Google 總監教你做簡報:別急著開電腦,先用便利貼打草稿

通常,溝通內容的設計都是在他人的要求下進行:客戶、利害關係人或是你的上司。這代表你可能不清楚所有的脈絡資訊,可能需要向請你進行溝通的對象要更多資訊,以便了解整個情境。
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本文為《平台經濟模式:從啟動、獲利到成長的全方位攻略》第 1 章 〈有條理,很重要〉 書摘。Inside 獲商業周刊出版授權刊載。

搞懂脈絡:該問的問題

通常,溝通內容的設計都是在他人的要求下進行:客戶、利害關係人或是你的上司。這代表你可能不清楚所有的脈絡資訊,可能需要向請你進行溝通的對象要更多資訊,以便了解整個情境。有時,對方可能會假設你已經知道部分脈絡資訊,或只是沒說出口。以下列出的問題可以協助你釣出這個資訊。如果今天是你要求團隊進行溝通,你可以在他們著手之前先替他們回答這些問題:

  • 有哪些必要或相關的背景資料?
  • 聽眾或決策者是誰?我們對他們有何認識?
  • 聽眾可能有什麼先入為主的偏見,讓他們支持或反對我們的訊息?
  • 有什麼可以用來加強論點的資料?聽眾是否看過這些資料?
  • 哪裡有風險:有什麼因素會削弱我們的論點,需要主動提出以釐清疑 問?
  • 理想的成功結果為何?
  • 若時間有限、或只能用一句話把資訊傳達給聽眾,你會說些什麼?

我認為最後兩個問題特別能引出深入討論。若要建構出穩固的溝通架構,就必須在開始準備前確定你想達到的結果。在訊息內容套上限制(縮短時間或在一句話之內)可以幫助你把整體溝通內容簡化成最重要的單一訊息。要達到此項目標,我建議各位最好先知道這兩個概念: 3 分鐘故事(3-minute story)與核心想法(Big Idea)。

分鐘故事  VS. 核心想法

這些概念主要是讓你將眾多資訊精簡成一個段落,最終淬鍊出一句簡潔明瞭的主張。你必須對自己的資料瞭若指掌,必須清楚最重要的東西為何、哪些東西不需要放進最精華的版本裡。這聽起來簡單,但是簡潔有力通常都比廢話連篇困難多了。數學家兼哲學家布茲萊.巴斯卡(Blaise Pascal)發現自己的母語法文中便有此現象,並曾說出以下言論:「我很想寫封簡短點的信,但是我沒時間」(此話經常是對馬克.吐溫所說)。

3 分鐘故事

 3 分鐘故事的概念正如其名:如果你只有  3 分鐘可以將訊息傳達給聽眾,你會說些什麼?這個辦法可以確保你自己很熟悉、能夠清晰地說出你要說的故事。若你辦得到,代表你簡報時並不需要仰賴投影片或其他視覺元素。要是上司問你在忙些什麼,或是你跟利害關係人搭上同一班電梯、你想替他做個簡介,此概念就能派上用場。若你在議程上的半小時時程被縮短成  10 或  5 分鐘,你也可以老神在在。如果你很清楚自己想要傳達的訊息究竟為何,那麼無論時間臨時有了任何變動,你都能夠隨機應變。

核心想法

核心想法可以更進一步地刪減無謂資訊,最後濃縮成短短一句話。南西.杜爾特曾經於其著作《視覺溝通的法則》中介紹過此概念。她表示核心想法共有  3 個元素:

