遠距工作效率低?來看看 Microsoft 365 如何從 UI 著手

用協作軟體遠距工作時,你容易被干擾、消化不了一堆資訊、討厭不斷被要求參加線上會議、擔心敏感文件不慎外洩嗎? 或許可以來看看微軟的設計理念如何解決這些問題。
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▲Photo Credit: Shutterstock/ 達志影像
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疫情之下,遠距工作幾乎成為未來一段時間內許多企業的「常態」,但這個常態不一定令人舒服。用協作軟體遠距工作時,你可能容易被跳出的通知干擾、消化不了一堆資訊、不斷被要求參加線上會議,又或是擔心傳敏感文件給同事卻不慎外流。

其實,除了人類需要「適應」這樣的常態,數位協作產品也得適應衍生出來的新需求。日前微軟 Office 設計總監 Jon Friedman 就在個人 Medium 部落格特地撰文指出,2020 年疫情導致每個人都「不得不」在家工作,也讓許多人原本的工作、生活界線消失。

因此,微軟 Microsoft 365 在試圖在當今工作模式轉型下,透過四大方向來協助數位工作者高生產力。來看看微軟如何從 UI 著手吧!

改變 UI,維持專注力

Jon Friedman 指出,因為我們是人類,而非擁有開關切換的機器人,因此許多人在工作時都容易被各種任務通知瓜分注意力。例如:工作到一半,通訊軟體就會跳出同事或家人的訊息;明明在開車,卻會忍不住常常檢查輔助駕駛系統上的社群通知等,這些訊息都會造成分心,並帶來焦慮與壓力。

因此,微軟從使用者介面(UI)著手,推出 Dark Mode 等工作模式,將多餘視覺效果刪掉,只保留工作內容。未來 Microsoft 365 的 UI 設計也會更看重如何維持使用者的專注力,除了淡化 App 的品牌色調,也會用微軟擅長的 GUI 架構 Ribbon 整合訊息的上下文標籤,當使用者臨時查看工作任務資訊時,很快就會讀懂前後文脈絡。

不只如此,微軟也將透過 Fluid Framework 架構,整合各類應用,讓使用者在工作切換之間可以無縫接軌。

資訊爆炸?讓 AI 幫你消化

使用數位工具與他人協作時,我們通常需要查看訊息記錄、專案背景、專案成員或工作流程等等,才會讓工作更順暢;然而,當大家都變成遠距工作,這些資訊內容往往也爆增,導致大腦難以消化。

而 AI 則擅長分析大量資料,協助使用者篩選出重要的工作相關資訊。以 Microsoft 365 的 Project Cortex 為例,可以藉由 AI 依據主題、內容和協作成員來管理工作資訊,把大量資料轉化成易懂的內容。

非同步,拿回你我的界線

Jon Friedman 觀察到,疫情使得全世界都在以一種前所未有的方式,嘗試透過網路來學習、工作甚至生活。或許快速方便,卻也讓公私領域「難分難解」。

因此 Microsoft 365 也將這層顧慮納入考量,除了本來就讓產品能無縫接軌使用之外,也增加了許多「非同步」(asynchronous)功能。這樣的設計讓使用者重新拿回主控權,可以依據自己的工作步調來安排何時、以及將以何種狀態參加會議。

所以,使用者在回應這些非同步場景的訊息或討論時,除了透過文字之外,也可以用短視訊的方式來回覆,讓彼此的表達更清晰。

非同步功能也可以錄製短視訊回覆。▲Photo Credit: 擷取自微軟官網

數位工作與數位資安

最後,既然是遠距工作,那就不得不考量數位資安議題,而資安議題其實就是「人」的議題。Microsoft 365 將強化文件擁有者的資安權限,讓他們可以自主管控同事可以用文檔做什麼、又不能做什麼,避免機密文件需要與同事共享時,卻不慎被外洩。

除了針對企業,Microsoft 365 也提供家長監護服務(Family Safety),讓家長管理數位內容,培養未成年孩童健康的數位使用習慣。

家長監護服務可以管理未成年孩童的數位使用時間等。▲Photo Credit: 擷取自微軟官網

核稿編輯:Mia

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圖解智慧國家四大關鍵科技,從不同角度帶你了解台灣的科技應用實力

