【當我們硬塞在家】遠距開會的視訊軟體,該用哪一個?

Hangouts 和 Skype 比較像是為了一對一而設計的視訊軟體,而 Zoom 和 Webex 則是為了一對多或是多對多而設計的開會軟體,還是有本質上的差異。本文也將四個遠距開會的服務都介紹給大家了,大家也可以根據自己的需求去試用,真正試用過之後,才會知道自己工作上哪一個最適合。
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INSIDE 與國內不少新創或網路公司相當熟悉,因此也知道為了防疫,許多公司已經在三月開始分組工作或是遠距在家工作。

所謂的分組工作(Split Operation),是將性質相似的同事分為兩組,兩組人員互不接觸,以確保如果有人染病則同組成員皆必須隔離檢疫,還有另一組可以執行任務。分流的方式很多元,可能是一組在松山辦公室,另一組則到板橋辦公室,或是一組在辦公室,另一組則在家辦公。

遠距在家工作(Work From Home)則是關閉辦公室,只保留最低限度的人力,例如還是要有人收發、接電話,大部分的員工都不再進辦公室,最好是留在家中,如果自行到咖啡館等公開場合工作,說不定染病風險反而更高。

對於許多過去不需要遠距工作的人來說,最大的挑戰恐怕是設備,手機的確可以處理許多事情,但是真正的「辦公」恐怕還是得用筆記型電腦,但是如果平常在公司用的是桌上型電腦,那麼無論是分組工作或是在家工作,可能第一個問題就是沒有工作設備,這也是為什麼最近筆記型電腦其實賣得很好。

解決了硬體之後,接下來要處理的就是軟體問題了。在工作溝通上的軟體,其實可以看各公司平常的習慣,喜歡用 LINE 的繼續用 LINE,喜歡用 Slack 的繼續用 Slack。公司內部可能比較多人用 Slack,但對外和客戶或合作對象的溝通,則大多用 LINE。我想,通訊並不是太大的問題,問題大多出在「開會」。

根據我們的研究,職場上最受歡迎的線上開會軟體有以下幾個,在本文中,我們也會一一分析優缺點:Zoom Meetings、Cisco Webex、Microsoft Skype、Google Hangouts。

Zoom:從小組開會到大型研討會都可以的超強服務

Zoom 是一家美國上市公司(代號 ZM,不是 ZOOM,千萬別搞錯了!),因為遠距辦公的趨勢,今年以來股價已經漲了一倍,但也因此而樹大招風,屢屢被檢驗出資安的問題。但本文暫不探討資安,僅以「遠距開會」,ZOOM 應該是目前最好用的服務,可以分享螢幕、播放簡報、全程錄影、分組討論,個人會議免費,其限制為長度只限 40 分鐘就會自動關閉,人數則最高 100 人。此外,ZOOM 也針對教育、遠距醫療和開發者分別推出產業專屬的服務。

為什麼說好用呢?除了可以透過專屬網址邀請與會者進入線上會議室以外,甚至還已經細膩到提供虛擬背景,即使你在家裡沒有適合的空間也沒關係。可能會有人覺得,平常上班都有化妝,那在家開會是不是也要化妝呢?Zoom 還提供了美肌功能。

但對於企業用戶來說,付錢是天經地義,要求的其實是合理的服務品質,尤其如果是重要的會議,結果原本應該有的雲端錄影紀錄卻消失了,該怎麼辦?在大量的企業用戶湧進之後,Zoom 的客服似乎已經應付不來,華爾街日報還報導客服排隊人數高達 600 位。

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Webex:很好用但不好設定的順暢服務

Cisco 的 Webex 知道的一般消費者不多,大概只有大型公司在採用 Cisco 服務的時候,代理商才會推薦。其實不得不說,如果你是會議的參與者,Webex 與 Zoom 使用起來的體驗相去不遠,但是如果你是會議主持人,那麼我會建議你會議前多練習幾次,因為設定上相較於 Zoom 沒有那麼人性和直覺,如果還要連接公司會議室的外接鏡頭或麥克風,對不熟悉硬體的使用者來說,可能需要 IT 人員提供一部分的技術協助。

