開箱彈性辦公空間:雷格斯、Spaces!總經理江雲峰:只帶筆電就可「入住」

疫情加速彈性辦公的流行,在台灣擁有 11+2 個據點的雷格斯台灣區總經理江雲峰,陪編輯一起開箱彈性辦公空間的真面目。
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Photo Credit: Regus
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在同一個辦公室日復一日、年復一年,朝九晚五卻毫無新鮮感的工作生活,已經過時了!彈性辦公的風已經吹了好幾年,更因為 2020 年的新冠肺炎疫情,加速企業扭轉傳統辦公思維,增加實體工作場域的靈活度與彈性。

今天編輯受邀來開箱雷格斯與 Spaces 的彈性工作空間,雷格斯在 1989 年成立於比利時,而 Spaces 則是 2006 年成立於阿姆斯特丹,兩個品牌皆隸屬於跨國集團 IWG。目前在全球已有超過 3,000 個據點,服務 250 萬位上班族。在台灣則有 11 個雷格斯據點及 2 個 Spaces 據點,分散在台北、台中、新竹。而最新的內湖 Spaces 宏匯將於今年 2 月開張,服務內湖區的各大商業客戶。 

這次帶領編輯開箱雷格斯與 Spaces 的是台灣區總經理江雲峰,他同時負責兩品牌在台之整體業務,開箱後也分享對於台灣彈性辦公的趨勢與資訊。

開箱雷格斯

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雷格斯就在微風信義的上面。

編輯來參觀的雷格斯據點為台北置地中心,位於台北市信義區,市政府 3 號出口步行 3 分鐘左右到達。不只地點交通便利,信義區也是商辦林立的地區,找客戶、朋友甚至逛街吃飯都相當方便。

走進大樓、出了電梯後,就可以抵達雷格斯台北置地中心啦!整層都是雷格斯的地盤。

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入口接待處。

乾淨簡潔的接待處,通常會有 2-3 位的櫃台人員,江雲峰笑著說「他們的日常就是處理 mission impossible」,舉凡轉接、傳真、接外送等所有行政庶務,都可交給櫃台人員處理,就像是秘書一樣,讓在這裡辦公的企業或個人都可專注在重要的工作上,不被小事打擾。

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簡約穩重風格的交誼廳。

在公共區域的部分,雷格斯設有可以在此用餐、社交的交誼廳,可以在這裡享受茶水咖啡,也可以在這裡簡單處理午餐,成為工作時放風的好去處。當然,如果待膩了辦公室,想要把筆電帶來這裡辦公也可以!不過要注意的是,公共區域的開放時間為早上 8 點半到下午 6 點,6 點後就會熄燈,而租約的辦公區域則不受時間的影響。

江雲峰說,雷格斯在設計上走穩重簡約的商辦風格,以黑白色系為主,不會有過於花俏的顏色來分心,和 Spaces 的風格十分迥異(下文也會介紹 Spaces)。根據每個客戶不同的企業文化,可以選擇哪間的風格較適合自己。雷格斯就相當適合精明幹練、重視效率的客戶喔!

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雷格斯的小型辦公室,俯瞰信義區的窗景。

帶著筆電就可以馬上辦公,我們就像公司的「飯店」,一切都很便利。

雷格斯注重便利性,因此辦公空間也給企業最大的方便與彈性。只要帶著電腦,其他的東西幾乎雷格斯都可以提供,不論是分機電話、傳真機或網路線,這裡應有盡有。並且可以隨著企業的需求,租借各種不同樣式的辦公室,若在租約期間面臨到人員擴編的問題,也可以打通鄰近的辦公室,加大租借的範圍,相當方便。

如同飯店式的管理,如果想要看到上圖這麼漂亮的窗景,可以用較高的價錢租借此方位的辦公室。預算不足的話,無窗版的辦公室也是有的。

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雷格斯的會議室,一樣擁有壯闊風景。

會議室的費用採「使用者付費」,不會包含在簽約的租賃合約裡,而是有需要的時候再租,依小時計費。

開箱 Spaces

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結束雷格斯的參訪後,編輯瞬移到南京復興站的 Spaces 據點。承襲雷格斯的優點,Spaces 一樣距離捷運站只要步行幾分鐘就可抵達。