大家都知道台灣有座半導體護國神山,也聽過許多媒體對台灣科技實力的盛讚,但台灣的科技實力到底強不強?我們從四個面向帶你看台灣作為「智慧國家」到底有什麼實力!
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大家都知道台灣有座半導體護國神山,也聽過許多媒體對台灣科技實力的盛讚,但台灣的科技實力到底強不強?自己說不如讓國際單位做的調查更客觀顯示。瑞士洛桑管理學院(IMD)每年9月公布的世界數位競爭力(World Digital Competitiveness Ranking)評比,最近一次報告2021年台灣在全球64個主要國家及經濟體當中排名第8,獲得歷年來最佳名次。

而且值得關注的是,支持數位競爭力的核心要素之一,也就是「科技」競爭力。IMD評比報告揭露台灣拿下全球第2的佳績,從2018年的第11名年排名持續上升,顯見台灣無愧於科技強國之名。


科技小百科:
瑞士洛桑管理學院(IMD)是一個長期研究國家與企業競爭力,在國際上具盛名及公信力的評比機構,並自1989年起發布「世界競爭力年報」World Competitiveness Yearbook,其評比報告與調查結果更是各國政府擬定相關政策之參考。IMD每年會定期公布兩份競爭力評比報告,其一是「世界競爭力年報」,每年在6月公布,2022年台灣在63個受評比國家中排名全球第7名。另一份報告為「世界數位競爭力評比」World Digital Competitiveness Ranking,每年在9月底公布,本篇文章引用的資料為這份兩份研究。


也因為科技與國家發展息息相關,有哪些技術是台灣不為人知的優勢?或是未來產業可大力投資布局的領域?我們找出其中四大項與智慧國家最有關的科技,展現台灣具備強勁的科技能量,或許你已經受惠,也或許你能從其中找到發展的機會。

關鍵科技一、融合海陸空領域的多維通訊

隨著國家管理範圍逐漸擴大,通訊範圍多元且彼此關聯,相關科技如低軌衛星、5G通訊、海底電纜等,形成環環相扣的多維通訊聯網。

仔細洞察2021年的IMD報告,台灣在「行動寬頻的用戶比例」這項指標,拿下全球第1的傲人成績。顯見台灣在通訊基礎建設的投資及普及率,是走在全球領先位置。

尤其5G/6G關聯科技更是未來多維通訊的具舉足輕重的地位,原因是5G衍生的價值鏈相當廣泛,舉凡從晶片、模組、終端、邊緣、系統、到應用服務,可形成完整生態圈。為了強健台灣5G專網的自主技術與供應鏈,從2018年先後成立5G產業發展聯盟、5G垂直應用聯盟、以及5G Open Networking平台,逐漸形成5G國家隊。

除了把5G領先國視為戰略目標,當創新技術落地,更能帶來龐大商機。根據工研院的預估,將5G的小基站、邊緣運算、網路虛擬化等關鍵產品、模組、元件加總起來,2025年的市場規模上看2,510億美元(約新台幣7.5兆元),其他國家還在積極推動5G聯網建設,顯見相關商機仍有相當大發展空間。

關鍵科技二、新型態數位經濟與網路服務

邁向Web 3.0的交叉點,元宇宙被視為下一代網際網路的新機會,市調機構Gartner預測,2026年全世界將有25%的人口,每天至少有一小時投入元宇宙虛擬世界,進行工作、社交、教育、購物、娛樂等活動,並藉由虛擬貨幣、NFT進行數位資產的交易,虛擬經濟逐漸成形。

所謂元宇宙,需要以5G/6G高速網路為基礎,透過VR頭盔/眼鏡作為進入3D虛擬世界的載體,在元宇宙的各種互動體驗則需仰賴AI運算、雲端/邊緣儲存、區塊鏈等核心技術支援。人們在元宇宙內可以滿足從現實世界做不到的事情,形成穿梭虛擬、現實之間的生活體驗與商業模式。

