分享「Brex 遠端優先的原則」

Brex 市值超過 26 億美金,也是矽谷最年輕的獨角獸,而他們也是一間遠距工作效率非常好的公司。這篇文章分享幾個 Brex 有用的遠距工作原則!
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本文來自 Gogolook 共同創辦人郭建甫的 Medium,INSIDE 獲得同意轉載。

2022 年 Gogolook 要成為一間遠端優先的公司。所以這絕對不是一句隨便喊喊的口號,因為公司建立了對應的 OKR 來挑戰這個目標,經營團隊與人資部門正在重新定義工作流程,確保方向能具體落實。

在推進的過程中,我同步分享矽谷一家金融科技新創 Brex 的作法,我曾在近期 1:1 與幾個主管聊過這篇文章,得到不錯的迴響所以也想透過文件與你分享。該公司市值超過 26 億美金,創辦人 Henrique Dubugras 與執行長 Pedro Franceschi 年僅 25 歲,被稱為是矽谷最年輕的獨角獸。

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早在 COVID-19 爆發的第一年, Pedro 就發表了一篇文章,詳細說明 Brex 為何以及如何在公司裡實現遠端優先,其作法相當值得我們借鏡。

Pedro 在開頭第一段就用數字證明「Brex 不需要辦公室也能運作順暢」。他提到公司裡面「有 64% 的人喜歡在家工作,26% 的現有成員是透過遠端上任的,而我們產品出貨速度比以往更為迅速!」

In some ways, Covid proved we don’t need an office to be successful. 64% of you enjoy working from home, 26% of the current team onboarded remotely, and we’re shipping products faster than ever.

既然遠端工作的效率比在辦公室更好,所以 Pedro 與領導團隊做了一個重大決定:除非必要,大部分的時候都不進公司。

為什麼敢做這個決定?Pedro 說了一個小故事:2013年,他與另一位合夥人 Henrique 開設第一間公司的時候,因為招募不到好員工,只好把一個棘手的程式問題 po 上網求助。原本只是死馬當活馬醫,沒想到幾天內就獲得了一個優秀工程師又快又完美的答覆。

兩位創辦人馬上想招募他加入公司。雙方透過 Skype 交流後,卻非常震驚的發現,網路另一端那位叫做 Jonathan 的人才,竟然是一個住在巴西中部小農村、年僅 11 歲的孩子!他後來成了 Brex 第一位工程師。但為了把他弄來矽谷上班,耗費了非常大的資源。

Pedro 從此認知到一件事實:像 Jonathan 這樣的人才遍佈世界各地,即便砸大錢在每個城市設立分公司,也無法滿足招募的需求。而打造一個遠端工作的環境,就能讓全球人才為之所用。

聽起來很美好,但需要付出的代價很難衡量,目前還沒有任何一家大企業打造出全遠端的系統可供參考。於是 Pedro 根據 Brex 發展的經驗,嘗試歸納出幾個原則,以下我用摘要的方式呈現:

原則一:複製網路的好,而非辦公室

Principle #1: Clone the internet, not the office

Photo by Charles Deluvio on Unsplash

「我們(為了生活)打磨出工具,但最終工具卻形塑了我們(的生活)」by 麥克魯漢(Marshall McLuhan),加拿大哲學家/傳播理論大師:We shape our tools and, thereafter, our tools shape us.

這段話用來解釋辦公室文化真是再妙不過。原本辦公室的出現是為了因應後工業時代的生產方式,集中化管理才能夠提高生產效率,卻在不知不覺間任由「辦公室」這個工具主導了我們一切的日常行為。

我們圍繞著辦公室規劃每天的生活作息,決定我們的住宅、飲食、通勤、甚至小孩的教養、學校等;我們與坐在我們旁邊的人建立了深厚的聯繫;當我們想到 brainstorming 時,腦海浮現的是會議室白板周圍的團隊。

想想辦公環境是如何塑造這所有行為的。並不是我們主動決定要在會議室的白板上畫出每個創意,而是辦公室這個「工具」迫使我們只能這麼做。

所以如果把辦公室換成網路呢?如果我們使用的工具不再是實體會議室而是 Zoom 呢?我們的生活方式將會被網路徹底改變,如同辦公室在過去兩百年主導了我們的生活一樣。

重點是:與其研究如何用遠端方式複製辦公室情境,不如思考如何運用網路工具來增加工作效率。

有人或許會說:我沒有實際與同事互動到,怎麼可能提昇效率?讓我們看看網紅與 Youtuber 們,他們能在沒看到任何觀眾下,憑空創造讓百萬粉絲追蹤的內容;Online Game 的遊戲玩家們不需要在現實世界認識彼此就能建立上千人的公會、社群。

我們也應該比照這種方式,不要總是想著在舊金山總部的茶水間裡面交換訊息,而是思考如何運用網路的特性作更有效的溝通。例如像蘋果與 Snap 2021 年的開發者大會,他們不只是把原本在禮堂舉辦的大會搬到網路上,而是創造了一個全新的體驗,遠遠勝過你坐在台下聽人演講。

這絕不是說所有的面對面互動都能被網路所取代,而是讓我們掙脫辦公室的綁架,改用網路思維來重新塑造我們的工作與生活。一旦我們能更擁抱網路這個新工具,許多意想不到的成效將隨之而生。

