那些年,我在 startup 愛用的好工具

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本文原刊登於《Like a Poem 部落格》,Inside 獲授權轉載。作者為 Betty Wu,偶爾偏右的左撇子,被設計思考改變人生的網路業愛好者,關注一切以人為本的議題,立志活得像一首詩。

新創公司(Startup)因為沒錢沒資源,大部分的工作都得仰賴外部服務,為了要追求最低成本又好用,我真的覺得我們很像軟體試用大隊 XD 最基本的 Google Drive 與 Dropbox 就不提了,以下是我用過的一些免費工具使用心得與心目中的理想組合,總共有四大類別:專案管理、視訊會議、圖表與簡易繪圖、文書編輯。(因為不能隨便洩漏資料所以以下軟體截圖大多取自網路 XD)

(1) 專案管理

Redbooth + Redmine 是黃金組合,Trello + Redmine 則是不得已的將就。

我用過的有 Trello, Teambox(現在叫做 Redbooth), Redmine, mural.ly。

◆ Redmine:管進度、issue 相當便利 (日曆、甘特圖),責任歸屬與狀態可以看得很清楚。只是插入圖片的方式有點麻煩...

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◆ Trello:難以做時程管控(沒日曆),對專案管理來說也很難寫到很細,比較適合呈現簡單的、條列式的東西,作為待辦事項管理工具。給團隊內成員看彼此大致的工作項目或給主管監控還算便利,但專案負責人無法在此規劃或掌控細節(至少對行銷類型專案來說不太便利)。不過想用免費服務的話還是只能將就一下。(除非你的團隊成員都不願將就 XD)

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◆ Teambox(Redbooth):我是在改版前用的,專案管理功能很齊全,管理時程、任務清單、檔案都很方便,也可以在上面直接對話,只是現在似乎變成全面收費了...

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◆ Mural.ly:一看就知道這很適合設計思考 XD 比起管理任務細節,這比較適合常常需要做視覺化思考的人,在整理 idea 或是做圖像上的討論很方便。之前我用的是免費 beta 版,現在要全面收費了 Orz

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整體使用感想:「有人用」比「用什麼」重要太多。

(2) 視訊會議

有了 Zoom,到底誰還要用 Skype???

Skype 在一對一時還好,但多人無法用視訊,而且很容易斷線。

由北美華人創辦的 Zoom 通訊品質超好,可以多人視訊,而且還能錄影、分享螢幕畫面、即時註記,遠端做簡報或介紹都沒問題!免費版雖然一次只能用 40 分鐘,但時間到了,與會者只要重新輸入 meeting code 進入會議即可,對團隊來說這不像限制,反而覺得是超棒的特色,因為會議開太久會沒效率,可以逼自己盡快開完,真的開不完的話 40 分鐘也可做個短暫休息,避免大家崩潰。

Zoom 在 2014 年底正式在台灣成立分公司並積極推出各種優惠方案,有興趣的人不妨去體驗免費版看看,用過它之後真的不會想再用 Skype 開會啦:

(3) 簡易繪圖

Cacoo 樂勝。

Cacoo 是日本團隊 nulab 在 2009 年推出的線上圖表協作服務,不用安裝東西,只要登入就可使用,操作上也相當直覺方便,可做流程圖、心智圖甚至是簡單的 wireframe。免費版雖然在繪圖張數(25 張圖)與匯出格式上有些限制,但已經相當夠用了。

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(4) 文書編輯

文書編輯:Hackpad 比 Google Doc 輕便好用

如果有文案或是 blog 文章等以文字為主的內容需要撰寫與討論,hackpad 相當適合,可以自由地在各處 comment,編輯功能除了不能換字體顏色有點不便外,已經相當夠用。Google doc 因為越來越像 Word,操作起來有點笨重,而且已插入的圖片也無法重新另存檔案,hackpad 則可以。另外我曾經用 hackpad 開過簡單的 spec,感想是文字編輯軟體真的不適合開 spec。

同場加映-- 企業溝通軟體:Slack

如果可以,絕對、千萬不要用 FB 或 LINE 來當主要的溝通工作管道,那會讓人徹底想刪除 FB 與 LINE 的帳號 XDD 雖然我沒自己用過,但前輩們都推薦 slack,所以我就道聽塗說地先把 slack 當作企業溝通的首選囉!

 

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