PM 文件指南 - 產品經理一定要掌握的 PRD/SPEC 心法與撰寫教學

產品經理的工作就是圍繞著溝通,在這裡作者整理了日常工作中溝通的技巧,包括文字和當面溝通、如何因應溝通對象來改變表達方式等秘訣。
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Shutterstock/達志影像
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作者 Ian Wu,產品經理。科技人。互聯網 | 熱衷社群、熱愛挑戰、享受生活,以持續提升自己為目標 | 保持好奇心與行動力,探索跨領域新事物。As Product Manager, Rich Our Life, Change Our World. Email

原文刊登於 medium,INSIDE 經授權轉載。

做為一個產品經理,撰寫需求文檔可說是產品經理 PM 無可避免的任務,同時要思考如何將產品規劃內容清楚表達給利害關係人 (Stakeholder) 了解並獲得支持。

在探討該問題時,我們回歸到人與人之間如何進行有效的資訊傳遞?口說與文字(文件)。

面對面溝通是最有效率傳遞資訊的方式,但隨著每天資訊爆炸與時間過去,我們 99% 已經忘記當時做某件事的時空背景與思緒;然而文字則是替我們保留了關鍵節點與脈絡,讓我們能夠回頭檢視與探討。

撰寫文件可說是產品經理最基本的工作。每個產業中,無論是產品經理、專案經理、產品負責人往往會被各式各樣的「會議溝通」填滿,為了有所考察與依據,許多文件需求與撰寫因此誕生了。舉個例子,軟體業常撰寫 PRD(Product Requirement Document),硬體業常寫 SPEC 文件(Product specifications),每個領域有不同的說詞,但其屬性與功用其實大同小異。

2019 年我在 #PM361° — PM 知識社群與大家分享過這個主題,這篇就回顧一下,來聊聊軟體領域常用的 PRD 以及概述他的兄弟好友們,BRD 與 MRD。

  • BRD: Business Requirement Document
  • MRD: Market Requirement Document
  • PRD: Product Requirement Document

說到這裡,大概有不少人對「PRD」是抱持各種疑問與是否有必要存在的眼神?常被討論的問題不外乎如下:

  • 開發過程中,一直變動,文件一直改,那不如不要寫,反正寫了還是改?
  • PRD 內容要寫到多細?要涵蓋什麼內容?什麼時候更新?
  • Roadmap 跟 PRD 有什麼不同,PRD 不就是 Roadmap 嗎?
  • RD 又不會仔細看,幹嘛寫?
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2019 分享會中與會者的提問

BRD、MRD、PRD 到底是什麼?

BRD 在告訴利害關係人目前要進行的專案的商業價值與商業策略,短小精簡,沒有太多產品細節,主要溝通對象是高階管理者 C-Level(eg:CEO、CTO、COO)。

為什麼要做這件事?商業價值是什麼?向 C-Level 闡明值得投入時間與金錢進行這項投資。

我將 BRD 文檔中主要項目概括整理如下:

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BRD 元素組成

MRD 在告訴我們市場概況,我們要前進的戰場的情報概覽與分析,強調市場各種現況以及趨勢,屬於承上啟下的文檔,承接 BRD 開啟 PRD 方向,主要溝通對象主管、產品、運營、研發等團隊。

市場現況是什麼?存在機會是什麼?產品價值定位與主張在市場的哪裡?向產品、運營、研發等團隊以及主管說明產品模式、業務模​​式、運營模式、市場模式等,明確客戶及市場方向!

我將 MRD 文檔中主要項目整理概括如下:

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MRD 元素組成

PRD 著重於產品實作方法與流程,涉及交互、文案、頁面邏輯等,具體將產品各個細節解釋清楚,向研發團隊、設計團隊、測試團隊、UX 團隊等說明產品規格

產品功能是什麼?邏輯流程是什麼?交互流程是什麼?use case 有哪些?錯誤態如何處理以及時間、人力、資源等配置,向開發團隊說明清楚。

我將 PRD 文檔中主要項目整理概括如下:

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PRD 元素組成

💡BRD — MRD — PRD是一個從高層次到低層次的關係,BRD從策略高度告訴我們做什麼產品,MRD從戰術的觀點告訴我們怎麼突圍,PRD非常細化的告訴我們產品做成什麼樣。

為什麼需要 PRD?需要知道的價值三部曲

溝通,對象是誰?為了什麼目的?什麼時候進行?如何進行?