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坐落在大馬路邊的 Spaces,暖黃的光線遠看還以為是咖啡廳。Spaces 的目標客群更加年輕、活力,鎖定在新創團隊、個人接案者,或是企業文化比較自由開放的公司。

在擺設與家具選用上,以木頭的暖色系為主,給人溫馨的感覺。有趣的是,身為跨國企業的雷格斯,其實在世界各地的所有據點都會有相似的設計與佈置。例如位於比利時的 Spaces 將會與台北的 Spaces 乍看之下無異,甚至連配樂都會一模一樣!這是為了時常出國出差的商業人士,不管走到地球的哪個角落,都能身處熟悉的環境。

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Spaces 的交誼廳真的好適合來個咖啡與千層蛋糕。
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Spaces 的共同工作空間。

就連共同工作空間的風格也與雷格斯大相逕庭。採用美式家庭餐廳的格局,靠牆的設計具隱密性與安全感。

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Spaces 的交誼空間。
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Spaces 的會議空間。

在管理上,Spaces 也與雷格斯相同,會議室採使用者付費制。江雲峰分享,地上溫暖的地毯裝飾是不少女性工作者熱愛的擺設之一。

台灣彈性辦公趨勢:降低風險、增加空間應變力

Photo Credit: INSIDE/MindyLi
雷格斯(Regus)台灣區總經理江雲峰。

台灣區總經理江雲峰很親民,他是彈性辦公室的「里長伯」,平常會到全台的每個據點去走走晃晃,與駐點的企業或商業人士聊聊。在參觀 Spaces 時,江雲峰與櫃檯人員親切地話家常,看起來一點也沒有總經理的架子,反而還相當開朗地認識櫃台人員的朋友與新加入的企業,看起來就像是「爸爸」一樣的守護辦公空間,相當溫暖。

江雲峰分享雷格斯的經營方針。針對企業方,雷格斯希望能為企業做到分散風險。因應疫情,全球吹起「Work from home」熱潮,雖然台灣相對沒有那麼嚴重,但彈性的辦公空間給企業更大的彈性,不會被傳統的租約辦公室給綁死,在組織發展與規劃上相對自由,增加應變能力。

因此,雷格斯的租約也相當彈性,從 1 天、1 個月、3 個月,到 1 年、2 年的約都有,且隨時都可以延長租約期限。江雲峰透露,雷格斯也有接到因為辦公室在整修而簽下臨時租約的客戶,給予企業協調實體場地的多元選擇性。

而員工方也受惠於彈性辦公的風潮,不只可以更加自由地選擇辦公地點,達成隨處辦公的願景。不論今天出差到何處,都可使用雷格斯設備齊全的辦公環境,不再需要忍受咖啡廳窄小、不適合辦公的桌椅。而雷格斯除了提供場地,也注重員工的 work life balance,與合作叫車服務有叫車的折價服務,更定期舉辦活動,豐富工作者下班後的生活。未來雷格斯也正在拓展合作夥伴,希望能增加更多的軟性設施與福利提供給企業。

江雲峰也分享台灣彈性辦公的 4 大使用情境:

  • 大企業:企業文化願意嘗試彈性辦公的企業,或是在世界各地都有辦公需求的跨國企業。
  • 常常出差的 sales office:有龐大出差的業務需求,需要到不同城市都有辦公場合的客戶。
  • 個體戶:自 2020 年 4 月起,雷格斯觀察到台灣個體戶與斜槓客戶越來越多,像是軟體工程師、開發者,需要舒適又自由辦公需求的人越來越多。
  • 新創團隊:新創團隊因為結構較不穩定,更傾向使用共享辦公室。而有時新創團隊可能會出國 demo 自家產品,這時也能使用跨國的共享辦公空間,讓商務旅行更方便。

雷格斯與 Spaces 的定位差異

江雲峰坦言,其實使用雷格斯或 Spaces 的客戶並沒有所謂的特定產業或領域,只是根據組織文化的不同,會選擇不同的辦公空間。例如雷格斯的穩重商辦風格,較吸引正式感重、喜歡簡約風格的客戶。而 Spaces 則是吸引活潑、年輕的客群。

