談遠距離辦公的個人效率

最近開始執行村上春樹工作作息方法,幾週下來頗有心得,發過幾條 tweet,大家的好奇、興趣、疑問還蠻多的,用一篇文章來分享一下自己的心得是最恰當不過的。
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本文作者是 何斌 ,團隊協作工具「Pragmatic.ly」共同創辦人,是一名網站設計師兼 app 開發者,他喜歡簡單優美的設計。

目前何斌和太太及可愛的女兒居住在一個寧靜的小山村,所以在他的設計裡有許多清新自然的元素。除了設計之外,他同時對技術保持著熱情,了解如何在開發上和設計上取得一個平衡。

本文轉載自何斌的部落格「~/Bin」,經作者同意後轉載。

沒有寫部落格有好多年了,之所以再提起來寫,是因為公司同事都在寫,特別是最近幾篇關於 SOHO/遠距離辦公 的部落格,在微博和幾家科技媒體上都反響熱烈。

而我最近開始執行村上春樹工作作息方法,幾週下來頗有心得,發過幾條 tweet,大家的好奇、興趣、疑問還蠻多的,用一篇文章來分享一下自己的心得是最恰當不過的。這個題材正好是我們 Pragmatic.ly 團隊成員最近在寫的 〈遠距離辦公 〉、〈團隊協作 〉、〈 工作效率 〉 系列。

那麼這篇文章就來講講,我是如何借鑑「村上春樹」的作息方式來降低工作時間、提高工作效率的。

遠距離辦公的問題

大家讀過 Dingding 的 〈 遠距離辦公經驗談 — 如何適應及如何管理 〉 都應該知道,我們團隊幾個人很早就開始了遠距離辦公的方式。我本人是 07 年自學了 Rails 然後做了個練手專案後,開始和朋友接美國的專案做。也在 Intridea 做過一年的 consultancy,去年開始和 Dingding、Terry 一起創業做產品,到現在算起來應該有五年的遠距離辦公經驗。這五年下來,遠距離辦公帶來的好處就不多說了,我能總結出的最大的問題,就是「效率」問題。

和大多數剛開始 Soho/Freelance 的遠距離辦公者一樣,我從全職離開,開始自己搞專案接專案那段轉型期,碰到最大的問題是:如何利用「全面解放」的時間。你想,這一下子,24 小時全部化被動為主動,讓你隨性安排,感覺特別的「奢侈」。這種過度「富足」、「自由」讓自己沒了章法,比如工作作息很亂,熬夜到三更昏睡到午後;比如經常一不留神就從一個工作任務,跑去看影片教學或維基百科了,然後一整天就猶如貪食蛇一樣拖下一串待讀、待學⋯⋯ 等等不再多舉。

克服這些問題,我經歷了一個漫長的適應期,期間透過學習 GTD/番茄時間 /RescueTime 等一些時間管理方法,配合相應輔助軟體,假以「意志力」的能量,大致上克服了這些問題。

然而不料,問題在去年「升級」了。

2012 年春,我和老婆搬進了老家的小山村居住。女兒 5 月時呱呱落地,打破了小山村的寧靜,也打破了我駕馭時間的本領。有孩子的朋友應該不用我說,大概明白什麼情況了。對的,一旦你的寶貝蛋降臨,原先主宰你行動的綱領,衡量事情重要性的天平,一下子傾斜了。所有的一切都歸小祖宗主宰了,當然這是美好的變遷 :)

你可能經常會睡夢中被哭聲吵醒,還得起身換個尿片;你可能睡下沒多久,就又被睡醒的小家伙各種襲擊;你可能正專注著工作,小家伙突然過來和你搶鍵盤;最害怕的是,小家伙一生病,你就連工作的心思都沒有了。

遠距離辦公者大多都 24 小時和家人待一塊兒,這個升級的問題確實很頭痛,也困擾了我很久。基本上,只能靠延長工作時間來彌補,比如白天打斷多,晚上趁家人睡著了多做一會兒,或者週末時間安排出來一部分來趕下進度。

