開箱彈性辦公空間:雷格斯、Spaces!總經理江雲峰:只帶筆電就可「入住」

疫情加速彈性辦公的流行,在台灣擁有 11+2 個據點的雷格斯台灣區總經理江雲峰,陪編輯一起開箱彈性辦公空間的真面目。
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Photo Credit: Regus
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在同一個辦公室日復一日、年復一年,朝九晚五卻毫無新鮮感的工作生活,已經過時了!彈性辦公的風已經吹了好幾年,更因為 2020 年的新冠肺炎疫情,加速企業扭轉傳統辦公思維,增加實體工作場域的靈活度與彈性。

今天編輯受邀來開箱雷格斯與 Spaces 的彈性工作空間,雷格斯在 1989 年成立於比利時,而 Spaces 則是 2006 年成立於阿姆斯特丹,兩個品牌皆隸屬於跨國集團 IWG。目前在全球已有超過 3,000 個據點,服務 250 萬位上班族。在台灣則有 11 個雷格斯據點及 2 個 Spaces 據點,分散在台北、台中、新竹。而最新的內湖 Spaces 宏匯將於今年 2 月開張,服務內湖區的各大商業客戶。 

這次帶領編輯開箱雷格斯與 Spaces 的是台灣區總經理江雲峰,他同時負責兩品牌在台之整體業務,開箱後也分享對於台灣彈性辦公的趨勢與資訊。

開箱雷格斯

Photo Credit: Regus
雷格斯就在微風信義的上面。

編輯來參觀的雷格斯據點為台北置地中心,位於台北市信義區,市政府 3 號出口步行 3 分鐘左右到達。不只地點交通便利,信義區也是商辦林立的地區,找客戶、朋友甚至逛街吃飯都相當方便。

走進大樓、出了電梯後,就可以抵達雷格斯台北置地中心啦!整層都是雷格斯的地盤。

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入口接待處。

乾淨簡潔的接待處,通常會有 2-3 位的櫃台人員,江雲峰笑著說「他們的日常就是處理 mission impossible」,舉凡轉接、傳真、接外送等所有行政庶務,都可交給櫃台人員處理,就像是秘書一樣,讓在這裡辦公的企業或個人都可專注在重要的工作上,不被小事打擾。

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簡約穩重風格的交誼廳。

在公共區域的部分,雷格斯設有可以在此用餐、社交的交誼廳,可以在這裡享受茶水咖啡,也可以在這裡簡單處理午餐,成為工作時放風的好去處。當然,如果待膩了辦公室,想要把筆電帶來這裡辦公也可以!不過要注意的是,公共區域的開放時間為早上 8 點半到下午 6 點,6 點後就會熄燈,而租約的辦公區域則不受時間的影響。

江雲峰說,雷格斯在設計上走穩重簡約的商辦風格,以黑白色系為主,不會有過於花俏的顏色來分心,和 Spaces 的風格十分迥異(下文也會介紹 Spaces)。根據每個客戶不同的企業文化,可以選擇哪間的風格較適合自己。雷格斯就相當適合精明幹練、重視效率的客戶喔!

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雷格斯的小型辦公室,俯瞰信義區的窗景。

帶著筆電就可以馬上辦公,我們就像公司的「飯店」,一切都很便利。

雷格斯注重便利性,因此辦公空間也給企業最大的方便與彈性。只要帶著電腦,其他的東西幾乎雷格斯都可以提供,不論是分機電話、傳真機或網路線,這裡應有盡有。並且可以隨著企業的需求,租借各種不同樣式的辦公室,若在租約期間面臨到人員擴編的問題,也可以打通鄰近的辦公室,加大租借的範圍,相當方便。

如同飯店式的管理,如果想要看到上圖這麼漂亮的窗景,可以用較高的價錢租借此方位的辦公室。預算不足的話,無窗版的辦公室也是有的。

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雷格斯的會議室,一樣擁有壯闊風景。

會議室的費用採「使用者付費」,不會包含在簽約的租賃合約裡,而是有需要的時候再租,依小時計費。

開箱 Spaces

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結束雷格斯的參訪後,編輯瞬移到南京復興站的 Spaces 據點。承襲雷格斯的優點,Spaces 一樣距離捷運站只要步行幾分鐘就可抵達。

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坐落在大馬路邊的 Spaces,暖黃的光線遠看還以為是咖啡廳。Spaces 的目標客群更加年輕、活力,鎖定在新創團隊、個人接案者,或是企業文化比較自由開放的公司。

在擺設與家具選用上,以木頭的暖色系為主,給人溫馨的感覺。有趣的是,身為跨國企業的雷格斯,其實在世界各地的所有據點都會有相似的設計與佈置。例如位於比利時的 Spaces 將會與台北的 Spaces 乍看之下無異,甚至連配樂都會一模一樣!這是為了時常出國出差的商業人士,不管走到地球的哪個角落,都能身處熟悉的環境。

