看直播學簡報-解析陳時中部長的簡報技巧

透過這篇文章,想帶著大家從簡報專業教練的觀點,來看看陳時中部長少數搭配投影片的簡報,並且從中學習。
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本文作者王永福,原文刊登於作者臉書,INSIDE 獲授權轉載。作者為職業講師、簡報技巧及講師教練,著有《上台的技術》、《教學的技術》等書籍,網站為:https://afu.tw/

台灣抗疫已經超過 100 天,到 5/13 為止也已經連續 1 個月(31 天)本土零確認!不過新冠病毒還沒消失,疫苖也還沒開發出來,大家仍要小心謹慎,維持社安距離,戴好口罩。

台灣從一開始被預估為染疫風險最高的國家,變身為全球抗疫成果最好的國家,除了要感謝全體國民在抗疫上的配合及努力,中央疫情指揮中心更是功不可没。像我們的鐵人部長-陳時中,以及專家小組召集人-張上淳,當然還有所有參與防疫的官員及人員,包含:即時訂定口罩國家隊政策的蘇貞昌院長,不斷改進口罩實名制的唐鳳委員,還有授權所有高手全力發揮專業的蔡英文總統 ....。

就因為有太多人的努力付出,才能讓台灣成為全球抗疫模範 ... 我們總是可以心存感恩,謝謝過程中所有付出的人。請容我用自己的文章,表達對抗疫英雄們的尊敬!

在抗疫的過程中,中央疫情指揮中心-陳時中部長的每日簡報,不只成為安定民心的力量,也成為全球學習的典範。先前我寫過一篇-看疫情學簡報:紐約州長古莫的簡報技巧Inside 轉載),帶著大家看看古莫州長的簡報技巧。其實古莫州長的每日簡報,相信有受到阿中部長每日簡報的啟發。我就在想:雖然阿中部長大部份採取的是口頭簡報,但如果部長搭配上投影片來做簡報,會是什麼樣子呢?

剛好前陣子防疫滿 100 天,部長難得用上投影片跟大家簡報(上課 XD),身為專業簡報教練,當然要來看看從阿中部長的疫情簡報中,我們可以有什麼學習呢?(以下畫面取自中央流行疫情指揮中心直播畫面及投影片)

錯誤示範

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先給大家一個基本觀念:我在《上台的技術》書中提到:「投影片做的越好,觀眾理解所花的時間越少」。

對大眾來講,盛行率、快篩、普篩 ...這些名詞,即使純用口頭說明,我們也必需要花很多時間理解(因為不懂)。如果投影片再稍微複雜一點,觀眾馬上會受到雙面夾擊-也就是口語(不懂)+投影片(更看不懂)的雙重攻擊,這樣很快就會昏睡了。

不相信的話,我自己示範幾張「錯誤的作法」給你看(為了教學效果,參考部長簡報所改作的錯誤示範):

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看了這 2 張投影片,不曉得大家有沒有似曾相似的感覺。一大堆又細又小的文字,擠成一堆的資料,單張投影片有過多資訊 。雖然我刻意做得有點誇張,但相信你看過更誇張的 XD(笑)。特別是在很多「專業型」的簡報場合,我們其實經常看到。

正確示範:阿中部長-精準防疫 100 天-台灣模式

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有了錯誤示範後,我們再來看看阿中部長是怎麼做出正確示範的。我們按照先前「看疫情學簡報」的分析構構,一樣用開場、過程、結尾這三個大架構,配合上過程中值得學習的技巧,來跟大家拆解一下。

一、開場: 簡單易懂的趨勢圖

用2條不同顏色的線,簡單的 Show 出我們確認人數及出院人數的變化狀況,上面只有4/6(307人)及 4/26(151人)這2個數字,表示我們在院的人數越來越少,防疫效果越來越好。

請注意這張圖表,已經把細節移除,並且移除掉每一天的數字,只留下關鍵的趨勢線及2個數字,讓大家一目了然!這個很棒!(參考:在紐約州長古莫的數據投影片,也可以看到這個相同的技術)

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二、過程

1.建立基礎:濃縮關鍵字的名辭解釋

因為知道大家不懂,所以先做了名辭解釋: 包含盛行率、快篩、普篩,但是在投影片說明上,很小心的濃縮成關鍵字,並且把這些字體特別放大(我覺得至少有 40 號以上),讓大家一眼就能看完,不花太多時間看投影片,而是仔細聽阿中部長的說明。