這個問題及解決問題的辦法,副作用都蠻大的,我一直在尋找更好的解法。讓人歡欣鼓舞的是,月初看的一本書啟發了我——John Perry 的《拖拉一點也無妨(The Art of Procrastination)》,他在為拖延症解構/開脫/利用的同時,提到了很多作家/劇作家為了排除干擾, 保持高度專注,都選擇凌晨起床工作。這讓我想起來以前有所聽聞的村上春樹的作息方式,腦子激靈了一下,就開始實踐這種工作作息方式。

村上春樹的作息法

村上春樹是我非常喜歡的作家,學生時代就讀他的作品,後來開始跑步也是受他影響。人們印象裡,從事藝術創作的人,為了捕捉靈感,生活毫無規律,經常晝夜顛倒。其實並不是,不只村上君很多作家也有凌晨起床工作的習慣,每天生活地非常規律,像海明威也是如此。他們為了排除干擾,保證工作時間的專注,一般都選擇早睡早起,凌晨 4、5 點就起來開始工作,利用家人及普通人都還沒有起床的這段安靜時間,精神集中,想象力如從地平線升起的太陽一樣,清晰而閃耀,創作思路猶如泉湧一般。

村上君,一般工作 5、6 個小時後就去跑步,他每天堅持跑步或游泳,每年還參加馬拉松,甚至超級馬拉松(100 公里)和鐵人三項。他利用跑步的機會放空自己,讓腦子空白,在創作的時候好讓新鮮的靈感進來。同時保持一個健康的身體,來應對日復一日,年復一年的長期創作投入。

我們這類從事程式、設計的網路產業工作者與作家這類職業是非常相似的,都需要保證專注,不停的腦力運轉創作,同時長時間的伏案,也是要靠體力。我自己幾年下來,頸椎、腰椎、肩胛、手腕、手肘都有一定程度損傷,現在得靠跑步游泳健身去緩解職業傷害。我覺得村上春樹的這種作息方式非常適合注意力和體力雙重要求的工作。

更少的工作時間更大的產出

下午/晚上的時間安排就非常自由了,可以刷 Twitter、看書、玩實況、跑步、陪女兒玩,不再有壓力。

這次無意書中看到,覺得這種作息方式非常適合我現在的生活工作狀態。首先這個作息跟我女兒的非常合拍,我女兒 9、10 點睡,5、6 點起床,這樣就能保證自己充足的睡眠。然後透過清晨和上午充沛的精力,以高效率完成當天的工作任務,剩下下午/晚上的時間安排就非常自由了,可以刷 Twitter、看書、玩實況、跑步、陪女兒玩,不再有壓力。

而且我發現,清晨的涼爽和靜謐非常舒服,能讓我更快的進入工作狀態,6 點到 12 點的工作時間段,能讓我完成 8 到 10 個番茄時間,產出比之前一整天的都高。因為面對電腦的時間下降,身體的壓力也明顯下降了。

Tim Ferriss 的「每週工作 4 小時」,太讓人可望不可及了。但從原先的每天工作 10 多小時,減到現在 5、6 小時,我覺得已經非常滿足和自信了。理想的,更少的工作時間投入,更大的產出結果。從這三週堅持村上君的工作作息方式的實際體會來看,我覺得已經在朝這個方向靠近了。

約定及工具

我現在每天的安排大概是這樣:

  • 早上 6 點起床,開始工作一直到午飯,大約 6 個小時,總共 8-10 個有效番茄時間。
  • 午飯後 1-2 點午休一小時。
  • 下午 2-4 點清電子郵件,看些新聞,去一下常去的網站,刷 Twitter、微博,掃 RSS。
  • 傍晚 4-6 點,是運動和活動時間,去跑跑步或游個泳,帶女兒散散步。
  • 晚飯後 7-10 點,會再做點工作,或和團隊討論事情。
  • 晚上 10 點後看看書,11 點左右睡覺。

這個是我寫在便籤上,貼到顯示器上的工作日約定。除了這個約定,還有一個非常重要的,就是和老婆約定好,上午盡量別和小家伙來干擾我,讓我專心工作一上午。下午和晚上我會有時間陪她們。(這也是遠距離辦公的最大好處,能有更多時間陪著家人)

