不同階段的新創團隊,如何選擇合適的工作空間?

新創在選擇工作空間時往往以 CP 值為第一優先,但從更長期、更策略面的角度來思考,才不易導致辦公室成為業務成長的瓶頸。
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本文為 AppWorks 投稿,經 INSIDE 編審後刊載。作者呂瑾玟為 AppWorks 空間總監,負責經營所有 AppWorks 工作空間。曾任職於鴻海集團三創育成基金會,除了維運與調度共同工作空間和活動場地,也協助引薦專業顧問輔導進駐的新創團隊、提供資源串接及社群經營。此外,是矽谷新創 Evernote 在台灣的第三號員工,從此著迷於以高轉速的工作效率完成團隊目標。

AppWorks Accelerator 自 2010 年成立,十年來致力於從各面向來協助新創團隊。在我們共 600 坪的「創業小宇宙」中,有加速器進駐團隊的工作空間、創業活動空間、AppWorks School 學生上課空間,以及共 350 坪、AppWorks Accelerator 新創校友專屬的 Coworking 共同工作空間。AppWorks 的 376 支活躍新創校友團隊,目前有超過 40 家進駐在 AppWorks Coworking Space,共 200 多位同仁在此上班。

打造給新創舒適、方便、符合新創員工工作需求的工作空間,是 AppWorks Accelerator 非常重視的服務之一。我們的 Coworking Space,不僅有專業的團隊持續優化更新空間與軟硬體、管理日常庶務,收取的租金費用水準,則大約只有所在地台北市信義區商辦的三分之一 ,讓新創能有更多的資源與餘裕,將心力聚焦在創業的核心工作上。此外,各個新創聚集在一起,凝聚而出的創業氛圍、頻繁地互動與交流,更是讓新創在創業路上獲益良多的隱形收穫。 

身為 AppWorks Coworking Space 的負責人,必須經常與不同的創業者交流,了解各團隊在工作空間的需求與考量,尤其是近期,隨著新冠肺炎疫情帶來的影響,包括在家工作、遠距或分散團隊等新的工作型態加速出現,也讓創業者重新思考工作空間的規劃。在這過程中,有不少有趣且重要的觀察,很適合分享給正在創業道路上摸索前進的創業者參考。

新創團隊在選擇工作空間時,最直覺的考量,就是費用與包含地點、地點、交通便利性、軟硬體設施等要素間的 CP 值。這點確實關鍵,但不應該是唯一考量,對創業者而言,創業本身具有高風險、高變動、高彈性需求等特色,在選擇工作空間時,必須從更長期、更策略面的角度來思考,才不會導致辦公室成為業務成長的瓶頸,例如,空間規劃造成同事工作不便、不滿,創辦人永遠在煩惱搬家、尋找下一個空間或甚至與房東爭執。

以下,針對工作空間的考量,我以新創團隊的各個發展階段,分為早期、發展期、成熟期等三個階段,分別分享該如何評估與規劃:

早期新創:地點接近 TA,盡快找到 PMF

對早期新創 (人數通常在 5 人以下) 來說,這階段最重要的任務就是找到 PMF (Product Market Fit)。因此,工作空間最好盡可能接近產品或服務設定的 TA (Target Audience),能更方便、更有效地透過研究與觀察 TA 的使用行為、實際需求,找到打造 PMF 的 Insight。 

以 AppWorks Accelerator 第 18 屆 (AW#18) 校友、開發交友軟體的 Pikabu 為例。選擇落腳台大車庫,除了因為獲選進入台大車庫孵化器,與校方的顧問課程進行產學合作外,也因為大學生熱衷社群交友的特質,讓台大校園成為他們做產品測試、焦點訪談及收集用戶意見回饋的最佳場域。

同樣的,讓新創更接近 TA,也是 AppWorks Accelerator 選擇落腳信義區的原因之一。在 AppWorks 所在地步行的距離內,就有百貨公司、熱門餐廳、知名書店、電影院、高中等人潮熱點,方便創業者進行潛在用戶研究。

發展期新創:空間預留未來業務擴張、調整的彈性

對發展期新創 (人數通常在 15 人以下) 而言,這時已經找到 PMF,進入放大營運模式的衝刺期。這個階段的新創,很可能已經獲得第一筆外部投資人的資金,開始有資源去思考打造具備品牌識別度、企業文化的獨立辦公室。

