善用雲端工具,領導團隊高績效

同時與多位客戶對接,身負大量資訊的專案經理,如何有效管理工作文件?身為這些專案經理的老闆,又該如何領導團隊?努力工作不如聰明工作,善用雲端工具,讓各項事務得以在自由的空間與時間中靈活調配,無縫接軌!
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作者簡介:權自強,熱愛生命,喜歡旅遊和交朋友,抱著一顆赤子之心,勇敢探索未知的事物,沈浸在助人的快樂之中。期望做個公益旅行家,可以一邊做義工、一邊環遊世界!曾任 TOPS(台北海外和平服務團)駐柬志工,也是台灣國際志工協會發起人,曾經多次前往柬埔寨、印度垂死之家擔任海外志工,目前身份是 讚點子數位行銷 有限公司執行長,網路行銷講師。

本文為權自強口述, 蘇美真採訪撰文。Inside 獲授權發表。

▲本文作者權自強

同時與多位客戶對接,身負大量資訊的專案經理,如何有效管理工作文件?身為這些專案經理的老闆,又該如何領導團隊?努力工作不如聰明工作,善用雲端工具,讓各項事務得以在自由的空間與時間中靈活調配,無縫接軌!

創業以來,身兼數位行銷公司執行長、工作坊講師、部落格格主等多重角色,每天需記下來的事情多如牛毛,行程會議、客戶資料、課程綱要、年度目標 ⋯⋯有些人習慣用紙本手帳彙整想法及待辦事項,我個人則偏好使用雲端工具進行控管。

成長階段幸逢電腦蓬勃發展的時代,加上早期從事科技業,所以我頗早以前就開始使用電腦相關工具,習慣以打字取代手寫,其中的好處不乏:

  1. 快速。我是個腦袋想法跑很快的人,若不用打字,手寫恐怕跟不上思考的速度。
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  2. 多功能彙整。激發創意或靈感的來源有時只是一句話、一張圖像或一段影片,要轉換成文字相對需要思考的時間;目前線上已有許多雲端工具,可輕鬆將不同形式的資料加以擷取、拼貼,直接儲存。
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  3.  高機動性。電子化後的文件易於搬移,無論在編輯或排版上都富有更大的自由,方便快速整理。

最佳工具最大效益

仔細衡量,比起打字,手寫的機會確實變少了,然而兩種書寫過程都有助於思考,鍵入文字的時候,許多創意和想法亦常隨之浮現。事實上,我也並非完全不手寫,只是認為筆記毋須侷限於紙本,而可依目的選擇不同類型的工具。我會透過手寫摘錄較為零碎的資訊,多半是與客戶之間的會議;獨自規劃工作進度時,則採數位筆記的形式。這 2、3 年來最常使用的一套工具叫 Evernote,是一種數位記事本,它的好處首先是跨平台,消弭了空間地點的限制,無論在電腦、ipad 或手機上都可以使用,相當符合資訊產業的需求。我有靈感的時候就會打開來寫一下,記錄上課或開會重點、規劃簡報提案,先記錄下大綱,再利用行程之間的空檔充實內容。其次,與紙本筆記相較還有另一個好處是,隨身攜帶的手帳可能寫滿了就必須換另外一本,Evernote 卻沒有容量上限,你隨時可以搜尋 1、2 年前的舊資料,也可以經由分類、標籤,將相關的內容彙整在一起。

記筆記時應依目的選擇不同的工具,Evernote 偏向綜合型,可添入圖像照片及影音,我常以此撰寫較長篇的文章,例如心情日記。至於像工作目標、待辦事項等條目分明的內容,一般我會使用 Google Keep,其類似便條紙的介面可用顏色區分記事類型,附設的提醒功能也有助我檢視各項計畫是否按時完成。

去辦公室化更有績效

雲端工具可說解放了過往制式的工作形態。認識我或認識讚點子的朋友都曉得, 我們公司辦公室沒有人(而所謂的辦公室,其實就是我的工作坊),從公司成立開始,與客戶之間就是用雲端工具溝通,這些年透過各項通訊軟體,我帶領員工逐步建立起不用打卡,在家工作的新工作流程,定期用 Skype 召開會議,直接線上交換資料,或於協作平台共同編輯。舉例來說,我們會在 Google 協作平台放上會議大綱,正式開會時便逐條報告、討論,內容詳細程度幾乎等同一份會議紀錄,省去事後歸納整理的時間;而隨著 Line 群組問世,每個客戶、不同任務、個案都有各自的群組,搭配雲端文件,提升效率之餘,更減少許多溝通成本。

此種「去辦公室化」的工作形態增添了我們在與遠方客戶接洽時的熟練度,身為老闆的我亦可擴大招募範圍聘請到許多外縣市的優秀人才,員工們則不必歷經日曬雨淋、塞車通勤大老遠跑來公司。當工作不再局限同一場域,不僅是空間,時間上也獲得相對的自由,我們 不在辦公室工作 (not here),工作卻展開於 anytime、everywhere。

