鋼鐵人公司教你第一次發新聞稿就上手

很可能我是個大男孩,但在企業中,新聞稿這檔事變得寫的人痛苦,讀的人也同樣難受。它們成了一種討好客戶或投資夥伴的工具,讓某人非得花 750 美元把它丟上線,或推到實際通路播送。跟著 Teala 的新聞稿,以下整理出七個能讓新聞稿更好的秘方。
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本文根據 Ed Zitron 在 TNW 的文章和美國電動車生產商 Tesla 於 19 日發佈的 新聞稿 編寫。 Ed Zitron 為網站 EZPR 的創始人, EZPR 是一間美國東海岸的媒體公司,專注於高科技初創。他也即將在 2013 年 9 月 20 日出版自己的作品:This Is How You Pitch: How To Kick Ass In Your First Years In PR。

很可能我是個大男孩,但在職場上,新聞稿這檔事變得寫的人痛苦,讀的人也同樣難受。它們成了一種討好客戶或投資夥伴的工具,讓某人非得花 750 美元把它丟上線,或推到實際通路播送。

通常新聞稿架構如下般簡單:

第一段:無聊的介紹,像是:今日我們 X 公司(一間公司做了某事,用最痛苦和愚蠢的方式描述)發佈 Y ,其中還包括 Z 。

第二段:一段引用,然後很可能是一些加工過的句子,可能是某個人欣喜、興奮或者激動的做著某件一點也不欣喜、興奮或者激動的事情。

第三段:再來段引言,還有附帶結論。

新聞稿沒有任何有趣的點,而且大部分,只包含一點點或者根本沒有有用的資訊。您必須透過篩選才能找到一個潛在的實際新聞。

Tesla 最近發了篇很棒的新聞稿,內容大意是它們的產品 Model S 在 NHTSA 的測試中被評為歷年來最安全的汽車,此新聞稿跟任何我看過的都不同,是指好的方面。 830 個字,滿滿的產品資訊,極為豐富,沒兜來彎去,內容紮實,寫的都跟「事實」有關。

Tesla Model S

配著 Teala 的新聞稿,以下整理出七個能讓新聞稿更好的秘方:

1 . 不要為了發稿而寫新聞稿

如果您坐在那邊思考:「可能這不是個好新聞稿。」那這篇稿子可以丟了。除非某人簽了什麼一定得發稿的合約,不然就不要發。

1.5 . 如果您發個新聞稿是為了給記者去寫故事,記得寫個 FAQ

說真的,只要陳述事實。

2 . 有什麼就寫什麼

您的客戶剛更新了一個新版本,其中有個可以在 Mail 中夾帶小狗圖片的插件嗎?那就寫出來。您的執行長真的對此更新感到高興嗎?談談為什麼,不要只在他理由合理的時候才寫。可能大眾都注意到了那些信件中的狗──執行長必須說明!如果他沒這麼做的話,就叫他別多話。或者叫「她」,我提倡性別平等。

這部分可以看看 Tesla 新聞稿中的兒童座椅部分:

後部碰撞這項試驗,對備用的第三排兒童座椅來說極為重要。對於這一點, Tesla 安裝了雙重保險桿。這是為了保護在公路上高速衝擊下,不會對第三排乘客造成永久傷害。當汽車遭受正面或側面的傷害,第三排是最安全的位置。

清楚說明產品「有」什麼,與增加設備的前因後果。

3 . 盡量不要用格(引)言

沒人需要無用的格言,除非它們對世界有重大影響。對,那就會是例外,但大部分您用的「two-bit startup 」或「SaaS-for-whales emporium」可都沒那種價值。如果有某個人需要引言,他們會詢問。如果稿子裡滿是引言的話,沒人會想幫您的笨公司寫報導。假如他們有這個需要,那他們也一定會問。

4 . 開門即見山

如果您的整篇新聞稿可以濃縮成四個重點,那四個重點就是您的新聞稿;如果您可以濃縮到剩三個,那三個就是您的新聞稿,以此類推。試著把所有的贅詞都從您的新聞稿裡擠出來,想像您是個快截稿的記者,然後您必須寫出整個脈絡,且您只想要能寫進報導裡的資訊,那就是您的新聞稿裡該給的。

來看一下 Tesla 的新聞稿開場:

