一天八百封,大老闆們怎麼處理電子郵件?

好奇 Bill Gates、Larry Page、Mark Zuckerberg 怎麼在百忙之中管理電子郵件嗎?透過信件小助理的描述,一起進入大老闆的電子信箱一探究竟。
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圖片來源:Flickr

大企業的 CEO 除了日理萬機,每天大概都要接到成百上千封電子郵件,當中有些可能十萬火急,多數是垃圾廣告,可能還有不少惡意騷擾,有網友在美國問答網站 Quara 上問到 1:Bill Gates、Larry Page、Mark Zuckerberg 怎麼在百忙之中管理電子郵件?

經常在 Quora 回答網友問題的 Wikipedia 創辦人 Jimmy Wales 這回果然又被「釣」了出來,他說:

Jeff Bezos(編按:亞馬遜創辦人暨 CEO)告訴過我,他跟所有人說,如果你寄電子郵件給我,你不是會在十分鐘內收到回信,不然就是永遠等不到。他是個有趣的傢伙,可以笑笑就好,不過就我的經驗來說,這只有一半是玩笑。:)

看完大人物的回答後,來看小助理怎麼說,一位匿名網友簡要描繪了他幫老闆處理郵件的原則。

他自述,自己曾幫一位家喻戶曉的企業名人處理郵件,平均每天大概收到 800 多封信件,如果有什麼大消息,最多一天曾經處理 2000 封信。這些信件大略分類如下:

  • 私人信件通常都可以暢行無阻,抵達老闆手上(幾乎啦,有些例外在下面說明)
  • 媒體信件轉往行銷部門
  • 求職信件轉給人資
  • 跟業務有關的轉至客服部門
  • 勸募請求轉到家族基金會
  • 衣衫不整的女子來信請求心靈慰藉,刪無赦
  • 還有一些信件轉給律師

有一部分私人信件會被擋在他手上,像是笑話啦,政治文啦,或者任何像是在 Facebook 會看到的內容等等,除非寄信人是白名單上的其中一員,不然通通不得其門而入。所謂白名單包括老闆的配偶、小孩、雙親和少數朋友,不過朋友清單愈來愈短了。

他能處理的就盡量處理,他的工作職責包括安排行事曆,因此也可以代老闆約定開會時間。

熱情客戶來信讚美也會連同事先擬定的回信草稿轉給老闆,他的老闆通常自己在草稿上多加一兩行後親自回覆,內容多是由衷感激,但是言辭保持距離,不表露繼續聯絡的意願。

批評指教的信件,也會附上回信草稿轉給老闆。但若是恣意謾罵的就進垃圾桶陪伴裸女。如果實在難聽到有威脅恐嚇的嫌疑,就得請律師出馬了。

每位五百大企業的 CEO 行事風格不一, 對於電子郵件處理的方式也大異其趣,有些人親自處理,有些人交給下屬。這位匿名的回答者說,寄信給他的老闆等於放棄隱私,因為他握有看遍所有信件的權力。

特別有趣的是他自己對這份工作的感想:

我非常了解我的老闆,但是我的老闆對我幾乎一無所知,這是一種很獨特的親密關係,有很深的信任感在裡頭,不只是所謂隱私而已,還包括判斷。

我猜他大概花了半年的時間才全盤信任我的做法,而我又多花了幾個月時間才游刃有餘。說到薪水嘛,10% 是工作上的付出,90% 則是歸給謹慎和周延的判斷力。

還有他也從過來人的經驗提醒所有想寄信給 CEO 的讀者,別以為 CEO 都事必躬親,信件通常是交給助理處理,助理才是決定信件去向的人。如果想要 CEO 親自讀信,不是想辦法跟他成為至交,不然信就寫得就有禮貌一點吧。


企業融資特快車!中租迪和全程線上申請融資,力挺企業挺過疫情挑戰

疫情來勢洶洶,中租迪和的「全線上申請融資」服務,無論是企業融資或應收帳款融資,都能線上申請,陪伴企業挺過這一波疫情挑戰,化險為夷、再創雙贏。
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Photo Credit:iStock
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COVID-19 疫情持續延燒,支撐台灣經濟的中小企業主們,受到三級警戒的疫情衝擊,面臨資金週轉的困境,想必是焦頭爛額。不過,在這同島一命、共體時艱的時刻,若能正向迎接疫情時代的挑戰,積極適應並在變局中創新,反而有極大機會化危機為轉機,逆風高飛。

為了幫助企業在疫情期間能快速取得充沛資金、執行創新變革,中租迪和藉由彈性且完善的審核機制,提供企業適切的融資方案,「全線上申請融資」服務,陪伴企業挺過這一波疫情挑戰,化險為夷、再創雙贏。

