Facebook 和 LINE 這樣用,業績、效率三級跳

一天中,你要瀏覽幾次 Facebook、按多少個讚、貼出多少文章,或和別人 LINE 一下?正是這樣的使用模式,讓一股「指尖下的溝通浪潮」正快速翻轉人們生活與工作的型態。
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原文刊載於 《Cheers》雜誌 第 164 期,作者洪懿妍、李欣岳、楊倩蓉,Inside 獲得授權刊登。

《Cheers》雜誌最新調查發現,即時通訊軟體已成為 7 成上班族最常使用的溝通方式,email、簡訊與打電話 3 樣加起來還沒有它多。

甚至,全球 1,700 位企業 CEO 一致認為,5 年內,社群媒體將取代大部份傳統媒體,成為面對面之外,企業第二熱門的接觸客戶方式。還在用輕鬆、玩樂的角度看待社群媒體嗎?能帶給你業績、效率三級跳的指尖溝通時代早已來臨,端看你怎麼用!

一天中,你要瀏覽幾次 Facebook、按多少個讚、貼出多少文章,或和別人 LINE 一下?愈來愈多人對這問題的直覺反應都是:「很多。」若是進一步再問「很多」是「有多多」?恐怕很多人的共同答案都是:「實在難以計算,跟說話差不多了。」「跟說話差不多」,沒錯,正是這樣的使用模式,讓一股「指尖下的溝通浪潮」正快速翻轉人們生活與工作的型態。

以知名飲食旅遊作家、「Yilan 美食生活玩家」網站創辦人葉怡蘭來說,她經常在 Facebook 上分享美食與旅遊心得,乍看之下,似乎遊山玩水、品嘗佳餚就是她的生活。然而,很多人不知道,她還是實體商店「PEKOE 食品雜貨舖」及自由心向創意出版公司的負責人,底下有 16 位員工,出版 5 本雜誌,本身既是自由工作者,也是企業管理者,工作其實非常忙碌。

不過,葉怡蘭一週卻只進辦公室一天,多數時間只要沒有出外旅行,幾乎都待在家裡。

每早醒來,她的第一個動作是先打開電腦,放上咖啡壺,然後才去刷牙洗臉。用過早餐,連上網路,正式展開一天工作時,陪伴她的,是 5 個社群網路介面:Facebook、噗浪(Plurk)、2 個微博外加 Google+。

她在 Facebook 上發文,興緻一來會貼出三餐照片,和網友分享。上午 10 點左右,她上 Skype 和員工開會,再撥空上微博與中國網友互動。電腦上幾乎總是同時出現 3 個視窗,所有事情都透過指尖搞定。

本來,葉怡蘭在工作上的角色只是「作家」,現在她卻像多出好幾隻手臂,身兼數職,多工效率驚人。「很多人羨慕我在家工作,但真相是,我忙到連交通往返的時間都沒有,在家工作是最快的方式。」葉怡蘭接著道:「只要網路不斷掉。」三年級 CEO 也是重度使用者,公私一指「敲定」葉怡蘭是特例嗎?當然不。不分世代、不限領域,類似的效應幾乎發生在每個人身上。

「我是 LINE 的 heavy user(重度使用者),」66 歲的全聯福利中心總裁徐重仁笑著這樣形容自己。平常巡店時,只要在現場看到商品配置需要調整,或是某個場景有參考必要,他總會隨時拍下來,即時 LINE 給其他同事參考。至於日常生活中,徐重仁滑手機、平板電腦的流暢度,可一點都不輸給年輕人。

麥實創投董事長方國健打開手機,則是滿滿一長串從公司到私人的 LINE 群組。從開會到假日出遊,全靠它們「敲定」。他笑著說,這樣溝通效率高多了,過去還得一一發 email,現在直接在上面貼訊息,馬上全員到位。當然,針對不同區域,工具也不同,需要和對岸聯繫時,他就改用 WeChat。

旗下員工超過千人,富士達保經董事長廖學茂更是善用即時通訊的管理高手。除了直接用 LINE 跟管理團隊討論公事,身兼朝陽科技大學講師的他十分「與時俱進」,因為學生可以用 LINE 直接跟他請假。廖學茂半開玩笑說,學運期間有學生想去現場,他還會建議對方,去了之後要不要打個卡?

