工作沒效率?檢視自己有沒有這七個習慣

坊間有那麼多提升生產力的書籍和工具,但為什麼把事情有效率地辦妥還是如此困難呢?
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本文編譯自 Inc. 〈7 Habits of Highly Ineffective People〉。

提升生產力的 App 與工具何其多,看 Evernote、Mailbox、Remember the Milk、Any.do、Time Recording 等 app 的火熱程度就知道提升生產力是人們亟欲到達的目標。

坊間有那麼多提升生產力的書籍和工具,但為什麼把事情有效率地辦妥還是如此困難呢?許多人每天開始工作前,腦海中便規劃好今日的待辦事項:回覆完所有重要郵件、準備會議資料、完成至少 5 件待辦事項。叮咚!下班時間到,預先規畫的事項沒有一件完成,您想著...... 這虛晃的 8 小時公司還要付我薪水。

問題不再於這些工具本身,很有可能是您使用的方式錯誤。下面七項為缺乏工作效率的通病。

1. 完成今日所有待辦事項

像 Remember the Milk 這般的 app 鼓勵今日事今日畢,然而, Marissa Mayer 去年在 Saleforce.com 演講 中即強調:完成所有每日待辦事項,恐怕是缺乏生產力的徵兆(這也意味著您很有可能僅僅在享受完成事情的成就感)。真正高產能的人會排出事情的優先順序,先將不重要的事情放一旁,高產能的人不是完成專家(completists)──他們是生產專家(productivists)。

2. 回覆每通電話

有許多人每通電話都接,有一位經營保險代理的朋友告訴我他的理論:讓電話進語音信箱就等同是告訴顧客說他/她沒有那麼重要。打電話的人希望接電話的是真人。這在某些情況也許很有效率──尤其是您專門處理業務訂單的話。但這個理論極度缺乏效率。事實上,研究早已指出專注處理當下工作比分心多工更有效率。一通電話在大多數情況中都是干擾,打斷原本的工作──這意味著您突然同時處理許多事情,而處理速度也會減慢。完成您的工作,接著回電。

3. 遵行「一次完成」原則

很多年前我學到一個工作技巧。顯然當在管理文件、電子郵件、社群網站時,當一接觸到事件就馬上處理是否最有效率的方法。若某人遞給您一份合約,最好就是在送到您手上時當場簽名。否則,收到文件、歸檔、簽名再送回去這個過程所花費的時間將會更多。但這個原則總是對的嗎?在郵件與社交動態的處理上,我並不總是一次完成。事實上,我很少這麼做。大部分從社群網站進來的訊息都不重要──大部分的文件,通常也都不重要。

4. 視溝通為「單行道」

這是很嚴重的問題。您總是在想為什麼任何事都無法處理好,或是為什麼沒辦法激發他人的工作動機。這個問題的原因,很有可能出於您自己。在大多數情況中,糟糕的溝通都源自於一個不斷說話的人,如果不傾聽,就不能真正理解他人的需求。更糟的是,一個溝通單行道,也意味著他人將不傾向給予您協助。多一些傾聽,您可能會增加一個幫助提高工作產能的盟軍。

5. 避開所有干擾

上面我曾提到,為什麼每通電話都接會損害產能,因為您尚未完成手邊的工作就被打斷。然而,遵行嚴格避開所有干擾的原則同樣缺乏效率。為什麼呢?表面上看起來是打斷工作的干擾,有時也可以成為大腦的能量。當您完成一個任務,接著──碰!──某著人來到您的辦公室。談話過後,那些您靜的片刻將激發新的點子,同時,高產能也代表著,讓「干擾」引導您到達一個全新、更好的工作方向。您只要確保有篩選過這些事情,並只允許那些能幫助您工作的事情打斷您。

6. 為使事情成功,您事必躬親

沒有效率的人通常會尋求經手的每一件事情成功。Adam Grant 的書《Give and Take: A Revolutionary Apporach to Success》指出,若管理者總是涉入每一件工作會毫無效率,因為您沒有認知到,在使個人成功的途中其他人所應該扮演的角色。高產能的人會將精力擺在如何使團隊成功;而將自己縮小到整個團隊合作的一環而已。高產能是團隊集體都高產能運作之下的產物。

7. 整個心思都放在「達到高產能」

是的,這一條很諷刺。您著重在高產能的精力越多,您就越沒有效率。以我擔任作家的工作為例,我通常會思考的目標即是:盡可能越有效率越好。在著重在我自身效率以及辦妥待辦事項的過程中,我早早就完成任務,不過這是在我尚未取得足夠資訊的情況下;這樣窄小的視野使我看不見故事全貌。在許多情況中,不要過於聚焦生產力,而是彈性地將思考焦點放在與同事間的人際關係、公司的目標與願景,甚或準時回家吃晚餐...... 等等,都是能提高產能的方法。當以越全觀的視野思考,最終,您將會掌握對工作真正重要的觀點。

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疫後前進!阿物科技攜手 EcLife 良興購物網,用 AI 打造更貼近消費需求的體驗

疫情肆虐,導致消費習慣及購買行為產生改變,零售業如何因應? 當 OMO 成為零售存活的關鍵條件,有哪些 AI 行銷工具,能快速推動傳統零售數位化?

