品牌重塑 Google Workspace 協作工具實用秘技一次看

不少讀者針對品牌重塑最好奇的就是新 Logo 的設計背後如何思考,Google 也說明他們的想法!
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2020 年因為疫情帶動遠端工作需求,Google 也在去年七月將 G Suite 工作介面更新,十月份則正式宣布推出 Google Workspace,整合過去 G Suite 的功能,即時訊息、視訊會議、文件與工作管理等,也換上了全新的品牌識別。

不少讀者針對品牌重塑最好奇的就是新 Logo 的設計背後如何思考?畢竟四個一致的  Logo,讓產品的辨識度降低,但 Google 認為這是站在品牌的角度更長遠的角度思考,或許在初期用戶有些不習慣,目的卻是要讓大家能建立四個產品均是建立在 Workspace 上的服務,而非各自獨立,不過仔細觀察可以發現在 Gmail 上仍以原本的配色-紅色面積最多。

全新品牌識別改為四色 Logo

即便如此,Google Workspace 整合了過去 G Suite 的功能,仍是相當便利的生產力工具。Google 也逐一在線上會議中找來 Tim 哥以及 Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel 與大家分享,提供給用戶們更多實用技能,會中 Tim 哥特別提到善用 Keep 的功能讓自己更好掌握代辦事項,而 Samuel 則習慣使用 Gmail 中的郵件分類功能,除此之外,還有以下實用祕技:

  • 遠端會議好幫手

Google Workspace 中提供的 Google Jamboard 是線上虛擬協作白板,用戶就算在不同空間開會,也能同時在 Jamboard 分享自己的想法,甚至即時的進行腦力激盪。

Meet 舉手功能、分組討論、問答功能、投票功能:隨著遠端會議成為常態,視訊軟體能否符合用戶在會議的情境也很重要,Meet 提供企業版的使用者更進階的功能,像是舉手、分組討論、回答問題、投票功能。

  • 如果沒辦法開會,還能用線上文件協作追蹤工作進度:

Google 文件、試算表、簡報等協作工具,讓成員可以同時共同編輯相關的檔案,便可隨時追蹤專案進度,透過註解或回覆,並指定要通知的對象,對方可以更快的掌握相關的建議,有效率的推進文件。

  • 讓信件不干擾工作:

    1.將電子郵件或提醒延後顯示:使用者可以透過信件延後顯示的設定,讓使用者當下專注處理重要且緊急的信件,而不會因為收件匣中一堆信件影響自己工作的專注力與可能引起的焦躁情緒,設定延後的信件會在指定的時間回到收件匣中,不用擔心忙完忘了處理被延後的郵件。

    2.透過 Google Tasks 將信件設為工作項目:將必須處理的重要信件以 Task 方式設定出現在 Google 日曆上,用戶可透過 Google 日曆輕鬆掌握需處理的信件。
  • 預防外在干擾:Google Workspace 也針對企業版用戶提供許多實用的功能。幫助使用者可以降低外在干擾更專注在當下的工作:

    1.設定工作時間:讓其他人知道你的工作時間以及何時能開會。一旦對方想邀你參加這些時間以外的會議,系統就會自動出現通知。

2.設定「不在辦公室」的區間:只要在日曆中設定你不在辦公室的日期與時間後,日曆將自動拒絕預定在這段期間召開的所有會議。

3.「在其他地方工作」:幫助同事了解你是在辦公室或是在住家進行遠距辦公,讓想要約你面對面會議的同事可以了解你何時會在公司。

接下來是許多人在意的資料保護問題,用協作工具如何避免資料遭到竄改或是外流:

1.將協作文件透過 PDF 分享,避免對方直接修改文件:

透過更改文件網址結尾再傳送網址連結,就能將 Google 文件或 Google 試算表以 PDF 格式與他人共享,如果用戶變更來源檔案內容,無需重新共用 PDF 或更新 PDF 連結,連結會自動更新為最新版本。舉例來說:

● 修改前:http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing

● 修改後:http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf

2.一鍵設定檔案的有限期限 不用擔心檔案被任意取用:

和外部人士例如客戶、合作夥伴共事時,許多文件屬於公司機密或是需要在專案結束後關閉存取權限。只要透過「我的雲端硬碟」中的檔案設定到期日,設定文件到期限制就能在預定時間限制或停止讓特定人士存取檔案,事後就不用大費周章刪除或調整權限設定。

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核稿編輯:Chris

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photo credit:第一線DYXnet
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