十句你在台上簡報時絕對不該說出口的話

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美國科技新聞部落格 The Next Web 共同創辦人 Boris Veldhuijzen van Zanten 參加的會議不知凡幾,聽過的簡報同樣驚人。但他經常聽到講者重複犯下相同的錯誤,「失去聽眾最簡單的方式,就是在第一分鐘失誤」,但就是有許多人都疏忽了。以下是他所列出的 10+1 個, 你在台上時不該說出口的話

1. 我還在時差/我累死了/我醉了

不知道從誰又從什麼時候開始,很多人開始簡報之前,彷彿都要先為可能的表現不佳打預防針,「他們昨天才邀請我」、「我這趟旅程真的很累」⋯⋯或者其它理由。身為聽眾,我們只想聽到主題,如果你覺得渾身不對勁,無法在舞台上呈現最佳狀態,那你應該取消,回家吃藥、來杯濃縮咖啡,好好休息。

2. 等一下我會提到

如果台下觀眾表現出對某個主題極高興趣,應該把握機會,充分享受難得與聽眾互動的機會。如果有人問了個問題,而你正好在之後的簡報會提到那個問題,別猶豫,當機立斷馬上跳到那張簡報。如果聽眾勇敢地發問,你應該讚許他們,並且邀請其他人一起加入討論,延遲很容易變成潑冷水。

3. 你可以聽到我的聲音嗎?

這個景象你一定不陌生,很多人簡報時會先輕敲三下麥克風,然後大喊「你們都能聽到我的聲音嗎?」接著露出有點尷尬的微笑,因為所很明顯所有人都聽到了,但是沒有任何人舉起手來。檢查麥克風是否運作正常不是你的責任。假如你覺得麥克風怪怪的,放輕鬆,數到三,再試一遍。聲音如果還是不對勁,就走到舞台邊請工作人員協助,對觀眾不慌不忙保持微笑,一切都在掌控之中,冷靜等待維修。

4. 燈光太亮了,我看不到你!

舞台上的燈光太刺眼,當然很難看到台下的觀眾。不過特地告訴觀眾很沒必要。只要望向黑暗,偶爾微笑,當成在自己家裡般自然。如果想要更加親近觀眾,就走下台。有需要的話,比如拋出問題想看聽眾的回應,就請負責燈光的工作人員調整,更好的做法是在事前就跟燈光人員協調,到時你需要幫助時,他們就能更迅速的反應。

5. 這些字你看得清楚嗎?

一般來說,你的簡報字體大小,應該設定成觀眾平均年齡的兩倍,也就是說,如果觀眾大多是在 40 歲上下,那字體應該設成 80,所以你當然就無法塞太多字在簡報裡。如果不聽勸,還是硬要塞滿整張簡報,那⋯⋯

6. 讓我為你大聲念出來

千萬千萬千萬千萬千萬,不要在簡報中放上讀者需要耗時間才能看清的文字。如果你還是這樣做了,那也不要「大聲念出來」!在簡報中放文字並且朗誦出來,簡直是讓台下觀眾分心的最佳「不二法門」。如果你在同一張簡報放了四個以上的單字,人們便會開始不由自主讀它,而這就是你身為主角徹底失寵的時刻,他們心思既然被轉移到簡報上,就再也不會繼續認真聽你看你了,別被自己做的簡報背叛!

7. 請關掉你的手機、筆電或平板

很久以前這是合理的要求。但是人們現在打開手機或電腦很可能是為了要把你剛剛說的精彩論述分享到社群網站,當然,他們也很可能只是在玩遊戲或滑 Facebook。不過時代已經改變,你可以要大家把手機調成靜音模式,但剩下的,就得看自己的簡報是否精彩到喚醒低頭的觀眾,讓他們聚精會神,一秒也不願放過。強制索求人們的注意力,只是徒勞。

8. 不必做筆記或拍照,等等簡報會傳到網路上

能主動在會後把簡報上傳到網路,那表示你非常跟得上時代。不過如果你的簡報做得好,就表示不會有擁擠的文字(請看第四點),所以人們會習慣性記錄你口頭陳說的重點。誰敢肯定,會不會因為你講出來但沒呈現在簡報上的一句話,讓聽眾靈光乍現,從此改變他營運公司或經營自己的方式?如果當下沒有記下來,很容易船過水無痕,別阻止人們做他們想做的事。

9. 讓我馬上回答這個問題

身為聽眾,你一定有過這樣的經驗:聽眾問了問題之後講者就開始自顧自地回答起來,根本沒聽清楚問題到底是什麼。講者把握互動機會,但最好也養成貼心的習慣:先重述一次問題,讓所有聽眾都能明白問與答之間的脈絡。

10. 我會長話短說

這是一個從來沒有人實踐的承諾,但是又有很多人喜歡用這句話當開場白!聽眾真的一點也不在乎你是不是真的長話短說,他們花時間是來獲得啟發的,你可以跟他們說「這場演說將改變你的一生」或者「這場簡報本來預計 30 分鐘,但我只會講 25 分鐘,你們可以提早離開喝杯咖啡」,然後謹記承諾,說到做到。

什麼?時間到了?我還有 23 張簡報欸

台上十分鐘,台下十年功,無論再怎麼有自信,練習仍是不可或缺,必須適當的分配時間。如果可以的話,提前五分鐘結束,並與觀眾互動,甚至邀請他們喝杯咖啡,單獨聊聊。預定時間內的五分鐘會令聽眾驚喜,多出的五分鐘卻會讓他們厭煩。

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