先歸納 PRD 要面對的利害關係人,如工程師、設計師、UX 等,決定要對他們表明什麼目的,每個角色重視的點都不同;是分別說明或是集中說明;文件撰寫方式是協作或是單一人撰寫。別忘記我們的目的是推動產品開發,如何藉由這份文件跟各角色溝通,讓他們「清楚知道」目標(Goal),如何拆解進行任務(Task),產出產品才是最核心價值的地方。

文件本身格式是有彈性,需多方向的理解與更新,不會有最完美的文件範本,不斷嘗試找出適合團隊的文化,就是最有效的方式。

💡Tips:

  1. 釐清利害關係人 (Who)
  2. 了解開發流程與時長,此時此刻團隊成員需要的 PRD 粒度如何 (When)
  3. 觀察團隊協作的方式,彼此角色任務關聯性,重視項目是什麼 (What)
  4. 了解團隊過去對開發文件如何分工,如何撰寫 (How)
  5. 了解項目含義與功能,挑選適合團隊的方式來編制 (Idea & Action)
  6. 透過詢問閱讀人員,了解自我盲點,不斷嘗試疊代更新 (Iteration)

歷史紀錄,過去做了什麼?原因是什麼?邏輯方法是什麼?

紀錄是用來復盤與釐清走過的道路,產品會不斷的堆疊上去,債務會不斷的累積,良好的紀錄是幫助我們遇到問題時,可以知道從什麼地方切入與檢驗,同時可以檢視產品開發的過程脈絡,減少猜測與不確定性。另一個面向就是當產品交接給下一任產品經理時,該產品經理會比較容易上手,增加 onboarding 效率。保持善念,不要留黑盒子(屎)給接手的人。

自我保護,白紙黑字留底,別讓口說無憑困住你。

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遇到這樣的對話,大概悔恨自己當初怎麼不寫文件,然後被迫吃下去,同時還要扛下產品責任,在老闆面前丟失 credit。

💡Tips:

  1. 清楚寫下事項A、B、C與負責人(責任分配)
  2. 在眾人會議上討論與畫押,會後寄出會議記錄與該文件(責任歸屬)

溝通、歷史紀錄、自我保護,利大於弊,花點時間投資,長遠來看是有助益個人與組織發展。

問題:要寫多細節?什麼時候要完成?開發團隊不看,還是都直接跑來問我!

換位思考,站在閱讀者、實作者的角度來思考。

複習一下,PRD 有溝通、歷史紀錄、自我保護等主要三價值。先確認你的目標是什麼,探究問題,定義問題後再去嘗試解決。例如,是要拿來跟工程師溝通產品流程,但是寫完了他們都不看,一直跑來問我,那不如不要寫?

Step 1:確立目標,「工程師,產品流程闡述」

確立溝通對象是工程師,目的是讓他們清楚了解產品流程設計

Step 2:定義問題,他們不看文件,跑來問我!

那他們不看的理由是什麼?動機是什麼?分析一下可能原因

  1. 文件冗長不精準,看到天荒地老,重點在哪裡
  2. 文件需求、規格細節寫的不清楚,缺漏一堆
  3. 文件總是都一直改或沒更新
  4. 文件總是一堆文字,簡單一張圖可以說明吧

Step 3:可能解決方法

針對定義好的問題,站在對方角度來思考嘗試提出解決方案。

  1. 檢視自己的敘述方式並修正,是否用了太多形容詞。
    例如:使用者查閱多次後,不再跳出通知訊息;當使用者心情愉悅時,他們會滾動更多頁面,我們要讓頁面滾動更通順。
    「查閱多次」是幾次?
    「心情愉悅」開發團隊在乎嗎?
    「更多頁面」、「更通順」是要表達什麼?
  2. 規格不清楚,文字一大堆,請多跟相關人員討論後撰寫。
    RD 在乎的是規格方向,不要一天到晚要 RD 通靈,具體的將步驟節點記錄下來,或是用流程圖更讓人了解到思路與規則。
  3. 文件一直改卻沒更新
    當多次遇到照規格文件實作之後,事後卻發現文件過時,規格已經改了,RD 就會對文件感到沒有可信度,轉而直接問 PM 確認意圖。建議可以跟 RD 團隊溝通好文件 lock down 時間(階段性文件、完整文件)、更新的頻率以及更新後主動透過 IM 通知給相關人員。

