【數位轉型】遠距上班成常態!EVOX 導入雲端,讓總機與客服系統不再受限於辦公地點

EVOX 的系統解決傳統公司電話的地域限制,助企業更加適應彈性辦公模式,也讓數位轉型中的企業省下花費在通訊系統上的成本。
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Photot Credit: EVOX 提供
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疫情下居家上班成常態模式,讓辦公的地點變得更加彈性,但放置在辦公室中的通話總機卻因此變得不便於使用,因此通訊系統若能雲端化,是讓企業在彈性上班時,仍可保持通訊順暢的一大利器。

總機系統,是人人都熟悉的辦公室配備,發展的歷程中曾經歷過一次「IP 改革」,在 20 世紀末的電話總機轉型走向 IP 化,讓大企業的跨國辦公室進行溝通時,可以省下大筆跨國電話費,但反觀小型本土企業並不需打越洋電話,也就較難感受到 IP 電話系統的好處。到了 2015 年,電話開始走向雲端化,是總機系統的第二次轉型,EVOX 亞洲區工程副總吳炯憲指出,當時在美國已有許多企業將總機系統搬至雲端。

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EVOX 亞洲區工程副總吳炯憲接受採訪

傳統的總機系統有哪些限制?

傳統的總機系統有許多使用上的不便與限制,首先是地域限制。因應疫情而出現的居家上班模式,也改變了企業對辦公模式的想像,辦公地點不再如疫情前只受限於辦公室,但若公司總機系統仍為傳統拉電話線的方式,公司人員就無法在辦公室以外的地方使用公司電話。

再者,購入傳統總機系統前,企業就需先預計要多少容量,但公司的成長速度及大小有時難以預測,進而造成企業無法對容量做出精準判斷。吳炯憲指出,若一開始只保守採購 20 人容量的總機系統,結果公司成長快速,那該總機就不再合適,又是一大筆支出;若先買 200 人容量的系統,公司營運數年後未達預計人數,也會造成成本的浪費。

另外,傳統系統在每次添加新分機號碼,或進行更動時,都需要特別請電話總機的廠商來處理,過程不方便且也不夠有效率。最後,電話總機如同所有機器一般,用一段時間勢必會損壞,而維修或購入新系統,企業又需要多花費一筆開銷,甚至硬體設備可能停止生產了。

總機系統雲端化,將為企業帶來哪些便利性?

與傳統總機系統相比,雲端化的系統在設定與規模調整上較為方便。由於雲端總機系統將所有資料都存於雲端,因此終端(分機)的地點不再受限於辦公室,且終端不再只能是桌上電話,也可以是企業員工的手機或電腦等裝置,這樣的便利性有利於讓員工上班的環境更加彈性。

另外,若企業需要對分機做出任何調整時,可直接在系統的後台操作,例如 EVOX 雲端總機系統的後台採 No-code 方式,讓企業的系統管理人員,可以輕鬆對系統做出所需的改變,而不需要撰寫程式。此外,雲端總機也能進一步與其他的應用整合,像結合 CRM 系統後可以記錄下客戶資料,讓企業更方便維護與顧客間的關係。

吳炯憲指出,軟體服務的優點就在於,能擺脫掉傳統系統存有的許多限制,同時系統的功能也得以一直擴充增加,讓系統的應用更加多元化,也更有彈性。

市面上已充斥許多通訊軟體,電話仍保有重要性嗎?

吳炯憲說不同行業對於電話的依賴程度不一樣,常見的 LINE 等通訊軟體不一定完全適用於所有企業。

舉例來說,獵人頭顧問公司在與鎖定的人才第一次進行溝通時,彼此之間不認識,因此需透過電話來洽談;而旅遊業在初成立旅遊團時,也需先以電話和旅客聯繫。即便通訊軟體很多元化,電話作為許多行業的通訊工具仍有難以取代的重要性,性質較為正式,往往能建立信任。

客服系統為何也需要雲端化?

EVOX 除了提供雲端總機系統外,也有雲端客服系統。吳炯憲指出客服是個流動性相對高的行業,客服員常為短期聘僱的員工,而雲端系統能輕鬆操作的功能,方便企業在客服人員入職或離開時,管理人員可隨時至後台修改資料。

另外,由於客戶的資料存放於雲端,當相同客戶再次打至客服時,公司可以讓相同的客服員為該顧客服務,有效拉近企業與顧客的距離,就算是不同的客服人員服務,也能掌握相同的資訊而不出現落差。

客服究竟該採全自動化,還是仍需保留真人客服?

