本文為 Dropbox 投稿，並經 INSIDE 編審後刊載。

疫情深深改變工作模式，台灣企業也開始思考是該請「全員回辦公室上班」，還是開始擁抱更為混合型（hybrid）的工作模式？對此，Dropbox 分享了 3 大混合式辦公的小撇步，希望協助台灣企業打造更上層樓的虛擬職場環境，因應未來更彈性且多元工作模式。

鼓勵「異步溝通」思維

以 Dropbox 為例，為尊重每位工作者的辦公步調，Dropbox 建立了虛擬優先工作指南（Virtual First），清楚解釋每種工具建議的用途與場景，並將其劃分為異步(Async)與同步(Sync)兩種方式。異步溝通方面，Dropbox 目前使用的有 Dropbox Paper、Gmail、Slack 與 Jira ，同步溝通則以 Zoom 為主。根據虛擬優先指南，同步溝通的時間點以重大會議、動腦會議及需虛擬面對面與同仁的 Coffee chat 為主，其餘則鼓勵使用其他平台進行。

舉例來說，Dropbox Paper 具備Brainstorming、會議記錄與專案管理的多元功能，可直接運用 Paper 文件溝通各種專案與內容、以@標記分配待辦事項，會議時可以用於文字與影像的即時紀錄，讓遠距的同事進入狀況、積極參與討論，成為「混合式會議」中不可或缺的筆記工具。

資料都存在公司電腦裡？「智慧同步」打造行動辦公環境

經歷兩個月的居家辦公時期，不少企業員工表示曾面臨檔案管理、企業應用上雲的挑戰。展望未來新的遠端工作型態，不只是讓會議與溝通能在線上完成，而是將完整的辦公環境與流程複製到員工的電腦中、手機上，完成辦公空間的數位轉型，也因此，最基本的檔案資源的管理便變的至關重要。

為協助員工快速適應離開辦公室後的全數位環境， Dropbox 從基礎的智慧同步出發：一為掌握文件同步狀態，一旦登錄您的 Dropbox 帳戶，即可在各裝置上瀏覽文件，並透過檔案右下方的標記掌握同步進度，綠色複選標記表示檔案已完成雲端與電腦的同步，雲朵標記則僅存於雲端中。你也可以在 30 天內回溯至最早期版本，並查看所有編輯紀錄。

二為選擇性同步，彈性地將文件和文件夾設定為雲端、離線，或同步存取，如此就不用擔心雲端和電腦硬碟的限制。三則為將虛擬環境，Dropbox Spaces 工具就被視為「虛擬辦公室」，團隊可透過 Spaces 檢視並規畫專案，瀏覽檔案、會議和新訊息，也可將Word 、Google Doc 等檔案整合至一處。此外，Spaces 也可自由串接 Zoom、Slack 和 Trello 等第三方應用程式，從 App Center 開始客製化虛擬辦公室。

清楚的標示讓使用者可輕鬆掌握儲存狀態，避免文件遺失。

權限管理與檔案安全

最後則是遠距工作帶來的資安考驗。世界經濟論壇的報告顯示，在疫情後崛起的10種職業中，網路災害預報員（Cyber-calamity forecaster）便是其中一種。隨著企業資源線上化，如何監控潛在的網路威脅、保護內部檔案，也成為現代企業面臨的挑戰。對此，若從前端的分享功能著手，Dropbox Business 提供專屬管理員的控制台，可統一管理登入、瀏覽、分享的紀錄，保護內部團資訊，也規劃細緻的內容權限設定，可進一步開啟密碼保護、唯獨、限制下載等功能，與第三方協做時更安心。後端則有 Dropbox 擁有嚴格的政策與存取規定，提供安全的數據傳輸、加密、網絡配置，並在具可適性及安全的架構上提供應用程式與使用者層級的管控功能。

責任編輯：Chris