辦公室也需數位轉型!3 大後疫情辦公趨勢,觀察 Dropbox 打造「混合型辦公團隊」

疫情深深改變工作模式,台灣企業也開始思考是該請「全員回辦公室上班」,還是開始擁抱更為混合型(hybrid)的工作模式?
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本文為 Dropbox 投稿,並經 INSIDE 編審後刊載。

疫情深深改變工作模式,台灣企業也開始思考是該請「全員回辦公室上班」,還是開始擁抱更為混合型(hybrid)的工作模式?對此,Dropbox 分享了 3 大混合式辦公的小撇步,希望協助台灣企業打造更上層樓的虛擬職場環境,因應未來更彈性且多元工作模式。

鼓勵「異步溝通」思維

以 Dropbox 為例,為尊重每位工作者的辦公步調,Dropbox 建立了虛擬優先工作指南(Virtual First),清楚解釋每種工具建議的用途與場景,並將其劃分為異步(Async)與同步(Sync)兩種方式。異步溝通方面,Dropbox 目前使用的有 Dropbox Paper、Gmail、Slack 與 Jira ,同步溝通則以 Zoom 為主。根據虛擬優先指南,同步溝通的時間點以重大會議、動腦會議及需虛擬面對面與同仁的 Coffee chat 為主,其餘則鼓勵使用其他平台進行。

舉例來說,Dropbox Paper 具備Brainstorming、會議記錄與專案管理的多元功能,可直接運用 Paper 文件溝通各種專案與內容、以@標記分配待辦事項,會議時可以用於文字與影像的即時紀錄,讓遠距的同事進入狀況、積極參與討論,成為「混合式會議」中不可或缺的筆記工具。

隨處註解的功能讓組員可隨時在文件、影像、音樂等任何形式的檔案上給予回饋,鼓勵「討論」與「異步溝通」的工作氛圍

資料都存在公司電腦裡?「智慧同步」打造行動辦公環境

經歷兩個月的居家辦公時期,不少企業員工表示曾面臨檔案管理、企業應用上雲的挑戰。展望未來新的遠端工作型態,不只是讓會議與溝通能在線上完成,而是將完整的辦公環境與流程複製到員工的電腦中、手機上,完成辦公空間的數位轉型,也因此,最基本的檔案資源的管理便變的至關重要。

為協助員工快速適應離開辦公室後的全數位環境, Dropbox 從基礎的智慧同步出發:一為掌握文件同步狀態,一旦登錄您的 Dropbox 帳戶,即可在各裝置上瀏覽文件,並透過檔案右下方的標記掌握同步進度,綠色複選標記表示檔案已完成雲端與電腦的同步,雲朵標記則僅存於雲端中你也可以在 30 天內回溯至最早期版本,並查看所有編輯紀錄。

二為選擇性同步,彈性地將文件和文件夾設定為雲端、離線,或同步存取,如此就不用擔心雲端和電腦硬碟的限制。三則為將虛擬環境,Dropbox Spaces 工具就被視為「虛擬辦公室」,團隊可透過 Spaces 檢視並規畫專案,瀏覽檔案、會議和新訊息,也可將Word 、Google Doc 等檔案整合至一處。此外,Spaces 也可自由串接 Zoom、Slack 和 Trello 等第三方應用程式,從 App Center 開始客製化虛擬辦公室。

清楚的標示讓使用者可輕鬆掌握儲存狀態,避免文件遺失。

Dropbox Spaces (Dropbox 桌面版)為工作者打造一處虛擬辦公空間。

權限管理與檔案安全

最後則是遠距工作帶來的資安考驗。世界經濟論壇的報告顯示,在疫情後崛起的10種職業中,網路災害預報員(Cyber-calamity forecaster)便是其中一種。隨著企業資源線上化,如何監控潛在的網路威脅、保護內部檔案,也成為現代企業面臨的挑戰。對此,若從前端的分享功能著手,Dropbox Business 提供專屬管理員的控制台,可統一管理登入、瀏覽、分享的紀錄,保護內部團資訊,也規劃細緻的內容權限設定,可進一步開啟密碼保護、唯獨、限制下載等功能,與第三方協做時更安心。後端則有 Dropbox 擁有嚴格的政策與存取規定,提供安全的數據傳輸、加密、網絡配置,並在具可適性及安全的架構上提供應用程式與使用者層級的管控功能。

Dropbox Business的管理員主控台可查看有權限的成員、存取裝置與數量、文件編輯紀錄等,並進一步設定密碼保護、唯獨、限制下載等功能。
Dropbox 設計多層防護,打造檔案安全機制。