EVOX 的客服系統導入自動分配顧客電話的功能,提升企業為顧客服務的效率。吳炯憲指出客服系統是否要採全自動化,不同企業間有所區別,例如餐飲業接顧客訂單時,就很適合採全自動化,讓餐飲業者能將精力放在準備食物上。

但有些企業若有需接重要客戶的電話,這時有真人的客服,並結合雲端服務,讓客服人員快速知道自己在與重要客戶通電話,也能讓顧客有受尊重的感覺。

雲端化的系統,能加速企業的數位轉型嗎?

總結而言,雲端化的總機及客服系統,可以讓企業不必一次性的購入硬體設備而花下大筆金費,往後卻難以再對系統做出更動。EVOX 採月租的收費模式,讓企業可先針對公司規模及需求去衡量支出,對於正逢數位轉型的企業,能省下轉型所需的成本,而簡易的後台操作也為缺乏 IT 人員的企業,降低轉型的門檻。

吳炯憲也強調在面對數位轉型時,企業保持開放的思維是一大重點,因此 EVOX 除了持續研發服務外,也將繼續讓企業了解雲端化系統,如何幫助企業更加適應彈性上班成常態的時代。

核稿編輯:李柏鋒

INSIDE 未來日完整一天豐富論壇,完全掌握數位轉型最新脈動

活動資訊:

  • 活動名稱:【2022 INSIDE未來日】台灣的蛻變|用數位轉型打造產業護城河
  • 活動時間:2022 / 09 / 23 (五)  09:00 - 16:40(08:30 開放入場報到)
  • 活動地點:微風南山 3F 藝文中心(110 台北市信義區松仁路 100 號 3 樓)
  • 活動形式:可選擇線下論壇見面互動、亦可購買線上直播票。
  • 更安排 Q&A 及自由交流時間,藉此創造與會嘉賓間更多合作和深度參與的機會。

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邁達特、逐鹿數位、德安資訊三強聯手,為飯店業量身打造系統上雲 AWS,推動飯店業數位轉型

飯店業九成系統建在地端,維護壓力正與日俱增。IT 智能化最佳夥伴 − MetaAge 邁達特 AWS 團隊,與熟稔飯店業系統應用的「逐鹿數位」,以及台灣旅宿資訊系統產業領導者「德安資訊」三強攜手,實現飯店業系統上雲的關鍵合作。
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Photo Credit:MetaAge 邁達特
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多強聯手整併多年經驗與技術,為飯店業轉型精準鋪路

MetaAge 邁達特MetaGuru 逐鹿數位展開合作,一同協助將德安資訊 ERP 系統用戶成功搬遷上雲。本次多強聯手整併經驗與技術,使飯店業(又稱旅宿業)可享有更彈性、靈活、穩定且高安全性的核心系統,讓飯店可更專注於旅客服務體驗的提升與深化。 

逐鹿數位總經理蕭世欽提及:「數位轉型對飯店業的重要性不言可喻。隨著科技迅速發展,旅客期望更快速、更便捷的預訂和入住體驗,因此,透過各種量身訂做的數位解決方案,飯店業者能提高效率、更專注於旅客的個性化服務,提升市場競爭力。」

蕭世欽也進一步提到:「為求一個成功的數位轉型,多數五星飯店業者將重點放在系統整合,優化服務流程,加快服務的速度,提升旅客的體驗,以致實現業績增長。」

IT 智能化最佳夥伴− MetaAge 邁達特具有 20 年以上的 IT 經驗,同時具備豐富且強大的雲地整合技術,本次結合 MetaGuru 逐鹿數位 25 年的企業管理系統整合經驗,再攜手深耕飯店業超過 30 年的德安資訊,聯手推動飯店業系統雲端化的浪潮,使飯店業不只是數位轉型,更可以獲取雲端化所帶來的好處。

邁達特與旗下逐鹿數位共同攜手德安資訊,將多個德安 ERP 系統用戶成功搬遷上雲。/Photo Credit:MetaAge 邁達特

飯店業九成系統建在地端,維護壓力與日俱增

逐鹿數位數位長黃瓊萱曾任飯店專業經理人,擁有 20 年豐富的飯店經營管理經驗。黃瓊萱看準飯店數位轉型正深化的趨勢,在本次飯店業系統上雲的過程中,扮演著不可或缺的角色。

黃瓊萱談及:「飯店業屬於類傳統產業,有近 9 成系統都建置於地端,每年需投入可觀的成本在機房環境及硬體維護,且需額外支出外包資訊服務的費用。而飯店業是我們視為重中之重的產業,透過雲端服務的協助,不但能降低既有的維護壓力,還能提供比傳統地端環境更完善且安心的資安防護。搭配邁達特 MSP 團隊 7×24 的全天候託管服務,系統還能擁有更即時的保護與故障排除。」

飯店業九成系統建在地端,維護壓力與日俱增。系統上雲不僅可降低既有維護壓力,還能提供比傳統地端環境更完善且安心的資安防護。/Photo Credit:MetaAge 邁達特

