遠距工作效率低?來看看 Microsoft 365 如何從 UI 著手

用協作軟體遠距工作時,你容易被干擾、消化不了一堆資訊、討厭不斷被要求參加線上會議、擔心敏感文件不慎外洩嗎? 或許可以來看看微軟的設計理念如何解決這些問題。
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▲Photo Credit: Shutterstock/ 達志影像
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疫情之下,遠距工作幾乎成為未來一段時間內許多企業的「常態」,但這個常態不一定令人舒服。用協作軟體遠距工作時,你可能容易被跳出的通知干擾、消化不了一堆資訊、不斷被要求參加線上會議,又或是擔心傳敏感文件給同事卻不慎外流。

其實,除了人類需要「適應」這樣的常態,數位協作產品也得適應衍生出來的新需求。日前微軟 Office 設計總監 Jon Friedman 就在個人 Medium 部落格特地撰文指出,2020 年疫情導致每個人都「不得不」在家工作,也讓許多人原本的工作、生活界線消失。

因此,微軟 Microsoft 365 在試圖在當今工作模式轉型下,透過四大方向來協助數位工作者高生產力。來看看微軟如何從 UI 著手吧!

改變 UI,維持專注力

Jon Friedman 指出,因為我們是人類,而非擁有開關切換的機器人,因此許多人在工作時都容易被各種任務通知瓜分注意力。例如:工作到一半,通訊軟體就會跳出同事或家人的訊息;明明在開車,卻會忍不住常常檢查輔助駕駛系統上的社群通知等,這些訊息都會造成分心,並帶來焦慮與壓力。

因此,微軟從使用者介面(UI)著手,推出 Dark Mode 等工作模式,將多餘視覺效果刪掉,只保留工作內容。未來 Microsoft 365 的 UI 設計也會更看重如何維持使用者的專注力,除了淡化 App 的品牌色調,也會用微軟擅長的 GUI 架構 Ribbon 整合訊息的上下文標籤,當使用者臨時查看工作任務資訊時,很快就會讀懂前後文脈絡。

不只如此,微軟也將透過 Fluid Framework 架構,整合各類應用,讓使用者在工作切換之間可以無縫接軌。

資訊爆炸?讓 AI 幫你消化

使用數位工具與他人協作時,我們通常需要查看訊息記錄、專案背景、專案成員或工作流程等等,才會讓工作更順暢;然而,當大家都變成遠距工作,這些資訊內容往往也爆增,導致大腦難以消化。

而 AI 則擅長分析大量資料,協助使用者篩選出重要的工作相關資訊。以 Microsoft 365 的 Project Cortex 為例,可以藉由 AI 依據主題、內容和協作成員來管理工作資訊,把大量資料轉化成易懂的內容。

非同步,拿回你我的界線

Jon Friedman 觀察到,疫情使得全世界都在以一種前所未有的方式,嘗試透過網路來學習、工作甚至生活。或許快速方便,卻也讓公私領域「難分難解」。

因此 Microsoft 365 也將這層顧慮納入考量,除了本來就讓產品能無縫接軌使用之外,也增加了許多「非同步」(asynchronous)功能。這樣的設計讓使用者重新拿回主控權,可以依據自己的工作步調來安排何時、以及將以何種狀態參加會議。

所以,使用者在回應這些非同步場景的訊息或討論時,除了透過文字之外,也可以用短視訊的方式來回覆,讓彼此的表達更清晰。

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非同步功能也可以錄製短視訊回覆。▲Photo Credit: 擷取自微軟官網

數位工作與數位資安

最後,既然是遠距工作,那就不得不考量數位資安議題,而資安議題其實就是「人」的議題。Microsoft 365 將強化文件擁有者的資安權限,讓他們可以自主管控同事可以用文檔做什麼、又不能做什麼,避免機密文件需要與同事共享時,卻不慎被外洩。

除了針對企業,Microsoft 365 也提供家長監護服務(Family Safety),讓家長管理數位內容,培養未成年孩童健康的數位使用習慣。

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家長監護服務可以管理未成年孩童的數位使用時間等。▲Photo Credit: 擷取自微軟官網

核稿編輯:Mia

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