責任編輯:Chris



5G 領航創新應用競賽大放異彩!吸引超過 200 組作品與創新提案,見證台灣 5G 創意能量

由經濟部工業局舉辦的通訊大賽今年邁入第 20 週年,其子競賽「5G 領航創新應用競賽」總獎金超過 132 萬,共募集超過 200 件作品設計或提案構想,相較去年成長近 5 成。
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Photo Credit : 資策會地方創生服務處
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由經濟部工業局辦理的通訊大賽,自去年起因應台灣邁入 5G 世代開設全新子競賽-「5G 領航創新應用競賽」。競賽以發展 5G 解決方案為主軸,聚焦於數位娛樂、交通、製造三大垂直領域,參賽作品需結合 5G 通訊技術特性並從三大應用領域中,發展創新產品或構想。競賽不限國籍與年齡資格,各行各業皆可參加,瞄準跨域人才強大的創新能量;而今年共募集超過 200 件作品設計或提案構想,相較去年成長近 5 成,更持續有來自印度、泰國、美國、香港等地外籍生組隊參與,與國際趨勢接軌。

通訊大賽邁入 20 週年 見證台灣通訊產業發展

經濟部工業局辦理通訊大賽自去年起臺灣邁入 5G 世代開設全新子競賽「5G 領航創新應用競賽」。競賽以發展 5G 解決方案為主軸,聚焦於數位娛樂、交通、製造三大垂直領域,參賽作品需結合 5G 通訊技術特性,並從三大應用領域中,發展創新產品或構想。今年共募集超過 200 件作品設計或提案構想,相較去年成長近 5 成。競賽不限國籍與年齡資格,各行各業皆可參加,瞄準跨域人才強大的創新能量。今年更持續有來自印度、泰國、美國、香港等地外籍生組對參與,與國際趨勢接軌。

值得一提的是,今年通訊大賽也來到第 20 年,從 3G、WiMAX、WiFi、4G、到今天的 5G,這一路走來的歷程,彷彿像一部台灣無線通訊史,許多歷屆得獎者,如今都已在業界發光發熱,甚至積極與國外廠商合作,為台灣的無線通訊與產業發展奠定紮實基礎。

「5G領航創新應用競賽」聚焦於數位娛樂、交通、製造三大垂直領域,今年共募集超過200件作品與提案,照片為所有入圍隊伍。 (Photo Credit : 資策會地方創生服務處)

5G 應用情境無遠弗屆  與各產業趨勢緊密相連

5G 擁有高速率、低延遲、廣連結三大特性,能串連上、中、下游相關垂直應用領域的整合服務;競賽本身即是為了挖掘與培育多元數位人才為出發點,今年更提出雙軌賽制並行,除了以往落地執行的「實作組」,「概念組」團隊僅需要提出創新概念的提案即可參賽,在經濟部工業局再開放更大的空間下,由今年入圍的作品更看見 5G 在數位娛樂、交通、製造三個領域從企業端、使用者終端等都可以運用的多元創意提案。

競賽實作組最終由實境共創以「Holoroam 整合式沉浸體驗佈建管理系統」拿下冠軍,抱走高達 35 萬元獎金;至於邁仕智聯,則以「淡海輕軌之 5G 營運安全管理智慧 監控與網路廣播對講整合應用系統」得到亞軍,歐利科技則以「影像圖控式USV岸際航行系統」拿下季軍與智崴企業最愛獎。其他企業最愛獎的優勝團隊包含打造智慧雲端機械手臂遠端控制平台的 5MEC 團隊,該團隊獲得本屆金級贊助企業中華電信的企業最愛獎殊榮;而 Sky 的 5G 智慧監控與海岸安全以及 Dress Up! 的 VR 服飾電商平台服務則分別獲得采威國際以及智慧時尚兩家特級贊助企業的賞識,抱得企業最愛獎的獎盃。概念組名次部份,娛樂領域冠軍為 See the music、亞軍為 ErgoLab,交通領域冠軍為兩個小錢、亞軍為鳴天設計,製造領域冠軍為雲聯勁網、亞軍為 Sagiri,競賽總獎金超過 132 萬。

參賽隊伍的背景從科技公司到在校學生,跨域組成的共同點都是預見 5G 與產業緊密相連的趨勢。實境共創原本就在開發 AR 與 3D 虛擬展間服務,團隊在過程中發現,必需與 5G 高速網路搭配,才能達到流暢的使用體驗。而歐利科技隊長陳信宏認為,再好的新創服務都必須面對市場考驗,「原本公司提供的解決方案都基於 4G,希望透過競賽測試 5G 加持下的效能,藉由這些驗證過的數據,未來能讓客戶更有信心。」而邁仕智聯報名動機也很類似,吳忠原是由今年中拜訪捷運公司,在因緣際會下得知競賽資訊,剛好能把 5G 導入公司的無線監控產品,加強無人管理車站旅客安全。