除了裝潢設計外,在社群活動的舉辦上,也針對兩種不同的客群做出差異。在雷格斯,會舉辦金融相關的講座,還有像前一年勞基法的變革,團隊也找來勞動關係的專業顧問來為企業客戶進行演講。而 Spaces 則更重視社群性,兩週一次地舉辦品酒、networking 的活動,較重視社群性。

不變的是,兩者都相當重視選址,一定要兼具便利性,才可以達到更彈性辦公的願景。

核稿編輯:Mia

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看見社會包容力 ─ 每一簇的數位星火

過去一年,新冠肺炎讓全球進入一座大型數位轉型實驗室,小從日常飲食、上班上課,大至城鄉發展,這波加速的數位轉型,並不會隨疫情退散而消失,正因如此,影響社會各層面的「數位包容」顯得格外重要。
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根據國際數據資訊(International Data Corporation)預估,2020 ─ 2023 年,全球與數位轉型相關的直接投資金額,每年以 15% 增速成長,2023 年將達到 6.8 兆美元,建立起強大的數位平台與生態系。在台灣無論是在深山林裡、海濱小村、城市邊緣的各個角落中有許多善用科技,結合創意與行動力量,讓不分年齡、行業的每一份子,在數位轉型的進程上不脫隊。

長年在東海岸投入偏鄉工作的師大教授須文蔚,可說是弭平城鄉落差最有創意的實踐者。他主持的宜蘭花蓮數位機會中心(下稱 DOC)、「教育部邁向數位平權推動計畫」,替鄉村裡的學童、老人家、新住民、返鄉青年,找到了夢想和方向。

弭平城鄉落差 DOC數位機會中心創意無限

談到數位包容,須文蔚強調,科技固然是必要工具,但「偏鄉機會不在於昂貴的 ICT 投資,而在於創新應用的推廣,以及人際脈絡的連結」;花蓮的宜昌國小就是很好的例子。DOC 多年來推動「小攝影師的三個大夢」計畫,向各界募集二手相機給孩子課後使用、邀請公視導演開攝影課,並攜手瑪利亞社會福利基金會舉辦公益競賽;而宜昌國小的學童在學會了攝影技能後,把海邊淨灘撿到的垃圾全程影像紀錄並以攝影展呈現,提醒各界重視環保,得到那一年公益競賽第一名。

DOC 募集了超過 600 台二手相機,為孩子辦理課程與攝影展。圖右二為須文蔚老師。Photo Credit:須文蔚老師

須文蔚笑說,別小看孩子的決心,「他們現在到夜市會自己帶容器,還叫老闆不能用塑膠袋。」偏鄉的孩子們能夠自發推廣環保理念並化為行動,最初的起心動念竟是攝影課和公益競賽。

偏鄉有自己的智慧 只是需要輔助工具與科技

「智慧在偏鄉,地方從自己的獨特條件中,都找得到可能性;他們需要的是工具,我們就從旁協助。」須文蔚說,從創意發想、熱血實踐、再加上科技的臨門一腳,讓偏鄉的成員不再單打獨鬥,彼此有了連結,成為榮耀的共同體。DOC 替偏鄉導入的科技也與時俱進,像是使用 3D 列印建模,製作具地方特色及 Logo 的商品;近期也運用網路視訊電話,號召十多名志工,每天上線陪獨居老人聊天,「一開始大家很尷尬,但一年多下來,視訊成了日常,老人家也習慣科技結合人性的陪伴。」

儘管在偏鄉已有豐碩成果,但須文蔚坦言,數位包容仍有許多困境必須克服,例如科技的導入涉及跨部會的整合,遠距醫療、電子支付,都待進一步解套。「高齡的月琴阿嬤十多年前就來跟我們學電腦,一路在社區工作上陪伴我們成長。兩年前,她身體不適,請村長載她到市區看病,一個多小時的車程說說笑笑,沒想到抵達醫院不久就過世。」須文蔚說,偏鄉往返醫院的成本極高,遠距醫療若能普及,早期治療與預防,這樣的悲劇或許可以減少。