目前 Webex 免費方案同樣可以有 100 人一起開會,顧名思義,標榜的是網站上的服務,Z oom 是每個會議室有一個專屬網址,取得網址就可以加入,Webex 則是要透過 E-mail 進行邀請,收到 E-mail 就可以加入,而 E-mail 也是讓你開啟一個網址,可以透過瀏覽器,不需要安裝軟體,但安裝軟體則可以專心開會不被其他瀏覽器通知干擾。

Microsoft Skype:365 的最佳搭配,一對一教學的最佳選擇

Skype 是很老牌的網路電話與通訊服務,也早就可以進行視訊對話或多人開會,人數上限為 50 人(Skype for Business 則是 250 人),可以分享螢幕畫面,也可以錄製視訊內容,算是相當完整。但,有兩個前提,都滿足了才會覺得好用。

首先,與會者都早已經有 Microsoft 或 Skype 的帳號。Skype 不像 Zoom 有網址就可以加入,也不像 Webex 有 E-mail 可以一鍵加入會議,開會的人必須登入而且同時上線,這其實會造成許多會議的延宕,尤其是一群來自不同公司或不熟的人,Skype 絕對不是首選,想想看有人得去回想很久沒用的 Mircosoft 帳號密碼,有的人得先下載、安裝和註冊...

第二,當你的公司大量使用 Microsoft 365 的辦公室軟體(Word、Excel、Powerpoint)並且雲端協作的時候,Skype 是很好的工作搭配,否則有更多其他的選擇,未必要用 Skype 或 Skype for Business。

但 Skype 倒也沒有那麼一無是處,在一對一的視訊對話、開會、教學或是顧問諮詢上, Skype 其實是最適合的,對話的同時可以互傳檔案、分享螢幕,前面介紹的 Zoom 或 Webex 反而在一對一的情境下還有很多做不到的事情。

另外,Microsoft 最近主堆的是 Teams,但 Teams 因為不是人人可以使用,而是以學校、公司等機構為主,競爭對手也是 Slack 這種內部溝通平台而非線上開會服務,所以這裡還是以 Skype 為主。

Google Hangouts:完美整合 G Suite 的服務

就像前面的 Skype,如果公司是使用全套的 Microsoft 365 企業服務,那麼 Skype 就是最理想的搭配。但,如果公司是使用全套的 G Suite 企業服務,從 E-mail、行事曆到辦公室軟體都是使用 Google 的服務,那麼 Hangouts 就會變成首選。也不為什麼,就是整合好了,一切都很方便。

試想一個情景,當你透過 E-mail 約好開會的時間和與會者之後,E-mail 直接幫所有的人也在行事曆上註記了,會議時間一到跳出通知,就打開 Hangouts 開始線上開會,其實對於所有人來說都很方便省事。當然,這個方便的前提是同公司都是使用 G Suite 服務,或是不同公司但也都有 Google 帳號。

以經驗來看,台灣大多數人有 Gmail 帳號,但是不一定還在用 Microsoft 的 hotmail 或 MSN 等帳號,所以 Hangouts 比較不會遇到帳號問題。但是如果是美國,則很常會透過Skype採訪,反而不太會使用 Hangouts,所以還是有各地的習慣差異。

結論

其實 Hangouts 和 Skype 比較像是為了一對一而設計的視訊軟體,而 Zoom 和 Webex 則是為了一對多或是多對多而設計的開會軟體,還是有本質上的差異。本文也將四個遠距開會的服務都介紹給大家了,大家也可以根據自己的需求去試用,真正試用過之後,才會知道自己工作上哪一個最適合。

核稿編輯:Mia

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年度「現象級」關鍵字總回顧!那些改變世界的 #創建風潮

創建風潮開拓全新局面,為人類帶來截然不同的生活方式,在聲聲驚嘆中改變了世界的面貌。
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近年全球趨勢瞬息萬變,我們面臨嶄新生活型態的同時,風潮的演變也從未停下腳步!也許你對近期不斷冒出代表超越想像並引領風潮的「現象級」關鍵字感到陌生,但生活無一不是由過去的創新堆疊而成,每一次的風潮之所以能成為萬眾矚目的焦點,皆是因其帶給世界突破性的改變並翻轉生活的可能,一次次引領人們展開超乎想像的旅程,迎來更加理想的精彩面貌!