實境共創拿下冠軍,抱走高達 35 萬元獎金,團隊提出「Holoroam 整合式沉浸體驗佈建管理系統」,希望透過最簡單的工具,輕鬆打造最沉浸的數位體驗。 (Photo Credit : 資策會地方創生服務處)
邁仕智聯以「淡海輕軌之 5G 營運安全管理智慧 監控與網路廣播對講整合應用系統」獲得亞軍,這是一套能應用在淡海輕軌的 5G 網路多功能服務智慧監控應用系統。 (Photo Credit : 資策會地方創生服務處)

今年獲獎的概念組中,由 2 位女生組成的 See the music 團隊,非通訊背景出身單純發自內心熱愛音樂,純粹希望透過 5G 實現腦中創意,提出結合 5G、AR、IOT 多技術綜合線上練團的「See the Music」解決方案。另外像是由外文與企管系組成的 Dress Up! 團隊,提出結合 5G 特性的 VR 服飾電商平台,靈感來自疫情下的服飾業,可透過「Dress Up」服務 3D 建模讓消費者 360 度無死角觀看商品細節。這些一再證明 5G 與各產業緊密相連的特性,只要擁有好的點子,就能讓 5G 在各平台得以發揮。

歐利科技提出以「影像圖控式 USV 岸際航行系統」得到季軍與智崴企業最獎,透過彈性控制模組,實現多元的水面應用,打造無所不在的雲端化 USV 控制中心。(Photo Credit : 資策會地方創生服務處)
由兩位女生組成的See the music,提出結合5G、AR、IOT線上練團的「See the Music」解決方案,獲得娛樂領域冠軍,希望提供更沈浸式的音樂體驗。(Photo Credit : 資策會地方創生服務處)
Dress Up! 團隊提出「Dress Up」服務,靈感來自疫情下的服飾業,為結合5G特性的VR服飾電商平台,也獲得智慧時尚獎的肯定。(Photo Credit : 資策會地方創生服務處)

多場加值培訓活動 協助團隊精進作品 切合市場各種需求

能從上百件作品脫穎而出,證明獲獎團隊都具備強大的創新力,而在競賽過程中,經濟部工業局也提供豐富資源,實作組入選團隊可使用工業局 5G 實驗場域 digiBlock C 數位創新基地進行相關測試;不僅如此,期間更辦理、簡報設計工作坊、5G 實務工作坊、設計思考交流會、5G 場域進場實測、企業參訪…等多場加值培訓活動,希望在這些大力支援下,協助各團隊精進作品。

在「5G領航創新應用競賽」過程中,經濟部工業局提供豐富資源,入選團隊可優先使用digiBlock C 5G 實驗場域,另外也辦理一系列加值培訓活動。(Photo Credit : 資策會地方創生服務處)

邁仕智聯特別點出,主辦單位提供2次 5G 現況頻寬實測場域,對他們來說非常重要,吳忠原說道,「從實測場域頻寬分析數據得知,過去 4G 時代每次只能回傳 4 支攝影機影像,不過今天透過 5G 頻寬,一次可回傳 100 支攝影機影像,速度整整快了 25 倍,這對智慧監控發展是一大突破,意謂未來可透過 5G ;另外我們也參觀中華電信,體驗既有 5G 應用方案與情境,給我們很大信心與啟發,若不是參加競賽,過去根本沒機會接觸這些實測場域。」

冠軍團隊實境共創則強調,參加「5G 領航創新應用競賽」得獎是其次,最重要是能與其他團隊交流,「這次得獎對我們來說當然是很重要的肯定,但我們覺得與其他團隊切磋,從中反而得到最多收獲;例如我們有看到其他團隊做跟我們類似的產品,雖然架構很像、但切入點完全不同,雖然是競爭關係,但其實彼此都能互相學習。而我們也看到很多我們沒有看見的 5G 應用,這樣的創意刺激對我們來說非常寶貴。」

不光解決現有問題 更要創造新型態服務

本屆「5G 領航創新應用競賽」中,不僅看到許多優秀作品,更讓人見識年輕人的創意,頒獎典禮採訪當天,冠軍實境共創原本開玩笑說,要用獎金好好大吃一頓,但三位大男生立刻恢復正經,「而獎金也是很重要的資源,才能支持我們持續創造有亮點的新型態產品,刺激消費者將無線網路升級到 5G。」過去我們總是說,好的創新服務要能解決問題,如今不僅要用 5G 提出解決方案,其實還要創造更多需求,也期待未來 5G 的使用會因為這些創意而更快普及,就讓我們拭目以待吧!

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