瑞穗 DOC 最認真的資深學員月琴阿媽能用滑鼠畫出美麗的蝴蝶。Photo Credit:須文蔚老師

面對疫情 餐飲小商家需要數位包容的保護傘

數位包容的範圍並不限於偏鄉,即使在城市中心,也可能面臨不平等與差距。過去兩個月,全台三級警戒,首當其衝的小型餐飲店家。相較大型業者,它們更缺乏資源來因應突如其來的疫情衝擊,例如原料採購成本提高,就使得小商家更顯弱勢。為弭平差距,透過共同採購、成本分攤、借重數位平台的雲端廚房,或許可成為選項之一。

中央廚房連線全台 19 個衛星廚房 Just Kitchen 提高美食製作及遞送效率

Just Kitchen 便是台灣首家雲端廚房業者,創始成員均來自台灣,憑藉代理國際餐飲品牌的經驗,將原本的中央廚房改裝,結合 AI、大數據、銷售分析,成立了雲端虛擬廚房,於去(2020)年 3 月開始推廣。Just Kitchen 行銷長 John 指出,所謂雲端廚房,就是純粹製作外送餐點,透過流程簡化及共同採購等各項優勢,打造更有競爭力的商業模式。

科技部門及大數據部門 餐飲商家進入市場 快速無痛且精準

除了經營自有代理品牌如 Fridays 的外送餐點,Just Kitchen 也與傳統業者如鬍鬚張、大三元攜手,替品牌設計適合外送的菜單,協助轉型擴大客源;未來更不排除與小型業者合作。營運長 Kent 指出,Just Kitchen 內部成立了科技部門及大數據部門,前者協助餐飲業者快速上線、有效執行營運 SOP 如庫存及管銷等;後者則分析人口特性、手機使用習慣、不同族群的喜好,以便更精準觸及客戶群。

以滷肉飯商家為例,在疫情衝擊下必須從原本的內用模式,快速無痛轉型至外送,即可借重雲端廚房。「我們替品牌業者全新設計外送菜單、採購食材、烹調製作、上架宣傳,再分潤給品牌夥伴。」Kent 指出,雲端廚房可協助既有品牌快速轉型、也能降低新品牌進入市場的門檻,還能將地方美食向外推廣到不同區域。

虛擬廚房界成長最快速的 Just Kitchen ,創始成員左至右分別是:策略長劉揚、營運長吳得暉、執行長陳星豪、行銷長游竣文、資訊長林效誠。Photo Credit:Just Kitchen

台灣美食揚名國際 寄望雲端廚房

日本的壽司、義大利的 Pizza、泰國的 Patai,都是不分國界朗朗上口的美食;台灣目前除了珍珠奶茶,尚未出現國際級的代表性美食。Just Kitchen 行銷長 John 指出,台灣的美食如此多元,卻不具備足以匹配的全球知名度,相當可惜;因此 正在計畫將牛肉麵、滷肉飯等推向國際。Just Kitchen 在台灣及香港的雲端廚房已經上線,未來還有美國、菲律賓、新加坡即將開站;有朝一日,台灣的一個小小店家,或許也能藉由像 Just Kitchen 這樣的平台,揚名全世界!

不遺漏任何人的數位包容島

不論是 DOC 運用科技推動資訊教育、地方創生、農村商機、文化紀錄,抑或是 Just Kitchen 雲端廚房為微小企業帶來的新希望,都與聯合國亞太經濟社會委員會(ESCAP)在今年三月提出的疫情報告《因應新冠疫情:不遺漏任何國家》,相互呼應聯合國數位政府永續目標 — Leave no one behind,檢視最脆弱的社會部門,並透過加強區域合作來改善。

以台灣的科技產業強項,再結合多年來政府與民間攜手在數位包容工作上的創意與經驗,相信並期待種種在台灣「Leave no one behind」的嘗試與成果,成為台灣貢獻國際社會的有力切入點,當在地的數位包容經驗走向國際,台灣也更能被世界看見。

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