企業營運價值就是最好的擔保

由於受限於法律規定,一般金融機構在審核中小企業的融資案件時,需檢視企業的營業稅與財務透明度、信用額度、過去往來紀錄、公司規模及擔保品等,導致中小企業必須花費很多的溝通成本和時間成本。此時,像中租迪和這類的企業融資機構,便是需要靈活應變的中小企業最好的夥伴,透過評估企業的品牌價值與未來發展,提供量身定做的融資服務。

Photo Credit:中租迪和

首先,中租迪和融資是從企業的合作關係,評估公司收益與未來發展潛力,同時參考實際企業案例建立信用額度,以此作為審核基準。中租迪和看的是一個企業的營運價值與成長潛力,因此沒有成立年限及年營業額的限制,門檻相較一般金融機構低,讓中小企業更為彈性、迅速地取得必要資金。

值得一提的,還有中租迪和的「中租‧支票通」服務。由於支票期間常常介於 2-3 個月,中小企業像是營造工程業者如遇到氣候狀況或進度不佳,案主延後支票付款時,就會面臨週轉考驗。此時,利用「中租‧支票通」線上服務,上傳支票申請,審核通過即可迅速撥款,可以說是企業週轉的福音。

Photo Credit:中租迪和

全程線上操作!五步驟申請融資,快速撥款

一直以來,中租迪和都有提供線上融資的服務。疫情期間,這種可以全程線上操作、避免與人接觸的融資單位,不只省去舟車勞頓,也減少染疫風險,十分方便。

線上申請融資只要五步驟。首先準備好下列資料:

  1. 負責人信用資料:含最近一期兩家不同銀行之信用卡帳單、個人信用報告(聯徵報告)。申請金額 60 萬(含)以下,可提供上述信用資料二擇一;申請金額大於 60 萬,則必須提供聯徵報告。
  2. 身分證明:提供負責人/保證人身份證明正反面,如有換發證件,須確定為最新的身分證。
  3. 公司營業登記:公司營業登記包括變更登記表(公司、股份有限公司)及商業登記抄本(工程行、商行、小吃店、工作室等),如公司設立後有進行變更,須確定所提供文件為最新的營業登記文件。
  4. 銀行(活存)存摺:最近三個月主要往來銀行(活存)存摺封面及往來明細。請提供所有營運所使用的帳戶資料(公司或個人),有利於順利獲得核准。
  5. 401/403/405 表:營業人銷售額與稅額申報書又稱「401/403/405 表」,申請金額 70 萬(含)以上才必須提供。
Photo Credit:中租迪和企業線上申請融資五步驟

上傳資料後,中租迪和專員會約定線上視訊照會,進行更進一步的審核。接著會以 Email 或簡訊通知審核結果,再約定簽名對保,即可成功撥款。另外,「中租‧支票通」的線上申請步驟也大致相同,但不需要親簽對保,上傳申請資料後,約定時間及託收票據分公司託收票據,大概在託收票據的三個工作天內即可完成撥款。

Photo Credit:中租迪和/「中租‧支票通」是一種應收帳款融資平台,幫助企業提前取得帳款,靈活周轉

使用中租迪和的成功週轉案例

其實台灣有許多極具成長潛力的中小企業,但在成長初期,若沒有足夠的資金應援,很難再突破小小的格局、開創更大的成功。以下分享兩個中租迪和的融資案例,以企業主的實際心得,可以清楚看出像中租迪和這樣有別於一般金融機構的融資平台有多重要。

案例一:女性企業家成功拓展電商與通路

電商賣家 Amy(化名)引進土耳其的產品在網路上銷售,經營的狀況不錯,進而有機會上架到實體通路,但資金不足的情況下,無法大量進貨並鋪設通路 。礙於多年前 Amy 為了周轉,在個人信用留下瑕疵紀錄,因此在各金融機構吃上閉門羹。後來在中租迪和實際了解 Amy 的資金需求與預期效益後,審慎評估通過、快速撥款,讓 Amy 得以大量進貨,商品在網路與全台實體通路都順利流通,Amy 也晉升成為一位獨立自主的女性企業家。

案例二:20 年快炒店二代接手打造新店面

另一個案例是台中霧峰一家經營 20 年以上的海產快炒店,林先生(化名)的父親在這間餐廳打拼大半輩子,餐廳處處充滿歲月痕跡,老舊店面卻在觀光區中相形見絀,生意也每況愈下。林先生接受父親交棒後,想要好好翻修換新卻苦無資金,且餐飲業往往只有報稅資料,難以向一般金融機構申請貸款。求助無門、老店瀕臨沒落之際,中租迪和以實際營收情況與未來收益進行評估,解決林先生的燃眉之急。快炒店也在翻修後蒸蒸日上,生意比父親的全盛時期更好。

無論是設備租賃、融資需求、應收帳款收讓,不分產業別,任何企業都機會利用中租迪和的融資服務,讓企業從容應對挑戰,安心追求成長。

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