我們公司辦公室沒有人

大約兩年半前,我成立了自己的公司,聘請了第一位員工,當時想的是,自己當老闆,終於可以擺脫朝九晚五的生活,做自己想做的事,不用再幫別人賺錢,也不用再被僵化的公司體制綁住。沒想到,當我們公司第一位員工上任時,問我的第一個問題就是:「請問我何時可以拿到電腦?我要在那裡辦公?」
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(Photo by  dam@flickr)

 作者簡介:權自強,熱愛生命,喜歡旅遊和交朋友,抱著一顆赤子之心,勇敢探索未知的事物,沈浸在助人的快樂之中。期望做個公益旅行家,可以一邊做義工、一邊環遊世界!曾任 TOPS(台北海外和平服務團)駐柬志工,也是台灣國際志工協會發起人,曾經多次前往柬埔寨、印度垂死之家擔任海外志工,目前身份是 讚點子數位行銷 有限公司執行長,網路行銷講師。

大約兩年半前,我成立了自己的公司,聘請了第一位員工,當時想的是,自己當老闆,終於可以擺脫朝九晚五的生活,做自己想做的事,不用再幫別人賺錢,也不用再被僵化的公司體制綁住。沒想到,當我們公司第一位員工上任時,問我的第一個問題就是:「請問我何時可以拿到電腦?我要在那裡辦公?」

好笑的是,當時我真的壓根沒想到辦公室這件事,天真的我,只想把客戶交代的工作做完就好,完全沒想到應該要如何去照顧一個員工。為了回應員工的需求,我趕緊向朋友公司租借了一個辦公座位,並且買了一台新 NB 給那位同事使用。沒想到,這件事比我想的還複雜,後續一些問題開始陸續浮現。

因為我經常要出去和客戶開會,不會整天一直待在辦公室,所以很多時候那位同事是一個人在公司。過了幾天,租借辦公室給我的那位朋友很熱心的私下和我說,我們公司那位唯一的同仁每天都很晚才進公司,上班時間都在上網聊天、打混摸魚,中午出去吃飯很久才回來,一到下班時間就立刻準時走人之類的狀況,要我要多留意她的工作狀況。

這時候,我才發現一件很麻煩的事,如果你弄了一間辦公室給員工上班,就一定得要有人在那裡盯著他們,否則,你就會開始擔心他們在辦公室裡會不會偷懶?是不是浪費了你的辦公室座位和水電費?為了監督他們,你必需也像從前一樣準時上班,整天死守在辦公室裡,而且三不五時就偷看一下員工的電腦螢幕是不是在上網聊天?我想綁住員工的結果,就是最後把自己也給綁住了!那我在自己的公司上班,和在別人的公司上班又有不同?差別只是在賺的錢多錢少而已。

經過一番深思熟慮之後,我終於找到了問題的癥結點,其實根本不在有沒有辦公室座位,也不在於有沒有人盯著員工工作,關鍵點是在於我根本請錯了人。如果我請來上班的人都是很負責,很有自我管理能力的人,我根本就不用把他們關在辦公室裡,只要他們可以把事情做完做好,在那裡上班有什麼關係?

於是,我開始建立一個全新的工作模式──乾脆每個員工都不用進辦公室上班好了。

辦公室佈置的再華麗,也不見得有你家裡來的舒適,所以我讓每個人都可以自由選擇在家、在咖啡廳或任何你想待的地方辦公。我不想做那種表面上號稱是責任制,但實際上卻要你每天在辦公室加班到深夜的老闆,我想成立一間真正徹頭徹尾的責任制公司,只要員工把自己的事情做完做好,你什麼時候做的,花了多少時間做完,我覺得並沒有那麼重要。

有些人喜歡睡到自然醒,半夜工作到很晚,剛好我們負責的網路社群經營工作,很多時候需要晚上發文和網友互動;有些人喜歡一面聽音樂一面工作,有些人喜歡一面看電視一面工作;還有些人喜歡趁平時各個風景區人少時出去玩,等周六日人多時再來工作,工作時專心工作,玩樂時儘情玩樂,可以錯開擁擠的遊玩人潮,這不是一件很美好的事嗎?反正我想看的就是最後執行的成果。只要成績有出來,客戶覺得滿意就好了。

員工在家工作上班還有什麼其他優點呢?

第一、我省下了辦公室的租金、水電費、裝潢費、網路費、電話費,反正每位同事有需要的話,我就配發一台 NB,如果有需要用電話講公務,或是坐小黃去拜訪客戶,電話費和交通費就實報實銷即可。(怎麼審核員工開支?當然是信任機制啊)

第二、員工不用塞車到公司上班,每天至少可以省下 1-2 小時的交通時間和費用,把那個時間拿來工作或睡覺豈不是更好?