原則二:預設的非同步決策

Principle #2: Async decisions by default

Photo by Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk on Unsplash

此原則是為了避免所有人被無止盡的會議所荼毒 — — 通常這些會議只要一封 email 就能搞定 (i.e. avoiding “I survived another meeting that could have been an email”)

當我們在辦公室的時候,「開會」似乎是最有效的溝通方式,許多經理級的工作甚至是一天到晚安排不同的會議。但在網路上,「寫作」遠比「說話」更有效率。畢竟要把一群人 call 到 Zoom 上像觀落陰一樣問答,需要克服的問題遠比一封 email 大太多了。

儘管 Brex 有強大的書面決策能力,可以透過 email 就解決非同步決策問題,但我們還是習慣性的以口頭方式做最後確認。我們應該要抑制這種衝動,盡可能用 email 完成決策。除非已經在書面上進行多次來回後都還無法達成共識,不然 Zoom 會議真的是一點必要也沒有。

原則三:有意識的關係

Principle #3: Intentional relationships

Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash

好吧,人類畢竟不是機器。我們會懷念茶水間的八卦,跟辦公室裡面某人很吵的笑聲。這些現實生活中偶然發生的互動,在遠端工作世界裡都必須刻意營造才會出現,

​​所以 Brex 除了鼓勵大家在線上利用開會的前五分鐘互相噓寒問暖關心一下彼此之外,在疫情告一段落後,我們計畫將在每兩個月舉行一次線下活動,不管你的工作地點多偏遠。這些活動的目的是建立更深層次的團隊關係,而不是埋頭苦幹。我要強調,儘管遠端優先,同事之間的社交與互動仍是我們非常重視的一環。

原則四:身心平衡

Principle #4: Physical-mental balance

Photo by Victor Freitas on Unsplash

為了身心愉悅,我相信每個人都需要四樣東西:不被打擾的工作空間、與同事間的聯繫、親近大自然,以及身體活動。過去我們透過辦公室來實現這些需求 — 好啦你可以說每天的通勤就是一種身體活動,通勤的過程中你會接觸到一點點的自然環境,也會與同事以及其他陌生人接觸到。如果我們有意在遠端工作的環境中創造它們,我們可以達到相似甚至更高的程度。

Brex 怎麼協助員工透過遠端做這點?首先,我們提供遠端工作津貼,讓同事們可以將他們的家庭辦公室升級為更好的工作環境。然而考量到每個人都有獨特的家庭環境,有些家裡的孩子、貓狗、甚至伴侶等,可能還是會打擾到工作,我們決定在主要城市(從舊金山、紐約、SLC 和溫哥華開始)設立辦公中心,員工可以隨時隨地工作。

好的工作環境只是基本。進一步,我們希望經理級主管能協助同仁們達到身心平衡。例如,check 團隊的行事曆,確保同仁不會把時間都花費在工作上,而是有足夠的餘裕與家人朋友們相處。遠端工作最常出現的問題就是模糊掉工作與生活間的界線。以前有上下班時間來區分二者,但當你一天24小時關在家的時候,很容易就忽略掉該有的分野與平衡。Brex 將提供適當的工具來協助。

原則五:迭代

Principle #5: Iteration

Photo by Eugene Zhyvchik on Unsplash

只要是新創或是軟體公司都很會這招:迭代。

如同所有的新產品都需要經歷過原型、打磨、優化等過程,不斷調整到最佳,遠端優先的工作模式也是如此。

為了讓它變得更好,我們需要嘗試許多不同的東西,甚至自己發明一些。有些事情會奏效,而有些事情會慘敗。隨著時間的推移,我相信這種達爾文式的工具和流程方法將塑造一種新的、更好的 Brex 工作方式。

過去從來沒有任何一家公司嘗試過這麼激進的變革,但我相信,如果我們遵循明確的原則並以成長的心態來對待它,我相信它會演變成我們引以為豪的東西。

寫到這邊,Brex 的員工們是不是可以一聲歡呼,然後舉家遷移到夏威夷辦公了呢?

Pedro 在文章的最後用 QA 的方式回答了最常見的一些問題,包含如何開始遠端辦公的程序,如何取得補助款,如何遠端招募新人等。

儘管困難重重,問題層出不窮,Pedro 依然表示他對遠端工作帶來的改變與可能性感到相當興奮。顯然他把這場工作流程變革當成一項全新的產品項目,如果 Brex 成為網路優先、人才不受限制、包容性的公司運營模式,這可能對成長型公司的成功做出與我們製造的產品一樣大的貢獻。

他引用 Alan Kay 的經典名句:「預測未來的最好方法就是發明它」。

Pedro 對 Brex 的遠端實驗可以用四個字歸納:「大膽假設,小心求證」。他並非一昧的追求變革,對困難與挑戰視而不見,而是思考網路作為一項全新的工具,如何創造比辦公室文化更有效率的生產方式,在過程中投入的成本與最後的預期成效之間該如何拿捏。這當中有商業的考量,更有基於人性的思考,我認為非常值得 Gogolook 效法借鏡。

期待與 Gogolooker 們一起努力,打造亞洲最佳遠端優先公司!

責任編輯:Chris
核稿編輯:Mia

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