【Daniel 職場觀察】你就是自己人生的專案經理!專案管理三大心法

我認為專案管理其實更像是一種面對問題時的思考方法:「在什麼樣的情境下,你該做甚麼事情,提高你人生的成功率。」
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如果你曾想過這些問題,那麼這篇文章也許可以派上用場。

「想進好公司。 」

「想年薪破百。」

「想成為主管。 」

「想成為理想的自己。」

前陣子受邀演講,電話那頭是微軟的老同事:「你有豐富的工作經驗,來跟我們分享吧,應該很有幫助。」

掛了電話,我反覆思考什麼樣的觀念或技能影響我最深?對職場工作者或社會新鮮人又有什麼用處?最後我決定不談職場的實際操作技巧,而是分享專案管理的觀念。

或許因為分享的內容比較生活化,演講後獲得不錯的回響:

「原本對專案管理很陌生,以為只是在公司工作的其中一種辦公方法,但深入介紹後,才知道原來專案管理的概念可以運用在任何地方,甚至是人生的規劃。」

「內容真的非常實用,讓我了解到專案管理不僅是對專案,更是對自己的管理,受益良多!」

我將內容摘錄三個重點,希望對你也有一些啟發。

專案管理其實是面對問題時的一種思考方法

我的第一份工作是工地監工, 因為要管理進度、成本、品質, 自己便去找了一套專案管理的軟體,買了一本書,開始跨入專案管理的領域。當時做夢也沒想到幾年後,我竟然會加入微軟成為 Microsoft Project 的產品經理,後來也考上了 PMP 國際專案管理師。

國際專案管理學會對專案管理的定義為:「在一定時間內,為實現特定目標而進行的努力。」

我認為專案管理其實更像是一種面對問題時的思考方法:「在什麼樣的情境下,你該做甚麼事情,提高你人生的成功率。」

【心法一】利害關係人管理 — 如果你每次投的球,都不在主審的好球帶,你永遠也投不出好球

你曾經覺得你已經很努力了,但為什麼升官總是輪不到你?或是一件事情,明明你已經很用心去做了,為什麼最後還是以失敗告終? 很可能是因為你還沒有搞清楚利害關係人是誰,而他們最重視的又是什麼。

一個專案或一件事情,我們可以將相關的人分成四種:

  1. 專案贊助者:給錢支持專案的人,通常是高階管理者,對專案成敗負政治責任。
  2. 專案經理:實際運行監控專案的人,對專案成敗負直接責任。
  3. 專案團隊:實際參與專案工作的人。
  4. 關係人:能影響專案的所有人。

如果以辦一場婚禮來比喻:

  1. 專案贊助者:贊助婚禮的雙方父母。
  2. 專案經理:新郎或新娘。
  3. 專案團隊: 伴郎、伴娘、工作人員、迎賓招待、主持人、化妝師、髮型師、攝影。
  4. 關係人:雙方親友、兄弟姐妹、飯店工作人員、警察、怕吵的鄰居。

你必須針對不同的人採取不同的溝通策略:

1. 專案贊助者:了解對方在意的重點,希望的作法為何,全力達成他的目標。特別注意,是他的目標,不是你的目標。很多時候,事情會擦槍走火,就是雙方目標不同,因此先取得他的共識,再進行專案, 才是比較保險的做法。

2. 專案團隊:分派工作,讓對方清楚了解他的工作目標、範圍並交付高品質的成果。

3. 關係人:讓對方知道你很重視他,需要他的幫忙及配合。

如果你沒有管理好利害關係人的期望,你很可能白忙一場。

【心法二】時間管理 — 不要管理時間,而是管理輕重緩急

時間管理最重要的就是明辨輕重緩急。事情永遠做不完,重點在於重要的事情要先做。很多人總是優先處理緊急的事情,但如果急但不重要呢?很可能只是浪費時間。

國外一名教授做了一個實驗,他拿出一個小玻璃罐子,先將高爾夫球放滿,問學生:「這樣滿了嗎?」接著拿小碎石放進罐子,放滿時,他又問:「這樣滿了嗎?」他再拿沙子倒入罐中。同學們都覺得不可思議,以這樣的順序竟然可以放進這麼多東西。教授最後問了一個關鍵問題:「如果是先放沙子,再放小碎石,那麼高爾夫球還放得進去嗎?」

他將小玻璃罐子比喻為人生,高爾夫球代表「重要的一切,如家庭、健康、熱情」、小石頭是「其他重要的事情,如工作、房子、車子、」,沙子則代表「所有小事」。

如果我們先把沙子倒進罐子,就沒有空間再放進碎石和高爾夫球。人生也是一樣,如果把時間都放在小事上,當然沒有時間去關注真正重要的事情。

什麼事情對你而言是最重要的?你真的有花足夠的時間在這些事情上?

【心法三】溝通管理 — 將「我」改成「你」

很多職場卡關的人,並非欠缺能力,相反地,他們的能力出眾,但最後都敗在一件事情—溝通能力。除非有些事情你能獨立完成,不然你一定需要別人的幫忙才能完成任務,但如何說服別人願意幫你?

關於如何說服別人,有一個重點:就是當你在思考時,將「我」換成「你」。

原本的思路:「我要達成目標,我需要你這樣配合……」

改成:「你的目標是……,如果我們這樣配合,那麼可以一起達成目標……」

我以演講邀約為例,以下是二個不同的思路:

「您好,我是……,我們公司是…… ,下個月是我們公司二十周年盛大活動,我們想要達成……不知是否有榮幸邀請您來演講,演講題目是……聽眾會是……時間……地點…….講師費用……」

這樣的邀約算是中規中矩,我有遇過更差的,連聽眾,講師費用都沒提。儘管如此,但這樣的邀約我都會婉拒,為什麼?我們來看第二種思路:

「您好,我是……,我們公司是…… ,常常在 xxxx 專欄閱讀您的文章,對您寫的 xxxx 這篇印象特別深刻,也了解您對提攜後進很有熱情。下個月是我們公司二十周年盛大活動,希望可以邀請您來針對公司的新鮮人分享…..不知是否有榮幸邀請您來演講……」

這樣的邀約,除非時間不行,我一定會接受,因為跟我個人的熱情與目標相關。

溝通沒有捷徑,你必須將對方的事看得很重要,花時間去了解溝通的對象,去理解他的需求,並找出彼此目標的共同點。

你就是自己人生的專案經理

十年後,你將會變成什麼樣子? 你會做什麼工作?你身邊有誰?你會滿意你的生活 ? 如果你想進好公司?想年薪破百?想成為主管?想成為理想的自己?你不妨將這些目標當成一個專案,列出所有利害關係人,以及溝通的策略,並訂出你要達成目標的路徑及時程,當然你也可以參考專案管理的其它主題,管理你的成本、範圍、資源、風險,相信你一定可以提高你人生的成功率:

  • 利害關係人管理
  • 溝通管理
  • 時間管理
  • 成本管理
  • 範圍管理
  • 品質管理
  • 資源管理
  • 風險管理
  • 採購管理
  • 整合管理 
  • 變更管理

如果把人生比喻成一個專案,你就是自己的專案經理。 

時間有限,不要浪費在為別人而活!沒有完美的時機,只有完美地利用你的時間!

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責任編輯:Mia
核稿編輯:Chris

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