自主管理比責任制更重要

許多人難以想像一家公司沒有實體辦公室該如何營運,特別是員工管理方面,畢竟人都有惰性,缺少辦公室約束、主管的督促,在家工作這份惰性極可能無限地放大,「不在辦公室還有效率可言嗎?」—— 我認為,這樣的疑惑出在前提設定有誤,真實的情況與各位所想不同,沒有辦公室,其實更有效率!所謂「疑人不用,用人不疑」,應徵每位員工時,我都會先讓他了解公司工作流程與內部文化,正式錄取後,就會給予充分的信任及自由。在須將工作做完、做好的前提之下,第一,員工越有效率把事情做完,越能盡快做自己想做的事。也就是說,負責且懂得自我管理的員工,自然能得到時間上的獎勵,偷懶的結果,只會影響自己享樂的時間而已。第二,身為 PM(專案經理),每位員工自己都要親自面對客戶,本身即有壓力,不需要人督促。萬一真的需要人督促,表示其缺乏自動自發的資質,也許就較不適合我們這種型態的公司。

台灣許多企業都奉行責任制,但能做到真正責任制的卻少之又少,我認為這部分老闆需要洞悉、轉換、調適自己的想法與心情,為了盯住員工而死守在辦公室,不是反過來綑綁住自己了嗎?

掌握顧客需求核心

對員工要求僅止於將事情做完做好這點,可看出我的經營風格較偏成果導向,無論是人員管理或從事網路行銷,工具和過程都不是最重要的。以 FB 社群行銷為例,有人十分在意粉絲數量,事實上 FB 只是一個工具,不是結果,我們透過 FB 的經營,把客戶帶進來,中間的檢核點應該是經營粉絲團之後業績有沒有起色、訂單有沒有增加,以此檢視成效。

行銷的本質就是幫客戶的業績作提升,只要扣緊這個目標,就不會有問題。無論是社群、大數據或任何行銷手法趨勢,都應掌握核心精神,不斷思考,反問:「客戶到底要的是什麼?」掌握這一點就會找到最有用的資訊。如此看來,大數據也只是一個名詞而已,掌握核心才可以做最有效率的事情。

網路行銷 CEO 教你帶領高績效團隊

  1. 筆記毋須侷限於紙本,可依目的選擇不同類型的工具。
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  2. 善用雲端文件,去辦公室化團隊績效更高。
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  3. 任何行銷手法趨勢,都應掌握核心精神,不斷思考,反問:「客戶到底要的是什麼?」

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好友人數

疫情竟使童婚比例暴增?2023 年前將新增 400 萬女童被迫成婚

全球有無數女童正在面臨貧窮、家暴、性別暴力、失學的困境,在動盪不安的 Covid-19 威脅下,女童遭受的生命危機更勝以往,而你我都不該漠視。立即加入世界展望會的資助兒童計劃,不再讓悲劇發生。
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Photo Credit:世界展望會
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在新冠疫情、武裝衝突的影響下,阿富汗女性與兒童正面臨重大威脅,不僅人身自由、教育、工作等權利備受衝擊,近期更傳出 12 歲女童被強擄配婚給軍人的消息,使當地長期存在的「童婚」問題更加嚴重。事實上,不只是阿富汗,全世界仍有無數女童深陷在不安與恐懼中,面臨童婚、童工、貧窮,以及女性割禮等殘酷傳統文化等挑戰,這一關又一關的生存考驗,只因為她們是女生。

女童困境恐怕比你想像的嚴重——關於性別暴力、童婚

根據聯合國統計,每年有 1,200 萬未成年女童結婚,她們大多是因為民間習俗或經濟弱勢而被迫成婚,婚姻不僅逼迫這些女童放棄學業,其遭受家暴的風險也將大增,甚至被迫從事性行為,使得尚未發育完全的身體備受負擔;許多未成年少女因為懷孕或分娩併發症死亡,嬰兒胎死腹中或夭折的機率也更高。

來自緬甸的 17 歲少女荷拉(Hla)就曾是性別暴力與未成年婚姻的受害者。在她12歲時,一場重病帶走了她的母親,而酒精成癮的父親根本顧不了這些孩子,因此荷拉被迫離家、在街上討生活。為了尋求避風港,荷拉甚至嫁給了大她 15 歲的男子,並在 14 歲成為一名母親,但生下孩子沒多久後,丈夫便另尋新歡,留下荷拉和孩子相依為命。無助的荷拉為了不讓孩子跟著吃苦,只能忍著思念的痛苦,把孩子送到安置機構。

Photo Credit:世界展望會/荷拉小時候常跟著爸媽到各個城市的慶典或嘉年華活動兜售玩具,並以此維生。然而非常微薄的收入,根本無法支撐荷拉與 13 個兄弟姊妹的生活。

