公司要成長,業務管理不能再土法煉鋼——企業必須導入 CRM 的四個理由

對於規模較小的新創或中小企業,究竟是否有必要導入 CRM?先說結論:有必要。看完企業必須導入 CRM 的四個理由,如果你也想要感受業績成長的助力,這裡正好有 CRM 免費試用傳送門。
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Photo Credit:iShelly
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有必要導入 CRM 嗎?許多大公司可能都有屬於自己的 CRM(Customer Relationship Management,客戶關係管理)系統,對於規模較小的新創或中小企業,究竟是否有必要導入 CRM?先說結論:有必要。

CRM 的目的在於梳理企業與相關連絡人的關係,不只是既有客戶,也包含潛在客戶、電子報訂閱者、甚至是員工。或許有些人會認為公司規模還小,上述這些客戶關係管理的作業,稍微花時間手工整理一下就好,但只要公司還有業務成長的目標在,這種土法煉鋼的方式恐怕維持不久。若不及早導入 CRM 工具,業務團隊終究會淹沒在龐大又繁雜的瑣碎資料中,無法有效率共享客戶資訊或整理銷售報表。反之,若能善用 CRM 系統管理企業與客戶的聯繫狀況,不只行政工作事半功倍,也更具備有效的科學洞察,幫助業績成長。

CRM 能為企業完成哪些事?

企業為什麼必須導入 CRM?因為一款傑出的 CRM 系統,至少能夠為企業完成以下四件事:

一、客戶管理

對於客戶而言,無論是面對哪一位業務,都是在和代表公司的窗口對話。如果業務之間無法共享客戶訊息,那麼感到困擾的不只是客戶,公司的銷售任務勢必也大受影響。因此,CRM 的最大功能之一,就是能清楚整理客戶檔案,讓業務能迅速綜覽客戶資料和往來歷程,包括個人資料、喜好特徵、工作內容、人脈關係、聯繫頻率等。有的CRM系統還有智能標籤功能,能幫助業務透過標籤篩選、精準行銷,並掌握銷售商機。

Photo Credit:iShelly/CRM 能幫助業務統整客戶資訊,智能標籤的功能也可以篩選出銷售對象,例如找出對產品 A 有興趣又有高預算的客戶。

二、工作管理

行事曆是非常好的工作管理工具,不過 CRM 系統不能只是串接一般的行事曆而已,還要與客戶資料庫整合,讓業務們清楚知道「時間、地點、工作重點、客戶對象」,並即時透過 CRM 掌握客戶的聯絡方式、記錄工作行程。有的 CRM 還具備貼心的自動提醒功能,提醒客戶會面時間和生日,讓業務們的客戶服務更加周到完備。

Photo Credit:iShelly/CRM 的行事曆功能需能串接客戶資訊,方便及時查找和記錄行程。

三、商機管理

除了個人的工作管理,CRM 也需提供業務團隊的整體概覽,像是建立銷售漏斗,自訂標準化銷售流程,幫助業務主管了解開發進程,進而優化銷售績效。另外,在還沒導入 CRM 系統以前,不少人會使用 Excel 表整理銷售進度與資訊,但使用 CRM 的好處就是,不必成為「Excel 神人」也能輕鬆管理表單,只要能同步串接客戶資料庫和行事曆,不僅清楚勾勒業績輪廓、完整記錄開發歷程,還能進行業績預測。

Photo Credit:iShelly/CRM 系統能根據銷售漏斗協助主管了解業務開發進程;一頁彙整商機相關工作概要,開發歷程一目了然。

四、活動量管理

CRM 的另一項好處,是能透過科學化的方式,將成功的銷售經驗傳承下去。透過自訂工作流程標準化的功能,CRM 能協助業務執行活動量管理,有效率地將活動量轉換為實質業績。透過科學與系統化管理,主管也能藉由系統自動計算活動量並產出報表,進而檢討改善工作效率。

Photo Credit:iShelly/企業可按照需求在 CRM 上設定工作標準流程,串接行事曆後,業務不需要手工填寫報表,即可進行科學化的管理。

除了有效整合資訊,直觀好操作的介面,也是挑選 CRM 系統時必須的考量點。以台灣本土開發的 CRM 軟體「iShelly」為例,最大特色之一就是介面簡潔、功能易懂,成為許多中小企業與新創愛用的入門系統。當然,上述所提到的四項主要 CRM 功能,iShelly 也一應俱全。

不限特定產業,CRM的使用攻略

無論是基層業務人員、業務主管、企業管理者,企業中的各個角色都能善用 CRM,將工作化繁為簡,把專注力留在業務成長的任務上。

例如某一間經營 30 年以上的醫療儀器及耗材進口代理商,為了整理歷年的客戶資訊,並管理各院區業務的開發進度,就使用了 iShelly CRM 來統整過去 30 年的客戶名單,並透過 iShelly 中的商機功能,管理不同醫院、不同產品的開發進度,既可掌握業務們的開發狀況,也方便公司以綜觀的角度來統計市場開發、產品導入等狀況,以及公司投入資源的效益分析。

另一個使用 iShelly CRM 的例子,是一間精密量測儀器設備的代理商。由於曾有資料被駭的教訓,因此對資料備份格外重視,也希望能有組織地進行客戶資料管理,同時檢視公司所具備的客戶經營能量。導入 iShelly 之後,除了迅速盤點完客戶名單,也善用 iShelly 中「任務交辦」的功能,讓員工之間的溝通更順暢,完整交接客戶資訊。尤其對於有南北兩地銷售據點的品牌代理商而言,其實特別需要 CRM 的商機管理,方便統計不同品牌、不同地點的銷售情形,進而掌握銷售成長藍圖。

還有一個例子是建材業者,過去習慣以紙本作業管理業務團隊的行程安排,但等到業務團隊統整完畢交到主管手上,行程規劃已經變成回憶錄;不過在主管導入 CRM 並做好基礎設定後,內勤使用網頁版管理,外勤業務使用 App,業務團隊年齡層橫跨 25~65 歲都能輕鬆上手。內部週會也能以系統中的活動量報表直接檢視,不需另外整理。

Photo Credit:iShelly/iShelly 串接客戶資料庫、工作管理行事曆、銷售流程,不必費時手工整理資料,協助業務團隊快速檢視開發進程與達標率。

由上述實例可知,iShelly 特別適合 B2B 的企業使用。作為業務專用的雲端生產力工具,這款 CRM 的使用對象不限特定產業用戶,畢竟這套工具的終極本質正如同所有企業的目標——縮短企業內部溝通流程、幫助業務成長,因此無論是傳產、媒體、IT、服務業等,都值得一試。

源自銷售之神的 CRM 系統,深信每一位業務員都該有一個超級秘書

「每一位業務員都應該擁有一個 Shelly,並都有機會成為超級業務員。」

iShelly 源自於「銷售之神」Bill Porter 的秘書 Shelly Brady。這位神級業務員的成功,有很大一部份要歸功於為他打理各種事務的 Shelly Brady,因此開發出這款 CRM 系統的安慧投有限公司,以 iShelly 為名開發一款幫助業務提升銷售的生產力工具。在訪談超過百位的業務人員後,iShelly 於 2013 年正式上線啟用,持續優化至今。

iShelly 藉由雲端技術,實現資料集中管理、數據即時同步、團隊多人協作開發的任務,幫助企業完整保留銷售開發歷程,即使員工離職交接,新人也能快速上手。iShelly 現正開放免費試用兩週,無論是中小型企業、新創公司、B2B 服務業,想要感受業績成長的助力,就快去體驗 CRM 的威力吧。

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