為什麼要做名詞解釋呢?主要的目的是降低講者與聽眾的認知落差,就能讓溝通更有效率。

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2.從簡單到複雜:用多張投影片切割重點

接下來進入這份投影片的重要部份,談普篩可能會出現的問題。

因為醫療篩檢的資訊多而專業,所以阿中部長先切割一小部份-也就是普篩迷思的解析-以快篩為例。用相對簡單的 10,000 人做為單位,來解釋武漢肺炎的檢出狀況,包含陽性/陰性/偽陽性/偽陰性的狀況,這樣在解釋上也相對簡單。

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3. 相同表格,不同數據的變換

等到大家先對普篩概念有基礎後,接下來再加深難度,用同樣的表格,但是開始套上不同的數據,也就是實際可能有呼吸道症狀的人數:480 萬人,讓大家可以從前面的基礎來了解,減少認知負荷。

然後一樣用相同表格,但是切割不同的投影片來做合理值及極大值的假設,做不同假設的計算,也一樣是讓大家不要一次看到太多的資訊,同樣的目的也是用來減少認知負荷。簡單的說:就是不要在一張投影片上放上過多的資訊。

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註:如果可以的話,讓投影片的內容能一次出現一段,例如講到陽性時,才出現陽性 ... 這樣觀眾在認知負荷上會更少,了解投影片的速度也會更快。但考量到阿中部長日理萬機,防疫優先 ... 大家就自己消化,分擔一下部長的負擔,哈!

三、結尾

1. 重點強調:紅字大字,再次重述重點

結論以大字&紅色再次重述整個簡報的重點。前面所有計算及推論,都是為了讓大家知道-我們是全球少數可以維持正常社會運作的國家(表示目前的篩檢政策很好!),而普篩不管是用快篩或 PCR,都會耗費大量成本,且也沒法解決問題(更多偽陽性&偽陰性)。

記得在簡報結尾時,要再次強調&重述重點,才能確保觀眾心裡留下的,與我們原來的簡報目標是一致的。這是很標準的結尾強調方法!

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2. 主動回應問題

原則上到上一張時,簡報的目標就完成了。但是很多聽眾心裡可能會想:「可是也有國家普篩啊 ...」。在最後結尾時,阿中部長主動回應這個問題,這種自問自答的做法,在簡報開頭或簡報結尾來做,都是非常有威力的技巧。

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3. 最後收尾:重要的事情說 3 遍

重要的事情要講3遍!重要的簡報結論也要講3遍。最後再用關鍵字+簡單圖示強調的方法,提醒:保持社交距離,才是防疫之道!

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小結

透過這篇文章,想帶著大家從簡報專業教練的觀點,來看看阿中部長少數搭配投影片的簡報,並且從中學習。

台灣防疫的成績,已經得到全世界的肯定。簡報技巧的好壞,也跟防疫無關!但是大家應該也都有感受到,從抗疫開始,阿中部長每天固定的疫情簡報(不管有沒有投影片),已經是民心的重要支柱。每天下午,大家都會守在網路或電視前,看看今天的疫情發展如何。透過簡報,讓疫情變得更透明,讓大家防疫更有方向。簡報的重要性,應該不用我多說。從國外許多人對台灣每日簡報的學習,也可以証明這個觀點。

上一篇《從紐約州長古莫的疫情記者會學簡報技巧》,有很多人說「那是因為幕僚厲害 ....」,這當然是!但回想你自己在工作上,是誰決定了最後簡報的呈現呢?是「幕僚」?還是「長官」?仔細的想想 ... 如果長官想要的風格,跟你想要的風格不一致時 ... 最後面用的是誰的風格呢?

別誤會,我並不是要說是誰比較厲害,而是想說:反正你總是會找出一些觀點,解釋你看到的現象。只是這些觀點(或是理由),有幫助您學習?或幫助您成長嗎?身為專業簡報教練,我看到的不只是「簡報技巧」或是「投影片技巧」,而是在抗疫這樣的關鍵時刻,在陳時中部長每天為疫情忙碌及事情超多事情要處理,在一根蠟燭多頭燒的狀況下 ... 。我們的阿中部長,還是堅持每天出現在記者會上,為大家簡報、為大家釋疑、讓我們更清楚未來,也對防疫更有信心。

每一場簡報,都要花時間的啊!身處疫情當下,請容我只看到這些簡報「好的」以及值得我們學習的地方!因為要能夠將這些專業資訊濃縮,並且讓我們大家理解,我覺得已經超棒了!也希望我們用「成長」「學習」以及「保持希望」的觀點,來面對接下來後疫情時代所面對的挑戰!為大家加油,也為自己加油!

責任編輯:李柏鋒
核稿編輯:Chris