擁有光鮮亮麗的門面,對於吸引人才、業務洽談當然都有加分效果。不過在團隊仍迅速成長的狀態下,創業者應該仔細衡量所投入裝潢、家具、設備等固定成本,是否能應付團隊人員未來半年、一年的擴張,或是既有的空間規劃,是否能滿足未來因應業務成長或變化所做的人力、職務、部門調整。若既有的空間無法跟上團隊成長或變化時,可能需要提早解除租約賠上押金,或是另覓房客轉手,而前期花錢裝潢或購置的家具等固定成本,很可能也因此成為團隊的財務負擔。

這時,可考慮選擇能夠提供短期租約的 Coworking Space 或商務中心。雖然乍看之下,這樣的租金開銷,會高於找房東租辦公室的傳統租金,但卻能在無法掌握未來業務變化的現在,預留將來可以快速調整的彈性。

目前,Coworking Space 或商務中心通常會有幾種產品區隔,包含「獨立辦公空間」,大空間的「月租型固定座位」及「非固定座位」。另外還會配置有社交空間、茶水間、會議室等供進駐團隊使用。以固定座位來說,依照所在的地理區位以及商辦大樓的等級價位,每月租金大約在 5,000 ~ 12,000 元。正如同現在機房就在雲端,團隊無需自建機房,這類的Coworking Space 提供裝潢、家具、網路、營運清潔維修等服務,讓人帶著電腦進駐就能開工,的確解決不少令人頭痛的問題。

成熟期團隊:尋找外部專業,提高空間適用性與利用率

進入成熟期的新創 (人數通常數十人甚至上百人),在商業模式與業務都已有明確的基礎下,對於工作空間的地點、大小、空間規劃已有明確計畫。在這個階段,需要開始尋找正式落腳的辦公室,但從跟房東簽約、付租金到正式搬入前,是一段辦公室裝潢、整修的漫長旅程。

多數創業者,對於空間設計與規劃的專業與經驗不足,而工作空間對企業與員工又極為重要。例如,座位之間的走道,要留多少才符合坪效又不會使員工感到擁擠?什麼樣的社交空間,可以促進員工的交流,又能符合多目的的使用?在找業者做設計、裝潢或統包時,又該如何評估及把關施工品質?

另一個值得注意的重點,則是會議室的規劃。多數創業者,在為團隊打造新家的過程中,經常會規劃一間能夠容納所有人開會的大會議室,但這樣的大型空間,卻很可能週會或月會時,久久才真正使用一次,其他時候,絕大數時間是處於閒置狀態。對新創而言,這是很奢侈且不實際的投資,而每間企業的會議室,通常在下班後或週末是使用頻率最低的時候,在共享經濟時代,這類低頻但重要的需求,建議可利用外部共享會議空間。

對於成熟期新創,以上各種有關工作空間需求的知識與細節,可考慮尋找值得信賴的外部專業來解決。例如,AW#9 校友、台灣最大共享工作空間平台 Pickone,旗下的 Treerful 小樹屋就打造「短租活動空間」的平台,提供獨立包廂與會議室,讓企業或個人自行租賃使用。

此外,小樹屋也以「解決各式工作空間需求」的業務延伸,替承租辦公室的企業,從規劃設計階段,就妥善配置空間,除了工作空間的設計規劃外,在公領域與私領域區也有清楚劃分的空間,在不同的時段上,都能有效利用閒置空間 (例如在週末開放外部人士租借公共空間),又不致影響到團隊人身或財物安全。

在「人才就是企業最大資產」的知識經濟時代,氣氛佳、環境好、使用起來方便舒適、大家和樂融融的工作空間,重要性不言可喻。處於不同發展階段的新創團隊,如何透過更精準、更具經濟效益的空間規劃,來激發所有工作者的創意與生產力,讓創業持續成長與升級,自然也是所有創業者必須正視的課題。

責任編輯:Chris
核稿編輯:Mia


門市管理智慧化!凱擘大寬頻 HomeSecurity AI 店家防護助攻老闆敏捷調整營運策略

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