不同階段的新創團隊,如何選擇合適的工作空間?

新創在選擇工作空間時往往以 CP 值為第一優先,但從更長期、更策略面的角度來思考,才不易導致辦公室成為業務成長的瓶頸。
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本文為 AppWorks 投稿,經 INSIDE 編審後刊載。作者呂瑾玟為 AppWorks 空間總監,負責經營所有 AppWorks 工作空間。曾任職於鴻海集團三創育成基金會,除了維運與調度共同工作空間和活動場地,也協助引薦專業顧問輔導進駐的新創團隊、提供資源串接及社群經營。此外,是矽谷新創 Evernote 在台灣的第三號員工,從此著迷於以高轉速的工作效率完成團隊目標。

AppWorks Accelerator 自 2010 年成立,十年來致力於從各面向來協助新創團隊。在我們共 600 坪的「創業小宇宙」中,有加速器進駐團隊的工作空間、創業活動空間、AppWorks School 學生上課空間,以及共 350 坪、AppWorks Accelerator 新創校友專屬的 Coworking 共同工作空間。AppWorks 的 376 支活躍新創校友團隊,目前有超過 40 家進駐在 AppWorks Coworking Space,共 200 多位同仁在此上班。

打造給新創舒適、方便、符合新創員工工作需求的工作空間,是 AppWorks Accelerator 非常重視的服務之一。我們的 Coworking Space,不僅有專業的團隊持續優化更新空間與軟硬體、管理日常庶務,收取的租金費用水準,則大約只有所在地台北市信義區商辦的三分之一 ,讓新創能有更多的資源與餘裕,將心力聚焦在創業的核心工作上。此外,各個新創聚集在一起,凝聚而出的創業氛圍、頻繁地互動與交流,更是讓新創在創業路上獲益良多的隱形收穫。 

身為 AppWorks Coworking Space 的負責人,必須經常與不同的創業者交流,了解各團隊在工作空間的需求與考量,尤其是近期,隨著新冠肺炎疫情帶來的影響,包括在家工作、遠距或分散團隊等新的工作型態加速出現,也讓創業者重新思考工作空間的規劃。在這過程中,有不少有趣且重要的觀察,很適合分享給正在創業道路上摸索前進的創業者參考。

新創團隊在選擇工作空間時,最直覺的考量,就是費用與包含地點、地點、交通便利性、軟硬體設施等要素間的 CP 值。這點確實關鍵,但不應該是唯一考量,對創業者而言,創業本身具有高風險、高變動、高彈性需求等特色,在選擇工作空間時,必須從更長期、更策略面的角度來思考,才不會導致辦公室成為業務成長的瓶頸,例如,空間規劃造成同事工作不便、不滿,創辦人永遠在煩惱搬家、尋找下一個空間或甚至與房東爭執。

以下,針對工作空間的考量,我以新創團隊的各個發展階段,分為早期、發展期、成熟期等三個階段,分別分享該如何評估與規劃:

早期新創:地點接近 TA,盡快找到 PMF

對早期新創 (人數通常在 5 人以下) 來說,這階段最重要的任務就是找到 PMF (Product Market Fit)。因此,工作空間最好盡可能接近產品或服務設定的 TA (Target Audience),能更方便、更有效地透過研究與觀察 TA 的使用行為、實際需求,找到打造 PMF 的 Insight。 

以 AppWorks Accelerator 第 18 屆 (AW#18) 校友、開發交友軟體的 Pikabu 為例。選擇落腳台大車庫,除了因為獲選進入台大車庫孵化器,與校方的顧問課程進行產學合作外,也因為大學生熱衷社群交友的特質,讓台大校園成為他們做產品測試、焦點訪談及收集用戶意見回饋的最佳場域。

同樣的,讓新創更接近 TA,也是 AppWorks Accelerator 選擇落腳信義區的原因之一。在 AppWorks 所在地步行的距離內,就有百貨公司、熱門餐廳、知名書店、電影院、高中等人潮熱點,方便創業者進行潛在用戶研究。

發展期新創:空間預留未來業務擴張、調整的彈性

對發展期新創 (人數通常在 15 人以下) 而言,這時已經找到 PMF,進入放大營運模式的衝刺期。這個階段的新創,很可能已經獲得第一筆外部投資人的資金,開始有資源去思考打造具備品牌識別度、企業文化的獨立辦公室。