在這次依照不同領域嚴選的熱潮指標當中,我們即將翻開曠世革新局面,從具備悠久歷史的威士忌文化到日新月異的科技演進中尋覓空前的美好新風味,感受一次次過往從未現身的新意是如何突破藩籬疆界,在未來為我們的生活帶來震盪的改變。

創新皇家禮炮 21 年調和穀物威士忌—突破風味之王

在全球的消費主流為調和威士忌,市占率高達 9 成,然而在台灣市場數年起受到文化風氣影響,消費主流卻是單一麥芽威士忌,市占率超過 60%,調和威士忌則佔 35%,調和麥芽威士忌僅佔 5%,調和穀物威士忌更不必談了,連 1% 都不到。直至近日一件創世佳作——皇家禮炮 21 年「王者之鑽」終於大膽扭轉了這股現象。

始於 1953 年的皇家禮炮承襲皇室尊榮、以高年份珍釀與極致工藝坐上「威士忌之王」寶座,而它的傳奇威望並未隨著時光推移而消逝,今年推出的「王者之鑽」21 年調和穀物威士忌再次開創市場眼界!在此之前市面上常態性的調和純穀物威士忌屈指可數,更不用說以 21 年以上的高年份酒液作為純穀物威士忌基底是多麽罕貴!

為什麼高年份常態性調和穀物威士忌這麼稀有?因為調和式威士忌原料包含純麥威士忌和穀物威士忌,只有存酒豐富的大酒廠才能兩者兼具。全蘇格蘭穀物威士忌酒廠更是不到 5%,製作過程中必須慢慢存放,對調酒師來說是極其複雜的製酒工藝與挑戰,需要長期投注心力嚴格監控製酒過程和具備厚實經驗,才能孕育出高年份穀物威士忌獨特的酒體層次,因此每一瓶高年份調和穀物威士忌皆得來不易,在市場上更顯珍稀。

皇家禮炮 21 年「王者之鑽」調和穀物威士忌甫登場便將風味的天花板再次推高,調和進已逝鄧巴頓(Dumbarton)酒廠罕貴佳釀,並在蒸餾時堅持多一道工序進而蒸餾出最乾淨輕盈的酒質,在 2021 年首賣不久即全台缺貨,不僅創造市場全新的前瞻性,也締造了巨大成功佳績,可謂創新現象最佳典範。

元宇宙-與現實平行的理想人生 

網際網路面世以來,連帶著衍伸出 Blog、臉書等等虛擬社群,大眾也越來越倚重雲端上的人生,但現今「元宇宙」的出現,虛擬世界將被架構成完全不同的空間,人們不再透過「虛擬世界」互動,而是直接活在當中!在 Facebook 創辦人馬克祖克柏(Mark Zuckerberg)把公司名稱從 Facebook 改為 Meta,喊出「Metaverse」(元宇宙)後,元宇宙一夕之間成為家喻戶曉的科技名詞,進而帶動虛擬實境、虛擬貨幣等相關產業受到關注。電影《一級玩家》所描述的世界彷彿近在咫尺,未來人人都可以透過沈浸式科技創造一個新的數位身份,在元宇宙中開展有別於現實的另一個人生,打造超越想像的生活型態並實現前所未有的世界觀!