「根據美國國家公路交通安全管理局(NHTSA)的獨立測試, Tesla Model S 被評為 5 星評級車種,不僅在整體評分上,在各細項皆無例外。」

看看這有多棒?我沒看到任何贅言,讀起來甚至像法律綱要。

5 . 試著讓它值得一讀

我不會說要把它寫成部曠世鉅作,但回想一下會讓您大笑或是有趣的東西,您該寫的就是那些。
沒有空間讓您想說:「嗯‧‧‧我要怎麼適當推銷我的品牌?」事實上,如果您這麼想,下次帶您的電腦進浴室思考:「我要怎麼讓一個原本討厭我產品的人,不會讀這稿子而覺得無聊,或者讀到快睡著?」

關於新聞稿的幽默, Tesla 是這麼運用的

「Model S 所配備的鋰離子電池,在之前一次也沒有著火,在 NHTSA 測試期間和之後也都沒有。」

除了描述所開發的電池「事實」以外,還順便幽了近年來常見的「電池過熱著火」一默。

6 . 別因為雇了誰而發新聞稿,除非他們真的有那麼重要

有個好法子可以測測他們是不是那麼「重要」,他們之前有沒有在前五百大企業裡當過高階管理者,如果他們沒這經歷,那就不用發新聞稿。如果客戶這麼要求,就盡可能的推託掉,但別丟了工作,我可不想有罪惡感。

7 . 樂在其中

閱讀新聞稿向來是件苦差事,也因此困擾著這整個世界。它們讀來痛苦、無聊、自我感覺良好。如果我們可以決定不要「塑造」品牌,轉而重點放在「發生了什麼事」,然後撰寫的時候就跟寫自己部落格一樣的樂在其中,有可能我們的人生會過得好一點。

喔,最後一點,如果您覺得寫作無聊,那願神保佑您換個工作。


ESG 可以怎麼做?導入「點點簽」電子簽名服務,展開企業永續經營第一步

體現企業敏捷效率、展現品牌創新精神,讓點點簽為團隊夥伴創造效率、為客戶帶來友善體驗、為企業創造良好印象。企業實踐永續 ESG 的第一步,不妨就從導入點點簽開始。
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Photo Credit:DottedSign
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近年來,隨著疫情時代的時局變化、雲端科技的日新月異,「數位轉型」成為當代企業必備的思維與能力;此外,因應全球環境問題與聯合國永續發展指標(SDGs)的討論趨勢,ESG(Environment 環境、Society 社會、Governance 公司治理)也成了企業不可迴避的經營課題。

無論從何種角度來執行,例如建立線上敏捷的工作系統、減少地端成本(無紙化)等,都能讓企業在持續強化市場競爭力與環境永續兩者間獲得雙贏。回顧疫情期間遠距辦公的經驗,不少企業積極導入線上協作平台、電子簽名等服務,縮短團隊遠距辦公的距離;不過可惜的是,也有部分企業在疫情暫緩後又回到過往傳統的工作模式,其中又以「恢復紙本簽署」為最常見現象。

其實,企業若能善用電子簽名服務,不只能加速簽署流程和提高營運效率外,更能解決紙本、時間、郵寄等成本,邁向企業永續經營。本文以國內知名電子簽名品牌點點簽(Dottedsign)為例,細數電子簽名能為企業帶來的三項永續好處。

Photo Credit:DottedSign/知名電子簽名品牌「點點簽」是企業邁向無紙化、實踐永續的好幫手

更友善的簽名體驗:比傳統紙本流程快 80% 的時間

不少企業會有「紙本合約」的迷思,認為紙本簽名才正式、安全,且有實體文件可歸檔留存,較為安心;事實上,企業使用電子簽名服務不只能加速簽署流程,甚至相比於傳統合約寄送往返的方式,更加安全有保障,也更易於歸檔管理。去年國內受疫情影響,導入電子簽名服務「點點簽」的企業便大幅提升200%,顯見國內企業對電子簽名的認知度及接受度逐漸提高。