第三、因為員工不用進辦公室上班,所以我在聘用員工時,多了地點的彈性,不一定非得要請住在台北的員工。例如,我們公司最遠曾經有住在上海的同事,現在也還有一位員工在深圳,另外還有兩個員工分別在高雄屏東,一個在台中,其他幾個人在台北。

第四、因為員工不一定都住在台北,所以我更方便去照顧全省不同地點的客戶。可以省下不少的交通成本,也增加了客戶的信賴度。目前,我們公司幾十個不同客戶的確也是分佈在全省各地。

第五、挑選員工時,我不但有地點的彈性,對於他們的身份,我也有更大的空間。成立一個虛擬團隊,我不一定要太去在意這個人的背景學歷等等,只要他有能力有責任感,我可以儘量做到用人唯才。舉例來說,我們公司現在的網管工程師和美術設計師,我都是透過網路和好友推薦,已經在我們公司工作了一兩年,我連她們長什麼樣都沒見過,甚至沒聽過她們的聲音。說不定她們根本是印度人或外星人也有可能?

第六、因為員工不用上下班打卡,所以我不用去計較那個人有沒有遲到早退的問題。或許也因此不好計算加班費,但我會改用每個人的工作量和執行成果,來決定是不是應該給他額外的獎金。

第七、員工如果動作快,工作有效率,自然可以縮短工時,每天他就有更多時間休息和玩樂。所以根本不用擔心員工會偷懶,因為偷懶的結果,只會影響他自己享樂的時間而已。以前在大公司上班的經驗,有些同事一天八小時工作時間裡,可能有一半時間都在上網閒晃或 MSN 聊天,反正時間到了就下班,上班時愈打混摸魚愈有賺到的感覺。但如果是自己在家上班,我根本完全不用擔心這件事,大家自己會儘量提昇工作效率,偷懶又沒好處,只是浪費自己時間而已。

當然,員工在家工作也不是完全沒缺點,因為每個同事互相見到面的機會很少,大家共屬於一個團體的歸屬感沒那麼強烈。所以三不五時,我總會約大家一起出來吃飯、員工旅遊或訓練之類的,儘量多培養一點感情,但員工分佈在各地,想全員到齊並不是件容易的事。不過好在現在有 FB 社團、Skype 聊天室之類的網路社交工具,大家在虛擬的世界裡,還是有機會可以溝通互動的。

還有一個缺點,就是因為辦公室幾乎沒人上班(我們公司的辦公室其實是一個教室,方便我工作坊上課使用,平時我也只有客戶來拜訪或是上課時才會在那裡),所以我平時都會把辦公室電話轉接到我手機,有時新客戶打電話來洽詢時,剛好我在上課轉到語音信箱,不免會覺得有點怪怪的。最近,我開始把電話轉給一位比較常坐在電腦前的同事,請她幫忙接電話,這種情況就改善許多了。

或許有些朋友看到這裡,會覺得我們公司這種工作型態很不可思議。這樣同事全都不見面的方式公司真的有辦法運作嗎?難道我們的客戶都不會介意嗎?辦公室都沒有員工,客戶不會覺得不可靠嗎?事實上,我們這間雲端公司已經如此運作兩年多了~

當然,在客戶一開始得知我們員工都在全省各地自己家上班時,有些人會無法置信,但當他們慢慢的也習慣使用 skype 和我們同事開會溝通,用一些好用的雲端工具來交換文件資料,加上我們專業服務的成績真的還不錯時,他們會發現,是不是一定要見到那個 PM 的臉,似乎也就不那麼重要了。反而因為是在線上開會,每次都少了很多寒喧客套,可以直接切入重點,往往大幅減少開會的時間,要把會議內容記錄整理下來,也比從前方便多了。

最後,我想強調一點,可別以為我們公司這些在家上班的員工全都是約聘人員,我是為了節省成本才這樣做的,事實上,我們公司現在每個月有領勞健保的正職員工有 8 個人,我該付給大家的薪水並不會因為他們在家上班就給比較少,甚至很多時候因為工作量的增加,成績表現亮眼,我會另外再給予他們獎金鼓勵,每年該給的年假和福利也是不會少的。

或許,這種在家工作上班的模式,不見得適用於每間公司。但有時我覺得只是老闆心態的轉變而已,與其把員工的人綁在公司,心卻不在公司,還不如給員工更大的自由。我們請員工來公司,是希望他們幫公司做事,而不是請他們回來管理的,只要給他們愈大的信任,他們就會有愈好的表現。

當然,前提還是在…你必需要先找到真正負責任、有能力的好員工。

至於如何考核員工的績效表現?如何透過雲端工具來開會溝通?那就是另一個故事了。

延伸閱讀:《來到 2016 年,我們辦公室還是沒有人!

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