【當我們硬塞在家】遠距開會的視訊軟體,該用哪一個?

Hangouts 和 Skype 比較像是為了一對一而設計的視訊軟體,而 Zoom 和 Webex 則是為了一對多或是多對多而設計的開會軟體,還是有本質上的差異。本文也將四個遠距開會的服務都介紹給大家了,大家也可以根據自己的需求去試用,真正試用過之後,才會知道自己工作上哪一個最適合。
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INSIDE 與國內不少新創或網路公司相當熟悉,因此也知道為了防疫,許多公司已經在三月開始分組工作或是遠距在家工作。

所謂的分組工作(Split Operation),是將性質相似的同事分為兩組,兩組人員互不接觸,以確保如果有人染病則同組成員皆必須隔離檢疫,還有另一組可以執行任務。分流的方式很多元,可能是一組在松山辦公室,另一組則到板橋辦公室,或是一組在辦公室,另一組則在家辦公。

遠距在家工作(Work From Home)則是關閉辦公室,只保留最低限度的人力,例如還是要有人收發、接電話,大部分的員工都不再進辦公室,最好是留在家中,如果自行到咖啡館等公開場合工作,說不定染病風險反而更高。

對於許多過去不需要遠距工作的人來說,最大的挑戰恐怕是設備,手機的確可以處理許多事情,但是真正的「辦公」恐怕還是得用筆記型電腦,但是如果平常在公司用的是桌上型電腦,那麼無論是分組工作或是在家工作,可能第一個問題就是沒有工作設備,這也是為什麼最近筆記型電腦其實賣得很好。

解決了硬體之後,接下來要處理的就是軟體問題了。在工作溝通上的軟體,其實可以看各公司平常的習慣,喜歡用 LINE 的繼續用 LINE,喜歡用 Slack 的繼續用 Slack。公司內部可能比較多人用 Slack,但對外和客戶或合作對象的溝通,則大多用 LINE。我想,通訊並不是太大的問題,問題大多出在「開會」。

根據我們的研究,職場上最受歡迎的線上開會軟體有以下幾個,在本文中,我們也會一一分析優缺點:Zoom Meetings、Cisco Webex、Microsoft Skype、Google Hangouts。

Zoom:從小組開會到大型研討會都可以的超強服務

Zoom 是一家美國上市公司(代號 ZM,不是 ZOOM,千萬別搞錯了!),因為遠距辦公的趨勢,今年以來股價已經漲了一倍,但也因此而樹大招風,屢屢被檢驗出資安的問題。但本文暫不探討資安,僅以「遠距開會」,ZOOM 應該是目前最好用的服務,可以分享螢幕、播放簡報、全程錄影、分組討論,個人會議免費,其限制為長度只限 40 分鐘就會自動關閉,人數則最高 100 人。此外,ZOOM 也針對教育、遠距醫療和開發者分別推出產業專屬的服務。

為什麼說好用呢?除了可以透過專屬網址邀請與會者進入線上會議室以外,甚至還已經細膩到提供虛擬背景,即使你在家裡沒有適合的空間也沒關係。可能會有人覺得,平常上班都有化妝,那在家開會是不是也要化妝呢?Zoom 還提供了美肌功能。

但對於企業用戶來說,付錢是天經地義,要求的其實是合理的服務品質,尤其如果是重要的會議,結果原本應該有的雲端錄影紀錄卻消失了,該怎麼辦?在大量的企業用戶湧進之後,Zoom 的客服似乎已經應付不來,華爾街日報還報導客服排隊人數高達 600 位。

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Webex:很好用但不好設定的順暢服務

Cisco 的 Webex 知道的一般消費者不多,大概只有大型公司在採用 Cisco 服務的時候,代理商才會推薦。其實不得不說,如果你是會議的參與者,Webex 與 Zoom 使用起來的體驗相去不遠,但是如果你是會議主持人,那麼我會建議你會議前多練習幾次,因為設定上相較於 Zoom 沒有那麼人性和直覺,如果還要連接公司會議室的外接鏡頭或麥克風,對不熟悉硬體的使用者來說,可能需要 IT 人員提供一部分的技術協助。

