工作沒效率?檢視自己有沒有這七個習慣

坊間有那麼多提升生產力的書籍和工具,但為什麼把事情有效率地辦妥還是如此困難呢?
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本文編譯自 Inc. 〈7 Habits of Highly Ineffective People〉。

提升生產力的 App 與工具何其多,看 Evernote、Mailbox、Remember the Milk、Any.do、Time Recording 等 app 的火熱程度就知道提升生產力是人們亟欲到達的目標。

坊間有那麼多提升生產力的書籍和工具,但為什麼把事情有效率地辦妥還是如此困難呢?許多人每天開始工作前,腦海中便規劃好今日的待辦事項:回覆完所有重要郵件、準備會議資料、完成至少 5 件待辦事項。叮咚!下班時間到,預先規畫的事項沒有一件完成,您想著...... 這虛晃的 8 小時公司還要付我薪水。

問題不再於這些工具本身,很有可能是您使用的方式錯誤。下面七項為缺乏工作效率的通病。

1. 完成今日所有待辦事項

像 Remember the Milk 這般的 app 鼓勵今日事今日畢,然而, Marissa Mayer 去年在 Saleforce.com 演講 中即強調:完成所有每日待辦事項,恐怕是缺乏生產力的徵兆(這也意味著您很有可能僅僅在享受完成事情的成就感)。真正高產能的人會排出事情的優先順序,先將不重要的事情放一旁,高產能的人不是完成專家(completists)──他們是生產專家(productivists)。

2. 回覆每通電話

有許多人每通電話都接,有一位經營保險代理的朋友告訴我他的理論:讓電話進語音信箱就等同是告訴顧客說他/她沒有那麼重要。打電話的人希望接電話的是真人。這在某些情況也許很有效率──尤其是您專門處理業務訂單的話。但這個理論極度缺乏效率。事實上,研究早已指出專注處理當下工作比分心多工更有效率。一通電話在大多數情況中都是干擾,打斷原本的工作──這意味著您突然同時處理許多事情,而處理速度也會減慢。完成您的工作,接著回電。

3. 遵行「一次完成」原則

很多年前我學到一個工作技巧。顯然當在管理文件、電子郵件、社群網站時,當一接觸到事件就馬上處理是否最有效率的方法。若某人遞給您一份合約,最好就是在送到您手上時當場簽名。否則,收到文件、歸檔、簽名再送回去這個過程所花費的時間將會更多。但這個原則總是對的嗎?在郵件與社交動態的處理上,我並不總是一次完成。事實上,我很少這麼做。大部分從社群網站進來的訊息都不重要──大部分的文件,通常也都不重要。

4. 視溝通為「單行道」

這是很嚴重的問題。您總是在想為什麼任何事都無法處理好,或是為什麼沒辦法激發他人的工作動機。這個問題的原因,很有可能出於您自己。在大多數情況中,糟糕的溝通都源自於一個不斷說話的人,如果不傾聽,就不能真正理解他人的需求。更糟的是,一個溝通單行道,也意味著他人將不傾向給予您協助。多一些傾聽,您可能會增加一個幫助提高工作產能的盟軍。

5. 避開所有干擾

上面我曾提到,為什麼每通電話都接會損害產能,因為您尚未完成手邊的工作就被打斷。然而,遵行嚴格避開所有干擾的原則同樣缺乏效率。為什麼呢?表面上看起來是打斷工作的干擾,有時也可以成為大腦的能量。當您完成一個任務,接著──碰!──某著人來到您的辦公室。談話過後,那些您靜的片刻將激發新的點子,同時,高產能也代表著,讓「干擾」引導您到達一個全新、更好的工作方向。您只要確保有篩選過這些事情,並只允許那些能幫助您工作的事情打斷您。

6. 為使事情成功,您事必躬親

沒有效率的人通常會尋求經手的每一件事情成功。Adam Grant 的書《Give and Take: A Revolutionary Apporach to Success》指出,若管理者總是涉入每一件工作會毫無效率,因為您沒有認知到,在使個人成功的途中其他人所應該扮演的角色。高產能的人會將精力擺在如何使團隊成功;而將自己縮小到整個團隊合作的一環而已。高產能是團隊集體都高產能運作之下的產物。

7. 整個心思都放在「達到高產能」

是的,這一條很諷刺。您著重在高產能的精力越多,您就越沒有效率。以我擔任作家的工作為例,我通常會思考的目標即是:盡可能越有效率越好。在著重在我自身效率以及辦妥待辦事項的過程中,我早早就完成任務,不過這是在我尚未取得足夠資訊的情況下;這樣窄小的視野使我看不見故事全貌。在許多情況中,不要過於聚焦生產力,而是彈性地將思考焦點放在與同事間的人際關係、公司的目標與願景,甚或準時回家吃晚餐...... 等等,都是能提高產能的方法。當以越全觀的視野思考,最終,您將會掌握對工作真正重要的觀點。

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從物流到巡檢!無人機小兵立大功,助產業翻轉應用場景、加速智慧城鄉腳步

