一天八百封,大老闆們怎麼處理電子郵件?

好奇 Bill Gates、Larry Page、Mark Zuckerberg 怎麼在百忙之中管理電子郵件嗎?透過信件小助理的描述,一起進入大老闆的電子信箱一探究竟。
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圖片來源:Flickr

大企業的 CEO 除了日理萬機,每天大概都要接到成百上千封電子郵件,當中有些可能十萬火急,多數是垃圾廣告,可能還有不少惡意騷擾,有網友在美國問答網站 Quara 上問到 1:Bill Gates、Larry Page、Mark Zuckerberg 怎麼在百忙之中管理電子郵件?

經常在 Quora 回答網友問題的 Wikipedia 創辦人 Jimmy Wales 這回果然又被「釣」了出來,他說:

Jeff Bezos(編按:亞馬遜創辦人暨 CEO)告訴過我,他跟所有人說,如果你寄電子郵件給我,你不是會在十分鐘內收到回信,不然就是永遠等不到。他是個有趣的傢伙,可以笑笑就好,不過就我的經驗來說,這只有一半是玩笑。:)

看完大人物的回答後,來看小助理怎麼說,一位匿名網友簡要描繪了他幫老闆處理郵件的原則。

他自述,自己曾幫一位家喻戶曉的企業名人處理郵件,平均每天大概收到 800 多封信件,如果有什麼大消息,最多一天曾經處理 2000 封信。這些信件大略分類如下:

  • 私人信件通常都可以暢行無阻,抵達老闆手上(幾乎啦,有些例外在下面說明)
  • 媒體信件轉往行銷部門
  • 求職信件轉給人資
  • 跟業務有關的轉至客服部門
  • 勸募請求轉到家族基金會
  • 衣衫不整的女子來信請求心靈慰藉,刪無赦
  • 還有一些信件轉給律師

有一部分私人信件會被擋在他手上,像是笑話啦,政治文啦,或者任何像是在 Facebook 會看到的內容等等,除非寄信人是白名單上的其中一員,不然通通不得其門而入。所謂白名單包括老闆的配偶、小孩、雙親和少數朋友,不過朋友清單愈來愈短了。

他能處理的就盡量處理,他的工作職責包括安排行事曆,因此也可以代老闆約定開會時間。

熱情客戶來信讚美也會連同事先擬定的回信草稿轉給老闆,他的老闆通常自己在草稿上多加一兩行後親自回覆,內容多是由衷感激,但是言辭保持距離,不表露繼續聯絡的意願。

批評指教的信件,也會附上回信草稿轉給老闆。但若是恣意謾罵的就進垃圾桶陪伴裸女。如果實在難聽到有威脅恐嚇的嫌疑,就得請律師出馬了。

每位五百大企業的 CEO 行事風格不一, 對於電子郵件處理的方式也大異其趣,有些人親自處理,有些人交給下屬。這位匿名的回答者說,寄信給他的老闆等於放棄隱私,因為他握有看遍所有信件的權力。

特別有趣的是他自己對這份工作的感想:

我非常了解我的老闆,但是我的老闆對我幾乎一無所知,這是一種很獨特的親密關係,有很深的信任感在裡頭,不只是所謂隱私而已,還包括判斷。

我猜他大概花了半年的時間才全盤信任我的做法,而我又多花了幾個月時間才游刃有餘。說到薪水嘛,10% 是工作上的付出,90% 則是歸給謹慎和周延的判斷力。

還有他也從過來人的經驗提醒所有想寄信給 CEO 的讀者,別以為 CEO 都事必躬親,信件通常是交給助理處理,助理才是決定信件去向的人。如果想要 CEO 親自讀信,不是想辦法跟他成為至交,不然信就寫得就有禮貌一點吧。