辦公室也需數位轉型!3 大後疫情辦公趨勢,觀察 Dropbox 打造「混合型辦公團隊」

疫情深深改變工作模式,台灣企業也開始思考是該請「全員回辦公室上班」,還是開始擁抱更為混合型(hybrid)的工作模式?
評論
Photo Credit:Dropbox
評論

本文為 Dropbox 投稿,並經 INSIDE 編審後刊載。

疫情深深改變工作模式,台灣企業也開始思考是該請「全員回辦公室上班」,還是開始擁抱更為混合型(hybrid)的工作模式?對此,Dropbox 分享了 3 大混合式辦公的小撇步,希望協助台灣企業打造更上層樓的虛擬職場環境,因應未來更彈性且多元工作模式。

鼓勵「異步溝通」思維

以 Dropbox 為例,為尊重每位工作者的辦公步調,Dropbox 建立了虛擬優先工作指南(Virtual First),清楚解釋每種工具建議的用途與場景,並將其劃分為異步(Async)與同步(Sync)兩種方式。異步溝通方面,Dropbox 目前使用的有 Dropbox Paper、Gmail、Slack 與 Jira ,同步溝通則以 Zoom 為主。根據虛擬優先指南,同步溝通的時間點以重大會議、動腦會議及需虛擬面對面與同仁的 Coffee chat 為主,其餘則鼓勵使用其他平台進行。

舉例來說,Dropbox Paper 具備Brainstorming、會議記錄與專案管理的多元功能,可直接運用 Paper 文件溝通各種專案與內容、以@標記分配待辦事項,會議時可以用於文字與影像的即時紀錄,讓遠距的同事進入狀況、積極參與討論,成為「混合式會議」中不可或缺的筆記工具。

隨處註解的功能讓組員可隨時在文件、影像、音樂等任何形式的檔案上給予回饋,鼓勵「討論」與「異步溝通」的工作氛圍

資料都存在公司電腦裡?「智慧同步」打造行動辦公環境

經歷兩個月的居家辦公時期,不少企業員工表示曾面臨檔案管理、企業應用上雲的挑戰。展望未來新的遠端工作型態,不只是讓會議與溝通能在線上完成,而是將完整的辦公環境與流程複製到員工的電腦中、手機上,完成辦公空間的數位轉型,也因此,最基本的檔案資源的管理便變的至關重要。

為協助員工快速適應離開辦公室後的全數位環境, Dropbox 從基礎的智慧同步出發:一為掌握文件同步狀態,一旦登錄您的 Dropbox 帳戶,即可在各裝置上瀏覽文件,並透過檔案右下方的標記掌握同步進度,綠色複選標記表示檔案已完成雲端與電腦的同步,雲朵標記則僅存於雲端中你也可以在 30 天內回溯至最早期版本,並查看所有編輯紀錄。

二為選擇性同步,彈性地將文件和文件夾設定為雲端、離線,或同步存取,如此就不用擔心雲端和電腦硬碟的限制。三則為將虛擬環境,Dropbox Spaces 工具就被視為「虛擬辦公室」,團隊可透過 Spaces 檢視並規畫專案,瀏覽檔案、會議和新訊息,也可將Word 、Google Doc 等檔案整合至一處。此外,Spaces 也可自由串接 Zoom、Slack 和 Trello 等第三方應用程式,從 App Center 開始客製化虛擬辦公室。

清楚的標示讓使用者可輕鬆掌握儲存狀態,避免文件遺失。

Dropbox Spaces (Dropbox 桌面版)為工作者打造一處虛擬辦公空間。

權限管理與檔案安全

最後則是遠距工作帶來的資安考驗。世界經濟論壇的報告顯示,在疫情後崛起的10種職業中,網路災害預報員(Cyber-calamity forecaster)便是其中一種。隨著企業資源線上化,如何監控潛在的網路威脅、保護內部檔案,也成為現代企業面臨的挑戰。對此,若從前端的分享功能著手,Dropbox Business 提供專屬管理員的控制台,可統一管理登入、瀏覽、分享的紀錄,保護內部團資訊,也規劃細緻的內容權限設定,可進一步開啟密碼保護、唯獨、限制下載等功能,與第三方協做時更安心。後端則有 Dropbox 擁有嚴格的政策與存取規定,提供安全的數據傳輸、加密、網絡配置,並在具可適性及安全的架構上提供應用程式與使用者層級的管控功能。

