遠距工作效率低?來看看 Microsoft 365 如何從 UI 著手

用協作軟體遠距工作時,你容易被干擾、消化不了一堆資訊、討厭不斷被要求參加線上會議、擔心敏感文件不慎外洩嗎? 或許可以來看看微軟的設計理念如何解決這些問題。
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▲Photo Credit: Shutterstock/ 達志影像
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疫情之下,遠距工作幾乎成為未來一段時間內許多企業的「常態」,但這個常態不一定令人舒服。用協作軟體遠距工作時,你可能容易被跳出的通知干擾、消化不了一堆資訊、不斷被要求參加線上會議,又或是擔心傳敏感文件給同事卻不慎外流。

其實,除了人類需要「適應」這樣的常態,數位協作產品也得適應衍生出來的新需求。日前微軟 Office 設計總監 Jon Friedman 就在個人 Medium 部落格特地撰文指出,2020 年疫情導致每個人都「不得不」在家工作,也讓許多人原本的工作、生活界線消失。

因此,微軟 Microsoft 365 在試圖在當今工作模式轉型下,透過四大方向來協助數位工作者高生產力。來看看微軟如何從 UI 著手吧!

改變 UI,維持專注力

Jon Friedman 指出,因為我們是人類,而非擁有開關切換的機器人,因此許多人在工作時都容易被各種任務通知瓜分注意力。例如:工作到一半,通訊軟體就會跳出同事或家人的訊息;明明在開車,卻會忍不住常常檢查輔助駕駛系統上的社群通知等,這些訊息都會造成分心,並帶來焦慮與壓力。

因此,微軟從使用者介面(UI)著手,推出 Dark Mode 等工作模式,將多餘視覺效果刪掉,只保留工作內容。未來 Microsoft 365 的 UI 設計也會更看重如何維持使用者的專注力,除了淡化 App 的品牌色調,也會用微軟擅長的 GUI 架構 Ribbon 整合訊息的上下文標籤,當使用者臨時查看工作任務資訊時,很快就會讀懂前後文脈絡。

不只如此,微軟也將透過 Fluid Framework 架構,整合各類應用,讓使用者在工作切換之間可以無縫接軌。

資訊爆炸?讓 AI 幫你消化

使用數位工具與他人協作時,我們通常需要查看訊息記錄、專案背景、專案成員或工作流程等等,才會讓工作更順暢;然而,當大家都變成遠距工作,這些資訊內容往往也爆增,導致大腦難以消化。

而 AI 則擅長分析大量資料,協助使用者篩選出重要的工作相關資訊。以 Microsoft 365 的 Project Cortex 為例,可以藉由 AI 依據主題、內容和協作成員來管理工作資訊,把大量資料轉化成易懂的內容。

非同步,拿回你我的界線

Jon Friedman 觀察到,疫情使得全世界都在以一種前所未有的方式,嘗試透過網路來學習、工作甚至生活。或許快速方便,卻也讓公私領域「難分難解」。

因此 Microsoft 365 也將這層顧慮納入考量,除了本來就讓產品能無縫接軌使用之外,也增加了許多「非同步」(asynchronous)功能。這樣的設計讓使用者重新拿回主控權,可以依據自己的工作步調來安排何時、以及將以何種狀態參加會議。

所以,使用者在回應這些非同步場景的訊息或討論時,除了透過文字之外,也可以用短視訊的方式來回覆,讓彼此的表達更清晰。

非同步功能也可以錄製短視訊回覆。▲Photo Credit: 擷取自微軟官網

數位工作與數位資安

最後,既然是遠距工作,那就不得不考量數位資安議題,而資安議題其實就是「人」的議題。Microsoft 365 將強化文件擁有者的資安權限,讓他們可以自主管控同事可以用文檔做什麼、又不能做什麼,避免機密文件需要與同事共享時,卻不慎被外洩。

