信箱大掃除,關機狂歡去

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圖片來源:Flickr

周休二日到了,但電子信箱裡頭還是有堆積如山的信件待處理,而一點也提不起放假的興致嗎?Inside 先前曾報導 小助理每天處理八百封信件 的原則,Facebook 創辦人 Mark Zuckerberg 的姊姊 Rendi Zuckerberg 親自現身說法 1,教大家快快大掃除,關機開趴去。

不,不如讓 Party 從刪除第一封信就開始。擇定一天黃道吉日舉辦「收件夾大掃除派對」,邀請同事或三五好友下班來家裡邊喝酒邊欣賞你在信件海中自溺而後自救的偉大情操,把這件苦差事變成普天同慶的樂事吧!

首先來處理一些早該處理的信:

  • 過去因為鬼遮眼按下訂閱,或在註冊帳號時忘記剔除勾勾的網站電子報,一個一個揪出來,取消訂閱。
  • 你曾在任何組織、清單或優惠券網站留下個人資訊,導致每天都接到他們肆無忌憚發射過來的信件嗎?請別再有我會錯失好康的迷思,立刻移除自己的資訊,那些折扣沒什麼了不起,需要的時候上網搜尋一定找得到。
  • 建立過濾機制和資料夾,自動分類電子郵件。
  • 關閉電子郵件通知,你不需要分分秒秒掌握誰把自己標記在相片上了,又有哪架飛往夏威夷的班機大降價了,打開你經常造訪的各類網站,進入個人設定頁面,取消電子郵件通知。

解決完這些無關痛癢的商業廣告信後,接下來,一定還有很多令你左右為難,無法大刀闊斧直接砍掉的信件。但頭都洗一半了,堅持下去,完成任務:

  • 同事請求協助、親友請求介紹工作、外來組織請求贊助活動⋯⋯這些信件你既不想答應,又不好意思拒絕,只好束之高閣,任其躺在信箱裡面發霉。把這些信歸檔到「say no」資料夾,接著請個與上述人士毫無接觸的朋友分類幫擬草稿,他們彼此既然非親非故,下筆說不自然輕鬆寫意,往後你也只要複製貼上依情況稍加修改就了事,有沒有覺得瞬間減輕負擔?
  • 雖不緊急,但還是需要回覆的信件很多,也很容易被每天洶湧而至的新信排擠到第二頁第三頁,從此就遭人遺忘。把它們丟到「待回覆」的資料夾,如此一來主頁面變得清爽,也有提醒自己的作用。
  • 網路經常令人躁鬱,所以讓你感覺良好的信件雖然膚淺,不過還是有存在之必要,為它們建立「加油!」資料夾,以後心情奇差無比的時候翻開,會有意外驚喜。

信箱終於清潔溜溜,但持之以恆才是最困難的事情。現在固然有一堆協助整理電子信箱的 app 或網頁工具,不過就像清掃房間,如果不保持好習慣,過沒幾天一定有亂糟糟。

此外,試著限制自己每天檢查信箱的次數,事實上這反而有助於你更專注在工作上,從而提高生產力。最後,Rendi Zuckerberg 建議,適度拉開與他人的距離,我們都不是回信機器,我們都是需要好好生活的人。


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