目前 Webex 免費方案同樣可以有 100 人一起開會,顧名思義,標榜的是網站上的服務,Z oom 是每個會議室有一個專屬網址,取得網址就可以加入,Webex 則是要透過 E-mail 進行邀請,收到 E-mail 就可以加入,而 E-mail 也是讓你開啟一個網址,可以透過瀏覽器,不需要安裝軟體,但安裝軟體則可以專心開會不被其他瀏覽器通知干擾。

Microsoft Skype:365 的最佳搭配,一對一教學的最佳選擇

Skype 是很老牌的網路電話與通訊服務,也早就可以進行視訊對話或多人開會,人數上限為 50 人(Skype for Business 則是 250 人),可以分享螢幕畫面,也可以錄製視訊內容,算是相當完整。但,有兩個前提,都滿足了才會覺得好用。

首先,與會者都早已經有 Microsoft 或 Skype 的帳號。Skype 不像 Zoom 有網址就可以加入,也不像 Webex 有 E-mail 可以一鍵加入會議,開會的人必須登入而且同時上線,這其實會造成許多會議的延宕,尤其是一群來自不同公司或不熟的人,Skype 絕對不是首選,想想看有人得去回想很久沒用的 Mircosoft 帳號密碼,有的人得先下載、安裝和註冊...

第二,當你的公司大量使用 Microsoft 365 的辦公室軟體(Word、Excel、Powerpoint)並且雲端協作的時候,Skype 是很好的工作搭配,否則有更多其他的選擇,未必要用 Skype 或 Skype for Business。

但 Skype 倒也沒有那麼一無是處,在一對一的視訊對話、開會、教學或是顧問諮詢上, Skype 其實是最適合的,對話的同時可以互傳檔案、分享螢幕,前面介紹的 Zoom 或 Webex 反而在一對一的情境下還有很多做不到的事情。

另外,Microsoft 最近主堆的是 Teams,但 Teams 因為不是人人可以使用,而是以學校、公司等機構為主,競爭對手也是 Slack 這種內部溝通平台而非線上開會服務,所以這裡還是以 Skype 為主。

Google Hangouts:完美整合 G Suite 的服務

就像前面的 Skype,如果公司是使用全套的 Microsoft 365 企業服務,那麼 Skype 就是最理想的搭配。但,如果公司是使用全套的 G Suite 企業服務,從 E-mail、行事曆到辦公室軟體都是使用 Google 的服務,那麼 Hangouts 就會變成首選。也不為什麼,就是整合好了,一切都很方便。

試想一個情景,當你透過 E-mail 約好開會的時間和與會者之後,E-mail 直接幫所有的人也在行事曆上註記了,會議時間一到跳出通知,就打開 Hangouts 開始線上開會,其實對於所有人來說都很方便省事。當然,這個方便的前提是同公司都是使用 G Suite 服務,或是不同公司但也都有 Google 帳號。

以經驗來看,台灣大多數人有 Gmail 帳號,但是不一定還在用 Microsoft 的 hotmail 或 MSN 等帳號,所以 Hangouts 比較不會遇到帳號問題。但是如果是美國,則很常會透過Skype採訪,反而不太會使用 Hangouts,所以還是有各地的習慣差異。

結論

其實 Hangouts 和 Skype 比較像是為了一對一而設計的視訊軟體,而 Zoom 和 Webex 則是為了一對多或是多對多而設計的開會軟體,還是有本質上的差異。本文也將四個遠距開會的服務都介紹給大家了,大家也可以根據自己的需求去試用,真正試用過之後,才會知道自己工作上哪一個最適合。

核稿編輯:Mia

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