文件只是一個溝通的方式,別忘記還要搭配口頭溝通

文件只是一個溝通的工具 ,跟自己溝通(釐清思緒)、跟團隊溝通(闡明任務)、跟未來交接同事溝通(Onboarding)。

文字,具有保存性與可傳遞性,在時間與空間轉換的情況下,能夠讓所有人得到一致的訊息,確保大家都在同一個溝通平面。從公司角度來看,文件也是提供知識資產的保存,員工來來去去,如何將公司特有知識傳遞下去,文件就是其中一種方式。

何不把 PRD 當作是小產品經營?

產品開發大概會經過,Understand、Define、Sketch、Prototype、Development、Validation 等,把 PRD 作為產品來展開,思路其實差不多。

  • Understand:探索、釐清並了解目標用戶對 PRD 的需求
  • Define:根據需求,定義 PRD 涵蓋項目元素
  • Sketch/Prototype:嘗試撰寫大綱版本,並透過訪談驗證可行性
  • Development:開工,寫起來
  • Validation:完整 PRD 與實際產品產出落差距離,有驗證有疊代

PRD 實作撰寫經驗分享

Step 1: 建立目錄、索引

涵蓋的欄位有版本號、項目、優先序、負責人、發布日期,相關文件連結等等,主要目的是幫助在看文件前可以清楚知道這份文件的基本資訊,幫助查找。

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簡單版

Step 2:需求闡述

涵蓋內容有目標、背景資訊、價值、方案、驗證指標、附件

  • 目標:展示形式例如使用 user story 或是直述,端看團隊偏好
    As I am ___, I want to ___, so that___
  • 背景資訊與來源:市場、用戶、趨勢、老闆等,需求有根據並非無中生有
  • 價值:營收、成本、市佔、使用者體驗、系統優化等,盡量將價值量化,提高感受度
  • 方案:邏輯流程圖、業務流程圖、頁面流程圖、動作邏輯、錯誤處理等
  • 驗證指標:定義可以衡量需求的量化指標,如預期提高營收多少 %、提高 DAU 多少 % 等等,來檢視執行前假設與實際落差多少,幫助團隊做下一次決策與疊代

Step 3:佐證需求

提供支持該需求的佐證,可能是數據、市調、競品分析等,強化需求可行性,同時是展現分析能力與洞察力的地方,提高團隊對我們的信任度。

Step 4:審查(優化內容)

  • 內容必要,正確,清晰,一致和明確,過多形容詞請省略
  • 區分段落結構,可輕鬆搜尋信息(錨點、URL)
  • 在正確的時間使用適當字體和顏色,但不要五花八門,三種顏色差不多
  • 視覺化、具象化複雜的流程與細節,搭配圖示可以讓人更容易理解

Step 5:回饋與疊代(訂模板,非第一次可跳過該步驟)

  • 這裡指的是如果初步撰寫 PRD,還不確定團隊想要看到什麼欄位資訊,可以按角色諮詢閱讀者,讓他們說明解讀到什麼資訊跟我們預期是否有差異,差異點是什麼?
  • 修正它,修正它,還是修正它,然後訂出 PRD 大原則模板

Step 6:更新(資訊補充或是補齊)

  • 定期更新與歸檔,可能是按照開發週期,可能是按照自己的節奏,但建議要讓團隊能隨時知道最新資訊,才能發揮文件最大公用。

There is no perfect standard for PRD.
Think about what PRD does and deliver it with empathy.

相關資源

網路上其實有很多 PRD 的範本資源與其他產品經理如何應用撰寫,可多搜尋,其中個人認為中國網路這部分很多大佬分享與分析,可多多參考培養自己的方式。

關鍵字:PRD、Product Requirement Document、Product SPEC、產品規格書、產品規格文件、產品開發文件、需求文檔、規格說明書、產品設計文件、PRD 撰寫、PRD 範本、PRD 範例等等。

責任編輯:Mia
核稿編輯:Chris