近七成投入元宇宙相關應用的企業,認為元宇宙在未來5年一定會蓬勃發展,虛擬音樂會、虛擬時裝秀、媒體及產品聯名展示活動,將是元宇宙優先發生的商業體驗。

那麼台灣要投入元宇宙有何利基?解析元宇宙供應鏈版圖,主要可分為晶片、光電、通訊、AR/VR裝置、內容以及AI技術,台灣科技可從硬體方面,包含晶片、感測IC、光學零組件、伺服器等擅長領域切入。像是大家熟知的半導體大廠台積電,對於相關晶片的供應就至關重要,另外光電產業也有揚明光、玉晶光、中光電等企業,讓投影技術更精緻,再來連接元宇宙的通訊技術,也有聯亞來支援,而裝置軟硬體、AI技術則是有創意、世芯、智原等企業投入,最後想到AR/VR集大成者,就不能遺漏宏達電在這一塊的耕耘,同樣威盛電、佐臻、未來市(XRSPACE)等品牌也積極佈局,可見台灣已有完整的供應鏈,接下來有志於加入元宇宙的廠家,不妨從自身的專長去思考,相信不論是哪個領域的企業,都能有更多的創新、應用內容投入,完善整個元宇宙生態。

關鍵科技三、疫後時代興起的智慧型代理人 

近年因疫情持續延燒,越來越多領域開始導入「智慧型代理人」,像是零售業者引進半自動化機器,協助人力處理訂單、點餐;又或是醫院使用機器人,藉由AI辨識功能分擔部分醫護工作。

所謂智慧型代理人,以它所知的知識範圍內,自主完成人類所給予的指令任務。智慧型代理人發展至今,能協助人類的廣度、深度越來越多,主要是受惠機器學習的技術更為先進,加上其他的自動規劃、互相協調等演算法的成熟,讓智慧型代理人成為下一波產業發展重點。

世界先進國家紛紛把AI納為國家產業重要發展策略,台灣從2018年就推出「台灣AI行動計畫」,全面啟動產業AI化。發展至今,AI應用已從測試階段逐步應用於各式產業,資策會統計發現,掌握AI技術的新創企業在台灣有300家,逐漸摸索出不同的商業策略與獲利模式。

尤其資通訊、醫療照護是台灣兩大擁有頂尖人才的雙軸產業,在疫情之下,就可以看到醫療+科技所衍生的智慧型代理人應用。像是過去為了解決醫療量能不足,開發「5G智慧防疫機器人」,用來隔離病房消毒、運送餐盒及藥品物資,比傳統人力消毒方式有效節省50%時間,還能降低醫護人員感染風險,讓醫事工作更有效率。

關鍵科技四、資訊安全網保護每個人數位資產

我國面臨網路犯罪、駭客入侵政府、機關,甚至竊取個人資料事件持續增加,如何保護國民安心使用數位科技、保障財產安全將是未來重要方向。隨著AI普及所衍生的龐大資料量之隱私及資安問題,成為棘手的挑戰。從國際AI資安發展現況來看,歐盟在2021年提出人工智慧規則草案(Artificial Intelligence Act),鼓勵值得信賴且道德的AI進行研發與應用。微軟更在今(2022)年禁止提供AI推測情緒技術,並制定「負責任AI標準第二版」、Google則停止AI機器人具有自我意識、能與人類溝通等爭議事件,這些做法也都反映美歐在立法之際,業者也在努力自行節制敏感AI技術。

AI資安,是挑戰也是機會。未來,台灣政府與企業也須密切關注美歐相關草案的立法動態,找出AI規範的共同點,以此界定使用AI產品與服務之要求;因此,AI資安不僅需透過科技來防禦,更需要治理與法規,降低AI所帶來的衝擊。

另外,針對5G資安議題,台灣有展開大型科技防禦策略,包含5G資安防護系統、跨機關資安聯防。5G資安防護系統致力確保業者使用的5G系統具備安全、可靠、信賴,與國內5G專網業者進行服務驗證,以強化國產5G系統的整體資安防護能力。跨機關資安聯防的目標放在建立政府與民間的資安聯防體系,藉由橫向整合跨部會,全面提供威脅情資,減少機關隱匿資安事件,降低事件誤報與漏報。

持續提升台灣的科技能量 打造全方位的智慧國家

圖片資料來源:IMD 2022 世界競爭力年報

台灣的科技能量持續提升,從2022年的IMD世界競爭力年報可發現,而且該報告還指出我國擁有高素質勞動力、經濟活力、企業治理能耐、高教育水準等優勢。上述四項與智慧國家高度關聯的新興科技,涵蓋「數位基盤、數位創新、數位包容」等元素,如何借助科技打造創新、包容的社會,在台灣強勁的科技應用產業鏈上,補強創新的能量,並延續發展優勢項目,將是台灣要持續努力的方向。

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