今年 2 月,Facebook 公布最新的用戶數字。在台灣,每月活躍用戶數高達 1,500 萬人,滲透率 65%,高居全球之冠。其中,每天登入的使用者有 1,100 萬人,而 850 萬人是透過行動裝置登入。另外,LINE 在 1 月也公布,台灣用戶數已超過 1,700 萬,居全球第 5 名(前 4 名分別為日本、泰國、印尼、印度)。

透過《Cheers》雜誌進行的「2014 年新職場溝通術大調查」,再次印證這股趨勢。當問到「平常最常使用的溝通方式」時,即時通訊軟體佔了 72.8%,打電話(11.1%)、email(4.1%)與簡訊(1.4%)加起來還沒有它多。而 81.1%受訪者會使用即時通訊軟體溝通公事,其中有 23.8%是每天使用,主因除了「可以不受上班時間限制」,其次就是「覺得比講電話、發信件更方便」。

不管從微觀到鉅觀,還是從個體到總體,各種數據、現象都顯示,社群網站和即時通訊科技的普及,已經深深滲透進台灣人的生活節奏。而它所帶來最直接的影響之一,就是「指尖下的寫」取代「當面開口說」時代重新來臨。

指尖溝通 3.0 革命:多對多、收發零時差

如果翻開人類的溝通演進史,指尖溝通的 1.0 版,是以手握筆寫信,再透過郵差傳達。雖然能克服無法見面的障礙,但是往往曠日廢時。至於 2.0 版,則進化到以 email 寄送。速度雖快,但收件人仍然不見得可以馬上看到或立即回覆。

然而,透過即時通訊軟體,搭配如今已人手一機的行動裝置,3.0 版的指尖溝通,不但對象從「一對一」倍數擴展到「多對多」,收發兩端間也幾乎可以毫無時差。談起事情,有時甚至比面對面溝通或打電話的效率更高、速度更快。

全球化競爭下對「快」與「多工」的要求,無庸置疑,助長了這波指尖溝通潮流的力道。當傳統制式化又不透明的工作流程,透過群組分享,進度和意見整合都更立即、簡單時,執行力自然發揮得更徹底。對經理人來說,等於瞬間加寬管理的廣度,創造出更多餘裕管理更多部門或業務。

而它的作用力不只在 to C(對個人),to B(對企業)更是強大。IBM 去年公布的「全球 CEO 調查報告」即指出,包括 64 國、逾 1,700 位企業 CEO 一致認為,5 年內,社群媒體將取代大部份傳統媒體,成為面對面之外,企業第二熱門的接觸客戶方式。換言之,如果企業對如何運用它們的理解不夠,競爭力將出現極大的危機。

如果只是拿 Facebook 發發美食照片、秀小孩,或用 LINE 聊八卦、發牢騷,這當然不難,連小學生都能輕易上手。不過,若是說到用得好、用得巧,甚至將這些工具成功轉為提升業績、效率的利器,當中的學問可就大了。

活用它!省時、省錢、加強連結

LINE 台灣分公司副總經理陶韻智就見識過當中的威力。他有位朋友是寵物店老闆,擁有 300 家店面,這位友人把 LINE 當成事業經營的「戰情室」,將各分店店長都拉進同一個群組,隨時討論業績與市場動態之外,還在裡面進行物料管理。

例如,當他和貓飼料供應商議價,得知一次購買千包以上,就可獲得相當折扣時,第一個動作就是拿起手機,發訊息到群組,詢問各店長需求量,加總起來,馬上知道這張訂單該不該下。「等於馬上可以做出精準的採購決定,大幅節省時間和成本,」陶韻智指出。不同的社群和即時通訊工具,各有不同特性,若能因此設定不同使用策略,效益自然更驚人。

以經營人脈來說,獨家代理 Facebook 台灣地區廣告的聖洋科技(cacaFly)執行長邱繼弘分析,Facebook 屬於半公開介面,朋友及朋友的朋友,都看得到自己的動態,人際關係上屬於「弱連結」;LINE 則是「強連結」,通常只有熟識的人,才會進入名單。