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疫情肆虐,導致消費習慣及購買行為產生改變,零售業如何因應? 當 OMO 成為零售存活的關鍵條件,有哪些 AI 行銷工具,能快速推動傳統零售數位化

台灣 AI MarTech 領導品牌 awoo 阿物科技,邀請到良興電子總經理賴志達、awoo 共同創辦人暨副總經理 Tiger Lee,透過線上座談會分享如何善用 AI MarTech 加速推動傳統零售數位化及疫情下的零售未來佈局。 

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awoo 行銷自動化服務應用講座,分享以 AI MarTech 加速推動傳統零售數位化及疫後佈局。左起為 awoo 共同創辦人暨副總經理 Tiger Lee;良興電子總經理賴志達

EcLife 良興購物網超前部署,藉由 awoo AMP 服務流量翻倍漲

疫情對不同​產業的影響大異其趣,防疫期間的民生相關用品需求大增,因社交距離措施影響消費者使用電商​平台的頻率大增,也帶動企業加速數位轉型。良興電子憑藉近半甲子的傳統零售經驗,多年前開始經營會員,並累積近 80 萬筆會員數、建置官方網站,以及一對一服務綁定,累積品牌的知名度。

awoo 的 Tiger 表示, 多年前良興找 awoo 優化 SEO,去年五月更進一步導入 awoo AMP 一站式行銷平台服務。疫情期間,網站的轉換率及訪客停留時間皆成長高達 3 倍,特定商品網路搜尋排名甚至贏過整體商品數量高很多的電商平台,成效亮眼。不僅如此,良興賴志達指出,awoo AMP 服務替良興省下過往產品經理手動為商品貼標籤分類的時間,同時自動化產生更多頁面,讓 EcLife 良興購物網更容易被有購買意願的消費者看見。

賴志達進一步指出,疫情期間由於導入 awoo AMP,網站能見度提升,當各大電商平台紛紛爆倉,導致出貨延遲,民眾購買 3C 產品時,良興便成為替代網站的最佳選擇。由於攜手 awoo AMP 服務,網站頁面讓 Google 收錄的更多,這也讓良興的業績於疫情期間成長 3 倍。

傳統零售 AI,化讓消費者在網路購物時,就能擁有實體逛街的樂趣

良興賴志達表示,以傳統零售店來看,我們都希望依消費者所需,來做動線安排或商品分類。但單靠人力無法滿足不同消費者所需,利用 awoo 內建 AI 的 AMP 服務進行分類貼標,讓消費者在網路購物時,擁有實體逛街的樂趣,進而提升消費者的購買意願及品牌信賴度。

但需要特別注意的是,AI 佈局需要時間,不能期望初期導入,就有相當高的精準度,如 Google 語音與導航服務,也因靠時間學習累積,成為眾人信賴的好服務。關鍵工具與數據應用,是不可忽視的必然趨勢,越早採用越能在市場取得領先,疫情期間更是零售業投資 MarTech 的好時機。良興賴志達如是說:「我是新工具的主要推動者,捲起袖子由我做起,逐步推動及不斷地推廣 AI MarTech 工具,讓組織一起動起來。」 

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加碼數位投資與進駐實體兩難?線上線下資源分配大哉問

awoo Tiger 表示 ,以零售業中長期來看,線上佈局一定要越來越大,未來買賣以此模式也會越來越多,但不會是百分百,比例的分配沒有一定的答案,需要依產業別和企業資源做評估。

良興賴志達接著提到,線上線下經營不是對立的,是要相輔相成,例如良興網路訂購門市取貨的比例越來越高,線上線下就像陸軍跟空軍的概念,兩個都重要。實體店舖真的還需要投資嗎?答案是肯定的,因為實體店舖是為了招攬新客及帶來品牌高曝光的效益,諸如國際大廠爭相在世界杯砸重金投放一閃而過的廣告,正是為了導流與品牌。所以,即使在網路上盛行開店,但尋覓適合的地點開立店舖,也是品牌尋找曝光與人流的好方式。

疫情下 3C 零售毛利大翻身,仰賴快速採用數位化工具優化體驗

網路 3C 零售業並不是天生毛利低,過往因同業彼此削價競爭血流成河,在疫情期間需求大增,讓不少同業毛利營收創新高,這也證明未來因以合作取代競爭,讓廠商同業皆有機會獲得穩健的毛利率,將資源投注在提升產品及服務品質,而提升服務品質的第一步,應從數據探勘開始。賴志達笑著說,良興抓到很多顧客的需求,昨天誰點擊滑鼠、看了電腦,我們都知道,我們會主動出擊,告訴消費者:「你不用找,我這裡都有 。」

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