日本職人精神,打造流暢職場溝通力— 專訪企業溝通軟體 ChatWork

川村真史解釋「一開始是為了解決自己的內部痛點」,由於常要跟山本社長開跨國會議,Skype 成為他們的必備工具;不過,尤其是面對大型企劃案的時候,同時要在視訊、通訊、管理系統等不同軟體切換,十分麻煩。同時日本許多企業也有漸漸降低 mail 比例,直接轉用社群軟體聯絡的現象。「為什麼不做個能減少負擔的軟體呢?」EC Studio 內部出現了這個想法,於是 2010 年在著手開發內部專屬的工作聯繫軟體。
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各位親愛的讀者,您目前手頭上的工作是不是一邊要用 mail 與老闆、同事或客戶傳遞確認工作內容,另一邊又要用通訊軟體隨時待命,為不同平台間頻繁切換感到煩躁呢?或要開視訊會議的時候,還得另外開一大堆程式進行簡報?

光是一般交友用的社群通訊,可能很難滿足上班族們複雜又多工的重度需求。的確,無論來自國外或台灣自己研發,目前市面上有不少號稱「專為工作而生」的通訊軟體出現在我們面前,但實際上真正適用工作場景的溝通軟體,卻不只有聊天、傳檔案這麼簡單,有許多軟體會因工作文化、需求,甚至是技術的差異,產生或多或少不適用的問題。

Inside 本次拜訪日本連續兩年獲員工滿意度調查第一名,並備受青睞的工作溝通平台 ChatWork,來了解他們是如何崛起於日本職場,以及分享他們相當喜愛的台灣市場經驗。

矽谷發跡、大阪扎根,揉合日美 DNA 的創業歷程

從結構上來看,日本軟體與 IT 業的發展路徑其實相當特別;在智慧型手機風潮席捲全球之前,其實日本無論在技術或市場面都相當成熟,是世界上公認行動網路最發達的國家之一;不過限於國內的特殊軟硬體生態,也讓來自國外的視角觀看日本 IT 產業時,總是隔上了一層薄紗。

但 ChatWork 又更同時揉合了日本與美國經驗。雖然正式推出 ChatWork ,並將服務引進美國是最近幾年的事,創辦人山本敏行卻是選在網路泡沫正熱烈發酵的 2000 年,於「震央」矽谷創辦 ChatWork 前身 EC Studio 公司。台灣區行銷負責人川村真史表示,山本敏行當時正在美國留學,雖然目睹網路業當時被過度投機發生產業泡沫,但也深刻體認網際網路將會是獨領風騷的未來產業,毅然而然直接在美國建立公司。

不過,EC Studio 一開始也不像現在 ChatWork,是以世界為主要目標的公司;更精準的說,山本敏行一開始想的是「希望藉由美國的網路 IT 經驗,重新活絡日本產業」。在此前提與 web 1.0 大趨勢的同時影響下,EC Studio 以搜尋引擎與 SEO 為主要業務,鎖定急需導入 IT 能量的日本中小企業,並將主要活動中心放在大阪;可是山本敏行本人還是一直於矽谷活動,隨時從第一線收集網路 IT 產業的最新趨勢與資訊,並回饋給 EC Studio。

有很多商管的相關書籍或課程都會不斷強調,降低內部溝通成本等同於提升工作效率;但 ChatWork 就直接用一次跨功能的整合軟體達到這點。目前 ChatWork 已將即時溝通、工作管理、檔案分享與視訊會議等現代職場最需要的核心功能統整到一個平台內,PC 甚至不需下載軟體,只要透過遊覽器即可使用。

說到這點,川村真史解釋「一開始是為了解決自己的內部痛點」,由於常要跟山本社長開跨國會議,Skype 成為他們的必備工具;不過,尤其是面對大型企劃案的時候,同時要在視訊、通訊、管理系統等不同軟體切換,十分麻煩。同時日本許多企業也有漸漸降低 mail 比例,直接轉用社群軟體聯絡的現象。「為什麼不做個能減少負擔的軟體呢?」EC Studio 內部出現了這個想法,於是 2010 年在著手開發內部專屬的工作聯繫軟體。

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▲ChatWork 一開始只是內部使用,沒想到意外受好評

「結果太好用了,公司決定作為主力對外販售!」川村真史笑著說起這段無心插柳柳成蔭的往事,不過他們同時意識到,這樣專為工作而設計的通訊整合軟體潛藏相當大的潛力,開始於 2011 年對外販售,隔一年甚至連公司名字都直接改成 ChatWork,將心力 100% 投注其中。