本次三強聯手,旨在協助飯店業在數位轉型的道路上,邁出扎實穩固的第一步,使飯店業得以安心無虞的專注本業。無論是 ERP、PMS、POS、CRM、訂房等不同的業務系統,均能透過本次合作案,以達成混合雲架構、資料遷移上雲、優化使用方式等不同的效果。尤其透過逐鹿數位與德安資訊過去所累積的「飯店業經驗」,邁達特在資訊系統架構面,能夠提供更貼近於飯店業者使用情境的現代化架構,甚至還能優化操作者的使用模式。

雲端環境已在實戰中證明其安全性,高穩定特性再降低許多營運風險

論及雲端的安全性,據資安廠商 Cymetrics 所發布的臺灣飯店業資安曝險調查報告顯示,儘管飯店業的資安總評分級僅徘徊在 B- 至 C 之間,不過相關的星級飯店業者,在雲端安全的部分皆取得 A+ 的評分。顯示飯店業者將系統建置於雲端環境,可享有絕對的安全性。

由此可證,雲端已經在實戰中證明其安全性,無論是經過國際稽核的雲端機房,還是最新的雲端資安技術,或是將兩者整合帶來的價值,絕對可為飯店業者提供極大的幫助。若後續能將其系統進行混合雲架構設計、建置、優化,透過雲端的彈性與可靠度,還能更有效地補強資訊安全的強度。

另外,透過上雲,除了常常談到的水、電、機房維護等成本下降,飯店業者亦可得到許多額外的好處,例如:人力的配置可以更加靈活、上雲後所縮小的機房空間可用於更有價值的投資,如廚房、房間等使用。而雲端所提供的特性,也能使飯店這類需要 24 小時維持運作的用戶,獲得更高的系統可用性,避免夜間硬體或軟體出現狀況,造成訂房資料出現異常,甚至影響到即將入住旅客之權益,直接地降低許多營運風險。

系統上雲使飯店這類需要24小時維持運作的用戶,獲得更高的系統可用性,避免夜間硬體或軟體出現狀況,降低許多營運風險。/Photo Credit:MetaAge 邁達特

雲端化的軟體,是提升飯店經營效益的不二選擇

德安資訊事業發展總監陳亮君提及:「有越來越多德安系統的用戶引頸期盼 PMS (Property Management System,飯店管理系統)的雲端化,因為新模式帶來下列多重優點:減少硬體支出、簡化硬體管理所需的人力和時間成本,使飯店更有效率地運用有限的時間與人力。」有鑑於此,德安資訊旗下其他系統,也在本次合作中與邁達特 AWS 團隊進行雲端化的設計與測試,使其系統能夠在雲端上更穩定的運作。

陳亮君近一步談及:「我們相信,雲端化的軟體是提升飯店經營效益的不二選擇。飯店業者可藉此得到更高的系統可靠性,並透過雲端環境的靈活特性,提升其系統安全與數位韌性,讓飯店業者在營運上更無後顧之憂,全心全意向更高的業務目標邁進。」

雲端化的軟體是提升飯店經營效益的不二選擇,讓飯店業者在營運上更無後顧之憂,全心全意向更高的業務目標邁進。/Photo Credit:MetaAge 邁達特

德安 A6 ERP 上雲,提供更多的企業附加價值

傳統的 ERP 系統通常運行在企業的本地伺服器上,需要大量硬體資源,並且對地端頻寬要求高。而隨著雲端技術的成熟,可以將 ERP 系統移至雲端平台,提供更好的使用體驗。進而可以減少對地端硬體資源和頻寬的需求,使企業更容易應對流量峰值。

ERP 上雲還帶來了更靈活的使用情境,透過 AWS 的服務及應用,讓企業員工隨時隨地訪問 ERP 系統。這種自由度使企業能夠將特定的 ERP 應用擴展到更多設備和使用情境上,包括移動設備、平板電腦和筆記型電腦。無論員工身處何處,都可以輕鬆訪問 ERP 系統,從而提高工作效率。

隨著 ERP 上雲的發展,企業還有機會打造自己的品牌。他們可以自定義 ERP 系統的外觀和網址,企業可以將自己的品牌價值和形象融入到 ERP 系統中,創建獨一無二的雲端專屬 ERP 訪問入口。

ERP 上雲可以減少對地端硬體和頻寬的需求,也更容易應對流量峰值;靈活的使用情境也為員工提供更好的使用體驗。/Photo Credit:MetaAge 邁達特

邁達特透析飯店作業系統,打造使用者體驗最佳的 AWS 上雲方案

邁達特 AWS 產品與技術處處長蘇良霖提到,邁達特近年跨足雲端產業有成,已具備 AWS SPP/MSP 等 AWS 夥伴資格之外,也儲備了大量雲端所需的人才。透過本次與逐鹿數位、德安資訊的合作,邁達特在做足功課後,深入與各大飯店訪談、透析飯店各大作業系統,使邁達特對飯店業相關系統之間的協作,具備更全面且深入的理解,並為飯店業打造最佳的使用者體驗。