除了針對企業,Microsoft 365 也提供家長監護服務(Family Safety),讓家長管理數位內容,培養未成年孩童健康的數位使用習慣。

家長監護服務可以管理未成年孩童的數位使用時間等。▲Photo Credit: 擷取自微軟官網

核稿編輯:Mia

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警戒升級,店面安全也升級!月租型 HomeSecurity AI 店家防護,小店業者無痛導入

監視器不稀奇,不過在盡量不外出的管制期,還要另外花錢購買監視器,對於備受衝擊的業者來說彷彿又多剝一層皮。幸好還有台灣大寬頻月租型「HomeSecurity AI 店家防護」,每月不用千元即可遠端守護店面安全。
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Photo Credit:iStock
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全國三級疫情警戒,市景進入半封城的模樣,人人自危。許多店家也只好選擇暫停營業,減少營運成本;尤其雙北限制餐廳內用後,不少店家也改做外帶/外送服務,關閉原本的室內用餐空間。門可羅雀不是最可怕的,最可怕的是當在家防疫、減少外出的同時,店面安全出現破口,遭有心人士闖空門。既然花錢請一個人專門顧店或是花時間親自坐鎮都不是好辦法,此時引進智慧監控系統,才是明智之舉。

月租型HomeSecurity AI 店家防護,安心無負擔

監視器不稀奇,不過在疫情嚴峻期間,花費破千、破萬的預算購買昂貴監視器,對於備受疫情衝擊的業者來說,彷彿又多剝了一層皮。此時此刻最需要的,應該是能夠減緩大筆支出,陪伴業者度過艱難時期的店家防護系統。

對此,台灣大寬頻的月租型「HomeSecurity AI 店家防護」是很好的解決方案,不只遠端守護店面安全,搭配指定光纖上網方案,每月也只要 999 元起的價格,十分超值划算。

異地監控店家,同步更新雲端、方便即時察看與回放

價格好入門可不是「HomeSecurity AI 店家防護」唯一的優點。一般來說,架設閉路電視系統監控、將監視器的影像即時上傳網路,同時還要 AI 智慧監控功能,總要耗費不少資金成本。不過為了讓眾多小店家業者享有同等級的監控服務,台灣大寬頻推出月租型「HomeSecurity AI 店家防護」能以相對實惠的方案,滿足小型店家的科技監控需求。

首先,店主可以根據店面需求,選擇「槍型」或「吸頂」等網路攝影機款式。接著,店主可以跨裝置檢視監控畫面,無論是桌機、筆電、智慧型手機、平板,都能觀看 1920x1080p 的高畫質即時監控影像;此外,分割畫面也能讓店主同時監看多角度或連鎖分店的情況。

拜先進的雲端技術之賜,「HomeSecurity AI 店家防護」的監控影像可以即時串流雲端,店主能不限時間、地點登入網頁或 App 服務,觀看各網路攝影機的即時影像與錄影回放,不必再辛苦傳輸資料畫面或手動上傳雲端,監控管理十分方便。

AI 影像告警,聰明防竊;另有最高 36 萬竊盜損失補償

更讓人安心的是,「HomeSecurity AI 店家防護」最重要的核心技術「AI 人像辨識」。簡言之,就是網路攝影機能將拍攝畫面快速回傳至技術平台並分析數據,進而精準判斷畫面中是否有「人」入侵。一旦AI影像告警確認店內有人為入侵,便會立即以電話、簡訊、App 推播等管道主動通報緊急聯絡人。

不只聰明防竊,也另有完善的配套讓店主安心。萬一真的不幸發生竊盜損失,台灣大寬頻和富邦產險合作,能提供竊盜損失補償,因此只要在案發 30 天內,以報案後憑警察機關刑事報案證明三聯單以及相關影像證據提出申請,店主最高可獲得每年 36 萬元的補償。

防疫期間,同島一命。台灣大寬頻推出「HomeSecurity AI 店家防護」以相對平易近人的方案,提供台灣小型企業店家安心智慧的守護,以嚴密堅實的智慧監控,陪伴業者迎來雨過天青的彼日。