  1. 要能闡明你的獨特觀點;
  2. 要能說明風險所在;
  3. 要是完整的句子。

我們利用之前的暑期科學試教計畫案例,來解釋  3 分鐘故事與核心想法的 概念吧。

3 分鐘故事 : 我們科學科的老師想找辦法解決三升四年級學生的學習問題。小朋友第一次上科學課時,就先入為主地認為科學一定很難、自己一定不會喜歡,科學老師每學年都要花好一段時間才能讓小朋友跨越這個障礙。於是我們心想,能不能讓小朋友更早接觸科學課呢?這麼做是否可以影響他們的觀感?我們去年暑假實施了一個試教學習活動,想要達到此目標。我們邀請小學學童參加,最後來了許多二年級和三年級學童。我們的目標是要讓他們盡早接觸科學這門學科,希望能讓他們有正面觀感。為了測試此計畫是否成功,我們在計畫的前後對孩童進行了調查。我們發現剛開始時,有  40% 的學生對於科學的觀感是「還算可以」,占了最大比例,活動過後將近  70% 的學生表示對科學有興趣。我們認為此結果證明了活動有其成效,不僅應該繼續舉辦,還應該擴大擴及率。

核心概念 : 暑期試教計畫成功改善學生對於科學的觀感,因此,我們建議繼續舉辦此活動;請核准此計畫的預算。如此清晰簡短地說出了你的故事後,打造溝通內容就變得簡單許多。接著我們換個角度來討論規畫內容的特定策略:分鏡腳本。

分鏡腳本

設計分鏡可說是事前最能確保精準溝通的流程。分鏡腳本能夠替你的溝通內容組織架構,打造出一個視覺輪廓。決定細節時還可以更動分鏡,但是及早建立好架構能讓你邁向成功。你若辦得到(也合情合理),在此階段即可徵求客戶或利害關係人同意。此舉可以確保你所規畫的內容可以符合對方需求。對於設計分鏡腳本,我的良心建議就是:絕對不要從簡報軟體下手。一打開簡報軟體,很容易發生以下慘劇:壓根沒想好該如何拼湊材料、就一股腦地作投影片,最後做出數量龐大的投影片簡報,但傳遞訊息的效率卻奇差無比。

除此之外,人一開始用電腦做東西之後,莫名就會產生一種牽絆。就算我們很清楚自己做出的東西不符合標準,應該要修改或直接捨棄不用,這股牽絆會讓 我們捨不得下手,因為我們已經投入了太多心血。

不一開始就用電腦,就可以避免產生不必要的牽絆(也可以避免白費心血)。白板、便利貼甚至白紙,都是你的好朋友。跟大費周章用電腦做檔案相比,在紙張或便利貼上劃去資料、或直接丟進垃圾桶,感覺比較不會那麼心疼。我喜歡在設計分鏡腳本時使用便利貼,因為你可以輕鬆重新排列(或是增減)簡報順序,或是嘗試看看不同的敘事流程。

若用暑期科學學習計畫的例子來設計分鏡,結果看起來可能會像圖 1.2。

在這個範例的分鏡腳本中,核心想法落在最後的建議裡。我們可以考慮將 核心想法調到最前頭,確保觀眾不會錯過重點,並且在一開始就說明為何要進 行溝通、為何這件事值得他們注意。第  7 課當中將會進一步討論其他與敘事順 序和流暢度相關的考量。

在解釋性分析這個領域,若能夠在開始設計溝通內容前,精簡準確地回答你想溝通的對象以及你想傳達的內容,便能減少重複的可能,有助你建構的溝通內容能達到目標。應用  3 分鐘故事、核心想法以及分鏡腳本等概念,讓你簡短扼要地說出你的故事、辨識出你想要的流程。

在設計交流內容前先停下腳步,感覺像是在扯自己後腿,但其實這麼做能夠在你開始打造簡報內容前,建立穩固的認知基礎,省下未來犯錯會花的時間。第一堂課到此結束,現在各位都了解 有條理的重要性 了吧。

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「 2021 科睿唯安創新論壇」釋放智慧財產力量,超前部署競爭優勢