幸好在荷拉最低潮的時刻,遇上了世界展望會。在世界展望會的協助下,除了支持荷拉重建身心健康,也提供她職業訓練的機會,培養一技之長。僅管有些髮廊仍因荷拉的經歷而不願接受她,但在世界展望會的引薦下,現在的荷拉已找到一份穩定的髮廊實習工作,每月都能賺取 20 美元的薪水,並和同事們住在一起、彼此照顧。從街頭遊童到髮型設計師,荷拉因為世界展望會出現在她的生命中,而有了希望。

Photo Credit:世界展望會/荷拉說:「我住在街頭時,常常受到男性的輕蔑和不尊重。即使我根本沒有做錯事,也常常得躲避警察取締,生活充滿恐懼和不安。很感謝世界展望會的幫助和支持,我才能把自己的人生拉回正軌,創造更好的未來。」

女童困境恐怕比你想像的嚴重——關於失學、文盲、童工

荷拉的故事絕不是少數案例。事實上,許多女童不只遭受可怕的性別暴力,也因為貧窮或環境動盪,而被迫放棄受教育的權利,成為失學的童工,甚至不得不從事對身心發展有害的勞動工作。根據聯合國資料,全球童工人數在疫情的影響下,20 年來首次增加至 1.6 億;而全球約 7 億人口的文盲當中,女性就佔了 2/3。困在社會底層的弱勢女童,身心備受煎熬,急需你我關注。

印度女孩珊蜜拉,便是弱勢女童的縮影之一,遭遇令人心疼。珊蜜拉(化名)原本是個熱愛上學的女孩,14 歲時由於家中經濟無法負擔她繼續升學,因此被送到孟買與姊妹們一起工作,幫助家中生計。當時,珊蜜拉請妹夫幫她找工作,沒想到卻是噩夢的開始,妹夫將她送到人口販子手上,珊蜜拉被推入妓院工作,並經歷長達三個月地獄般的生活。

「只有我工作了才會有飯吃。如果我不工作,妓院老闆、甚至是客人就會拿皮帶打我。我被迫喝酒、他們會拿菸燙我的手。我一直在哭,求他們放我回家。」後來珊蜜拉得知自己陷入險境是受親人所害,整顆心都碎了。

Photo Credit:世界展望會/珊蜜拉好不容易說出那段記憶:「我經歷的那些,希望沒有其他任何女性需要經歷。我承受了非常多的痛苦,那是一段很難熬的時期。白天會有 12 到 14 個男人,晚上則會有 15 到 16 個。一整天工作完後,所有的女孩會被送到荒郊野外中的一棟建築物裡休息,整間房間裡只有一扇窗戶。因為太偏遠,即便我們大吼著求救,也沒有任何人會聽到。」

終於有一天,珊蜜拉和其他女孩們的工作場所遇到警察臨檢,珊蜜拉便趕緊抓住機會向警方求救。成功獲救的同時,同樣在場的妹夫和妓院老闆也遭到警方逮捕。接著,珊蜜拉花了數個月的時間輾轉換了好幾間避難所,最後終於回到家人身邊。

在家人的陪伴以及世界展望會的支持下,珊蜜拉終於踏上復原之路。由於人口販運的受害者往往受到許多暴力與虐待而留下嚴重陰影,這段遭遇遂成為她們心中無法說出口的痛,且大多數受害者因地處偏遠、經濟貧困,或是覺得丟臉、自責等心理因素,難以取得身心重建的專業支持。因此,世界展望會提供包括創傷後症候群、焦慮、憂鬱、恐慌、斯德哥爾摩症候群、藥物濫用等醫療與心理照護,讓更多像珊蜜拉一樣遭遇創傷的女童,得以重建生命。

Photo Credit:世界展望會/珊蜜拉現在加入了印度世界展望會的受害者支持團體,踏上了復原之路。

你有力量打破女童困境:資助 1,000名 女童,扭轉 1,000+ 個家庭命運

在 Covid-19 的疫情衝擊下,脆弱國家的資源更加緊縮,這也讓兒童面臨前所未有的考驗。世界展望會的分析報告指出,2020 年 3 月全球疫情爆發後,與 2019 年相比,童婚案例在許多社區暴增了一倍以上;而童婚的增幅速度,更攀升到25年來最高,若無法改善,預估 2030 年前全球將再增加 1000 萬名兒童新娘。

對於女童而言,貧窮、家暴、性別暴力、失學等問題是無法分割的,這些威脅往往彼此連動、加乘,為女童的生命帶來嚴重打擊。但從上述的實際案例可以發現,受困女童的命運並非不能扭轉,只要世界上某個角落的某一個人願意付出行動,女童的生命就有希望曙光。

世界展望會推動「資助 1000 個女童 挺聲而進 願景無懼」行動,期待在 10 月 11 日女童日前,能為 1000 個女童找到資助人,每個月 700 元,就能翻轉一個女童的生命,為她提供安穩的生存環境與受教權,並將這份改變延伸至女童的家庭與周遭社區,帶來正向影響力。讓我們一起阻止女童悲劇再次發生,現在,就加入改變世界的行列!