實訊息的傳播策略。甚至進一步聯手政府部門、非政府組織,繪製「不實資訊生態傳播暨鑑識生態圖」打造不實訊息反擊體系。

從無國界組織的觀察來看,台灣新聞自由毋庸置疑,但仍有利益衝突、假新聞等問題;無國界組織認為台灣政府把脆弱的媒體生態視作國防威脅,「尤其台灣民眾對媒體信心是民主國家最低,導致民眾寧願相信假消息,也不願向專業媒體查核」。如果這情形沒有改善而遇到戰爭時,我們的新聞媒體與閱聽大眾反而是最沒有「韌性」的一環。

因為疫情關係,「超前部署」成為國人耳熟能詳詞彙,面對敵人也應該像打擊病毒一樣,平時就要鍛鍊防禦體系,尤其針對網路基礎建設,更須提前做足準備。

從俄烏戰爭鑑往知來,烏克蘭能抵擋攻擊長達三個多月,關鍵之一,就是未被摧毀的網路,對內持續通報撤退資訊;對外把第一手戰事消息帶向全世界。換言之,台灣更該從俄烏戰爭學習經驗,根據官方施政,台灣未來五年會投入最大心力,將自身蛻變成為智慧國家,綱領之一即是發展「數位基盤」網路體系,從基礎建設到資訊安全,不僅要反脆弱更要強韌性。

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