專業資訊服務提供者科睿唯安( Clarivate ),將於 6 月 25 日下午舉辦線上創新論壇,邀請多位來自全球不同產業的專家齊聚一堂,分享如何釋放智慧財產力量。
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Photo Credit:科睿唯安 Clarivate
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商業競爭環境快速變遷,加上受到新冠肺炎疫情的侵襲,加速數位轉型已是頂尖機構能否保持競爭優勢及持續成長的關鍵。企業面對來自四面八方的壓力,卻依然能夠生存營運,其共同特色為掌握大數據分析洞察、以數據驅動決策、著重發展良好的創新技術,並以更快的速度及效率將成果推向市場;其中,聰明運用智慧財產資料,是成功商業策略的核心所在。

全球領先的專業資訊服務提供者科睿唯安( Clarivate )將於 6 月 25 日下午舉辦線上創新論壇( Clarivate Innovation Forum ),邀請多位來自全球不同產業的專家齊聚一堂,分享如何釋放智慧財產力量,超前部署競爭優勢 ( Maximizing IP to Drive Strategic Advantage )。立即報名:「2021 科睿唯安創新論壇」

結合全球與在地專家觀點,橫跨多個產業的視野

在全球疫情尚未平緩下,科睿唯安採用線上論壇的形式,跨越國界藩籬,讓國內外業界專家可以一同分享自身經驗與觀察。國際與談貴賓陣容包括來自阿里巴巴( Alibaba )、江森自控 ( Johnson Controls )、漢高( Henkel )、聯想( Lenovo )、阿克蘇諾貝爾( AkzoNobel )、費列羅( Ferrero )等知名品牌的智權領導人,台灣本地嘉賓則包含工研院、友達光電與台耀化學。

產業的多樣性也是本次論壇的看點,智慧財產包含專利、商標、工業設計、營業秘密、著作權等多種手段與形式,以往針對創新與智慧財產策略的討論,較少觸及產業結構、企業文化、市場趨勢等影響策略制定的各種因素,例如在高科技與生技製藥領域,專利佈局影響了後續技術優勢、投資併購與成果轉化;而餐飲及消費品牌則可能更專注在商標與設計的保護。本次論壇的專家來自於不同產業,包含電商網路、消費電子、食品、高科技、智慧建築、塑化、生技製藥等,囊括 B2B 與 B2C 不同的市場挑戰與競爭態勢,他們將探討經營智慧財產權的策略思維在其中的異同。立即報名:「2021 科睿唯安創新論壇」

提升智慧財產的戰略地位,加速跨領域整合與產業創新

過往許多台灣機構以防禦及降低風險的思維在經營智慧財產,智權部門在組織內部常被視為成本中心,然而一些發展較成熟的大型企業與研究機構早已跟上國際潮流,正在積極活化這些無形資產,從選題開始就以經營戰略資產的思維將其價值發揮到最大化。另一方面,從手機、電動車到醫療裝置,現代發明皆需要更深更廣的專業技術,跨域整合已是大勢所趨,自全球疫情爆發以來更凸顯了策略聯盟的重要性,尤其智慧財產是跨界合作的重要基礎之一。本次論壇嘉賓來自產業界與研究機構,他們將分享如何透過產業趨勢、供應商與客戶、業務行銷、產品研發、甚至是董事會成員,來深度瞭解企業的內外部需求,並且整合資源以促進組織內部創新文化的良性循環,同時將智慧財產結合創新策略與商業佈局,成為經營管理階層在決策制定上的有力後盾。

科睿唯安提供企業與研究機構在創新過程中所需的專業知識和解決方案,涵蓋科學研究、生命科學與製藥、智慧財產權各個領域。除了每年透過智慧財產資訊評選全球百大創新機構( Top 100 Global Innovators ),亦不時透過旗下整合的專業資訊與大數據分析,提供產業技術的創新趨勢與洞察,協助企業與研發機構利用數據資訊制定決策,加速創新。

立即報名:「2021 科睿唯安創新論壇」

Photo Credit:科睿唯安 Clarivate

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