LINE、Email 通知響不停?職場數位工具也要「斷捨離」,免得賠上溝通效率

不時檢查 Email 確認主管回覆,再到 LINE 或 Slack 上詢問同事工作內容,順便打開 trello 或 Airtable 等專案工具更新進度,最後急忙上傳簡報到 Google 雲端後就趕著出門拜訪客戶。你是不是也覺得煩躁了起來?
評論
Photo Credit: Shutterstock/ 達志影像
評論

本文來自合作媒體經理人,INSIDE 授權轉載

數數看,你得用多少種數位(溝通)工具,才能完成一整天工作?

不時檢查 Email 確認主管回覆,再到 LINE 或 Slack 上,詢問同事幾項工作內容,順便打開 trello 或 Airtable 等專案管理工具更新進度,最後急急忙忙上傳簡報到 Google 雲端硬碟後,就趕著出門拜訪客戶。

現代各種服務走向線上,就連職場各個環節與流程也不斷數位化,但這麼多工具,我們真的變得更有效率嗎?

專攻使用者體驗的尼爾森諾曼集團(Nielsen Norman Group)針對這個問題展開研究,發現不僅未能提高效率,公司內部使用大量數位工具時,反而替員工帶來認知負擔,他們經常不知道什麼場景要使用哪些工具,在不同工具間轉換也讓人煩躁。《Fast Company》則提到,尤其在疫情嚴重的地區,那些在家工作的上班族得更頻繁使用數位工具,75% 的人已經覺得自己 「數位超載」。

當工作者陷入數位超載時,不僅削弱工作效率與注意力,更可能引發工作倦怠、降低職場滿意度。因此,當公司決定處理原本為了提高工作效率、卻徒增困擾的數位工具時,《Fast Company》分享了顧問公司 MLC Strategy Advisors 提供的 3 步驟解法:

1. 盤點現況

準備有所改變之前,最好還是攤開現有的工具,了解哪些對員工有用、哪些沒用,或團隊大部分合作和溝通,都發生哪個平台上,尤其現在不少工具都會在方案中,綁入員工很少使用的功能,趁這個機會大掃除,還可能節省下不少開支。

2. 獲取回饋

盤點結束之後,理想情況是團隊習慣或喜好的工具,與公司原本設定的方向一致,就能快速捨棄使用頻率低的工具。

但如果碰上公司原本設定 A 工具、員工們卻更偏好 B 工具的話,那便意謂著過去資訊傳達並不夠透明,只有少數人會在指定平台或服務上交流。建議找個時間與員工談談,為什麼其他工具會更有效率,也許那才是最好選擇。

3. 制定明確使用方式

基於前面步驟的整理和回饋,就能提供員工各項數位溝通工具的明確使用守則,幫助他們能在正確的時間與需求,使用正確的工具,公司也能制定在各別工具上有效的回覆方法,加快工作效率。像是 LINE上面適合快速同步進度,或處理簡單問題,但碰到大型難題時,最好整理為雲端文件並分享給相關團隊,確保大家擁有相同認知再開始處理。

當然,這套工具守則可以持續精進,尼爾森諾曼集團認為公司能採取類似績效考核的方法,替數位溝通工具設定觀察標準,像是每個月有多少討論、決定在上面發生,數量成長還是衰退,判斷其是否仍適合作為主要管道。

最後,不一定任何討論或溝通,都得發生在線上服務中,有時候直接敲定一場快速會議或打個電話,反而能更快釐清問題,《Bloomberg Law》就觀察到有公司制定了一項規則:如果某項議題得寫上超過兩封 Email 時,就請他們拿起電話先討論,減少來回信件所浪費的時間與心力。

資料來源/Fast CompanyNielsen Norman GroupBloomberg Law

責任編輯:Chris

延伸閱讀:



蛻變敏捷開發組織並不難! AWS Amplify幫前端工程師從雲端快速建立REACT程式

台灣企業勢必需要明確轉型策略,搭配適合的雲端工具作為入場券,一來降低數位化門檻、二來減少摸索資源的浪費。
評論
shutterstock_1451794139.jpg
評論

打造敏捷開發流程、加速前後端工程師的協作效率,是許多企業在面臨疫情之後,認為亟需將彈性元素納入為企業文化當中。雲端運算服務領導業者 AWS 台灣,觀察到前端工程師主要負責處理最貼近用戶的 Web、行動應用程式,但他們往往需要與後端團隊合作過程,遭遇耗費大量討論時間,才能處理使用者介面事項。

為了降低前後端的溝通成本,有些前端工程師在掌握介面管理能力之後,開始橫跨到後端的伺服器、資料庫開發經驗,甚至進一步培養技能,成為能負責測試、安全、效能多面向的全端工程師。

有的人會透過 Side Project(利用業餘時間開發有興趣的專案)或參加 Hackathon(黑客松)方式,運用 AWS 雲端工具嘗試自行擴展後端,並建立簡單易用的工具程式。究竟,AWS 平台提供哪些資源幫助前端工程師擴展更多元的技能樹?

