Google 總監教你做簡報:別急著開電腦,先用便利貼打草稿

通常,溝通內容的設計都是在他人的要求下進行:客戶、利害關係人或是你的上司。這代表你可能不清楚所有的脈絡資訊,可能需要向請你進行溝通的對象要更多資訊,以便了解整個情境。
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本文為《平台經濟模式:從啟動、獲利到成長的全方位攻略》第 1 章 〈有條理,很重要〉 書摘。Inside 獲商業周刊出版授權刊載。

搞懂脈絡:該問的問題

通常,溝通內容的設計都是在他人的要求下進行:客戶、利害關係人或是你的上司。這代表你可能不清楚所有的脈絡資訊,可能需要向請你進行溝通的對象要更多資訊,以便了解整個情境。有時,對方可能會假設你已經知道部分脈絡資訊,或只是沒說出口。以下列出的問題可以協助你釣出這個資訊。如果今天是你要求團隊進行溝通,你可以在他們著手之前先替他們回答這些問題:

  • 有哪些必要或相關的背景資料?
  • 聽眾或決策者是誰?我們對他們有何認識?
  • 聽眾可能有什麼先入為主的偏見,讓他們支持或反對我們的訊息?
  • 有什麼可以用來加強論點的資料?聽眾是否看過這些資料?
  • 哪裡有風險:有什麼因素會削弱我們的論點,需要主動提出以釐清疑 問?
  • 理想的成功結果為何?
  • 若時間有限、或只能用一句話把資訊傳達給聽眾,你會說些什麼?

我認為最後兩個問題特別能引出深入討論。若要建構出穩固的溝通架構,就必須在開始準備前確定你想達到的結果。在訊息內容套上限制(縮短時間或在一句話之內)可以幫助你把整體溝通內容簡化成最重要的單一訊息。要達到此項目標,我建議各位最好先知道這兩個概念: 3 分鐘故事(3-minute story)與核心想法(Big Idea)。

分鐘故事  VS. 核心想法

這些概念主要是讓你將眾多資訊精簡成一個段落,最終淬鍊出一句簡潔明瞭的主張。你必須對自己的資料瞭若指掌,必須清楚最重要的東西為何、哪些東西不需要放進最精華的版本裡。這聽起來簡單,但是簡潔有力通常都比廢話連篇困難多了。數學家兼哲學家布茲萊.巴斯卡(Blaise Pascal)發現自己的母語法文中便有此現象,並曾說出以下言論:「我很想寫封簡短點的信,但是我沒時間」(此話經常是對馬克.吐溫所說)。

3 分鐘故事

 3 分鐘故事的概念正如其名:如果你只有  3 分鐘可以將訊息傳達給聽眾,你會說些什麼?這個辦法可以確保你自己很熟悉、能夠清晰地說出你要說的故事。若你辦得到,代表你簡報時並不需要仰賴投影片或其他視覺元素。要是上司問你在忙些什麼,或是你跟利害關係人搭上同一班電梯、你想替他做個簡介,此概念就能派上用場。若你在議程上的半小時時程被縮短成  10 或  5 分鐘,你也可以老神在在。如果你很清楚自己想要傳達的訊息究竟為何,那麼無論時間臨時有了任何變動,你都能夠隨機應變。

核心想法

核心想法可以更進一步地刪減無謂資訊,最後濃縮成短短一句話。南西.杜爾特曾經於其著作《視覺溝通的法則》中介紹過此概念。她表示核心想法共有  3 個元素:

  1. 要能闡明你的獨特觀點;
  2. 要能說明風險所在;
  3. 要是完整的句子。

我們利用之前的暑期科學試教計畫案例,來解釋  3 分鐘故事與核心想法的 概念吧。

3 分鐘故事 : 我們科學科的老師想找辦法解決三升四年級學生的學習問題。小朋友第一次上科學課時,就先入為主地認為科學一定很難、自己一定不會喜歡,科學老師每學年都要花好一段時間才能讓小朋友跨越這個障礙。於是我們心想,能不能讓小朋友更早接觸科學課呢?這麼做是否可以影響他們的觀感?我們去年暑假實施了一個試教學習活動,想要達到此目標。我們邀請小學學童參加,最後來了許多二年級和三年級學童。我們的目標是要讓他們盡早接觸科學這門學科,希望能讓他們有正面觀感。為了測試此計畫是否成功,我們在計畫的前後對孩童進行了調查。我們發現剛開始時,有  40% 的學生對於科學的觀感是「還算可以」,占了最大比例,活動過後將近  70% 的學生表示對科學有興趣。我們認為此結果證明了活動有其成效,不僅應該繼續舉辦,還應該擴大擴及率。

核心概念 : 暑期試教計畫成功改善學生對於科學的觀感,因此,我們建議繼續舉辦此活動;請核准此計畫的預算。如此清晰簡短地說出了你的故事後,打造溝通內容就變得簡單許多。接著我們換個角度來討論規畫內容的特定策略:分鏡腳本。

分鏡腳本

設計分鏡可說是事前最能確保精準溝通的流程。分鏡腳本能夠替你的溝通內容組織架構,打造出一個視覺輪廓。決定細節時還可以更動分鏡,但是及早建立好架構能讓你邁向成功。你若辦得到(也合情合理),在此階段即可徵求客戶或利害關係人同意。此舉可以確保你所規畫的內容可以符合對方需求。對於設計分鏡腳本,我的良心建議就是:絕對不要從簡報軟體下手。一打開簡報軟體,很容易發生以下慘劇:壓根沒想好該如何拼湊材料、就一股腦地作投影片,最後做出數量龐大的投影片簡報,但傳遞訊息的效率卻奇差無比。

除此之外,人一開始用電腦做東西之後,莫名就會產生一種牽絆。就算我們很清楚自己做出的東西不符合標準,應該要修改或直接捨棄不用,這股牽絆會讓 我們捨不得下手,因為我們已經投入了太多心血。

不一開始就用電腦,就可以避免產生不必要的牽絆(也可以避免白費心血)。白板、便利貼甚至白紙,都是你的好朋友。跟大費周章用電腦做檔案相比,在紙張或便利貼上劃去資料、或直接丟進垃圾桶,感覺比較不會那麼心疼。我喜歡在設計分鏡腳本時使用便利貼,因為你可以輕鬆重新排列(或是增減)簡報順序,或是嘗試看看不同的敘事流程。

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若用暑期科學學習計畫的例子來設計分鏡,結果看起來可能會像圖 1.2。

在這個範例的分鏡腳本中,核心想法落在最後的建議裡。我們可以考慮將 核心想法調到最前頭,確保觀眾不會錯過重點,並且在一開始就說明為何要進 行溝通、為何這件事值得他們注意。第  7 課當中將會進一步討論其他與敘事順 序和流暢度相關的考量。

在解釋性分析這個領域,若能夠在開始設計溝通內容前,精簡準確地回答你想溝通的對象以及你想傳達的內容,便能減少重複的可能,有助你建構的溝通內容能達到目標。應用  3 分鐘故事、核心想法以及分鏡腳本等概念,讓你簡短扼要地說出你的故事、辨識出你想要的流程。

在設計交流內容前先停下腳步,感覺像是在扯自己後腿,但其實這麼做能夠在你開始打造簡報內容前,建立穩固的認知基礎,省下未來犯錯會花的時間。第一堂課到此結束,現在各位都了解 有條理的重要性 了吧。

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