因此,在 LINE 上面比較適合與好友連繫感情,抒發情緒,Facebook 則是「經營形象」的地方。負責為華碩產品進行網路行銷的 ADI(Asus Digital International)總經理,同時也是優達斯(Uitox)台灣分公司總經理的黃文貴就表示,很多人是因為 Uitox 而認識他,而他在 Facebook 上的發言,多少也代表公司形象。因此,他只會在上面分享具知識性或與公司訊息相關的文章,「生活上的(內容)很少講,」黃文貴說。

對此有同樣觀察,長期經營部落格、網路口碑行銷的達摩媒體執行長許景泰從另一個角度分析:「貴人比較容易出現在弱連結當中。」碰到困難,向經常往來的朋友開口求助不難,但預期以外的貴人效果,往往是來自「朋友的朋友」這類很少往來的弱連結。只要善於運用,過去得透過好幾次朋友轉介才能串聯的弱連結人脈,如今反而能輕易完成。

不管是哪一種,個人在這些數位介面上呈現的形象,往往已比真正初次見面更早建立在別人心中,若沒有正面的數位形象,不可能帶出後面的滾雪球效應,這也讓個人如何營造自己在虛擬空間中的那張「臉」,成為一個新興而重要的課題。

另一方面,當溝通的障礙不斷被打破,時間、空間、位階⋯⋯ 這些有形界限愈發模糊,溝通的世界也愈來愈「平」時,有些新的意識也需要建立,才能在享受它所帶來便利的同時,避開各種副作用。

2014 亞洲人才創新論壇

全球最大社群 Facebook 突破 12 億人,中國最大通信軟體微信 WeChat 擁有 6 億用戶,發跡韓國的 Line,三年內累積 4 億人…

全球社群時代來臨,「動手寫」比「開口說」更重要,無論個人溝通、組織連結、企業管理、品牌行銷,都面臨轉折與挑戰。

9 月 30 日,《Cheers》雜誌即將舉辦年度盛會「亞洲人才創新論壇」,以「社群世代‧創新溝通」為主軸,探討從溝通、品牌、管理、行銷乃至於人才等精采議題。包括 Facebook、Yahoo、騰訊、LINE、奧美等頂尖網路及社群媒體,都將提出最新的關鍵趨勢報告。現在購票享早鳥優惠,請點次 購票(購票包含:《Cheers》雜誌一年 12 期 +《天下》雜誌一年 25 期 + 會後授權之論壇學習資源)

論壇官網:asia.cheers.com.tw/2014/


重返實體辦公室,然後呢?即時彈性協作成新常態,掀起數位辦公 2.0 新浪潮

後疫情時代全球掀起數位辦公 2.0 新浪潮,集實體及數位於一身形成新常態。為此,Google Workspace 整合旗下服務打造即時彈性協作的工作環境,並舉辦六堂虛擬工作坊系列課程,帶您了解如何因應新工作模式需求提升生產力。
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全球疫情瞬息萬變,許多公司現已回歸實體辦公室上班 ,但先前居家遠端辦公時期所建立的工作模式,是否便就此解除、一切歸零?事實上,部分公司在重返辦公室後,仍沿用混合辦公模式,一方面可保持遠端工作彈性以因應多變疫情,另一方面則可保留數位辦公的優勢:即時彈性協作。現在是非常好的時機,可進一步檢視實體及數位辦公各自的優缺點,並整合最適合自己公司的工作模式。

即便團隊已回歸實體工作崗位,但過去數位辦公的影響並非全然消失,可能會適時沿用視訊會議、雲端表格協作等溝通管道,而非全然回歸原先傳統工作模式,反而較符合「混合辦公」的定義。因此,如何讓這種新常態可長期、穩定且無縫地運作,成為所謂的「新常態」,便是現今公司數位轉型所面臨的重要課題。

因應後疫情時代的工作型態需求及發展,Google Workspace 集結 Gmail、Google Meet、Google 簡報、Google 文件及 Google 試算表等眾多雲端辦公室應用程式,於今年推出許多新功能,讓團隊協作更加流暢無阻,即便在異地遠端辦公也能享有實體辦公室上班的便利性與確保資訊安全。團隊工作模式不斷改變,遂掀起數位辦公 2.0 新浪潮,Google Workspace 協助企業迎向即時彈性協作的新時代。

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從原地工作、異地遠端到原地遠端:團隊工作模式大洗牌,數位辦公其實沒有想像中遙遠

