Email 這樣寫就對了——10 個你、我、創業家都要會的技巧

使用 email 來處理公事已經成為一個既定模式,很多的時候往往是一封 email 決勝負。你的 email 寫的好不好,能不能夠引起他人對你的興趣更甚至是否讓對方回復你就是一個很重要的關鍵。
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Email 在約 1972 年由 Ray Tomlinson 發明,一直到了今天 email 的使用已經成為了一種獨特的文化。不同於社交網路如 Facebook,Pintrest,email 的使用比較在於工作的場合。大多數的人使用它來作為一種建立人脈、尋求工作或者是尋求投資者等的工具。

Why Email?

使用 email 來處理公事的原因來自於一種性質:除非系統出了錯,否則對方一定可以收到你的郵件。既然對方一定會收到,很多的時候往往是一封 email 決勝負。你的 email 寫的好不好,能不能夠引起他人對你的興趣就是一個很重要的關鍵。

Hello Code 的創辦人 Belle Beth Cooper 在 The Next Web 上發表了一篇文章「Email etiquette for entrepreneurs: How to get busy people to care」,文中講了創業者該如何寫 email 給潛在的合作對象,文中所講述的例子也同樣的適用於一般人。(本文由作者編譯)

一般創業者發 email 的目的可以歸類為下面幾類:

尋求幫助或介紹

一般而言這類的 email 主要是用來聯絡潛在的客戶、投資者或者是員工。Belle 給了以下的建議:

明確地說出你的需求

首先最重要的是明確的說出你到底要什麼,說了太多冗長的話只會讓對方不知道如何幫助你,更可能會讓你的發信對象想要拒絕你。文中舉了一個例子:

Iris Shoor from Takipi:

當我在一開始藉由發 cold email(冷不防 email)來尋求未來合作機會的時候,我希望對方能給我的產品一些回饋以及建議卻從來沒有成功。我後來發現通常我越直接,我就越有機會可以獲得與對方會面的機會... 當你在尋求幫助的時候,通常在對方真的覺得可以幫助你的時候,你就越容易得到對方的回復。

以我個人成功的經驗而言,就是要具體。像是直接約一個可以見面的時間,要求一個展示自己產品的機會看看對方是否願意安裝在自己的伺服器上。

這樣子的方式,讓接收到你的 email 的人明確的知道你究竟要什麼,而不是在心裡猜測你究竟要幹嘛。

我們在以求職來舉例好了,假設今天你寫信給一個 Facebook 的 HR 希望可以獲得一個面試工程師的機會。如果你無法明確地說出你的需求而寫出下面的 email:

親愛的 HR 您好,我今天在電視上看到冰桶挑戰這件事,發現馬克真的是帥到一個掉渣。於是我又再回去看那部關於他的電影 “The Social Network” 覺得他不僅帥到掉渣還聰明到爆炸。我看完猛烈地覺得心中熱血沸騰,感覺到要爆了。再加上我今天在家裡看八點檔看到一個橋段讓覺得我該代替月亮來拯救這個世界。blah ... blah ... 在這裡附上我的簡歷,希望你可以給我一個面試機會!

根據統計一般 HR 只會花大概 6 秒時間看你的簡歷,那你覺得看 email 會花多久呢? 很有可能在看完前兩句後你的 email 就直接被無視了。

清楚地說明你寫這封 email 的理由

如果你寫 email 是為了向很忙碌的人尋求幫助,或者是你是想要毛遂自薦給一個一天到晚收到類似 email 的人,那將你的理由說清楚或許可以幫助你更容易得到對方的回復。

這就是你炫耀你已經先做過研究的時候了。如果你先做過了研究,告訴對方為什麼你選擇了他來進行你的訴求而不是隨意的亂發一些對這些大忙人無關緊要的郵件。

其實有很多的理由都可以提起對方回復你 email 的意願。舉例而言,你可以說明你與對方是校友關係,或者是你是由某個對方認識的長輩推薦你來向他聯絡等等。

讓你的要求可以簡單的持續追蹤(Follow Up)

通常根據不同性質的 email,作者推薦寫一小段關於自己以及關於自己新創公司的介紹。因為很多時候你可能是寫信給中間人,希望他幫你做個介紹。如此一來那個中間人就可以直接轉發你的 email。這樣子你也幫了你的中間人省下了不少時間,因為他不再需要幫你做介紹並且說明你的公司究竟是在做些什麼的。

在你作介紹之前,先了解情況

如果你要寫 email 向別人做自我介紹或是介紹別人之前,你該注意的事情是是否雙方都對對方有興趣。否則你很有可能會把整件事情弄成一個很尷尬的局面。先對雙方都做好研究與了解,也可以加深別人對你的信賴感,相信你做的這個聯結是有意義的。

持續追蹤

通常在你沒有得到對方回復的時候,發一封持續追蹤的 email 是一件很有技巧的事情。通常你的持續追蹤 email 在得體與惱人之間只有一線之隔。

選擇正確的目標

早在最一開始,你就必須找到正確的目標這樣子你就比較有可能可以免去等不到對方回復的痛苦了。對創業家而言這點相對容易做到,因為像是記者,投資者這類的人,通常你在網路上找到他們到底對什麼比較感興趣。

增加價值

當你寫追蹤 email 的時候,每次都為你的 email 增加點價值,可以讓這個舉動看你來沒那麼突兀。舉例而言,你可以為對方推薦一些與他相關或者是他會感興趣的產品,或者向他們提供一些幫助。

知道何時放手

知道何時該放手其實是比較有爭議的,因為這取決於你的對象。有些人會告訴你,先萬不要放手。而有些人會告訴你,假設你寫了一封 cold email 而三、四天之後你沒有得到回復,代表你該放棄了。不論你怎麼取決,值得注意的是當對方明確的告訴你不希望你再寄 email 給他們,這代表你真的該放棄了。

增加媒體曝光率

作者也在這裡替我們提供了一些小技巧。

瞄準目標

假設想要讓自己的新創公司上新聞,卻不知道該聯絡哪家媒體該怎麼辦呢?
Crew 的共同創辦人 Mikael 的策略是藉由你的競爭者來尋找對口媒體做法如下:

  1. 請去這個網站 http://www.alexa.com
  2. 搜尋你的對手的產品網址
  3. 點擊 “Sites Linking In”

追蹤作家與寫手

多認識一些獨立作家以及記者,可以幫助你讓你的產品更容易的推上媒體的版面,因為你已經知道究竟你的產品適合由誰幫你做介紹。

說謝謝

如果你的產品成功地登上了媒體,千萬別忘記向媒體朋友說聲謝謝以及做事後的追蹤。你可以發個短信,或者是 email 來表達你對於媒體朋友的感謝,以及一些關於這則報導的反饋。

如果你發現有某個媒體朋友特別對於你的產品的優點以及利基介紹的特別的詳盡,那麼你回報他最好的方式除了跟他說謝謝之外,如果你們的公司有什麼新發表,或者是在你們的產業有什麼新消息你也可以提供給他。

寄出之前再等等

最後,在每次寄出你的 email 之前你應該要再仔細地讀一次它。Scott Britton 提出了一個很好的檢驗自己的 cold email 是否合格的方式。就是再讀一次,並設身處地的設想,假設今天你是收到這封郵件的人那你是否會願意給對方幫助呢?如果答案是否定的,那麼再重新好好改改內容吧。畢竟有的時候寫 email 就像是會面的第一印象,搞砸了就很難救回來。


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