Dropbox Business的管理員主控台可查看有權限的成員、存取裝置與數量、文件編輯紀錄等,並進一步設定密碼保護、唯獨、限制下載等功能。
Dropbox 設計多層防護,打造檔案安全機制。

責任編輯:Chris



AWS For Data Web Day:5 / 25 免費線上研討會,帶領企業制定現代化數據戰略

AWS 將於 2022 年 5 月 25 日 下午 2:00~5:00 舉行線上研討會 AWS For Data Web Day,以「數據與分析」為本次活動主旨,幫助企業制定現代化數據戰略,除了精彩內容外,同時也邀請了 3 位知名產業經驗的客戶進行分享,讓您了解在產業實務上 AWS 如何協助企業進行轉型。
評論
評論

數位轉型是一段不斷學習與創新的過程。身為雲端服務龍頭,AWS 從過去到現在從未停止創新,且為了幫助企業客戶在數據為王的時代,能有效利用數據資料獲得深入洞察、搶得市場先機,AWS 將於 2022 年 5 月 25 日 下午 2:00~5:00 舉行線上研討會 AWS For Data Web Day,以「數據與分析」為本次活動主旨,幫助企業制定現代化數據戰略。

2022 年的關鍵任務:制定現代化數據戰略

在討論元宇宙拓荒、搶佔新興科技商機以前,企業是否已經紮穩腳步,建置完善的數據資料庫,建構業務創新的重要基礎?在邁向新時代的關鍵 2022 年,此刻最重要的任務之一,是制定現代化的數據戰略,幫助企業持續數位轉型。對此,AWS For Data Web Day 線上研討會內容,將包含 Amazon DynamoDB 的十年創新之旅,帶領參與者進行新功能重點探討,並且同步深入了解 AWS 現代化企業數據遷移實戰、現代化數據平台大戰略、數據創新與加速分析應用等。

除了詳細解說數據對您企業帶來的影響之外,也邀請到 AWS 實際企業客戶分享成功案例,加速了解如何運用數據與分析進行產業數位轉型。

如何透過 AWS 獲得成功?重量級客戶親自揭密

AWS For Data Web Day 線上研討會本次邀請了重量級來賓,成功企業包含全方位寵物管家 萬達寵物、大數據智能資料稽核與保護的專家 – Datiphy 以及企業數據資產整合專家 – eForce,以上三間知名企業,將親自講授他們是如何透過 AWS 獲得成功,並且在數位轉型上取得領先的地位。

本場研討會,在深入了解該如何提升數據分析的效能的同時,又能兼具成本效益高與安全性;適合對於如何靈活應用大數據、對數據分析有興趣、想要建構數據與分析基本功的所有受眾,例如:公司技術部門決策人、業務決策人、IT 主管及希望深入認識數據分析的任何人士。與會期間參與問答,還有機會抽中百元美食外送平台優惠券。

在 AWS For Data Web Day 中探討雲端數據資料庫的優勢與做法,包括:

  1. 20 萬多個資料湖在 AWS 上執行
  2. 使用 Amazon EMR 比標準 Apache Spark 快 3 倍
  3. 比其他雲端資料倉儲更實惠的價格效能達 3 倍
  4. 使用 Amazon OpenSearch Service 在單個叢集中儲存的資料量可達 3PB
  5. 節省 70% 資料湖中資料的儲存成本

AWS For Data Web Day 報名須知

  • 日期:2022 年 5 月 25 日(星期三)
  • 時間:2:00 PM~5:00 PM
  • 形式:線上研討會

建議在活動前免費註冊 AWS 帳號  ,新註冊戶可兌換精美好禮三合一數據線。若為首次參加線上研討會者,GoToWebinar 會自動偵測電腦配置,可在加入時自動安裝;若是使用手機登入此活動,則需安裝 GoToWebinar 手機應用程式。