提及「數位辦公」,許多人可能會想到居家工作或遠端辦公。但若從最根本的觀念探討,數位辦公係指透過數位平台或即時協作工作環境,突破傳統辦公模式中的時間及空間隔閡,讓有權限或相關負責人員,可隨時推展及監控進度。進入後疫情時代,大家對於「數位遠端」工作的想像,也有了重大突破。

回歸實體辦公室後,若沿用「彈性即時協作」的遠端工作模式,也算是數位辦公轉型的一種,因為同事之間的溝通及工作狀態,已由傳統的「原地工作」,變成「異地遠端」,如今又轉變成「原地遠端」型態。團隊可能待在實體辦公室、同一個屋簷下工作,但採用的是視訊會議、雲端共同協作等異地遠端型態,集「實體」及「數位」於一身,形成「原地遠端」的新模式。

透過 Google 簡報、Google 文件 及 Google 試算表等協作程式,各團隊可同時在線上編輯文件或提出修改建議,不必再等待各個窗口單獨編輯並儲存檔案,然後再轉交給下一個窗口,因而省下大量等待、傳輸及溝通時間,而且沒有跨裝置、跨版本之間的相容問題。這些都是數位辦公的基本精神。因此,數位辦公並非如大家想像那般遙遠。

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而數位辦公最大的優勢之一,便是打造即時彈性協作的工作環境,現今全球局勢改變甚鉅,居家辦公、隔離、跨時間及空間協作等儼然成為日常,「上雲」或透過雲端執行跨部門任務,有助於節省工作時間及心力。即便團隊都待在實體辦公室或同一個空間工作,若採用數位辦公,亦可大幅減少等待及協調等工作時間。

Google Workspace 首重資安,確保數十億使用者帳戶安全

近年來,疫情造成的轉變對生活影響深遠。接下來,我們需要回頭檢視,最初在倉促之下打造的疫情應對工作模式,如今是否有需要調整或改善的空間。若談及數位辦公,資訊安全是極重要的一環。許多人基於資訊安全考量,一再延後數位辦公轉型時程。若要在多個時區、地點或多份文件檔案之間打造即時協作環境,便須確保有穩健資訊安全基礎。

Google Workspace 採用零信任原則、資料防護、加密及端點防護等重點措施,讓使用者可在更安全的線上環境裡工作,而 Gmail 更可阻擋超過 99.9% 的垃圾郵件及釣魚訊息。我們的系統在遇到網路攻擊時,會學習並分析每次攻擊的細節,了解攻擊方所採取的手法及行為,讓我們可以預測並阻擋新攻擊,進而保護使用我們產品的數十億名用戶。

隨著遠端及多地點協作需求量暴增,頗具創意且心意堅定的網路攻擊者,紛而鎖定可能有資安漏洞危機的共享文件檔案。我們會持續提升釣魚及惡意軟體的防護機制,並守護 Gmail、Google 簡報、 文件及試算表等共享文件的安全性。使用者在存取或編輯 Google Workspace 協作平台上的共享文件時,若檔案內含有釣魚連結或惡意軟體,使用者將會收到自動發送的警告訊息,並會提供相關指示,引導用戶確保自身帳戶安全。

Google Workspace 虛擬工作坊系列課程,以跨裝置無縫接軌體驗打造永續經營混合協作模式

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現代工作型態不斷創新,而各裝置及地點之間轉換時的無縫體驗,更是打造混合協作模式的關鍵。Google Workspace 持續探索有助於團隊互動、建立及協作的方式,在聲音、視訊會議,以及即時協作空間領域力求突破創新,支援各團隊的混合工作需求,減少不同工作模式之間的磨合時間及成本,並在維護及運用多平台協作時,將資訊安全風險降至最低,打造無縫接軌絕佳體驗,建立一致性且高相容性的溝通模式,進而創造可永續經營的混合工作模式,讓所有員工可在任何時間及地點,打破版本及裝置之間的不便及限制,享受共同協作的優勢,進而拿出最佳表現。

面對數位辦公 2.0 浪潮,Google 團隊將於 8 月 12 日至 9 月 16 日期間,舉辦六堂 Google Workspace 虛擬工作坊系列課程,帶您了解如何因應新工作模式需求及轉換,進而運用 Google Workspace 提升生產力 ,並與所有人保持密切聯繫。機會難得,千萬不要錯過!

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