為了提供客戶更好的維運品質,邁達特成立雲端託管服務中心,並通過 ISO27001 稽核,確保其資訊安全性,更建置實質性的三班制的技術服務團隊,提供全天候 24 小時的託管服務,完全適配飯店業者所需的即時性與時效性。

邁達特不僅具備 AWS SPP/MSP 等 AWS 夥伴資格,還設有 7×24 全年無休的雲端託管服務中心(MSP Center),完全適配飯店業者所需的即時性與時效性。/Photo Credit:MetaAge 邁達特

蘇良霖談及:「雲端環境具備靈活部署及高穩定度等特性,搭配邁達特 MSP 託管服務,可大幅解決飯店管理層需要多工投入的繁重負載。飯店業得以用更省力的方式,即時掌握各系統的運作狀況;管理層也能更專注於飯店的營運管理策略,提供客戶更好的服務體驗。」

邁達特 7×24 MSP 雲託管服務,支持飯店業 IT 量能的好夥伴

隨著技術的快速變化,新的技術和工具不斷地湧現,導致現有 IT 人員需要不斷學習新的技術,對於非專職的企業而言,可能要與其他行業競爭,且需花費不少資源去培訓人才,才能應付這樣的變化。為了確保 IT 基礎設施的穩健營運和資料的安全,不少企業選擇尋找可靠的技術合作夥伴,以提供培訓和支援,幫助企業在充滿挑戰的數位環境中取得成功。

MetaAge 邁達特使用 AI 監控技術持續優化客戶的雲端服務,提前發現並解決潛在的問題與漏洞,透過專業 MSP 人員的監控和優化,可降低企業的資安風險、改善服務性能,同時減少可能的服務中斷,協助客戶實現穩定且持續營運的服務,甚至提升既有人員的技術價值。

邁達特雲端託管服務中心(MSP Center)通過 ISO27001 認證,搭配 AI 監控技術和專業 MSP 人員,可協助客戶實現穩定且持續營運的服務,甚至提升既有人員的技術價值。/Photo Credit:MetaAge 邁達特

IT 智能化最佳夥伴−MetaAge 邁達特,專人服務與您接洽

邁達特在資安、網路、儲存、伺服器、虛擬化、資料庫管理具有豐富經驗,技術深厚的架構師群與維運團隊是企業雲服務的最佳幫手。無論是部署雲端服務,進一步代管維運(Cloud Managed Service)、基礎架構即代碼 (Infrastructure-as-code)、 API 整合、雲地整合等加值服務,邁達特均能一站式滿足企業的多構面需求。

本次多強聯手一起為飯店業量身打造的專屬上雲方案,不管是在使用者體驗或是成本優化層面,皆為飯店數位轉型立下了新的里程碑。MetaAge 邁達特持續攜手各方,積極協助各大飯店業的雲端化需求,進而幫助飯店應對不斷變化的市場需求。如您有任何諮詢需求,歡迎由此與邁達特聯繫,或致電 080-000-8669 由專人與您接洽。 

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關於 MetaAge 邁達特
MetaAge 邁達特,舊名聚碩科技,蟬聯多年中華徵信社台灣地區電腦系統整合服務業第一名。擁有國際知名品牌之軟硬體產品線、原廠認證之技術人才、綿密廣佈之市場通路、堅實的諮詢與維護服務。MetaAge 邁達特協助企業雲地整合、全方位進行數位轉型,以智動化提升企業人均產值,是企業 IT 智能化的最佳夥伴。

關於 MetaGuru 逐鹿數位
MetaGuru 逐鹿數位,前身為明基逐鹿。逐鹿數位專精於企業數位解決方案規劃與軟體開發,具有 25年的 IT 產業經驗,具備企業流程管理、人才資本管理、合約管理、碳流程追蹤管理等系統,以及數位轉型總體規劃等顧問服務,兩岸三地已累積 5,000+ 的客戶。

關於 Athena 德安資訊
德安資續深耕台灣逾 30 年,為台灣飯店、餐飲系統產業領導者。從 ERP 系統、PMS 系統、POS 系統到網路訂房、通路管理等,德安致力提供客戶「全方位解決方案」。德安於 3~5 星級飯店系統市佔率為第一,服務產業類型橫跨飯店、餐飲乃至教育單位,已逾 450 家。

本文章內容由「MetaAge 邁達特和 MetaGuru 逐鹿數位」提供。