擁有光鮮亮麗的門面,對於吸引人才、業務洽談當然都有加分效果。不過在團隊仍迅速成長的狀態下,創業者應該仔細衡量所投入裝潢、家具、設備等固定成本,是否能應付團隊人員未來半年、一年的擴張,或是既有的空間規劃,是否能滿足未來因應業務成長或變化所做的人力、職務、部門調整。若既有的空間無法跟上團隊成長或變化時,可能需要提早解除租約賠上押金,或是另覓房客轉手,而前期花錢裝潢或購置的家具等固定成本,很可能也因此成為團隊的財務負擔。

這時,可考慮選擇能夠提供短期租約的 Coworking Space 或商務中心。雖然乍看之下,這樣的租金開銷,會高於找房東租辦公室的傳統租金,但卻能在無法掌握未來業務變化的現在,預留將來可以快速調整的彈性。

目前,Coworking Space 或商務中心通常會有幾種產品區隔,包含「獨立辦公空間」,大空間的「月租型固定座位」及「非固定座位」。另外還會配置有社交空間、茶水間、會議室等供進駐團隊使用。以固定座位來說,依照所在的地理區位以及商辦大樓的等級價位,每月租金大約在 5,000 ~ 12,000 元。正如同現在機房就在雲端,團隊無需自建機房,這類的Coworking Space 提供裝潢、家具、網路、營運清潔維修等服務,讓人帶著電腦進駐就能開工,的確解決不少令人頭痛的問題。

成熟期團隊:尋找外部專業,提高空間適用性與利用率

進入成熟期的新創 (人數通常數十人甚至上百人),在商業模式與業務都已有明確的基礎下,對於工作空間的地點、大小、空間規劃已有明確計畫。在這個階段,需要開始尋找正式落腳的辦公室,但從跟房東簽約、付租金到正式搬入前,是一段辦公室裝潢、整修的漫長旅程。

多數創業者,對於空間設計與規劃的專業與經驗不足,而工作空間對企業與員工又極為重要。例如,座位之間的走道,要留多少才符合坪效又不會使員工感到擁擠?什麼樣的社交空間,可以促進員工的交流,又能符合多目的的使用?在找業者做設計、裝潢或統包時,又該如何評估及把關施工品質?

另一個值得注意的重點,則是會議室的規劃。多數創業者,在為團隊打造新家的過程中,經常會規劃一間能夠容納所有人開會的大會議室,但這樣的大型空間,卻很可能週會或月會時,久久才真正使用一次,其他時候,絕大數時間是處於閒置狀態。對新創而言,這是很奢侈且不實際的投資,而每間企業的會議室,通常在下班後或週末是使用頻率最低的時候,在共享經濟時代,這類低頻但重要的需求,建議可利用外部共享會議空間。

對於成熟期新創,以上各種有關工作空間需求的知識與細節,可考慮尋找值得信賴的外部專業來解決。例如,AW#9 校友、台灣最大共享工作空間平台 Pickone,旗下的 Treerful 小樹屋就打造「短租活動空間」的平台,提供獨立包廂與會議室,讓企業或個人自行租賃使用。

此外,小樹屋也以「解決各式工作空間需求」的業務延伸,替承租辦公室的企業,從規劃設計階段,就妥善配置空間,除了工作空間的設計規劃外,在公領域與私領域區也有清楚劃分的空間,在不同的時段上,都能有效利用閒置空間 (例如在週末開放外部人士租借公共空間),又不致影響到團隊人身或財物安全。

在「人才就是企業最大資產」的知識經濟時代,氣氛佳、環境好、使用起來方便舒適、大家和樂融融的工作空間,重要性不言可喻。處於不同發展階段的新創團隊,如何透過更精準、更具經濟效益的空間規劃,來激發所有工作者的創意與生產力,讓創業持續成長與升級,自然也是所有創業者必須正視的課題。

責任編輯:Chris
核稿編輯:Mia


高雄市實現智慧觀光抗疫!遠傳大數據應用助攻精準分析景區人流

今年 7 月份,第一波疫情稍緩,高雄市迅速推出結合 AI 和大數據科技的「高雄旅遊人潮警示燈號系統」,不但能即時在人潮密度過高時提出警示,旅客也能便利地透過電腦或手機查詢不同景點的即時人流狀況,讓不少計畫「報復性出遊」的旅客和景點攤商深刻有感。快速因應的「科技防疫」背後,其實是遠傳電信攜手政府單位,從智慧觀光到智慧城市的長期布局。
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在疫情趨緩的時刻,一方面要振興觀光,另一方面又得堅守社交距離,維持防疫,對於政府和民眾都是一大難題。高雄市政府觀光局指出,「高雄旅遊人潮警示燈號系統」的推動,就是為了因應防疫需求快速應變。

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高雄市因應防疫需求採用旅遊人潮警示燈號系統,透過三種燈號輕易管控景區人潮。