而能讓企業從長期培養的紙本習慣轉換成線上簽署的原因,除了疫情促成外,莫過於電子簽名能提供比傳統紙本更友善、更便捷的簽署體驗。只要有一台電子裝置(電腦、平板、或手機),就能藉由點點簽完成無論是遠端、當面或臨櫃的簽名工作,且從創建文件到指派簽署者只需不到一分鐘,簽署者更可依照簽署欄位直覺的完成簽署,大幅降低簽署錯誤率之餘,也省去傳統紙本列印合約、親簽完成後寄回,或親簽後掃描回傳的繁縟流程,有效節省人力和時間等隱性成本,將時間專注在關鍵的任務上。

此外,雙重身分驗證的保護機制,能在傳遞過程中加密嚴防駭客竄改文件,且簽署完成即壓上數位憑證(Digital certificate),能證明文件乃經由當事人線上簽名且未被他人更動。點點簽具備完整的資安守護措施,不必擔心紙本合約遭中途攔截或人為毀損,或是有偽造簽名之虞,讓簽名這件事比過去更加快速、也更加安全。

Photo Credit:DottedSign/點點簽電子簽名有效節省時間人力與紙張成本,讓團隊能專注在重要任務上

更流暢的營運效率:團隊數據分析、文件標籤歸檔一秒完成

數位轉型、永續發展不只是口號,更是推動企業前進、產業進步的力量;如何藉由合適的線上工具落實數位轉型,同時確保其營運策略能夠結合環境永續,更是企業刻不容緩的議題。而電子簽名的多元性及便利性,正在企業營運層面扮演相當重要的一環,無論何種團隊規模及企業需求,皆可藉由導入電子簽名服務「點點簽」集中控管文件權限與資源共享,為管理階層提升效率,即時掌握重要合約的相關進程。

說到點點簽的強項,就不能不提「支援多人簽署任務」的功能特色。用戶在點點簽發起簽署任務後,可指定簽署人的順序,確保流程正確不漏簽或誤簽;也可即時追蹤簽署進度,系統將會自動提醒簽署人在期限內完成簽名。

為了協助組織管理者能更有策略地管理團隊 ,點點簽也提供視覺化的團隊數據分析,組織管理者可藉由團隊數據介面中的「完成文件總數、文件拒簽率、平均簽署完成時間」等數值掌握每位團隊成員手上負責的文件簽署狀況,進而提升團隊效率;其他包含控管成員權限、共享範本等功能,則能協助管理者邁向更高效的營運模式。

尤其針對企業內業務、法務、財會等時常需要處理繁雜文件,更可善用點點簽中的標籤功能,輕而易舉地為已簽署文件標籤歸檔,利於往後即時調閱資料,不必在紙本堆中翻找。總體來說,點點簽不只能確保簽署流程不出錯,更協助企業在營運上更順暢。

Photo Credit:DottedSign/點點簽,為企業提升簽署效率、創造營運價值和邁向永續經營

更美好的永續經營:節省紙張、時間、人力,專注創新成長

據國外知名期刊 FinancesOnline 指出:

長期來看,企業從紙本轉移到線上簽署的成本可節省高達 78%,其中包含可觀的紙張、時間、營運等成本。

關於這點,點點簽的客戶實務經驗可以證明。事實上,每使用點點簽完成一次線上簽署可替公司省下新台幣 36 元的時間與材料成本,且將簽署流程數位化能大量減少紙張及碳粉的使用;據統計,每省下 10,000 張紙可以拯救一顆樹。顯然,點點簽協助企業實踐低碳目標外,更是為地球環境盡一份心力。

另一方面,企業使用線上簽署服務不只能縮短傳統文件往返的等待時間,也能為企業帶來良好的品牌形象。舉例來說,在前線如業務、商務開發人員、諮詢顧問等單位,即可使用線上簽署與客戶打造遠端簽署的情境,維繫與客戶的關係外也利企業掌握關鍵商機。同時,團隊也因導入線上簽署而省下隱性成本,讓企業騰出人力資源,專注創新成長,培育人才達成永續經營的目的。

綜合以上所述,企業須將數位轉型和永續經營納入長期營運上的考量,而導入線上簽署可視為第一步。點點簽(DottedSign)為凱鈿行動科技旗下的電子簽名服務,提供 SaaS 和 API 等解決方案供企業彈性選擇。歡迎使用點點簽,為您的企業提升簽署效率、創造營運價值和邁向永續經營。落實環境永續 ESG 的第一步,不妨就從導入點點簽開始。