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Spaces 的交誼廳真的好適合來個咖啡與千層蛋糕。
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Spaces 的共同工作空間。

就連共同工作空間的風格也與雷格斯大相逕庭。採用美式家庭餐廳的格局,靠牆的設計具隱密性與安全感。

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Spaces 的交誼空間。
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Spaces 的會議空間。

在管理上,Spaces 也與雷格斯相同,會議室採使用者付費制。江雲峰分享,地上溫暖的地毯裝飾是不少女性工作者熱愛的擺設之一。

台灣彈性辦公趨勢:降低風險、增加空間應變力

Photo Credit: INSIDE/MindyLi
雷格斯(Regus)台灣區總經理江雲峰。

台灣區總經理江雲峰很親民,他是彈性辦公室的「里長伯」,平常會到全台的每個據點去走走晃晃,與駐點的企業或商業人士聊聊。在參觀 Spaces 時,江雲峰與櫃檯人員親切地話家常,看起來一點也沒有總經理的架子,反而還相當開朗地認識櫃台人員的朋友與新加入的企業,看起來就像是「爸爸」一樣的守護辦公空間,相當溫暖。

江雲峰分享雷格斯的經營方針。針對企業方,雷格斯希望能為企業做到分散風險。因應疫情,全球吹起「Work from home」熱潮,雖然台灣相對沒有那麼嚴重,但彈性的辦公空間給企業更大的彈性,不會被傳統的租約辦公室給綁死,在組織發展與規劃上相對自由,增加應變能力。

因此,雷格斯的租約也相當彈性,從 1 天、1 個月、3 個月,到 1 年、2 年的約都有,且隨時都可以延長租約期限。江雲峰透露,雷格斯也有接到因為辦公室在整修而簽下臨時租約的客戶,給予企業協調實體場地的多元選擇性。

而員工方也受惠於彈性辦公的風潮,不只可以更加自由地選擇辦公地點,達成隨處辦公的願景。不論今天出差到何處,都可使用雷格斯設備齊全的辦公環境,不再需要忍受咖啡廳窄小、不適合辦公的桌椅。而雷格斯除了提供場地,也注重員工的 work life balance,與合作叫車服務有叫車的折價服務,更定期舉辦活動,豐富工作者下班後的生活。未來雷格斯也正在拓展合作夥伴,希望能增加更多的軟性設施與福利提供給企業。

江雲峰也分享台灣彈性辦公的 4 大使用情境:

  • 大企業:企業文化願意嘗試彈性辦公的企業,或是在世界各地都有辦公需求的跨國企業。
  • 常常出差的 sales office:有龐大出差的業務需求,需要到不同城市都有辦公場合的客戶。
  • 個體戶:自 2020 年 4 月起,雷格斯觀察到台灣個體戶與斜槓客戶越來越多,像是軟體工程師、開發者,需要舒適又自由辦公需求的人越來越多。
  • 新創團隊:新創團隊因為結構較不穩定,更傾向使用共享辦公室。而有時新創團隊可能會出國 demo 自家產品,這時也能使用跨國的共享辦公空間,讓商務旅行更方便。

雷格斯與 Spaces 的定位差異

江雲峰坦言,其實使用雷格斯或 Spaces 的客戶並沒有所謂的特定產業或領域,只是根據組織文化的不同,會選擇不同的辦公空間。例如雷格斯的穩重商辦風格,較吸引正式感重、喜歡簡約風格的客戶。而 Spaces 則是吸引活潑、年輕的客群。

除了裝潢設計外,在社群活動的舉辦上,也針對兩種不同的客群做出差異。在雷格斯,會舉辦金融相關的講座,還有像前一年勞基法的變革,團隊也找來勞動關係的專業顧問來為企業客戶進行演講。而 Spaces 則更重視社群性,兩週一次地舉辦品酒、networking 的活動,較重視社群性。

不變的是,兩者都相當重視選址,一定要兼具便利性,才可以達到更彈性辦公的願景。

核稿編輯:Mia

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IT 部門對企業而言,只是處理斷網、解決設備通訊問題的救火角色嗎?事實上,數位轉型趨勢加上疫情之後遠端協作、混合辦公模式興起,IT 的價值比過往更受到重視!

