從紐約州長古莫的疫情記者會學簡報技巧

這次因為疫情的關係,紐約州長安德魯.古莫(Andrew Cuomo),也成了話題人物,不僅因為他帶領紐約抗疫,更因為他跟陳時中部長一樣每日進行疫情簡報,也成為媒體的關注焦點。身為一個簡報教練,我也注意到古莫州長的簡報,真的是有精心設計過啊!
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本文作者王永福,原文刊登於作者臉書,INSIDE獲授權轉載。作者為職業講師、簡報技巧及講師教練,著有《上台的技術》、《教學的技術》等書籍,網站為:https://afu.tw/

面對這次武漢肺炎(COVID-19),恭喜台灣再度零確診,我們在防疫上至少看到了一些小成果,雖然這只是階段性的,但是總是值得開心(至少開心一天)。疫情還沒結束,大家繼續加油!

目前疫情的重災區-美國紐約州,似乎也看到了轉折點。這次因為疫情的關係,紐約州長安德魯.古莫(Andrew Cuomo),也成了話題人物,不僅因為他帶領紐約抗疫,更因為他跟陳時中部長一樣每日進行疫情簡報,也成為媒體的關注焦點。

身為一個簡報教練,我也注意到古莫州長的簡報,真的是有精心設計過啊!在疫情當下,除了抗疫之外,我們也來學習古莫州長,是何做好抗疫簡報,包含投影片設計以及簡報技巧與安排。

就以最近的一次(台灣時間 4/17 淩晨)的簡報為例,我們區隔為開場、過程、結尾三個階段,並分別來看他在疫情簡報呈現上,有哪些很棒的簡報技巧?

一、簡報開場

開場有三個技巧,分別是破題、呈現關鍵數據與總結,簡單將最重要的資訊先提出來。

破題技巧:可以看到 Cuomo 今天的簡報,是引用一個知名連續劇台詞「就說事實,女士」,引用名句開場。破題之外,也抓注所有注意力!

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呈現關鍵數據:這是每天的重點,值得注意的是,Cuomo 使用簡單圖表,單頁呈現一組資料(不會擠在一起,堆的密密麻麻),重要的數據用黃色標出,並且標出數據趨勢,減少觀眾認知負擔,這很棒!

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最棒的是,Cuomo 善用簡單動畫,把圖表數據做出區隔,最重要的數據下一段才出現,強化印象(講到才出現,除了強化印象,也減少認知負擔,這是 Cuomo 州長重要的技巧)。像是下面這張簡報,是延續上面的簡報,以動畫帶出來。

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總結技巧:最後 Cuomo 用一段話,來總結上述這些數據代表了什麼意思,簡報者成功一步一步帶領觀眾思考,強大!

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二、簡報內容

這部分會分為投影片技巧、複雜表格的呈現技巧以及科普一個重要概念的技巧,一共整理出三個技巧來介紹。

投影片技巧:視覺化+大字流。Cuomo 州長的主文投影片風格,大多是視覺化照片&大字流的融和,以實際照片刷淡作為投影片基底,再配合上大字流的重點強調,最重要的投影片用黃色突顯。其中,有個最重要的技巧是:講到才出現!

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無論如何,有很多資訊要講,只看一眼是無法理解的。我曾在《上台的技術》中說過:

要判斷投影片好不好,只要用一句話「投影片越好,觀眾花在理解的時間越少」。最簡單的方法,就是應用「講到才出現的方法」。

以下在講紐約如何回到新常態(New Norman),一樣是刷淡的照片底,加上逐段出現的文字,講到才出現:

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複雜表格的呈現技巧:接下來有一個超棒的技巧,一樣是逐段出現,減少認知負擔,但是用了疊加投影片&歸納重點的技巧,特別適合用在複雜資料的濃縮呈現。

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投影片的字還是不少,但是用逐段呈現,還是可以清楚表示。分段越多也表示,簡報者事要練習,才能流𣈱做好,這點看得出 Cuomo 練習很多,請注意他投影片是自己在右手切換的。

科普一個重要概念的技巧:用平面化&動畫談 R0 值

Cuomo 有一段在講傳染率 R0 值的定義,用了平面化圖示+講到才出現這2個技巧,就簡單的把 R0 值的意義說得清清楚楚,我看了讚嘆不已!

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逐段出現的技巧,簡單,但重要!!

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三、簡報結尾

結尾的重點是強化印象,並且再次 call to action 的最後時機。最好的簡報結尾,應該兼具理性重點及感性說服。最厲害的,就是能再扣回一開始的開場。我們來看看 Cuomo 是怎麼做的?分為三個技巧:理性重點、感性說服和最後訴求。

理性重點:目前的NY Pause 方法有效,但是需要再延長(重點分段出現,並且標顏色)

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感性說服:用護理人員的角度,希望大家能遵守這些艱難的社交隔離原則(背景為醫護人員視覺化),我們相信你做的到!

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大家有注意到:「Fact」這個字眼,又扣回到開場了嗎?

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最後訴求:為什麼我相信你們做得到?因為我們是堅毅、聰明、團結、紀律又有愛的-紐約人!

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結語

從這份紐約州長 Cuomo 的疫情簡報中,我們可以看到他在抗疫任務繁重的狀況下,還是非常重視簡報的呈現。簡報的核心,不止是呈現資料,而是「說服」!他不只是要呈現每天的疫情狀況,更重要的是要說服他的州民,聽從州政府的建議:維持社交距離、戴上口罩、持續抗疫。透過每天的簡報,給人民信心,讓大家在艱困中看到希望,也給醫療人員最大的支持。

身為一位專業簡報教練,我可以確定 Cuomo 州長在簡報前一定演練了好幾次,才能在面對攝影機時,流暢的往下說明。因為簡報分段很多(講到才出現,讓觀眾更容易理解),對簡報者的負擔反而會增大,這一定要事先演練過幾次,才能說得流暢。既便他前面應該有一個「信心螢幕」,但是他的流暢度還是相當優異!

最後總結一下我們可以從 Cuomo 身上學到的三大重點:

1. 講到才出現,分段呈現來降低觀眾的認知負擔。
2. 視覺化 + 大字流 + 簡化 + 顏色重點區隔,充份善用視覺元素提高溝通效率。
3. 開場、過程、結尾,環環相扣。理性、感性、行動呼籲,相互連結。

回到起源,也因為我們的抗疫指揮官-衛福部長陳時中帶頭做了一個好的示範,每天為大家做疫情報告,資訊公開透明,給世界留下一個很棒的典範,在其它國家遇到武漢肺炎(COVID-19)危難時,才有參考的榜樣。

因此,謝謝所有為疫情付出的醫護及各界夥伴!在疫情當下,我們還是要保持希望,除了配合政策防疫外,也要持續學習向前!疫情總有一天會過去,而我們台灣人的堅強,以及你自己面對疫情的正面態度,會永遠被記得的!

責任編輯:李柏鋒