由於切中上班族的需求,ChatWork 迅速被許多日本企業採用。至 2015 年末統計,已獲得高達 86,000 家日本企業所採用,持續使用率也超過 99%。並在日本市調公司「Neo Marketing」所做調查中,在九個企業內部溝通工具中,獲得「滿意度」、「易用性」、「想持續使用」、「推薦度」與「期待度」.... 等五項指標之第一名,

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▲ChatWork 因操作直覺,功能完善,身受日本上班族喜愛

ChatWork 眼中的台灣

談到為何選擇台灣作為美國以外的首要主力市場時,一開始川村先生還半開玩笑的說是因為「台日友好」的關係。不過據 ChatWork 的觀察,台灣其實跟日本產業型態頗為類似,都是以「技術」導向的中小企業立國。根據 2010 年的數據,日本中小企業佔比有 99.7%,而台灣也有高達 98% 的比例。由於立業一開始就將方向鎖定「協助中小企業」,產業結構相近,在歷史、文化上淵源不淺,又能廣泛接受外來事物的台灣自然成為他們的首要目標。

不過在職場文化上,台日之間確實也有不少的差異存在。雖說台灣一般對日本職場有「長幼有序,恪遵尊卑」的既定印象,但是在 ChatWork 眼中,台式管理跟美日的「個人作業主義」不太一樣。川村先生說明,他們觀察美國與日本在工作上常常比較偏重個人發揮,主管一旦交派下去,到工作完成或約定的檢查時間點才會確認進度。這也反映在 ChatWork「工作管理」功能的設計上,主管可以輕鬆設定好「指派工作項目」的內容與時間點,並且可在對話中,就直接將對話內容設定成指派的工作內容。

在半年內,ChatWork 相當積極,親自拜訪並教學不少採用該軟體的台灣公司,發現比起美日,台灣主管更喜歡「事恭必親」密切追蹤每天進度,也因此正積極搜集台灣公司的特有需求或使用者經驗並傳回日本開發端,預計上半年內就會更新為更適用於台灣職場的版本。

談到拜訪台灣廠商,川村先生也說明另一個更直接進入台灣市場的契機。雖說軟體在較早的時候,就將繁體中文版開發完成了,但在真的進入台灣之前,卻在日本就遇到有廠商「主動聯絡」,想引進 ChatWork 作為管理內部流程的主力工具。該公司主要生產 LED 與相關晶片,並在中國設立廠房與分公司。

由於該公司組成複雜,有製造端也有行銷、營運等等的部門,往往跨部溝通需要耗費相當多時間;一開始在單一部門引進試用後即造成相當好評;之後再從主管高階端導入擴展到整間公司,ChatWork 也親自上門授課,帶領全體員工掌握系統邏輯與操作方法。

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▲ChatWork 同時支援多系統,讓使用者在不同平台中無縫接軌

不過由於該公司設廠在中國,由於網路長城的限制,原先台灣這邊是使用 LINE、而中國使用 QQ,造成在溝通上必須頻繁切換不同平台的困擾;在導入 ChatWork 後,確實為台灣公司增進了不少溝通效率。不僅該公司有跨境的問題,ChatWork 也發現不少的台灣廠商對聯繫、統合中國方面的工作有極大需求,而且往往都是台灣這邊設計營運,再指派到中國大量生產的經典模式。為此,川村先生也表示,將會回去與日本總部好好討論跨境溝通的相關可能性。

將以台灣為基地,擴展東南亞市場

隨著產品服務逐漸成長茁壯,ChatWork 的好表現也反映在募資上。就在今年 的 1 月 20 日,ChatWork 一口氣獲得 Jafco、新生企業投資株式會社、SMBC Venture Capital 三家創投青睞,再加上早些時段 GMO VenturePartners 四間加起來,總共募得高達 15 億日圓(約台幣 4.2 億),一舉達成同年度二度增資。

相較其他國家來說,日本廠商會較喜好將台灣作為進入東南亞的最佳跳板。原因無二,台灣是開發程度相對完善、產業鏈相對完整,在地理上正好位於樞紐的國家。除了台灣之外,ChatWork 也同時展開越南跟泰國的市場推廣,並以對香港做過完整的市調評估。因此在台灣是否成功,在他們眼裡極具「示範性」地位。未來 ChatWork 也將努力耕耘台灣市場,開放 API 並積極經營使用者社群,讓 ChatWork 成為台灣職場上最佳的工作夥伴。

 

ChatWork 台灣:http://www.chatwork.com/zh-tw/

 

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