由於許多開放式風景區的幅員廣闊,而且沒有單一出入口,即使在出入口使用遠紅外線或 CCTV 監視系統掌握景點內的容留人數,依舊難以精準管理、分析特定熱點的聚集人潮;相對之下,運用電信大數據不需要採購、佈建大量硬體,更能省時省力地因應分秒必爭的防疫需求。觀光局說明,「高雄市觀光局在今年初透過招標評選與遠傳電信合作,採用去識別化的電信大數據和 AI 技術,希望利用較精準的科技方法分析開放式景區的人流情形,以供未來擬定觀光相關策略參考運用。」

結合遠傳既有的海量數據、分析技術和人流分析系統介面,可迅速依需求進行客製化調整,例如高雄市目前使用的觀光旅遊管理分析平台只花一個月就建置完成,並可依需求調整框選的景區範圍,後來因應防疫考量,又在兩周內及時設立了燈號系統,不只提供管理單位管控人潮的依據,也能提供民眾作為出遊參考。

電信大數據   協助政府單位實踐「數據治理」

打開高雄旅遊網的景區人流警示網頁,直覺清晰的燈號顯示,讓民眾能直接一覽各景點的人流是否擁擠,還串接景點周圍的交通資訊、天氣狀況等開放資訊,連停車場都能查詢。

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民眾出遊前瀏覽高雄旅遊網的景區人流警示頁面,即可快速了解景點人流、天氣及停車場資訊。

「其實是用新方法解決老問題,過去的旅客洞察可能是透過抽樣問卷等方式來進行,電信數據這樣的新技術則可以同時達到動態的遊憩行為分析和人流管制的雙重目的。」遠傳技術及轉型科技群經理周玫芳表示。要達到這麼細緻的人流和移動分析,單單擁有電信大數據還不夠,需要搭配相當龐大的投資,才能即時針對海量資料進行運算。遠傳從五、六年前開始引進相關技術,最早其實是為了進行網路優化、提升用戶的網路品質,軟硬體層層疊加升級下來,漸漸延伸出電信大數據在公共政策上的應用。

從早期透過農村旅遊、遊樂園、路跑活動等不斷驗證、滾動式優化調整,到後來陸續和臺中、臺南、高雄、新竹市政府合作推動智慧觀光,遠傳的電信大數據現在不只能推估人數,也能針對旅客的旅次鏈、停留時間、留宿率、重遊率等遊憩行為和遊客輪廓進行更深入的洞察分析,還能回溯系統佈建前的電信大數據歷史資料,進行前後趨勢比較,或檢視觀光推動的成效。以高雄市的觀光大數據平台為例,管理者除了從線上儀表板掌握即時人流資訊,也能透過遠傳每個月提供的分析報告,協助後續觀光活動、假期交通疏導等政策的擬定。疫情期間,遠傳的電信大數據還被中研院用來分析人流移動模式,實際協助政府觀察疫情變化、提前預測重熱區。

遠傳大數據平台  實現數據多元應用、創新體驗

除了電信業者獨有、適合進行人流移動相關分析的電信大數據,遠傳長期從電信海量數據分析經驗建立起的大數據平台和技術能力,也能協助企業建置大數據平台來分析企業自有的數據資料。遠傳技術及轉型科技群資深協理陳佳玲說明,「我們提供專業顧問服務和平台產品協助企業客戶建置大數據平台,做到數據的清洗整理、建立分析模型、設計分析儀表板,讓企業客戶的營運數據能達到更有效運用,也能結合物聯網數據資料做到戰情室分析,進而輔助企業決策。」對於品牌或零售業者,還能結合遠傳線上線下足跡的數據分析,協助鎖定目標 TA ,透過簡訊或數位廣告等方式發送行銷活動內容,達成精準行銷的目的。

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遠傳大數據團隊提供專業且客製化的一站式服務,致力成為政府與企業數位轉型的最佳夥伴。遠傳技術及轉型科技群資深協理陳佳玲(左)、經理周玫芳(右)。

從電信本業出發,拓展到電信大數據的應用,再到以大數據分析平台技術實現智慧化管理,遠傳不斷創造各種數據應用新體驗。近年來也跨業結盟,透過整合上、下游產業鏈,以 5G 特性結合遠傳「大人物」(大數據、人工智慧、物聯網)、資安及雲端技術助政府及企業升級轉型,提供從規劃、建置、移轉、維運的完整 5G 一站式服務。正如遠傳 Slogan 「靠得更近,想得更遠」所要傳達的,讓智慧觀光、智慧防疫、智慧城市、智慧零售不再遙遠,各種未來理想生活,咫尺可及。

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