善用雲端工具,領導團隊高績效

評論
評論

作者簡介:權自強,熱愛生命,喜歡旅遊和交朋友,抱著一顆赤子之心,勇敢探索未知的事物,沈浸在助人的快樂之中。期望做個公益旅行家,可以一邊做義工、一邊環遊世界!曾任 TOPS(台北海外和平服務團)駐柬志工,也是台灣國際志工協會發起人,曾經多次前往柬埔寨、印度垂死之家擔任海外志工,目前身份是 讚點子數位行銷 有限公司執行長,網路行銷講師。

本文為權自強口述, 蘇美真採訪撰文。Inside 獲授權發表。

IMG_2013
▲本文作者權自強

同時與多位客戶對接,身負大量資訊的專案經理,如何有效管理工作文件?身為這些專案經理的老闆,又該如何領導團隊?努力工作不如聰明工作,善用雲端工具,讓各項事務得以在自由的空間與時間中靈活調配,無縫接軌!

創業以來,身兼數位行銷公司執行長、工作坊講師、部落格格主等多重角色,每天需記下來的事情多如牛毛,行程會議、客戶資料、課程綱要、年度目標 ⋯⋯有些人習慣用紙本手帳彙整想法及待辦事項,我個人則偏好使用雲端工具進行控管。

成長階段幸逢電腦蓬勃發展的時代,加上早期從事科技業,所以我頗早以前就開始使用電腦相關工具,習慣以打字取代手寫,其中的好處不乏:

  1. 快速。我是個腦袋想法跑很快的人,若不用打字,手寫恐怕跟不上思考的速度。
    .
  2. 多功能彙整。激發創意或靈感的來源有時只是一句話、一張圖像或一段影片,要轉換成文字相對需要思考的時間;目前線上已有許多雲端工具,可輕鬆將不同形式的資料加以擷取、拼貼,直接儲存。
    .
  3.  高機動性。電子化後的文件易於搬移,無論在編輯或排版上都富有更大的自由,方便快速整理。

最佳工具最大效益

仔細衡量,比起打字,手寫的機會確實變少了,然而兩種書寫過程都有助於思考,鍵入文字的時候,許多創意和想法亦常隨之浮現。事實上,我也並非完全不手寫,只是認為筆記毋須侷限於紙本,而可依目的選擇不同類型的工具。我會透過手寫摘錄較為零碎的資訊,多半是與客戶之間的會議;獨自規劃工作進度時,則採數位筆記的形式。這 2、3 年來最常使用的一套工具叫 Evernote,是一種數位記事本,它的好處首先是跨平台,消弭了空間地點的限制,無論在電腦、ipad 或手機上都可以使用,相當符合資訊產業的需求。我有靈感的時候就會打開來寫一下,記錄上課或開會重點、規劃簡報提案,先記錄下大綱,再利用行程之間的空檔充實內容。其次,與紙本筆記相較還有另一個好處是,隨身攜帶的手帳可能寫滿了就必須換另外一本,Evernote 卻沒有容量上限,你隨時可以搜尋 1、2 年前的舊資料,也可以經由分類、標籤,將相關的內容彙整在一起。

記筆記時應依目的選擇不同的工具,Evernote 偏向綜合型,可添入圖像照片及影音,我常以此撰寫較長篇的文章,例如心情日記。至於像工作目標、待辦事項等條目分明的內容,一般我會使用 Google Keep,其類似便條紙的介面可用顏色區分記事類型,附設的提醒功能也有助我檢視各項計畫是否按時完成。