遠端即可進行工作、娛樂等等所有社交需求,連帶著也衍伸出區塊鏈技術、虛擬偶像等等結合數位的創新操作,像是近期受到熱烈討論的 NFT。NFT 即一種加密貨幣,可以證明買家確實擁有特定的數位資產,透過區塊鏈技術來追蹤所有權,屬近年來最熱門應用區塊鏈的創新技術,NFT 不僅是貨幣,更改寫了人類與藝術之間的互動方式,建立對於資產保存的全新認知,入手 NFT 相當於擁有無法被替代的數位藝術作品,進一步創造個體間的珍稀價值。

摺疊手機-再次擴充掌中世界的可能性

智慧型手機推出之際,大眾花了一段時間摸索適應,至今生活早已無法脫離其便利的功能性以及娛樂性,但接下來將迎來另一個新潮趨勢,那就是摺疊智慧型手機。自三星摺疊機上市後,傳出蘋果也緊鑼密鼓開發摺疊手機,預計最快 2022 年問世,從這樣的話題性可以看出摺疊手機是如何造就趨勢熱潮,甚至將成為果迷趨之若鶩的指標產品。

摺疊手機最大挑戰即是製作可彎曲的螢幕,現行解決方案是利用創新的 OLED 面板達成曲面螢幕效果。當透過一塊屏幕便可組合出多種視覺體驗,摺疊後在攜帶收納方面也相當輕巧,又能搭配觸控筆使用、滿足各族群的用機需求,以加倍彈性的模式開創掌中世界的可能性、挑戰移動裝置的極限,使用者也將享有更加便捷的智慧功能,摺疊手機無不有成為主流手機的可能。且除了直接影響使用者,摺疊手機的熱潮也連帶影響著整個產業經濟,小至周邊配件,大至螢幕面板,根據 Market Research Future 表示,全球摺疊手機市場的規模將從 2017 年的 9,100 萬美元成長至 2024 年的 15.55 億美元,這樣的應用未來也將擴及到筆電及平板電腦當中。

電動車-下一個智慧世代

人類的移動方式幾個世紀以來不斷地在進化,隨著自動化時代來臨,汽車當然也迎來了嶄新型態,近年最熱門的電動車趨勢到 2022 年仍不會終止。更有甚者,不只特斯拉發展電動車,全球許多傳統車廠也紛紛跨足電動車領域,發展油電混合車或純電動車。雖說一開始是因應環保而生,但電動車的應用不只減少城鄉碳排,也將催化出高度自駕、智慧管理的電動車,帶動智慧交通發展,從行進到停車都可由電腦代勞,使人類的駕駛過程更加輕便卻又全面貼近需求,紛紛吸大眾投入其懷抱,各國官方也不斷因應需求修改政策,紛紛推出終止燃油車的時程。

據彭博新能源財經(BNEF)指出,到了 2040 年電動車銷量將會超越燃油車,全球產值將會超越智慧手機。電動車及其多元的智慧交通可能性展開了陸地交通的新局面,也即將成就截然不同的移動景觀。

創建風潮開拓全新局面,為人類帶來截然不同的生活方式,在聲聲驚嘆中改變了世界的面貌!上述所提及的風潮關鍵字中如元宇宙也許還在陳釀路上,但正如智慧型手機成立後的創世影響是始料未及的,我們窺奇的同時更加期待這些創新將如何改寫未來世界。另外有些已經圓滿實現——如皇家禮炮自 1953 年來傳承皇室尊榮風味,也不忘注入創新,帶來叫好也叫座的新穎作品「王者之鑽」21 年調和穀物威士忌,而細數過往,從跨世代承襲經典風範的「藍瓶」21 年調和威士忌,到汲取當代華萃不斷推陳出新,皇家禮炮分別在「紫瓶」23 年調和威士忌集結台灣寶島風味,奢華致敬福爾摩沙之美,或透過「綠瓶」集結超過 21 間單一麥芽威士忌酒廠的高年份原酒展現璀璨底蘊。無論是何種風采的瓶身,裡面所注入的都是皇家禮炮作為「威士忌之王」的精工底氣及革新風範,並將持續交疊起引領未來的創世里程碑。