隨著科技進步,在推動智慧城鄉的道路上,已發展出應用無人機來縮短城鄉差距、加速產業應用佈局,同時提升民眾的生活品質。
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photo credit:經濟部工業局
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談起無人機會令你想到什麼?對多數消費者而言,第一時間聯想到的或許是結合影音、娛樂的應用場景,藉由飛行優勢捕捉各種畫面、創造更有趣的觀賞體驗,但其實無人機早已升級,在許多我們意想不到的場域裡發揮它的技術,改善我們當前的生活品質。

根據 DRONEII.Com 的報告指出,全球無人機市場將從 2018 年 140 億美元、一舉躍升到 2024 年 430 億美元,其中能發揮無人機應用的場景除了熟悉的娛樂、拍攝外,勘/救災、預警系統、資料蒐集與分析與環境監測等,亦是無人機可著力之處。

看準無人機所具備的這些優勢,讓經濟部工業局在「普及智慧城鄉生活應用計畫」中,善用無人機的價值,讓它得以跳脫娛樂拍攝場景,以物流、巡檢等角色走入偏鄉,為在地民眾以科技力注入創新活水。

看無人機如何從物流到巡檢,翻轉智慧城鄉

「智慧城鄉的目的就是要透過科技力,讓偏鄉地區的民眾也能同步享受等同於都會區的資源與生活品質。」作為國內長期投入研發無人機的中光電智能機器人王仲平協理觀察,這也是為什麼中光電加入「普及智慧城鄉生活應用計畫」後,選擇以物流、巡檢等場景作為起手式,希望藉由技術的輔助讓偏鄉地區的生活體驗可以再升級。

攤開 Google 地圖,從新竹火車站前往尖石鄉的路程接近 3 小時,途中更是九彎十八拐,也常因天災造成道路坍方,切斷輸送物資的主要管道。「但這趟路對無人機而言僅需 10 分鐘」在天氣許可下,無人機能垂直飛行加速物資運送,讓偏鄉在資源需求上邁進了一大步。當然,王仲平也解釋,這樣的場景是需要串接地方政府、物流業者乃至於零售業者都缺一不可,中光電發揮在無人機的技術與專業,攜手夥伴們才能讓智慧城鄉的發展被實現。

而這項技術也已輸出海外、與日本樂天合作。王仲平透露,目前已在白馬山進行試飛,在高低落差近 1600 公尺、往返距離約 10 公里的地區,以無人機方式將貨物運送至目的地。讓過去需要耗費車程、人力約 7 小時的路途,如今只需要 10 分鐘就能解決,不只能運送物資上山、也同時能將山上的垃圾運下來,藉由無人機創造雙向價值、提升偏鄉的生活體驗。

除了物流場域,巡檢應用也同樣能發揮無人機效益。王仲平表示,電塔維護關係著偏鄉居民的生活及維修人員的生命財產安全,過去動輒爬上高處修繕或需要跨域的奔波,不僅耗時耗力、也可能有人為無法判斷的疏漏發生。如今在無人機的輔助下,不僅大範圍的檢測不成問題,因不受空間影響、更能 360 度的徹底檢查,即便在環境惡劣的山區也難不倒它。

photo credit:經濟部工業局

用「眼睛」跟「大腦」,讓無人機更智慧地徜徉在場域中

無人機之所以能實現如此多應用場景、強化偏鄉地區生活品質與智慧水準,全仰賴技術上的突破,「你就想像現在的無人機其實是台會飛行的掃地機器人,」王仲平生動地解釋。傳統無人機因缺乏人工智慧的導入,讓任務執行依舊需要耗費大量人力監控,也可能因人為操作而發生意外,而這也是為什麼中光電在研發無人機的第一天起,就希望能賦予智慧設計,讓無人機能具有思考與判斷能力。

首先,要能被稱作為智能機器人就需要配置影像辨識系統,王仲平表示這讓無人機如同人眼一般,能捕捉外界影像,讓它在執行任務時能採集需要的資訊,同時透過 SLAM 避障技術,協助無人機判別外界的障礙物,無論在運輸或是巡檢的過程中,更加順利。

此外,智能機器人也需要具備良好的運算平台、就像是大腦一樣,能將捕捉到的影像進行分析、並且建立模型,以利未來在同一條路徑上的飛行時,可以更加熟悉、也讓這台無人機得以減少對人為操作的依賴,加速對偏鄉服務的提供效率。

偏鄉需求大,無人機應用潛力無窮

「其實物流體系的成本有 75% 都是耗費在最後一哩路。」王仲平說,若能借重無人機的技術突破瓶頸,相信在偏鄉的民眾生活品質將會有大幅度邁進,同時為加快腳步,他認為每個物流節點都需要擁抱數位工具、面臨數位轉型,才能攜手翻轉當前的應用場景。

展望未來、王仲平更是滿心期待,他相信還有很多場域正等著無人機發揮技術突破現有框架,「你能想像如果我們有空中計程車的時候嗎?那將會是航空界的革命性發展,也將為偏鄉居民的醫療帶來全新的體驗。」短程的載人運送服務將可能為偏鄉居民、甚至是因登山發生意外的狀況,有了更即時與效率的幫助。藉著這次的計畫,王仲平相信在攜手產官學一同合作打造可落地的應用,就能讓更多人看見無人機的價值、也才能加速偏鄉擁抱智慧科技。

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