另外,我用到了一些工具來輔助我執行每天的計劃安排。這些工具不一定最好的,也不一定最適合你,只是自己長久用下來比較順手的,簡單介紹一下:

  • Wunderlist 個人 TODO 程式。它免費、跨平台,Mac App 和 iOS App 可以即時同步資料。Wunderlist 經歷了幾個版本,最新的原生版本,漂亮易用性能好。我主要用它作 GTD 工具,工作和生活的都會記到裡面。它的分享列表可以和家人或同事來協作任務。
  • Pragmatic.ly 團隊協作工具。這是我們團隊開發的產品,也是每天工作用的最多的工具。我們每天會在上面溝通討論,追蹤任務。每個成員都清楚知道自己現在要做什麼,接下去要做什麼。同時也對同事的工作情況了如指掌,不需要太多會議和面對面的溝通,我們就像一群蜜蜂,分工明確,各自努力產出。作為遠距離、異地團隊,這樣的工具是必不可少的。
  • FocusTime 番茄時間 iPhone app。番茄時間工作法,我覺得非常好用,它讓你有節奏的專注和中斷,專注工作 25 分鐘後中斷 5 分鐘來休息。因為人沒法持續保持注意力,能保持一小時的人非常之少,最厲害的可能就是賽車手了,一場極速比賽可能需要專注兩個多小時。所以讓自己合理的一緊一鬆,才能保持生產力,不會過快產生腦力疲勞。另外,FocusTime 可以記錄你每天「生產」的番茄數量,這種節奏感和滿足感可以激勵你每天規律的執行。
  • RescueTime 你先安裝一個客戶端程式,然後就可以跟蹤你每天在電腦上都做了什麼,是用 Photoshop 畫圖了,還是用 Vim 在寫程式,還是刷微博看新聞了。它主要讓你自己清楚知道時間都花在哪裡,衡量自己是否以高效率在工作,有了數據後自己可以更好的管理時間。如果你買了 Pro 帳號,它還可以幫助你在工作時間遮蔽那些會對你產生干擾的程式和網站。
  • Vitamin-R Mac 程式,這是最近剛買的一個程式,還沒有運用熟練。它像番茄時間和 TODO 程式結合。它主要有 4 個核心功能:一,定義你現在工作任務/目標,相關素材或前因後果最好也能加上,讓自己更容易上手做起來;二,排除干擾,像 RescueTime Pro 版一樣,設置免干擾的黑/白名單;三,定義為這個任務要花的時間,為了有緊迫感,它還會不時用聲音和圖像來提示你剩餘時間;四,完成這個時間段後,提交效率評估,這個記錄下來是方便認知自己什麼時間工作效率比較高。這個應用和番茄時間的主要區別是,設置的專注時間段很自由,你可以根據具體劃分的任務來設置不同的時間段。另外,增加的任務內容和免干擾模式也讓這個應用更為強大。
  • aTimelogger 2 iPhone app。如其名字,這是一個記錄時間的應用,如果你想了解自己一天 24 小時花了多少時間在睡覺、工作、交通、吃飯、運動、閱讀 …? 那麼你可以用它來記錄,然後回頭祭奠自己失去的青春 :)如果你是柳比歇夫(Alexander Alexandrovich Lyubishchev)的時間記錄法的執行者,那麼這個 app 會是一個非常好的電子記錄方式,同步和永久保存,是它最大的優勢。
  • 紙筆。最近在養的一個習慣,睡前把第二天起床就要做的工作,用筆大大的記在的便簽本上。第二天一起就知道該做什麼,然後做完後,用大大的勾和橫線劃掉,很爽。

我想這些約定和工具不會一成不變,隨著時間推移他們應該會增加或進一步最佳化。最重要的是,它們在不斷提高我的工作效率,提升我的生活質量。

結語

人生是一場馬拉松,不要因為年輕,就過早的透支時間和身體。希望大家都能掌握好自己身體和精力,工作和家庭的閾值,透過找到一個合適自己的工作作息方式,去翻山越嶺的同時不再失去沿途的風景。

關於效率每個人都有自己獨特的一些 Tips,歡迎大家留言或 E-mail 來探討:[email protected]

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本文章內容由「台灣微軟」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。