22條協助您增加工作效率、節約時間的建議

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Photo By jseliger2 , CC BY 2.0,本文由 伯乐在线  -- sapphire 譯自 Marius Ursache,伯樂在線同意轉載。

這個問題 來自 Quora,下面是來自 Marius Ursache 的最佳回覆 ,目前有 6400+ 讚。

我一直在測試和調整各種生產效率的技術,在過去的五年中,閱讀了大量的書籍(其中大多數是重複的),這裡是我的一些結論:

這不是一個關於時間的問題,而是關於精力。

為了「有效率」,我們試圖在一個工作日內塞進盡可能多的小時,但最終一切都更多地取決於你的注意力、積極性和良好狀態(這些都是直接與精力等級聯繫在一起)而不是工作時間。我最近在葡萄柚的一個內部簡報上提及我提高效率的想法,簡報檔如下:

其中一些關鍵結論:

  1. 決定什麼是重要的事 ,因為在 5 年之內,你現在做的 80% 的事情都不會有任何結果,大部份是徒勞無功的,沒有用的結果。
  2. 睡眠、飲食和運動 可以讓你的成果提高到三倍,因為他們可以幫助你增強注意力,動力、精力水準。
  3. 兩分鐘法則: 如果你可以在兩分鐘內做完一件事(比如回覆郵件或是一個家事),那就現在做。計劃著一會兒完成它、記著它,並在未來完成它會花費五分鐘甚至更多的時間。
  4. 五分鐘法則: 治療拖延症最好的辦法不是定目標去完成一個可怕的大任務,而是只在那件事上花五分鐘。你會發現在大多數情況下,它在超出五分鐘的時候依舊很順利,因為你進入了平坦期。
  5. Seinfeld 生產鏈: 如果你想做好一件事,那就每天去做。包括聖誕節、復活節和審判日,沒有例外。
  6. 微小的生活習慣: 與五分鐘法則高度結合起來,你可以很快地形成好習慣。這個很有用,我測試過的。
  7. 你的記憶力爛透了: 即使你是一個天才也要把每件事都從你的腦子裡清出來。把他們寫在一個筆記本上,放進待辦事項列表的應用程式裡、記在手機裡或是告訴 Siri,我不在意你使用的方法。
  8. 盡量少使用工具 。我曾經測試過大多數待辦事件管理功具,並最終保持使用 Cultured Code 的 Thing app 和 Google 日曆(iCal 是不錯,但是 Google 日曆和我的預設 Gmail 結合得很好)。如果你了解了下一條規則,你用什麼就並不重要了(鉛筆或是鋼筆都是可以的)。
  9. 規則強於工具。 你需要紀律,這對我來說意味著兩件事:我每天早晨做得第一件事是計劃我的一天,並且我每天都寫一個簡短的工作日誌。這有助於幫助我保持清醒,有良好的優先級排序,去掉無用的任務,並且做有意義的事情。這節約我很多時間。
  10. 蕃茄計時器, 這是一個時間盒。在 30 分鐘內只做手頭的事情,不做任何其他的事情:沒有電話、郵件不和別人說話,沒有社群網站。除了

    記得在發生火災時從樓裡跑出來外,沒有別的了。(可參見這篇譯文《番茄時間管理法:一個番茄是如何讓你工作更有效率的》)
  11. 總是帶著耳機。 你不需要在聽音樂,但是這會阻礙別人接近你。
  12. 郵箱時間分配和收件夾清空 。不要把看郵箱當做你一天裡的第一件事,也不要在晚上看它(這件事毀掉了我的很多個晚上),試著一天只查三次:早上十一點,下午兩點和下午五點。你的收件夾並不是一個待辦事項列表。把它清空:每一封郵件都應該是一個可操作的任務(把它和待辦列表連在一起),或是一個參考文獻(把它發到 Evernote 或存檔)或是現在就應該刪掉。
  13. 對手機來說也是一樣的 。不要總是能被聯繫到,我總是把手機靜音,並分批回電話。
  14. 把小事情分批 ,比如郵件、電話或是 facebook 等等。
  15. MI3,最重要的三件事(或是改成一件必做的,3 件應該做的,或是五件可以做的)。早晨開始做最重要的一件事。
  16. 意志力是有限的 。不要認為在你遇到麻煩的時候意志力會幫你。把最重要的事情放在早晨做,並且盡可能地讓所有事情自動化(委託、分批等等)。美國總統不需要每天選擇他們的菜單和衣服顏色,否則他們的意志力會在晚些他們需要按下(或不按)紅色按鈕時耗盡。
  17. 最有驅使力的事情 。總是問問自己,你現在能做的最有驅使力的事情是什麼,然後應用規則 14。
  18. 經常推出新產品 。不要過分地美化它。就像他們在創業公司圈所說的,“如果你不因你的產品感到難堪,你已經推出得太晚了。”
  19. 壓力會帶來奇蹟 。使用獎勵或是社會承諾。我們最近在新的葡萄柚網站上實施了這一點。之前的那個網站投入使用花了兩年半的時間,而新的這個只花了兩天半,我們用了一個週末進行駭客松(外加週一)。
  20. 有計劃的拖延 。你的大腦需要休息,並且有時候新一期的綠箭俠可以比最好的 TED 演講創造更大的奇蹟。
  21. 刪除、說不、忽略、不要堅守日程表 。我喜歡最後一點,它來自於馬克·安德森,因為這樣可以讓他立即見任何他想見的人。這樣很多人會恨你,但是你有時間做相關的事情。你認為你會在 20 年後後悔這樣做嗎?或是為了一些人做一些你不在意的事情,只是為了表面上的讚賞。
  22. 假裝無能 。這是一個套用之前規矩的很有策略的方法。

這次就到這裡,我的拖延休息結束了,我要回去工作了。

【補充】:

Colin Shillingford 在他的回覆中認為,「節約」時間的最好方法是充分利用我們的時間。我們無法創建之前不存在的時間。我們所能做的,改變任務的優先等級,或者調整任務的順序。我們中的大多數,正是在這方面出問題了。此外,Colin 在回覆中也推薦了他認為很不錯的蕃茄時間管理方法,可參見這篇譯文《番茄時間管理法:一個番茄是如何讓你工作更有效率的


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