去辦公室化更有績效

雲端工具可說解放了過往制式的工作形態。認識我或認識讚點子的朋友都曉得, 我們公司辦公室沒有人(而所謂的辦公室,其實就是我的工作坊),從公司成立開始,與客戶之間就是用雲端工具溝通,這些年透過各項通訊軟體,我帶領員工逐步建立起不用打卡,在家工作的新工作流程,定期用 Skype 召開會議,直接線上交換資料,或於協作平台共同編輯。舉例來說,我們會在 Google 協作平台放上會議大綱,正式開會時便逐條報告、討論,內容詳細程度幾乎等同一份會議紀錄,省去事後歸納整理的時間;而隨著 Line 群組問世,每個客戶、不同任務、個案都有各自的群組,搭配雲端文件,提升效率之餘,更減少許多溝通成本。

此種「去辦公室化」的工作形態增添了我們在與遠方客戶接洽時的熟練度,身為老闆的我亦可擴大招募範圍聘請到許多外縣市的優秀人才,員工們則不必歷經日曬雨淋、塞車通勤大老遠跑來公司。當工作不再局限同一場域,不僅是空間,時間上也獲得相對的自由,我們 不在辦公室工作 (not here),工作卻展開於 anytime、everywhere。

自主管理比責任制更重要

許多人難以想像一家公司沒有實體辦公室該如何營運,特別是員工管理方面,畢竟人都有惰性,缺少辦公室約束、主管的督促,在家工作這份惰性極可能無限地放大,「不在辦公室還有效率可言嗎?」—— 我認為,這樣的疑惑出在前提設定有誤,真實的情況與各位所想不同,沒有辦公室,其實更有效率!所謂「疑人不用,用人不疑」,應徵每位員工時,我都會先讓他了解公司工作流程與內部文化,正式錄取後,就會給予充分的信任及自由。在須將工作做完、做好的前提之下,第一,員工越有效率把事情做完,越能盡快做自己想做的事。也就是說,負責且懂得自我管理的員工,自然能得到時間上的獎勵,偷懶的結果,只會影響自己享樂的時間而已。第二,身為 PM(專案經理),每位員工自己都要親自面對客戶,本身即有壓力,不需要人督促。萬一真的需要人督促,表示其缺乏自動自發的資質,也許就較不適合我們這種型態的公司。

台灣許多企業都奉行責任制,但能做到真正責任制的卻少之又少,我認為這部分老闆需要洞悉、轉換、調適自己的想法與心情,為了盯住員工而死守在辦公室,不是反過來綑綁住自己了嗎?

掌握顧客需求核心

對員工要求僅止於將事情做完做好這點,可看出我的經營風格較偏成果導向,無論是人員管理或從事網路行銷,工具和過程都不是最重要的。以 FB 社群行銷為例,有人十分在意粉絲數量,事實上 FB 只是一個工具,不是結果,我們透過 FB 的經營,把客戶帶進來,中間的檢核點應該是經營粉絲團之後業績有沒有起色、訂單有沒有增加,以此檢視成效。

行銷的本質就是幫客戶的業績作提升,只要扣緊這個目標,就不會有問題。無論是社群、大數據或任何行銷手法趨勢,都應掌握核心精神,不斷思考,反問:「客戶到底要的是什麼?」掌握這一點就會找到最有用的資訊。如此看來,大數據也只是一個名詞而已,掌握核心才可以做最有效率的事情。

網路行銷 CEO 教你帶領高績效團隊

  1. 筆記毋須侷限於紙本,可依目的選擇不同類型的工具。
    .
  2. 善用雲端文件,去辦公室化團隊績效更高。
    .
  3. 任何行銷手法趨勢,都應掌握核心精神,不斷思考,反問:「客戶到底要的是什麼?」

歡迎加入「Inside」Line 官方帳號,關注最新創業、科技、網路、工作訊息

好友人數

精選熱門好工作

Campaign Associate 資深線上活動策劃專員

樂購蝦皮股份有限公司
臺北市.台灣

獎勵 NT$20,000

Shopee APP - 實體活動企劃專員

樂購蝦皮股份有限公司
臺北市.台灣

獎勵 NT$20,000

Web UI視覺設計師

酷遊天國際旅行社股份有限公司
臺北市.台灣

獎勵 NT$20,000

評論