掌握入門教學!前端工程師如何將 REACT 程式快速上雲

前端工程師運用 AWS Amplify,快速在雲端建立 REACT 應用程式

事實上,AWS 的入門課程指出,運用 AWS Amplify 在雲端建立 React 應用程式及服務集,只需五個學習歷程,包含建立 React 應用程式、初始化本機應用程式、新增身份驗證、新增 API 和資料庫、新增儲存體。如果想快速了解 REACT 程式快速上雲的方法及示範教學,本文節錄 AWS QUICKSTART 學習資源內容,幫助前端工程師更快掌握重點。

首先,何謂 AWS Amplify?AWS Amplify 是一項全托管 Front-End Web & Mobile 服務,採取無伺服器模式,在後端建立、部署和託管單一頁面 Web 應用程式或靜態網站的 Git 型 CI/CD 工作流程,加速開發過程直接整合其他 AWS 服務。舉例來說,像是整合封裝好的 Library 資源、或運用一些 Components UI 軟體去配置後端,以及利用 Admin 的 UI 做資源上的管理。

透過 AWS 增加雲端技能 在組織發揮你的影響力

AWS Amplify加速Develop、Deliver 與 Manage流程

AWS Amplify 主要優勢展現在三大項工作階段,分別是 Develop、Deliver 和 Manage。Develop 部分可利用 CLI(Command-Line Interface)或 Admin UI 設定後端,使用 GraphQL 或 REST API 設定也是可行的,進而快速建構一個前後端專案。此外,開發者還能搭配 AWS 其他服務,例如使用 AWS Authentication 全托管認證服務,或 DataStore、Storage 等多項 Feature Categories。

到了 Deliver 階段,若是要透過 AWS Amplify 執行 Web Hosting 任務,可拆解出三個流程。首先是將 Repository 與 AWS Amplify 進行連結,這邊可整合 Amplify Console 提供的支援資源包含 Github、Bit Bucket、Gitlab、以及 AWS 的程式碼代管工具 AWS CodeCommit。一旦連結以後,開發者可透過自己的 Configuration,决定在各個不同的 Build 要執行什麽樣的指令,最後再透過 Deploy 方式,幫助工程師進行前端的 Hosting。

在最後一個 Manage 階段,開發者則可利用 AWS Amplify 的 Admin UI,以開啓瀏覽器方式,透過視覺化介面統一管理資源。例如在 Admin UI 介面左側選單,涵蓋 Content、User Management 的區塊,讓參與專案但沒有 AWS Console 權限的使用者,可利用 E-mail 方式邀請使用者進到 Admin UI,進行一些設定或觀看其他相關資源;甚至在 Set Up 區塊還有相關選項,例如要針對 Data Modeling 或 APP User 做權限管理,以及可連結到 AWS 其他服務。

運用開放資源 AWS Amplify Framework,打造高效能應用服務

AWS QUICKSTART 學習資源還介紹到另一個 AWS 提供的開放資源 Amplify Framework,一樣可利用 Amplify CLI 的方式,配置 Web 和行動應用程式的前後端,以及開發者需要用到的服務,讓應用程式更易於構建,並獲得安全、高性能的使用體驗。

Amplify CLI 一樣有支援多個不同 Category,例如較常使用的幾個 Comment Line,像是Amplify Init 指令做初始化或創建幾個不同資源;或是 Amplify Status 指令,隨時在開發過程查看各個 Category 狀態;甚至專案結束後,可利用 Amplify Delete 直接把 Amplify 所創建的資源做一次性删除。另外也可透過 AWS Amplify Client 利用比較抽象化方式,讓開發者直接利用 Component 實現想要完成的項目。

填寫表單 找到適合你的快速上雲服務與工具!

實際示範給你看,設定 React 程式可以如此簡單

假設前端工程師現在要快速部署一項有驗證功能(Authentication)還要搭配 Rest API、GraphQL、Analytics 等服務的應用,如何快速設定 React 程式?在 AWS QUICKSTART 的學習資源後半段,有詳細說明要啟動這類型專案的操作方法。

開發者可以先利用 AWS Lambda Function 結合 Amazon API Gateway 方式,創建出一個 Rest API,到了 Authentication 階段,則使用到 AWS Cognito 的服務,接著針對 GraphQL 需求,可利用 AWS AppSync 服務,以及最後如果有 Analytics 的需求,也可以串聯 Amazon Pinpoint 工具。Amazon Pinpoint 是一項彈性而可以擴展的行銷通訊服務,開發人員可利用 Amazon Pinpoint API 追蹤 Web 使用者的行爲,或是針對 APP 推送、電子郵件、簡訊點擊行為蒐集到具體的資訊。

在這整套流程示範之後,值得特別強調的是,AWS AppSync 是一項全托管的服務,能及時更新,甚至在使用者離線時仍可以持續去創建和修改數據。一旦設備連上線之後,這項應用程式就可重新連線,並接到後端同步數據,達成彈性、自動化擴展或減縮各式 API 的請求。

打造第一個你在 AWS 上的應用程式

AWS 最後強調,Amplify 是相當適合建構出一個靜態 Web、Apps 服務模式,例如說像是打造部落格,或者是一項 APP 內的代辦事項應用等;加上 Amplify 具全托管服務特色,可串聯上述 AWS 在雲端所提供的資源,都能在部署過程加以整合,加速開發流程及效率,並且有效節省開發資源。如果想用低門檻的雲端解決方案,其實前端工程師是能在開發流程更靈活配置資源,甚至為公司的商業、服務模式挖掘出創新價值。

了解更多:AWS 開發者系列