UI 台灣產品設計總監楊宗樺指出,「隨著企業門禁管控、能源管理、燈具語音,越來越多設備聯網化,意謂『人機協作』更加頻繁,IT 成員的價值應該從例行維修、監測工作,升級為對整體基礎設備環境的分析、優化功能,藉此釋放人力的核心價值。」

當企業 IT 人員面臨一人多工情境,UI 的企業用安全解決方案,也就是身份即服務(IDaaS)平台,就能幫助 IT 成員基於雲端身份認證,落實企業網路保護以及各種 EoT(Enterprise of Things)設備的自動化授權管理。換言之,IT 成員可以在遠端預先做設備運作排程,並且從 UniFi OS 統一管理介面,看到各項設備的使用情境,進而重新配置資源、減少能源浪費。

如此一來,IT 成員不需每天做重複性工作,還用最少時間達成一鍵式管控情境,不用再像過去要來回切換不同設備商的管理系統,大幅提升作業效率,讓 IT 成員投入更有價值的工作。

▲透過 UniFi Identification (UID) 系統,可以整合企業內實體與 SaaS 雲端身份認證,簡單又安全地進行 IT 管控。 

UI 培育員工養成「一人公司」思維,以最挑剔的使用者角度投入開發

針對市場的痛點,不斷找出藥到病除的解方,正是 UI 追求的價值主張。由於 UI 研發總部設置台灣,許多產品從原型發想、概念確認、功能驗證、討論協商、再到進入市場,種種環節都是在台灣發生,也因此 UI 養出一批「最挑剔、不輕易妥協但又有開放思維」的生力軍。

楊宗樺解釋,「 UI 特別重視使用者體驗,每一位成員是 owner 也是 user,因此我們期待不論是産品經理或開發人員,都具備産品規劃與産品思考能力。」換言之,UI 以「一人公司」思維培育夥伴,每位成員是個人品牌的執行長,同時又能團隊合作成為全方位人才。對此,UI 部署哪些制度,讓工作氛圍保有如新創企業的車庫文化?

楊宗樺回應,一來 UI 組織扁平化,沒有繁瑣科層制度讓跨職務的溝通,產生極高效率;二來開放式辦公環境,打破部門壁壘,每項專案如蜂巢型態,彈性橫跨多個單位分工。以及最後一項最重要的「Home Lab」機制,也就是讓研發中的產品原型給員工拿回去使用、測試,以用戶角度蒐集第一手使用感受,進而更聚焦核心問題,降低研發過程的雜訊。

既然人才是企業最珍貴的資產,UI 吸納多元人才有三大方案,第一是職涯發展性,工程師不怕一年累積十年功,最怕十年都在做同一年的事,UI 眾多產品線又有完整軟硬體團隊,因此 UI 有一套「Rotation Program」讓成員「適才適所」因應興趣轉換單位。

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UI 任職滿一年的員工,都可以申請 Rotation Program ,到其他適合的部門擔任不同職位。

另一個讓夥伴在職場持續紮根的「Learning Program」,提供資源讓成員培養第二技術專長,或是持續深耕自身專業,甚至有導師機制,邀請同儕或外部講師藉由系統化的知識課程分享,持續開拓職涯的多元性。「在我們 UI 最常說不怕你學不夠,只怕你不學!」楊宗樺笑稱。

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UI Taiwan 產品設計總監楊宗樺指出, UI 以使用者體驗為中心的思維,也同樣落實到團隊的每個人身上。

隱藏在台的外商隱形冠軍,招攬樂於冒險的台灣人一起打世界盃

攤開 UI 在台發展路徑,算是產業教科書的另類「隱形冠軍」。不同於其他外商研發設計多半設置在歐美國家,台灣提供的產業分工為代工製造,UI 反其道而行,研發總部從 2010 年就設立於台灣,汲取台灣的創新能量,持續與國際團隊協作,讓市占率一路攀升到全球前三大,展現「美皮台骨」的混血特色。

「台灣研發總部原本只負責少數項目,現在已經具備一條龍流程,掌握從技術開發到產品落地,也從單純硬體到軟硬整合,隨著時間證明,台灣人才也能在世界舞台發光。」楊宗樺說。

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目前 UI 全球有近 1300 名員工,作為研發總部的台灣現有 553 人。

迎向萬物聯網盛世,UI 也看到 5G、AI 應用的擴展,讓聯網設備的應用型態,有了更多可能性。身為網通設備領域的領頭羊,能肯定的是,UI 會繼續展開新的産品線以及解決方案的應用廣度,顯然是一條看不到盡頭的道路。

加入 UI 近 10 年的楊宗樺,他說「在這邊深感 excited 的是看著原本只是想像的產品,經由團隊合作,能迅速在世界舞台嶄露頭角。如果你是勇於作夢,有想改變世界的使命又具備對産品的熱情,非常歡迎來大聯盟舞台,盡情展現你的才華吧。」UI 邀請有志之士聯手打造國際級網通方案,成為 AIoT 智慧物聯網時代的創造者!

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